Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Jaki program księgowy wybrać dla swojego biura rachunkowego?

Urszula Holik

Urszula Holik

Długość czytania:

5 lipca 2024

Narzędzia informatyczne znajdują dziś zastosowanie w wielu branżach, w tym także w księgowości. Trudno się temu zresztą dziwić. Nowoczesne oprogramowanie dla biur rachunkowych może znacząco zwiększyć automatyzację procesów, a co za tym idzie – poprawić efektywności pracy i zapewnić oszczędność czasu. W jaki sposób narzędzia informatyczne wspierają codzienne zadania specjalistów zajmujących się rozliczeniami podatkowymi? Jaki program księgowy wybrać do swojego biura rachunkowego? Przeczytaj ten artykuł i poznaj odpowiedzi na te oraz inne pytania.

Spis treści

Czego od programów księgowych oczekują dziś pracownicy biur rachunkowych?
Oprogramowanie dla biura rachunkowego – czym powinno się wyróżniać?
Co nowoczesne programy dla biur rachunkowych dają księgowym?
Jaki program księgowy dla biura rachunkowego wybrać? Teraz już wiesz!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Nowoczesne programy księgowe wyposażone są w mechanizmy automatyzujące rutynowe czynności. Dzięki temu pomagają zwiększyć efektywność pracy w biurze rachunkowym.
• Inwestycja w tego typu oprogramowanie dla biura rachunkowego może przynieść wiele korzyści, związanych m.in. z poprawą jakości obsługi klientów, rozszerzeniem zakresu oferowanych usług czy zapobieganiem błędom.
• Porównując różne programy księgowe, warto wziąć pod uwagę nie tylko ich funkcjonalność, lecz również cenę subskrypcji, łatwość obsługi oraz poziom wsparcia technicznego, jakie zapewnia producent systemu.

Czego od programów księgowych oczekują dziś pracownicy biur rachunkowych?

Czynnikiem, który napędza rewolucję technologiczną w księgowości, są zmiany prawne. Nowe przepisy, takie jak chociażby te dotyczące RODO czy KSeF, wymuszają konieczność odejścia od dotychczasowych metod i sposobów pracy. Sprawiają również, że klienci biur rachunkowych oczekują coraz nowszych usług oferowanych im w standardzie. By sprostać tym wyzwaniom, specjaliści do spraw rachunkowości poszukują takich rozwiązań, które pozwolą im skutecznie zautomatyzować rutynowe czynności, umożliwią szybką i bezbłędną obsługę dużej liczby klientów, a także zapewnią dostęp do dokumentów z każdego miejsca, o każdej porze i za pomocą każdego urządzenia.

Tę tezę potwierdzają zresztą wyniki raportu zrealizowanego na zlecenie Symfonii „Ewolucja sukcesu w księgowości: perspektywy, aspiracje, ambicje”. Jasno pokazują one, jakich rozwiązań księgowi potrzebują, aby usprawnić swoją codzienną pracę. Priorytetem ważnym dla ponad połowy badanych okazał się być zdalny dostęp do dokumentów. 44% respondentów wskazało natomiast na potrzebę automatyzacji procesów księgowych. Co trzeci ankietowany przyznał z kolei, że chciały korzystać z takiego oprogramowania dla biur rachunkowych, które zapewnia elektroniczny obiegu faktur, umów i innych dokumentów księgowych.

Wykres. Funkcje, których pracownicy biur rachunkowych oczekują od programów księgowych

Jaki program księgowy wybrać

Źródło: Ogólnopolski Panel Badawczy Ariadna na zlecenie Symfonii, maj 2024

Pracownicy biur rachunkowych stają się również coraz bardziej otwarci na nowe technologie. Aż 63% księgowych chciałoby wykorzystywać w swojej codziennej pracy systemy chmurowe. 6 na 10 badanych ma już zresztą pewne doświadczenia związane z obsługą tego typu programów.
Wykres. Czy chciałbyś pracować „w chmurze”?

Oprogramowanie dla biur rachunkowych

Źródło: Ogólnopolski Panel Badawczy Ariadna na zlecenie Symfonii, maj 2024

Oprogramowanie dla biura rachunkowego – czym powinno się wyróżniać?

Nowoczesne oprogramowanie dla biur rachunkowych może skutecznie wspierać księgowych w realizacji codziennych zadań i obowiązków. Dzięki niemu specjaliści nie muszą już poświęcać czasu na wykonywanie powtarzalnych, monotonnych czynności, a dzięki temu oszczędzają nawet kilkadziesiąt godzin tygodniowo. Choć oferta producentów tego typu rozwiązań stale się poszerza, znalezienie idealnego systemu często nie jest łatwe. Jeśli zatem zastanawiasz się, jaki program księgowy wybrać do swojego biura rachunkowego, przeczytaj dalszą część tego poradnika. Znajdziesz w nim krótki przegląd najważniejszych cech i funkcji oprogramowania, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

Ewolucja sukcesu w księgowości: perspektywy, aspiracje, ambicje

Pobierz bezpłatny raport

Automatyzacja procesów księgowych

Jedną z kluczowych cech dobrego programu księgowego dla biura rachunkowego jest obecność mechanizmów pozwalających na automatyzację rutynowych czynności. By ograniczyć ilość pracy ręcznej, warto wybrać system, który pozwala importować faktury z innych programów lub skanować je za pomocą OCR. Tak wprowadzone dokumenty można następnie od razu przypisać do odpowiednich kont, a następnie rozliczyć, korzystając z gotowych schematów księgowych. Dzięki temu można nie tylko przyspieszyć procesy związane z księgowaniem faktur czy rozliczaniem podatków, lecz również zredukować ryzyko pomyłek.

W wielu programach dla biur rachunkowych, jak np. w Symfonii eBiuro, można znaleźć także moduły umożliwiające bezpośrednie wysyłanie do bramki Ministerstwa Finansów różnego rodzaju dokumentów księgowych, a w tym plików JPK czy e-Deklaracji. W podobny sposób działa to zresztą w przypadku wymiany dokumentacji z ZUS. Deklaracje dotyczące odprowadzonych składek na ubezpieczenia można wysłać bezpośrednio z systemu. To z kolei pozwala na szybsze zamknięcie okresu obrachunkowego, dając tym samym pracownikom biura szansę na zwiększenie bazy obsługiwanych klientów.

Cechą oprogramowania dla biura rachunkowego, na którą warto zwrócić uwagę, jest także możliwość jego integracji z systemami bankowymi. Takie rozwiązanie pozwala na automatyzację przepływów finansowych, ułatwiając np. monitorowanie stanu kont.

Elektroniczny obieg dokumentów

Automatyzację procesów księgowych w biurze rachunkowym skutecznie wspiera elektroniczny obieg dokumentów. Jest to rozwiązanie pozwalające na wymianę dokumentów między klientem a biurem rachunkowym w wersji cyfrowej. Jak to wygląda w praktyce? W programie księgowym Symfonia eBiuro taką funkcjonalność zapewnia konto użytkownika. Wystarczy je założyć w systemie, z którego korzysta biuro rachunkowe, a następnie udostępnić klientowi. Ten ostatni za jego pomocą będzie w stanie wystawiać faktury, przeglądać i przesyłać dokumenty do biura, a także samodzielnie generować różnego rodzaju raporty. Zyska także stały wgląd w informacje o rozliczeniach czy wysokości podatków i składek.

Pracownik biura, po pobraniu przesłanej przez klienta dokumentacji, może dokonać rejestracji i dekretacji faktur w systemie, a następnie automatycznie je rozliczyć. Wyliczony automatycznie podatek wystarczy już tylko udostępnić klientowi w programie księgowym lub przesłać za pomocą maila lub SMS wygenerowanego bezpośrednio z systemu. Dokumenty wprowadzone do elektronicznego obiegu podlegają również automatycznej archiwizacji. Łatwo zatem je odnaleźć, jeśli okażą się potrzebne.

Przeczytaj również: Cyfrowa transformacja biura rachunkowego – jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów? – Symfonia

Integracja KSeF

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, choć z opóźnieniem, stanie się w końcu obowiązkowe. Z dostosowaniem się do tej zmiany nie warto jednak czekać na ostatnią chwilę. Wybierając program dla biur rachunkowych, warto zwrócić uwagę, czy zapewnia on możliwość przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Takie rozwiązanie nie tylko pozwala uniknąć konieczności ponownego wprowadzania danych do systemu ministerstwa, lecz również ułatwia proces zarządzania dokumentacją.

Zdalny dostęp

Wiele biur rachunkowych, zastanawiając się nad tym, jaki program księgowy wybrać, decyduje się na rozwiązanie działające w chmurze. Taki system zapewnia przede wszystkim zdalny dostęp do danych. By przeglądać dokumentację, wystarczy zalogować się na swoje konto za pomocą urządzenia z dostępem do sieci oraz aktualną wersją przeglądarki. Taka funkcjonalność znacząco ułatwia pracę księgowym, którzy nie zawsze mają możliwość pojawienia się w biurze.

Przeczytaj również: Chmura w biurach rachunkowych – zalety, wyzwania i obawy – Symfonia

Bezpieczeństwo danych

Program księgowy dla biur rachunkowych powinien odznaczać się także wysokim poziomem bezpieczeństwa. Przechowywane są w nim bowiem dokumenty zawierające wiele poufnych danych, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Właśnie dlatego to tej kwestii, podczas wyboru oprogramowania, warto poświęcić szczególną uwagę. Większość rozwiązań dostępnych na rynku wykorzystuje już różnego rodzaju algorytmy szyfrowania, które zabezpieczają istotne informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Niektóre, oprócz tego, oferują także funkcję Single Sign-On (SSO), pozwalającą stworzyć specjalne ID użytkownika. Dzięki temu może on zalogować się do wszystkich systemów wykorzystywanych w biurze za pomocą tego samego loginu i hasła. Ułatwia to również proces uwierzytelniania, zwiększając kontrolę nad tym, kto dokładnie ma dostęp do dokumentacji.

Bezpieczeństwo to również kwestia ochrony danych przed utratą. Właśnie dlatego dobry program dla biur rachunkowych powinien zapewniać możliwość wykonywania codziennych kopii zapasowych. W przypadku niespodziewanej awarii można będzie odzyskać cenne informacje oraz uniknąć potrzeby ponownego wprowadzania ich do systemu.

Wypróbuj Symfonia eBiuro!

Systematyczne aktualizacje

Oprogramowanie dla biur rachunkowych musi również działać w sposób zgodny z przepisami prawa. Właśnie dlatego porównując poszczególne rozwiązania, trzeba koniecznie zwrócić uwagę, czy producent zapewnia automatyczne aktualizacje. Dzięki temu, nawet w przypadku wejścia w życie nowych przepisów, zmian w systemie nie trzeba będzie wprowadzać ręcznie. W programie księgowym Symfonia eBiuro aktualizacje przeprowadzane są w tle, dlatego w ich trakcie nie trzeba przerywać pracy z systemem. Dodatkowo użytkownik nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. Są one bowiem uwzględnione w cenie rocznej subskrypcji.

Gwarancja wsparcia i stabilności

Nawet najlepszy program księgowy może początkowo sprawiać pewne trudności w obsłudze. Korzystania z nowych funkcji, które automatyzują pracę, trzeba się najpierw nauczyć. Dobrze jest zatem sprawdzić, czy producent oprogramowania dla biur rachunkowych, zapewnia w cenie subskrypcji wsparcie techniczne, które może okazać się przydatne podczas pierwszej konfiguracji systemu. Ciekawym rozwiązaniem są również programy onboardingowe dla nowych użytkowników. Oferuje je m.in. Symfonia. Biura rachunkowe korzystające z programu eBiuro, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów, otrzymują dostęp do podstawowego pakietu szkoleń Akademii Symfonii. Obejmuje on różnego rodzaju kursy dotyczące obsługi programu, a także webinary poświęcone najnowszym zmianom prawnym.

Zapobieganie błędom

Obsługa procesów księgowych wymaga dużej dokładności. O pomyłki w biurze rachunkowym jednak nietrudno – zdarzają się one nawet najlepszym specjalistom. Właśnie dlatego program księgowy powinien szybko je wykrywać, a jeśli to możliwe, także im zapobiegać. Niektóre systemy pozwalają np. na automatyczną weryfikację poprawności wypełnienia poszczególnych pól i natychmiastowe korygowanie błędów. Inne, idą jeszcze o krok dalej, umożliwiając użytkownikowi wprowadzenie schematów księgowych. Taki system, na podstawie wprowadzonych danych, automatycznie przeprowadza rozliczenia, zgodnie z określoną regułą. To z kolei nie tylko zapobiega błędom i przyspiesza pracę, lecz również zapewnia standaryzację procesów.

Co nowoczesne programy dla biur rachunkowych dają księgowym?

Innowacyjne systemy i aplikacje w znacznym stopniu automatyzują pracę w księgowości, wpływają na wydajność specjalistów, a ponadto pozwalają na oszczędność kosztów. Często mogą oni bowiem zrezygnować z zatrudnienia dodatkowego pracownika i działać samodzielnie przy wsparciu odpowiednich narzędzi. Zaoszczędzony w ten sposób czas warto przeznaczyć na dalszy rozwój oraz pozyskiwanie nowej wiedzy. Co więcej, dzięki możliwości zarządzania dokumentacją w chmurze z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, księgowi nie muszą już wykonywać swojej pracy bezpośrednio w biurze. Nowoczesne rozwiązania informatyczne dają im znacznie większą swobodę i elastyczność w wykonywaniu zadań.

Jakie oprogramowanie dla biura rachunkowego wybrać? Teraz już wiesz!

Po lekturze tego poradnika znasz już najważniejsze kryteria wyboru oprogramowania dla biur rachunkowych. Pamiętaj, że nie jest to jednak zamknięty katalog. To, jaki program księgowy wybrać, zależy w dużej mierze od tego, czego dokładnie potrzebuje Twoje biuro. Jeśli przykładowo oferujesz swoim klientom także obsługę kadrową lub prowadzisz księgowość dla firm działających w e-commerce, możesz potrzebować dodatkowych rozwiązań, które pozwolą Ci na automatyzację procesów także w tych obszarach. Wiele z nich znajdziesz w ofercie Symfonii. Obejrzyj poniższe wideo i przekonaj się, jak nasze programy pomagają księgowym pracować szybciej i wydajniej.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *