Zmiana systemu księgowego – kiedy warto ją rozważyć?

Odpowiednio dobrany system do księgowości i finansów jest w stanie znacząco usprawnić i zautomatyzować pracę księgową. Kiedy warto zastanowić się nad wdrożeniem nowego oprogramowania i przeprowadzeniem księgowych rewolucji?

Spis treści:

• Sygnały wskazujące na potrzebę zmiany systemu księgowego
• Korzyści płynące z wdrożenia nowego systemu księgowego
• Kiedy jest najlepszy moment na zmianę systemu księgowego?
• Jak wybrać odpowiedni system księgowy dla biura rachunkowego?
• Proces wdrożenia nowego systemu księgowego krok po kroku

Sygnały wskazujące na potrzebę zmiany systemu księgowego

Systemy księgowe w Polsce różnią się między sobą funkcjonalnościami, poziomem zabezpieczeń czy oferowanym wsparciem technicznym. W pewnym momencie starsze, używane przez lata rozwiązania przestają spełniać potrzeby oraz oczekiwania firm i zamiast usprawniać pracę, dodatkowo ją spowalniają. Sprawdź, kiedy warto rozważyć zmianę systemu księgowego na nowy.

Ograniczenia funkcjonalne obecnego oprogramowania

Jednym z głównych powodów zmiany systemu księgowego na nowszy jest ograniczona liczba funkcji oferowanych przez program użytkowany do tej pory. Nowoczesne oprogramowania do księgowości pozwalają nie tylko na fakturowanie, obsługę podatków czy dokonywanie rozliczeń, ale i na wiele innych zaawansowanych operacji. Przykładowo, system finansowo-księgowy Symfonia oferuje również:

• obsługę i rejestrację przychodzącej oraz wychodzącej korespondencji;
• tworzenie i obieg projektów umów oraz ich rejestr;
• obsługę składania, akceptacji oraz rozliczania delegacji (krajowych i zagranicznych), wniosków zakupowych czy budżetów;
• rejestr umów z kontrahentami;
• zarządzanie organizacją działu księgowego i poszczególnymi użytkownikami;
• przydzielanie i rozliczanie zadań zgodnie z metodą Kanban;
• wygodne zarządzanie projektami;
• kontrolę nad przelewami.

Brak wsparcia technicznego i aktualizacji

Jeżeli wykorzystywane obecnie oprogramowanie księgowe nie oferuje aktualizacji i wsparcia technicznego, warto rozważyć wdrożenie nowego rozwiązania. Systematyczne aktualizowanie systemu to gwarancja zgodności z aktualnymi przepisami, a te zmieniają się dziś z dużą częstotliwością. Wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę systemu może się natomiast okazać niezbędne m.in. podczas pierwszej konfiguracji systemu lub w razie nagłych awarii w trakcie jego użytkowania.

Problemy z integracją z innymi systemami

Starsze programy do księgowości często nie pozwalają na integrację z innymi systemami oraz narzędziami wykorzystywanymi w firmie. To z kolei sprawia, że specjaliści od księgowości i finansów muszą korzystać z kilku oprogramowań jednocześnie, a praca jest bardziej czasochłonna i mniej wydajna.

Niska efektywność pracy i automatyzacji procesów

Jeżeli obecny system do księgowości nie daje szerokich możliwości w zakresie automatyzacji procesów i zwiększenia efektywności pracy, również warto zastanowić się nad wdrożeniem nowego rozwiązania. Nowoczesne systemy księgowe znacząco podnoszą wydajność pracowników z działu księgowości i pozwalają zautomatyzować powtarzalne, żmudne czynności oraz zmniejszyć ryzyko pomyłek.

Korzyści płynące z wdrożenia nowego systemu księgowego

Wdrożenie w firmie nowego, nowoczesnego oprogramowania do księgowości niesie za sobą wiele korzyści dla całego przedsiębiorstwa – m.in. efektywniejszą pracę, oszczędność czasu czy większe bezpieczeństwo danych.

Zwiększenie efektywności i automatyzacja procesów

Nowy system księgowy pozwala zwiększyć efektywność procesów – nie tylko księgowych – i znacząco je zautomatyzować. Zaawansowane możliwości nowoczesnych oprogramowań umożliwiają redukcję błędów oraz szybszą i wydajniejszą pracę niż przy użyciu przestarzałych programów o małej funkcjonalności. To z kolei zapewnia oszczędność czasu i pozwala skupić się na zadaniach, których nie da się w pełni zrealizować przy użyciu narzędzi informatycznych. Kolejną istotną korzyścią jest także oszczędność kosztów.

Lepsze dostosowanie do zmieniających się przepisów

Odpowiednio dobrane oprogramowanie księgowe pozwala również lepiej dostosować się do stale zmieniających się przepisów – a to zasługa regularnych automatycznych aktualizacji. Dzięki temu nawet przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgowość swojej firmy samodzielnie, cały czas są na bieżąco z nowościami w prawie.

 Przeczytaj także: Umowa o świadczenie usług księgowych – co powinna zawierać? – Symfonia

Poprawa bezpieczeństwa danych

Nowoczesne systemy księgowe gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Zastosowane w nich zabezpieczenia mają zapobiegać instalowaniu złośliwego oprogramowania, kradzieżom poufnych danych czy szpiegostwu. Co więcej, dobry program do księgowości chroni przechowywane w nim dane również przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem i zapobiega zagubieniu dokumentacji. Większość systemów umożliwia również tworzenie kopii zapasowych i wykorzystuje różne algorytmy szyfrowania. Niektóre z nich oferują dodatkowo funkcję Single Sign-On (SSO).

Ułatwiona integracja z innymi narzędziami

Coraz więcej nowych programów do księgowości umożliwia integrację z innymi narzędziami, które są wykorzystywane w firmie – np. platformami e-commerce, zewnętrznymi skrzynkami mailowymi czy e-bankowością. Dzięki temu można zarządzać różnymi obszarami firmy, korzystając z jednego systemu – a to gwarancja dużej wygody.

Kiedy jest najlepszy moment na zmianę systemu księgowego?

Planując wdrożenie nowego systemu finansowo księgowego w firmie, warto zastanowić się nad momentem implementacji i zadbać o właściwe przygotowanie do zmian.

Przełom roku jako optymalny czas na migrację

Optymalnym momentem na migrację danych do nowego systemu księgowego w firmie jest przełom roku, czyli moment zamknięcia rozliczeń podatkowych. Zmiana oprogramowania w trakcie roku może bowiem wiązać się z pewnymi zakłóceniami w pracy – zwłaszcza w przypadku migracji historycznych danych – oraz utrudnieniami w zamknięciu roku finansowego.

Planowanie i testowanie nowego systemu

Przed wdrożeniem nowego oprogramowania w organizacji należy pamiętać o odpowiednim przygotowaniu. Harmonogram wdrożenia obejmujący konkretne terminy, narzędzia, metody oraz cele zmian to absolutna podstawa. Ważne również, aby wyznaczyć konkretne osoby odpowiedzialne za implementację systemu i przeprowadzić dokładne testy nowego rozwiązania. Najlepszy krok to przetestowanie funkcjonalności oprogramowania z nowymi klientami – jeśli okaże się on dobrym wyborem, wówczas można przenieść do niego resztę kontrahentów.

Jak wybrać odpowiedni system księgowy dla biura rachunkowego?

Dokładny research, porównanie funkcjonalności różnych systemów oraz odpowiednie przygotowanie odgrywają bardzo ważną rolę w przypadku zmiany oprogramowania księgowego. Sprawdź, o czym szczególnie należy pamiętać.

Analiza potrzeb i oczekiwań

Jednym z najważniejszych kroków w procesie zmiany systemu do księgowości jest analiza potrzeb oraz oczekiwań firmy związanych m.in. z zakresem wykonywanych na co dzień operacji czy funkcjonalnością oprogramowania. Pozwoli to dobrać taki program księgowy, który zapewni jak najefektywniejsze działania i będzie posiadał funkcje niezbędne właśnie dla danej organizacji. Warto zastanowić się nie tylko nad tym, czego przedsiębiorstwo potrzebuje teraz, ale i nad tym, co może być potrzebne w miarę rozwoju w kolejnych latach.

Ocena funkcjonalności i możliwości rozwoju

Wybierając system księgowy, najlepiej porównać ze sobą kilka różnych programów oraz ich funkcjonalności. Dobrze, jeśli oprócz podstawowych funkcji związanych z podatkami czy fakturowaniem oferuje on również funkcje specyficzne dla konkretnej branży, w której działa dane przedsiębiorstwo. Nowoczesne rozwiązania takie jak Symfonia system księgowy umożliwiają korzystanie z różnorodnych modułów, obejmujących zarówno księgowość, jak i kadry i płace, magazyn czy raportowanie. Niektóre z nich pozwalają również na bezpośrednie przesyłanie dokumentacji księgowej do ZUS-u czy Ministerstwa Finansów. Dobry system księgowy powinien być nie tylko funkcjonalny, ale i łatwy w obsłudze, elastyczny, rozwojowy i dostępny z dowolnego miejsca oraz o dowolnej porze – a to domena rozwiązań opartych na chmurze.

Koszty wdrożenia i utrzymania

Porównując koszty wdrożenia i utrzymania różnych systemów księgowych, należy wziąć pod uwagę m.in.:

• wsparcie techniczne i aktualizacje – warto upewnić się, czy zostały one uwzględnione w cenie systemu;
• koszty migracji danych – warto pamiętać, że zmiana programu finansowo-księgowego wiąże się także z kosztami szkolenia pracowników czy instalacji nowego systemu;
• koszty integracji z innymi narzędziami – połączenie nowego oprogramowania do księgowości z innymi wykorzystywanymi w firmie systemami może generować dodatkowe wydatki;
• koszty licencji i dodatkowych użytkowników – programy księgowe są dostępne w różnych modelach licencjonowania, które różnią się między sobą ceną (miesięczna lub roczna subskrypcja bądź zakup jednorazowy), a niekiedy trzeba dopłacić także za dodatkowych użytkowników;
• skalowalność oraz koszty w przyszłości – każda firma ma na celu rozwój, a ten może wymagać rozbudowy systemu księgowego, która również generuje koszty.

Opinie użytkowników i referencje

Wybierając system księgowy online, warto wziąć pod uwagę referencje oraz opinie użytkowników, którzy korzystają z niego już od jakiegoś czasu. Niekiedy to właśnie te oceny przesądzają o wyborze konkretnego rozwiązania. Negatywne opinie zawsze mają swoją przyczynę – warto więc od razu zainwestować w program, który jest polecany, niż po kilku miesiącach dokonywać kolejnej zmiany.

Proces wdrożenia nowego systemu księgowego krok po kroku

Wdrożenie nowego systemu do księgowości to złożony proces – a każdy z jego kroków ma tak samo duże znaczenie. O czym jeszcze należy pamiętać, rozpoczynając implementację?

Przygotowanie zespołu i szkolenia

Decydując się na implementację nowego systemu księgowego, nie należy zapominać o przeszkoleniu personelu – z zakresu zarówno funkcjonalności i obsługi programu, jak również jego korzyści. Odpowiednio przeszkoleni pracownicy to znacznie mniejsze ryzyko błędów i sprawniejszy przebieg całego procesu. Bardzo istotne jest też wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie.

Migracja danych i testowanie

Ważny element wdrożenia systemu finansowo-księgowego stanowi migracja danych księgowych, czyli przeniesienie ich ze starego oprogramowania do nowego. Przed przystąpieniem do działania trzeba jednak stworzyć dokładny plan migracji obejmujący m.in. zakres danych podlegających przeniesieniu, budżet czy harmonogram poszczególnych prac. Dobrym krokiem jest też przeprowadzenie backupu danych, który zapobiega utracie cennych informacji. Co więcej, migrację warto wcześniej przetestować na mniejszych zbiorach danych – pozwala to wykryć aspekty, które wymagają ewentualnej oprawy. Pomocny może się ponadto okazać audyt obecnych danych księgowych, mający na celu wyłapanie wszelkich nieścisłości – dzięki temu dane przeniesione do nowego oprogramowania będą aktualne.

Monitorowanie i optymalizacja po wdrożeniu

Samo wdrożenie nowego systemu finansowo księgowego w firmie to nie wszystko. Niezbędna jest również jego optymalizacja oraz bieżące monitorowanie po implementacji, zwłaszcza w początkowej fazie korzystania. Należy systematycznie kontrolować zgodność raportów finansowych czy poprawność ksiąg, a w razie zaobserwowania jakichkolwiek problemów – korzystać ze wsparcia technicznego. To bardzo ważne, aby wszelkiego rodzaju błędy i nieścisłości były naprawiane na bieżąco – tylko wówczas oprogramowanie będzie działało tak, jak powinno i spełniało potrzeby firmy. Poznaj nasz system finansowo księgowy Symfonia i postaw na automatyzację, wydajną pracę oraz oszczędność czasu.