Program do fakturowania online: jak wybrać najlepsze rozwiązanie?

W dobie postępu technologicznego i rosnącej roli automatyzacji oraz profesjonalnego oprogramowania wspomagającego prowadzenie małych i dużych firm, znalezienie odpowiedniego programu do fakturowania online staje się już nie możliwością, ale wręcz koniecznością. Każdemu przedsiębiorcy powinno zależeć na usprawnieniu wszystkich procesów składających się na codzienne funkcjonowanie organizacji, a wystawianie dokumentów sprzedaży, ich archiwizowanie oraz rozliczanie można przyspieszyć dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu.

Spis treści:

• Czym jest program do fakturowania online?
• Kluczowe funkcje programów do fakturowania online
• Rodzaje faktur obsługiwane przez programy do fakturowania online
• Bezpieczeństwo w programach do fakturowania online
• Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
• Generowanie i wysyłanie plików JPK
• Jak wybrać odpowiedni program do fakturowania online?
• Program do faktur dla freelancerów
• Darmowe programy do fakturowania online
• Nowe trendy i technologie w fakturowaniu online

Czym jest program do fakturowania online?

Program do fakturowana online umożliwia użytkownikowi wystawianie faktur oraz ich przechowywanie i zarządzanie nimi za pośrednictwem internetu. Tego rodzaju narzędzia najczęściej funkcjonują w chmurze, a to oznacza, że dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach, umożliwiając tym samym dostęp do nich z dowolnego miejsca na ziemi. Jedynym warunkiem jest posiadanie narzędzia z dostępem do sieci.

Jak działa program do fakturowania online?

Działanie programów do fakturowania online oparte jest na kilku podstawowych funkcjach, dzięki którym cały proces wystawiania takich dokumentów oraz zarządzania nimi zostaje ulega znaczącemu uproszczeniu i przyspieszeniu. Wśród kluczowych elementów oprogramowania do fakturowania online należy wymienić: generowanie faktur, zarządzanie dokumentami, integrację z systemem księgowym i płatnościami, automatyzację, zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz opcja dostępu wieloplatformowego.

Wiele programów można także rozszerzać o dodatkowe segmenty, tym samym dopasowując system do swoich indywidualnych potrzeb. Wśród dodatkowych opcjonalnych funkcji można wymienić choćby wystawianie faktur w różnych językach i walutach, generowanie raportów i analiz finansowych, tworzenie rozbudowanych baz klientów, produktów oraz usług i podłączenie do systemów magazynowych.

Dla kogo jest program do fakturowania online?

Generalnie dla każdego, kto takowego potrzebuje. Z podobnych rozwiązań korzystają zarówno właściciele niewielkich firm, jak i dużych przedsiębiorstw.

Wśród podmiotów, które najczęściej wspierają się w pracy takim oprogramowaniem, można wymienić m.in.:

• mikro i małe przedsiębiorstwa – ponieważ zazwyczaj nie zatrudniają własnych księgowych, właściciele takich firm potrzebują prostych, intuicyjnych narzędzi do wystawiania faktur. Dzięki temu mogą ograniczyć koszty i położyć większy nacisk na rozwój;
• Freelancerzy – osoby pracujące na własny rachunek, przyjmujące zlecenia od wielu różnych kontrahentów, cenią oprogramowanie online do wystawiania faktur za to, że daje im ono swobodę i jest proste w obsłudze;
• firmy funkcjonujące w modelu abonamentowym, czyli takie, które oferują usługi subskrypcyjne (np. hosting czy platformy edukacyjne) i w związku z tym wystawiają powtarzalne faktury. Do generowania takich prostych dokumentów, bez skomplikowanych załączników i adnotacji, wystarcza w zupełności. Poza tym system zawsze wystawi je w odpowiednim czasie;
• biura rachunkowe i księgowe także korzystają z dobrodziejstw oferowanych przez oprogramowanie online, bo okazuje się ono bardzo pomocne w „zapanowaniu” nad dużą liczbą dokumentów i koordynacji współpracy z wieloma klientami.
• firmy z różnych branż, działające w modelu hurtowym i detalicznym – niewielkie firmy produkcyjne, hurtownie, sklepy. Dzięki możliwości dopasowania oprogramowania do specyficznych potrzeb danego segmentu, każdy przedsiębiorca może znaleźć rozwiązanie szyte na miarę.

Kluczowe funkcje programów do fakturowania online

Programy do fakturowania online mogą różnić się między sobą. Te prostsze będą posiadały podstawowe funkcje, niezbędne do obsługiwania dokumentacji np. w niewielkich przedsiębiorstwach lub jednoosobowych firmach. Inne będą bardziej rozbudowane i dostosowane do skomplikowanej struktury i obiegu dokumentów w większych organizacjach. Wszystkie jednak wyposażone są w moduły podstawowe, odpowiadające za wykonywanie najważniejszych, najbardziej kluczowych operacji.

Automatyzacja fakturowania

Po to korzysta się z programów do fakturowania, aby ułatwić sobie pracę związaną z wystawianiem i przetwarzaniem tych dokumentów. To właśnie dzięki automatyzacji procesów z tym związanych, oprogramowanie do fakturowania jest tak wygodne w obsłudze. Wysyła on samodzielnie, oczywiści po uprzednim wprowadzeniu odpowiednich danych, przypomnienia o płatnościach do klientów, generuje powtarzające się faktury (np. takie dotyczące usług abonamentowych) oraz księguje wpływy i synchronizuje je z kontem bankowym.

Integracja z systemami płatności

Ta funkcja jest szalenie przydatna i pozwala zaoszczędzić sporo pracy i czasu, które byłyby konieczne, aby samodzielnie monitorować dane finansowe i eksportować je do odpowiednich miejsc. A tak – system robi to za nas!

Co bardziej zaawansowane lub rozbudowane aplikacje umożliwiają również łączenie z bramkami płatniczymi, co umożliwia klientom szybkie opłacenie faktur online.

Zarządzanie bazą klientów i produktów

Programy do fakturowania online pozwalają na tworzenie i zarządzanie bazą klientów oraz produktów. Można do nich wprowadzić i przechowywać szczegółowe dane kontrahentów, takie jak nazwa firmy, NIP, adres oraz historia transakcji. Można również stworzyć sobie katalog towarów i usług wraz z opisami i stawkami VAT, ale też przyporządkowanymi dla konkretnych klientów cenami czy rabatami. Dlaczego to takie ważne i przydatne w kontekście wystawiania faktur? Ponieważ ogranicza ryzyko wystąpienia błędów. Funkcję tę szczególnie docenią te firmy, które mają dużą bazę stałych klientów i to głównie z nimi współpracują.

Generowanie raportów księgowych

Programy do fakturowania online oferują możliwość generowania raportów finansowych i księgowych, takich jak zestawienia przychodów, bilanse sprzedaży, raporty VAT czy zaległości płatniczych. Umożliwiają także tworzenie analiz w podziale na klientów, produkty lub okresy czasowe. Takie raporty pomagają przedsiębiorcom monitorować kondycję finansową firmy, identyfikować rentowne obszary działalności oraz przygotowywać się do rozliczeń podatkowych. Współpraca z biurem rachunkowym jest ułatwiona dzięki możliwości eksportu danych w popularnych formatach, np. PDF czy CSV.

Rodzaje faktur obsługiwane przez programy do fakturowania online

Najprostsze programy do fakturowania online są przystosowane do wystawiania najprostszych i najbardziej standardowych dokumentów. Im bardziej rozbudowane są systemy, tym większa jest różnorodność i możliwości, dlatego zawsze warto sprawdzić, jakie faktury można generować z wykorzystaniem produktu cyfrowego, którym jesteśmy zainteresowani. Przedsiębiorstwa obsługujące dużych kontrahentów z całego świata wybiorą inne oprogramowanie niż właściciele małych przedsiębiorstw lub freelancerzy.

Faktura VAT

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy wystawiany przez podatników VAT, potwierdzający sprzedaż towarów lub usług. Zawiera takie informacje jak dane sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia, opis transakcji, kwoty netto, stawki VAT oraz kwoty brutto. Jest obowiązkowa w przypadku transakcji między przedsiębiorcami objętych VAT.

Faktura korygująca

Faktura korygująca wystawiana jest w celu poprawienia błędów w pierwotnej fakturze lub zmiany jej warunków (np. obniżenie ceny, zwrot towaru, udzielenie rabatu). Zawiera odniesienie do faktury pierwotnej oraz szczegóły korekty (np. zmienione kwoty, nową stawkę VAT). Jest konieczna do prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Faktura proforma

Faktura proforma to dokument o charakterze informacyjnym, który nie jest fakturą w sensie prawnym. Przedstawia ofertę handlową lub warunki przyszłej transakcji, takie jak cena, ilość towarów czy termin dostawy. Nie może być użyta do rozliczeń podatkowych ani zaksięgowana.

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa wystawiana jest, gdy sprzedawca otrzyma część należności (zaliczkę) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Dokumentuje wpłatę zaliczki i wskazuje na kwotę zaliczoną na poczet przyszłej transakcji. Po finalizacji dostawy/usługi wystawia się fakturę końcową.

Faktura VAT marża

Ten typ faktury stosowany jest w szczególnych przypadkach, np. przy sprzedaży używanych towarów, dzieł sztuki, usług turystycznych. Podatek VAT naliczany jest od marży, czyli różnicy między ceną sprzedaży a kosztem zakupu, a nie od pełnej kwoty transakcji. Faktura taka nie wykazuje VAT-u jako osobnej pozycji.

Faktura uproszczona

Faktura uproszczona może być wystawiona dla transakcji o wartości brutto do 450 zł (lub 100 euro). Zawiera mniej danych niż standardowa faktura, np. może nie wymagać podania pełnych danych nabywcy (wystarczy NIP). Dokumentuje niewielkie transakcje, np. w sprzedaży detalicznej.

Faktura cykliczna

Faktura cykliczna to dokument wystawiany regularnie w ustalonych odstępach czasu, np. miesięcznie, w przypadku usług abonamentowych lub najmu. Programy do fakturowania online często automatyzują proces jej generowania.

Faktura dwujęzyczna

Faktura dwujęzyczna to dokument wystawiony w dwóch językach (np. polskim i angielskim). Przydaje się w transakcjach międzynarodowych, aby zapewnić przejrzystość zarówno dla polskich, jak i zagranicznych kontrahentów. Musi spełniać polskie wymagania prawne, ale jednocześnie być zrozumiała dla odbiorcy.

Faktura w walucie obcej

Faktura w walucie obcej wystawiana jest w przypadku transakcji międzynarodowych lub w walutach obcych (np. w euro, dolarach). Musi zawierać przeliczenie kwot na złotówki według obowiązującego kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury.

Bezpieczeństwo w programach do fakturowania online

Bezpieczeństwo w programach do fakturowania online ma ogromne znaczenie, ponieważ przechowuje się i przetwarza za ich pośrednictwem bardzo wrażliwe dane, dotyczące nie tylko samego przedsiębiorstwa, ale i współpracujących z nim kontrahentów. Ważne jest zatem, aby wybrany program zapewniał zaawansowane mechanizmu ochrony danych, a tym samym dawał gwarancję poufności, integralności, ale i dostępności danych. Wśród najważniejszych elementów zabezpieczeń wymienić należy:

• szyfrowanie danych – wszystkie przesyłane dane (np. dane logowania, faktury, bazy klientów) są szyfrowane, co uniemożliwia ich przechwycenie i odczytanie przez osoby do tego niepowołane;
• regularne tworzenie kopii zapasowych – dane są systematycznie archiwizowane, co minimalizuje ryzyko ich utraty w przypadku awarii technicznej lub cyberataku;
• autoryzacja dostępu – użytkownicy logują się z wykorzystaniem unikalnych danych uwierzytelniających, często z dodatkowym zabezpieczeniem w postaci uwierzytelniania dwuskładnikowego czy też dwuetapowego(2FA);
• monitorowanie aktywności – programy często posiadają funkcje rejestrowania aktywności użytkowników, co pozwala na identyfikowanie nieautoryzowanych lub podejrzanych i nietypowych działań.

Certyfikat SSl i jego znaczenie

Certyfikat SSL (Secure Sockets Layer) to protokół zapewniający bezpieczne połączenie między użytkownikiem a serwerem programu. Jest on jednym z podstawowych elementów bezpieczeństwa stosowanych w aplikacjach online. W oprogramowaniach do fakturowania online jest on absolutnie niezbędny, ponieważ jego obecność znacząco zwiększa bezpieczeństwo użytkowników∑ i przetwarzanych przez system danych. Wśród najważniejszych „zadań” certyfikatu SSL można by wymienić:

• ochronę przesyłanych danych – Certyfikat SSL szyfruje dane przesyłane między przeglądarką użytkownika a serwerem, a zatem całkowicie uniemożliwia ich odczytanie komuś, kto będzie próbował je przechwycić.
• budowanie zaufania – Obecność SSL, której widocznym znakiem jest charakterystyczna kłódka znajdująca się obok adresu strony w przeglądarce, to znak dla użytkowników, że połączenie z serwerem jest bezpieczne.
• uwierzytelnienie serwera – SSL zapewnia, że użytkownik komunikuje się z autentycznym serwerem, a nie z witryną podszywającą się pod prawdziwy serwis (np. w celu wyłudzenia danych).

Dla programów do fakturowania online certyfikat SSL to nie tylko kwestia techniczna i opcja, ale wręcz konieczność. Jest on bardzo istotnym elementem budowania profesjonalizmu i zgodności z obowiązującymi przepisami. Dziś brak SSL w aplikacji finansowej byłby poważnym zaniedbaniem i sygnałem braku dbałości o bezpieczeństwo użytkowników.

ISO 27001 – standardy bezpieczeństwa danych

ISO 27001 to międzynarodowa norma określająca wymagania dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji. Jest ona swego rodzaju drogowskazem, który pomaga różnego rodzaju organizacjom chronić dane i zarządzać ryzykiem związanym z ich przetwarzaniem. Jej rola w takich narzędziach, jak programy do fakturowania online, przeznaczone do przetwarzania wrażliwych danych finansowych i osobowych, jest szczególne istotna.

Do najważniejszych „składowych” opisywanej normy należą: zarządzanie ryzykiem, związane z identyfikacją i analizą różnego rodzaju zagrożeń związanych z bezpieczeństwem informacji; prowadzenie polityki bezpiecznej informacji, której pracowania i wdrożenia owa norma wymaga; kontrola dostępu, oparta na procesach autoryzacji i uwierzytelnienia, których celem jest uniemożliwienie dostępu do danych osobom do tego nieupoważnionym; ciągłość działania – ważna w przypadku awarii systemów bądź cyberataków i innych incydentów bezpieczeństwa; audyt oraz monitorowanie, które można nazwać „samodoskonaleniem się” normy – dzięki regularnemu monitorowaniu i rzetelnej ocenie skuteczności normy można wprowadzać do niej usprawnienia, poprawiające jej jakość i efektywność.

Oprogramowanie do fakturowania online, które jest zgodne z opisywaną formą, na pewno daje użytkownikom poczucie bezpieczeństwa i pewność, że korzystają ze sprawdzonego i godnego zaufania produktu.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

Jedną z ważniejszych funkcji, jakie wbudowane są w oprogramowanie do wystawiania faktur online, jest możliwość integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Oznacza to, że za jego pośrednictwem można automatycznie przesyłać faktury w ustrukturyzowanym formacie, zgodnymi z wymogami prawnymi.

Jak działa integracja z KSeF?

Proces wystawiania i przesyłania faktur do KSeF przebiega w kilku prostych krokach. W pierwszej kolejności wystawiona przez program faktura jest automatycznie przekształcana w plik XML. Ten format nie jest przypadkowy, bo zapewnia jednoznaczną strukturę danych i ułatwia ich analizę oraz przechowywanie w systemie. Następnie plik jest przesyłany za pomocą interfejsu API, przy czy nie jest konieczne logowanie się do rządowego portalu przez użytkownika. Gdy faktura trafi już do KSeF, przypisywany jest jej unikalny identyfikator, stanowiący potwierdzenie jej zarejestrowania. Jeśli jest taka potrzeba, można też z systemu pobrać potwierdzenie odbioru przesłanych do KSeF dokumentów.

Generowanie i wysyłanie plików JPK

Wiele programów do fakturowania online ma wbudowaną opcję generowania i wysyłania plików JPK. Pierwszym krokiem jest wybór rodzaju raportu (JPK_FA dla faktur sprzedażowych, JPK_VAT – dla ewidencji VAT). Następnie program przekształca wybrane dane na wymagany format XML. Przed przesłaniem dokumentów do urzędu skarbowego, oprogramowanie sprawdza jeszcze, ich poprawność pod względem formalnym, wykazując ewentualne błędy (np. niezgodność danych albo brak informacji).

Kiedy wszystko jest już jak trzeba, można plik przesłać bezpośrednio do urzędu z poziomu programu, co jest rozwiązaniem bardzo wygodnym dla użytkowników, tym bardziej że system przypomina także o konieczności sporządzenia i przesyłania raportów i pilnuje terminowej realizacji tych zobowiązań.

Jak wybrać odpowiedni program do fakturowania online?

Wybierając dla siebie program do fakturowania online, należy wziąć pod uwagę kilka najważniejszych czynników wpływających na to, czy będzie on dobrze dopasowany do specyfiki prowadzonej przez nas działalności. Wśród owych czynników największe znaczenie mają:

• funkcjonalność, czyli zawartość określonych modułów, umożliwiających realizację takich zadań, jak różnych rodzajów faktur oraz generowania plików JPK;
• intuicyjność obsługi – im bardziej przyjazny i czytelny interfejs, tym przyjemniejsza i łatwiejsza jest obsługa programu;
• możliwość integracji z systemami płatności online, bankami, KSeF oraz innymi narzędziami stosowanymi w danej firmie (CRM czy e-commerce);
• bezpieczeństwo danych, o którym mowa była już wcześniej;
• koszty, które muszą by dostosowane do możliwości finansowych firmy;
• wsparcie techniczne – jest ono ażeby szczególnie dla przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają księgowych i potrzebują profesjonalnej porady, jeśli napotkają na trudności związane z obsługą programu.

Program do faktur dla freelancerów

Wśród programów do fakturowania online polecanych dla freelancerów na wyróżnienie zasługuje m.in. Symfonia e-Biuro. Jest to zaawansowane narzędzie, które oprócz fakturowania oferuje obsługę KSeF, tworzenie plików JPK oraz integrację z modułem księgowym. Ma wbudowaną funkcję personalizacji personalizacji dokumentów oraz intuicyjny interfejs.

Godne polecenia są także programy Fakturownia, ifirma oraz Taxeon.

Darmowe programy do fakturowania online

Przedsiębiorcy, którzy nie mają zbyt rozbudowanych potrzeb dotyczących programu do wystawiania faktur online, mogą z powodzeniem korzystać z darmowych narzędzi. Godne polecenia są m.in. takie produkty, jak:

• Melpe – darmowy program oferujący podstawowe funkcje, takie jak wystawianie faktur VAT, korygujących, proforma oraz obsługa walut obcych;

• Faktura XL – oferująca darmowy plan z możliwością wystawienia ograniczonej liczby faktur miesięcznie. Obsługuje różne typy dokumentów i integrację z JPK;

• Bilbo – narzędzie stworzone z myślą o małych firmach i freelancerach, umożliwiające bezpłatne wystawianie faktur oraz prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży;

• MojeFaktury.pl – cenione za prostotę użytkowania i darmową wersję, pozwalającą na wystawianie kilku faktur miesięcznie;

• Afaktury.pl – bezpłatna wersja programu daje możliwość wystawiania faktur, również w walutach obcych. Idealne narzędzie do prostych działań księgowych.

Przyszłość programów do fakturowania online

Przyszłość programów do fakturowania online to rozwój technologii opartych na sztucznej inteligencji, blockchainie i chmurze. Narzędzia te staną się bardziej zintegrowane, bezpieczne i dostosowane do potrzeb globalnego rynku. Wdrażanie nowych technologii będzie kluczowe, aby przedsiębiorcy mogli skupić się na rozwijaniu swoich biznesów, pozostawiając kwestie księgowe w rękach inteligentnych i zautomatyzowanych systemów.

Nowe trendy i technologie w fakturowaniu online

Wśród najbardziej znaczących trendów związanych z rozwojem oprogramowania do fakturowania online na czoło wysuwają się te skupione wokół integracji z ekosystemami biznesowymi (chodzi np. o systemy ERP, CRM, platformy e-commerce oraz systemy płatności online), mobilności (tu szczególnie będą zyskiwać aplikacje oparte na chmurze) oraz personalizacji usług i ekologicznego podejścia do księgowości (sustainability oraz paperless accounting).

Rozwój automatyzacji i sztucznej inteligencji

Prognozuje się, że w przyszłości programy do fakturowania będą coraz bardziej zautomatyzowane. Funkcje takie jak automatyczne rozpoznawanie płatności, generowanie faktur cyklicznych czy automatyczne przesyłanie raportów JPK do urzędów staną się standardem. Dzięki sztucznej inteligencji (AI) możliwe będzie także automatyczne wykrywanie błędów w fakturach, przypomnienia o zaległych płatnościach czy analiza trendów sprzedażowych.

Na znaczeniu zyska też prawdopodobnie technologia Blockchain, która już jest, a może stać się jeszcze bardziej pomocną w procesie zabezpieczania transakcji oraz weryfikowaniu autentyczności wystawianych faktur.

Przeczytaj także: Kasowy PIT już od 2025 r. Sprawdź, co warto wiedzieć o metodzie kasowej w podatku dochodowym! – Symfonia

Sztuczną inteligencję będzie też można zaprzęgnąć do analizy trendów sprzedażowych, prognozowania przychodów oraz diagnozowania problemów związanych z płynnością finansową. W programach do fakturowania AI będzie doradzać użytkownikom w zakresie optymalizacji kosztów oraz poprawie efektywności przedsięwzięć biznesowych.

Reasumując, programy do fakturowania online już stanowią narzędzie bardzo przydatne w życiu wielu przedsiębiorców, a dalszy ich rozwój może spowodować jeszcze większe korzyści. Te wszechstronne narzędzia mają szansę stać się doskonałą alternatywą dla tradycyjnych biur rachunkowych czy usług zewnętrznych księgowych.