Jeszcze do niedawna oprogramowanie finansowo-księgowe kojarzyło się głównie z prowadzeniem ksiąg rachunkowych czy przygotowywaniem rozliczeń. Dziś, dzięki wielu zaawansowanym funkcjom, taki system może skutecznie wspierać każdy obszar biznesu. Jak jednak znaleźć dobry program księgowy? Ranking, który znajdziesz w tym poradniku, przedstawia 6 najważniejszych funkcji, które warto wziąć pod uwagę, porównując różne wersje oprogramowania. Sprawdź, jaki system najlepiej sprawdzi się w firmach, a jak w biurach rachunkowych!

Spis treści:

• Jak wybrać najlepszy program finansowo-księgowy dla swojej firmy?
• Najlepsze programy księgowe – ranking najważniejszych funkcji
• Program księgowy dla biur rachunkowych – ranking dodatkowych funkcji
• Jakie inne przydatne funkcje oferują najpopularniejsza programy księgowe?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Nowoczesne programy księgowe to zaawansowane narzędzia, które wspierają nie tylko rozliczenia, ale także analizę finansową i zarządzanie budżetem firmy.
• Ich najciekawsze funkcje to m.in. automatyzacja księgowań, integracja z innymi systemami oraz możliwość śledzenia ścieżki dokumentu.
• Biura rachunkowe powinny szukać systemów księgowych umożliwiających operacje masowe, obsługę wielu baz danych i bezpieczną wymianę dokumentów z klientami.
• Poniższy ranking programów księgowych przedstawia inne ważne funkcje, które wpływają na efektywność pracy i komfort użytkowania systemu.

Jak wybrać najlepszy program finansowo-księgowy dla swojej firmy?

Trudno wyobrazić sobie zarządzanie firmą bez solidnego wsparcia oprogramowania finansowo-księgowego. Tego typu system to nie tylko narzędzie do prowadzenia ksiąg i rozliczania podatków, ale przede wszystkim rozwiązanie, które dzięki swojej bogatej funkcjonalności może skutecznie wspierać różne obszary biznesowe. Zapewnia bowiem większą dokładność danych, lepszą kontrolę nad przepływami finansowymi oraz pozwala na efektywne zarządzanie budżetem. Problem jednak w tym, że wybór odpowiedniego programu księgowego nie jest wcale prosty, bo dostępne na rynku rozwiązania różnią się zarówno zakresem funkcji, jak i stopniem zaawansowania.

Jakie funkcje naprawdę się liczą? Poznaj ranking programów księgowych, który ułatwi Ci wybór!

Aby ułatwić wybór, przygotowaliśmy ranking funkcji programów księgowych, które w największym stopniu wpływają na wygodę i efektywność pracy. Ponieważ potrzeby firm i biur rachunkowych bywają różne, podzieliliśmy nasze zestawienie na dwie części. W pierwszej opisujemy funkcje uniwersalne, przydatne w każdej organizacji. W drugiej – rozwiązania stworzone z myślą o specyfice pracy biur rachunkowych. Sprawdź, na co warto zwrócić uwagę i co dokładnie powinien oferować najlepszy program księgowy.

Najlepsze programy księgowe – ranking najważniejszych funkcji

Programy finansowo-księgowe potrafią oferować dziesiątki funkcji — i choć na pierwszy rzut oka taka różnorodność może wydawać się atutem, to w praktyce łatwo się w tym pogubić. Wybierając rozwiązanie dla swojej firmy lub biura rachunkowego, warto zatem podejść do tematu strategicznie – przeanalizować potrzeby i możliwości systemu, by znaleźć oprogramowanie „szyte na miarę”. Dobre oprogramowanie to takie, które pozwoli scentralizować procesy finansowo-księgowe oraz zastąpi dodatkowe narzędzia, ale jednocześnie pozwoli uniknąć przepłacania za funkcje, z których nie masz potrzeby korzystać. Ranking programów księgowych, który znajdziesz poniżej, potraktuj jako punkt wyjścia. Znajdziesz w nim przegląd najważniejszych funkcjonalności, które mają największy wpływ na efektywność pracy i komfort korzystania z systemu księgowego.

Przeczytaj również: Zmiana systemu księgowego – kiedy warto ją rozważyć? – Symfonia

1. Tworzenie własnych wzorców księgowań i weryfikacja poprawności zapisów

Wiele procesów księgowych — takich jak dekretacja dokumentów czy przypisywanie wydatków do odpowiednich kont — przebiega według ustalonych schematów. Właśnie dlatego tego typu działania nadają się do automatyzacji. Aby jednak była ona możliwa, program księgowy powinien pozwalać na tworzenie wzorców księgowań, czyli zdefiniowanie reguł postępowania dla powtarzalnych operacji. Dzięki temu, przy obsłudze konkretnego procesu, system automatycznie zastosuje przyjętą procedurę, więc konkretnych operacji nie trzeba będzie obsługiwać ręcznie. Taka funkcjonalność może okazać się szczególnie przydatna podczas przygotowywania rozliczeń podatkowych, generowania raportów czy cyklicznego księgowania kosztów.

Równie ważna z perspektywy automatyzacji i bezpieczeństwa jest weryfikacja poprawności zapisów. Najlepsze programy księgowe wyposażone są w mechanizmy kontrolne, które automatycznie sprawdzają poprawność dokumentów czy kompletność danych do rozliczeń podatkowych. Taka funkcja nie tylko skutecznie zapobiega błędom, ale też dba o integralność danych finansowych.

2. Możliwość prześledzenia ścieżki dokumentu

Z pespektywy codziennych obowiązków księgowego, ogromne znaczenie ma nie tylko funkcjonalność, ale i wygoda korzystania z systemu. Właśnie dlatego dobry program księgowy powinien zapewniać odpowiedni komfort pracy. Na ten ostatni wpływa m.in. czytelny, nieskomplikowany interfejs, a także możliwość personalizacji widoku, np. poprzez ustawienie układu kolumn czy filtrowanie danych. Takie rozwiązania pozwalają szybciej odnajdywać ważne informacje i sprawnie przechodzić „od ogółu do szczegółu” czy np. z zestawienia do konkretnego dokumentu.

W wielu przypadkach przydatna może okazać się także funkcja pozwalająca na prześledzenie pełnej ścieżki dokumentu — od momentu jego wprowadzenia do systemu, aż po końcowy zapis w ewidencji czy raporcie.

3. Raportowanie i analizy

Dane zgromadzone w systemie księgowym to świetna baza do przeprowadzania analiz finansowych czy prognozowania. Jeśli taka funkcjonalność działania firmy jest niezbędna, warto wybrać oprogramowanie finansowo-księgowe z modułem analitycznym.

4. Integracja z innymi systemami

W wielu firmach jednym z podstawowych oczekiwań wobec programów księgowych, jest centralizacja danych finansowych, czyli możliwość wglądu z poziomu oprogramowania w dokumenty wprowadzone przez pracowników produkcji, magazynu czy kierowników projektów. Aby jednak system mógł zapewnić szybki dostęp do danych, musi łatwo integrować się z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w firmie, a w tym np. programem sprzedażowo-magazynowym, kadrowo-płacowymi czy analitycznymi. Za tę funkcję odpowiadają specjalne interfejsy integracyjne, które umożliwiają sparowanie oprogramowania z zewnętrznymi systemami — np. bankowością elektroniczną.

5. Zgodność z przepisami i obsługa zmian prawnych

Jednym z największych wyzwań z perspektywy pracy działów księgowych jest implementacja zmian prawnych, bo te w bezpośredni sposób wpływają na sposób prowadzenia ewidencji czy przygotowywania rozliczeń. W tym przypadku najważniejszą funkcją programów finansów-księgowych będą regularne aktualizacje, które pozwalają dostosować system do nowych regulacji. Dzięki nim zmiany są wdrażane elastycznie i pojawiają się w programie zawsze na czas – bez potrzeby ręcznego dostosowywania procesów.

Program księgowy dla biur rachunkowych – ranking dodatkowych funkcji

Praca w biurze rachunkowym wiąże się z koniecznością obsługi wielu klientów jednocześnie, a to sprawia, że księgowi muszą realizować dziesiątki, jeśli nie setki procesów w ciągu dnia. Właśnie dlatego program księgowy powinien dawać możliwość szybkiego przełączania się między kontami, zarządzania wieloma bazami danych oraz kontrolowania dużych wolumenów dokumentów. Mając świadomość tego typu wyzwań, przygotowaliśmy dodatkowy ranking programów finansowo-księgowych, który uwzględnia funkcje niezbędne w codziennej pracy biur rachunkowych.

1. Wielofirmowość

Wielofirmowość to jedna z najważniejszych funkcji dla biur rachunkowych. Umożliwia pracę na wielu niezależnych bazach danych w ramach jednej licencji. W praktyce oznacza to, że księgowy może obsługiwać różne organizacje bez konieczności przełączania się pomiędzy osobnymi systemami. Program księgowy z funkcją wielofirmowości pozwala m.in.:

• wprowadzić odrębne schematy księgowań, plany kont, ustawienia podatkowe czy raporty, zgodnie z indywidualnymi potrzebami każdej firmy,
• obsługiwać operacje grupowe, związane np. z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa wielu baz danych, zmianami haseł, czy kopiowaniem uprawnień.

Taka funkcjonalność to spore ułatwienie, szczególnie, gdy biuro rachunkowe pracuje na zróżnicowanym portfelu klientów z różnych branż i nie chce ponosić dodatkowych kosztów w związku z ich obsługą

2. Operacje masowe

Operacje masowe to funkcja stworzona z myślą o księgowych, którzy w każdym miesiącu obsługują dziesiątki, a nawet setki dokumentów. Umożliwia automatyczne dekretowanie – bez konieczności ręcznego księgowania każdej faktury z osobna. Proces może opierać się na domyślnych schematach wbudowanych w system lub na wzorcach zdefiniowanych indywidualnie przez użytkownika. Te drugie dają znacznie większą kontrolę – pozwalają odwzorować firmową politykę rachunkowości i dopasować zasady księgowania do specyfiki konkretnej organizacji. W bardziej zaawansowanych programach finansowo-księgowych możliwe jest jeszcze tworzenie wyjątków, które dodatkowo zwiększają elastyczność tego mechanizmu.

3. Integracja aplikacji działających w odrębnych sieciach

Największym wyzwaniem w pracy biur rachunkowych często okazuje się terminowe dostarczanie dokumentów przez klienta. W rozwiązaniu tego problemu pomocna może okazać się funkcja bezpieczną i automatyczną wymianę danych między systemami działającymi w różnych sieciach, np. pomiędzy firmowym programem sprzedażowo-magazynowym a systemem księgowym używanym przez biuro rachunkowe. Dzięki niej faktury nie muszą być przesyłane mailowo ani wgrywane ręcznie – dokumenty wystawione w pierwszym systemie od razu trafiają do drugiego.

Jakie inne przydatne rozwiązania oferują najpopularniejsze programy księgowe?

Nowoczesne programy księgowe to bardzo zawansowane rozwiania, które pozwalają na elektronicznie i w pełni zautomatyzowane prowadzenie księgowości, a jednocześnie dostarczają kompletnych informacji finansowych niezbędnych do zarządzania firmą. Oprócz funkcji związanych z ewidencją i raportowaniem, wiele systemów oferuje dodatkowe moduły, które wspierają codzienną pracę księgowych – zarówno w firmach, jak i biurach rachunkowych.

Do podstawowych funkcji programów księgowych należą m.in.:

• księgowanie dokumentów, czyli obsługa wszystkich procesów związanych z rejestracją faktur, wyciągów bankowych, rachunków i innych dowodów księgowych,
• zarządzanie planem kont, czyli możliwość tworzenia i modyfikowania kont syntetycznych i analitycznych zgodnie ze strukturą finansową firmy,
• obsługa ewidencji VAT, a w tym prowadzenie rejestrów VAT oraz rozliczanie podatku zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• zarządzanie należnościami i zobowiązaniami,
• ewidencja środków trwałych oraz automatyczne naliczanie amortyzacji,
• sporządzanie bilansu oraz rachunku zysków i strat, a także automatyczne generowanie podstawowych sprawozdań finansowych, które prezentują sytuację majątkową i wynik finansowy firmy w wybranym okresie obrachunkowym.

Przeczytaj również: Zestawienie obrotów i sald – jak je sporządzić? Dobre praktyki, z których warto korzystać – Symfonia

W przypadku biur rachunkowych dochodzą dodatkowe funkcjonalności, takie jak obsługa wielu klientów, import dokumentów z innych programów czy zautomatyzowane archiwizowanie danych. Na uwagę zasługują też narzędzia do automatyzacji, pozwalające np. na masowe księgowanie dokumentów zgodnie z ustalonymi regułami, czy automatyczne generowanie deklaracji i raportów. Dzięki tak szerokiej palecie możliwości nowoczesny program księgowy staje się nie tylko wsparciem dla działu finansowego, ale też narzędziem do optymalizacji procesów i lepszego zarządzania firmą.

Jeśli szukasz właśnie takiego rozwiązania dla swojej firmy, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania interaktywnego demo Symfonii Finanse i Księgowość. Dzięki aplikacji poznasz najciekawsze funkcje oprogramowania oraz zobaczysz, w jaki sposób dostosować program księgowy do specyfiki konkretnego procesu. By skorzystać z demo, nie musisz nic instalować.