Czym się różni faktura VAT od faktury pro forma?

Mówiąc o fakturze, zazwyczaj mamy na myśli dokument potwierdzający wykonanie usługi bądź sprzedaż towaru. To właśnie on stanowi podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Warto jednak wiedzieć, że w obrocie gospodarczym występuje kilka rodzajów faktur – a w tym tzw. faktura pro forma. To, co ją wyróżnia, to fakt, że nie jest ona dokumentem księgowym, a zatem nie może zostać wpisana do ewidencji VAT czy KPiR. Jakie są inne różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT? Kiedy należy używać tego typu dokumentów? Czy wystawienie proformy rodzi obowiązek podatkowy? Sprawdź!

Spis treści:

• Co to jest faktura VAT?
• Co to jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?
• Faktura pro forma a faktura VAT – najważniejsze różnice
• Faktura pro forma a mechanizm podzielonej płatności
• Teraz już wiesz, czym różni się faktura pro forma od faktury VAT!

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT to najpopularniejszy rodzaj dokumentu księgowego stosowanego w obrocie gospodarczym. Może być wystawiona w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Stanowi ona potwierdzenie sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Sporządza się ją w dwóch tak samo brzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Jakie skutki rodzi wystawienie faktury VAT? Nabywca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty we wskazanej na niej wysokości. Sprzedawca wystawiający taką fakturę musi z kolei odprowadzić podatek od towarów i usług. Aby było to jednak możliwe, dokument należy uwzględnić w ewidencji podatkowej. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poradniku: księga przychodów i rozchodów – czym jest? Jak i kiedy ją prowadzić?

Co powinna zawierać faktura VAT?

Art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług wskazuje, że każda faktura VAT powinna zawierać takie elementy, jak:

• dane wystawiającego fakturę oraz nabywcy towaru lub usługi – a w tym: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres zamieszkania lub siedziby oraz NIP,
• numer faktury,
• datę wystawienia dokumentu lub wykonania usługi/dostawy towaru,
• nazwę i liczbę (ilość) sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
• cenę towaru lub usługi netto i brutto,
• stawki i kwoty podatku VAT.

Na fakturze VAT nie musi widnieć oznaczenie „Faktura VAT” – dopuszczalny jest sam dopisek „Faktura”. Co więcej, istnieje możliwość wystawiania faktury bez VAT – dotyczy ona przedsiębiorców, którzy podlegają zwolnieniu z podatku od towarów i usług.

Co to jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?

Faktura pro forma, w przeciwieństwie do faktury VAT, nie jest dokumentem księgowym. Służy ona jedynie przedstawieniu warunków planowanej transakcji – m.in. jej kosztów. Nabywca powinien ją zatem traktować tak, jak ofertę handlową czy źródło informacji na temat zaliczki lub kwoty, jaką będzie musiał zapłacić za towar lub konkretną usługę.

Choć faktura pro forma nie podlega księgowaniu, to jednak może stanowić podstawę do wystawienia dokumentu, który podatnik będzie musiał ująć w KPiR lub ewidencji sprzedaży. Stanie się tak wówczas, gdy na podstawie pro formy nabywca dokona zapłaty zaliczki na poczet zamawianych towarów lub usług. W takim przypadku sprzedawca musi bowiem wystawić fakturę zaliczkową. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: Co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić?

Ważne: faktura pro forma powinna zawierać dokładnie takie same elementy, co faktura VAT. W przeciwieństwie do tej drugiej musi znaleźć się na niej wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma” lub „Proforma” – jest ono wymagane w przepisach. Jego brak będzie skutkował tym, że dokument zostanie potraktowany przez organy podatkowe jak typowa faktura VAT.

Faktura pro forma a faktura VAT – najważniejsze różnice

Między fakturą pro forma a VAT istnieje kilka istotnych różnic – i to pomimo że na pierwszy rzut oka oba dokumenty są do siebie łudząco podobne. Warto mieć tego świadomość, bo nieprawidłowe ich rozliczenie może mieć poważne konsekwencje. O czym zatem warto pamiętać?

Przede wszystkim o statusie obu tych dokumentów. Podstawę do rozliczenia transakcji stanowi wyłącznie faktura VAT, a proforma, co do zasady, nie jest dokumentem księgowym. Z tego względu nie ujmuje się jej w KPiR ani ewidencji VAT. Nie rodzi ona również obowiązku zapłaty, choć często zdarza się, że to właśnie na jej podstawie nabywca dokonuje wpłaty zaliczki.

Druga różnica uwidacznia się na poziomie znaczenia obu dokumentów w momencie rozliczania transakcji. Wystawienie proformy nie zwalnia bowiem z obowiązku przygotowania faktury VAT czy faktury zaliczkowej. Stąd też wynika kolejna różnica między fakturą pro forma a fakturą VAT. Tę pierwszą przygotowuje się bowiem przed wystawieniem faktury końcowej.

Przepisy nie wskazują jednak jednoznacznie, kiedy należy ją stosować. W obrocie gospodarczym często traktuje się ją jako alternatywę dla tradycyjnej oferty handlowej. Nie jest to jednak podstawowa zasada, bo faktura pro forma może stanowić również przypomnienie dla kontrahenta o zbliżającym się terminie płatności czy informację o zaległości wobec sprzedawcy.  Warto jednak pamiętać, że faktury pro forma nie można wystawić po otrzymaniu zapłaty – nawet wówczas, jeśli płatność stanowiła zaliczkę. W takim przypadku transakcję trzeba bowiem udokumentować fakturą, o której mowa w przepisach ustawy o VAT.

Różnica między fakturą VAT a pro formą wynika także z celu wystawienia tego typu dokumentów.  Ta druga jest bowiem dokumentem handlowym, który dostarcza nabywcy informacji o wartości konkretnych towarów czy zakresie oferowanych usług. Faktura VAT potwierdza natomiast daną transakcję, a co za tym idzie, jej wystawienie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego.

Faktura pro forma a mechanizm podzielonej płatności

Wprowadzenie mechanizmu podzielonej płatności (ang. split payment) spowodowało, że wielu podatników zaczęło mieć wątpliwości co do tego, w jaki sposób opłacić fakturę pro forma, np. w celu wpłaty zaliczki. Zgodnie bowiem z art. 108a ust. 3 ustawy VAT mechanizm podzielonej płatności, ma zastosowanie jedynie do tych dokumentów księgowych, które w rozumieniu przywołanej wyżej ustawy są fakturą. Tego kryterium nie spełnia jednak faktura pro forma.

29 czerwca 2018 r. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe, wskazujące m.in. na relacje między fakturą pro forma a mechanizmem podzielonej płatności. Zgodnie z zaprezentowanym tam stanowiskiem, ze split payment można korzystać wyłącznie podczas płatności udokumentowanych fakturą VAT czy innym dokumentem księgowym.

Od tej zasady istnieje jednak jeden wyjątek. Dotyczy on sytuacji, gdy na podstawie faktury pro forma nabywca wpłaca zaliczkę. Ważnej jest jednak, aby w komunikacie przelewu podzielonej płatności wpisać wyrażenie „zaliczka”.

Jak wystawić fakturę pro forma w systemie Symfonia eBiuro?

Wystawianie faktur pro forma umożliwia wiele programów księgowych. Jednym z nich jest Symfonia eBiuro. Aby przygotować taki dokument, w menu górnym wybierz „wystaw fakturę”, a następnie wskaż rodzaj dokumentu. Teraz wystarczy już tylko uzupełnić wszystkie dane, takie jak: nazwa kontrahenta, rodzaj towaru lub usługi, a także wartość sprzedaży i termin płatności. Jeśli chcesz zatwierdzić tak przygotowany dokument, kliknij przycisk „wystaw”. Fakturę pro forma może od razu wysłać swojemu klientowi, np. za pomocą poczty e-mail.

Teraz już wiesz, czym różni się faktura pro forma od faktury VAT!

Podsumujmy najważniejsze informacje. Fakturę pro forma to dokument handlowy, który przygotowywany jest zazwyczaj na żądanie klienta w celu przedstawienia warunków umowy. Nie ma ona jednak charakteru rozliczeniowego – przedsiębiorca nie może jej zatem uwzględnić w ewidencji księgowej. Organy podatkowe również nie traktują jej jako faktury VAT – nie powstaje więc w tym przypadku obowiązek podatkowy, a kupujący nie jest zobowiązany do pokrycia należności. Po otrzymaniu zapłaty od kupującego – zarówno ostatecznej kwoty, jak i samej zaliczki – konieczne jest sporządzenie faktury VAT.

Przeczytaj także: Faktura do paragonu – kiedy można ją wystawić i jak to zrobić? – Symfonia