Faktura a rachunek – co wybrać do rozliczenia transakcji?

Prawo podatkowe nakłada na przedsiębiorców obowiązek dokumentowania czynności dokonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Każda sprzedaż towaru lub usługi powinna być potwierdzona wydanym paragonem, rachunkiem uproszczonym lub fakturą. Czym różni się rachunek od faktury i który z tych dokumentów wybrać do rozliczenia transakcji? Podpowiadamy!

Spis treści:

• Faktura — czym jest?
• Rachunek uproszczony — co to takiego?
• Rachunek a faktura — różnice
• Faktura a rachunek: podobieństwa i różnice
• Kiedy wystawić fakturę, a kiedy rachunek?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Faktura to dokument księgowy o charakterze rozliczeniowym. Jej podstawową funkcją jest potwierdzenie transakcji zawartej pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą.
• Innym stosowanym w obrocie gospodarczym dokumentem potwierdzającym sprzedaż lub wykonanie usługi jest rachunek. Wystawia się go w sytuacjach, gdy dana transakcja nie musi być udokumentowana na podstawie faktury.
• Rachunek zamiast faktury mogą wystawić przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT, a także osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (np. zleceniobiorcy).

Faktura – czym jest?

Zgodnie z ustawą VAT i zawartym w niej przepisie, każdy podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą i jest przy tym czynnym podatnikiem VAT, zawsze ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz innego podatnika. Samą fakturę ustawa definiuje natomiast jako dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który w swojej treści zawiera określone w przepisach dane. Obowiązek wystawienia faktury nie dotyczy podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą zwolnionego z VAT. Pojawia się on jedynie w sytuacji, gdy kontrahent zażąda wystawienia tego dokumentu w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.

Rachunek uproszczony – co to takiego?

Kwestie dotyczące rachunku uproszczonego omawia szczegółowo Ordynacja podatkowa. Zgodnie z jej treścią w sytuacji, gdy obowiązek wystawienia faktury nie wynika z odrębnych przepisów, podatnik prowadzący działalność gospodarczą, ma obowiązek wystawienia rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi na żądanie kupującego lub usługobiorcy.

Przeczytaj również: Faktura bez VAT – co to jest i kto może ją wystawić?

Rachunek a faktura – różnice

Wielu, szczególnie początkujących przedsiębiorców, zadaje sobie pytanie – czy rachunek to faktura? Jeśli chodzi o różnice pomiędzy rachunkiem a fakturą, to są one proste. Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, to swoją sprzedaż towarów lub usług dokumentuje wystawiając faktury. Z kolei przedsiębiorca, który zrezygnował z płacenia VAT-u może wykorzystać do tego fakturę lub rachunek. W tym przypadku wyboru dokumentu dokonuje nabywca towaru lub usługi. Na pierwszy rzut oka oba są do siebie podobne. Różnicą jest brak kwoty podatku VAT widocznej na rachunku.

Rachunek powinien zawierać:

• kolejny numer rachunku
• datę wystawienia
• imiona i nazwiska lub nazwę firmy
• adresy kupującego oraz sprzedawcy bądź odbiorcy i wykonawcy usługi
• określenie rodzaju i ilości towarów bądź wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi,
• należność ogółem wyrażoną liczbowo oraz słownie.

Faktura a rachunek: podobieństwa i różnice

Z kolei na fakturze powinny znaleźć się:

• kolejny numer faktury,
• data wystawienia i sprzedaży,
• dane sprzedawcy i nabywcy: imię i nazwisko, nazwa skrócona, adres oraz NIP,
• nazwa towaru lub usługi,
• jednostka miary i ilość sprzedawanego towaru bądź świadczonej usługi
• cena jednostkowa,
• kwoty wszelkich rabatów, obniżek cen lub opustów,
• wartość netto i wartość brutto
• stawka oraz wartość podatku VAT,
• kwota podatku,
• termin płatności i forma zapłaty.

Przeczytaj także: Co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić?

Kiedy wystawić fakturę, a kiedy rachunek?

Podsumowując: Odpowiedź na pytanie, kiedy wystawić fakturę a kiedy rachunek, jest prosta w przypadku sprzedawcy lub usługodawcy będącego płatnikiem VAT. Tu każda sprzedaż lub usługa musi zostać udokumentowana fakturą. Z kolei w przypadku przedsiębiorcy, który zrezygnował z płacenia podatku VAT, wyboru pomiędzy fakturę a rachunkiem dokonuje nabywca towaru lub usługi.