Czym się różni faktura od faktury pro forma?

Faktura to podstawowy dokument potwierdzający wykonanie usługi bądź sprzedaż towaru. To właśnie on stanowi podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. W obrocie gospodarczym występuje kilka rodzajów faktur – między innymi tzw. pro forma. Czym różni się ona od tradycyjnej faktury?

Faktura VAT – podstawowy dokument potwierdzający transakcję

Faktura VAT to najpopularniejszy rodzaj faktury stosowanej w obrocie gospodarczym. Może być ona wystawiona w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Dokument ten stanowi potwierdzenie sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Sporządza się go w dwóch tak samo brzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron – faktura VAT wystawiana jest przez podatnika VAT na rzecz drugiego podatnika VAT. Nabywca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty we wskazanej na fakturze wysokości, z kolei wystawiający fakturę – musi odprowadzić podatek od towarów i usług.

Każda faktura VAT powinna zawierać takie elementy jak:

• dane wystawiającego fakturę oraz nabywcy towaru lub usługi – imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres zamieszkania lub siedziby, NIP;
• numer faktury;
• data wystawienia dokumentu lub wykonania usługi/dostawy towaru.
• nazwa sprzedanego towaru lub wykonanej usługi;
• liczba lub ilość sprzedanego towaru/opis zakresu usługi;
• cena towaru lub usługi netto i brutto;
• stawki i kwoty podatku VAT.

Na fakturze VAT nie musi widnieć oznaczenie „Faktura VAT” – dopuszczalny jest sam dopisek „Faktura”. Co więcej, istnieje możliwość wystawiania faktury bez VAT – dotyczy ona przedsiębiorców, którzy podlegają zwolnieniu z podatku od towarów i usług.

Faktura pro forma – dokument informacyjny

Pro forma umożliwia przedstawienie warunków planowanej transakcji – m.in. jej kosztów. Nie należy ona do dokumentów księgowych, jednak stanowi źródło informacji dla nabywcy towaru lub usługi – przedstawia się na niej również wysokość zaliczki. Przedsiębiorca nie ma obowiązku rozliczania pro formy w ewidencji. Organy podatkowe również nie traktują jej jako fakturę – nie powstaje więc w tym przypadku obowiązek podatkowy, a kupujący nie jest zobowiązany do pokrycia należności. Po otrzymaniu zapłaty od kupującego – zarówno ostatecznej kwoty, jak i samej zaliczki – konieczne jest jednak sporządzenie faktury VAT.

Przeczytaj także: Faktura do paragonu – kiedy można ją wystawić i jak to zrobić? – Symfonia

W treści faktury pro forma muszą znaleźć się dokładnie takie same elementy jak w przypadku tradycyjnej faktury. Na dokumencie nie może zabraknąć również wyraźnego oznaczenia „Faktura pro forma” lub „Pro forma” – jest ono wymagane w przepisach.

Faktura a faktura pro forma – podstawowe różnice

Między tradycyjną fakturą a pro formą występuje jedna podstawowa różnica – z pozoru są one bowiem bardzo podobne. Mowa o celu wystawiania dokumentu. Pro forma jest dokumentem handlowym lub informacyjnym, który dostarcza nabywcy informacji o wartości konkretnych towarów czy zakresie oferowanych usług. Faktura stanowi natomiast potwierdzający transakcję dokument księgowy, w przypadku którego powstaje obowiązek podatkowy. Jest ona również wiążąca dla obu stron.