Długość czytania:
Zestawienie obrotów i sald, często nazywane „obrotówką”, to szczegółowy wykaz kont syntetycznych wraz z ich saldami początkowymi i końcowymi oraz obrotami kredytowymi i debetowymi, który służy do kontroli prawidłowości zapisów księgowych. Na podstawie jego analizy można ocenić sytuację finansową przedsiębiorstwa oraz sprawdzić poprawność podwójnego zapisu. Ustawa o rachunkowości (art. 18 ust. 1) zobowiązuje przedsiębiorstwa korzystające z ksiąg rachunkowych do sporządzania takiego raportu na koniec każdego okresu sprawozdawczego, ale nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Jak powinien wyglądać wykaz kont oraz co dokładnie musi się w nim znaleźć? W jaki sposób przygotować zestawienie obrotów i sald tak, by mieć pewność, że zawarte w nim dane są poprawne? O tym w niniejszym artykule.
Spis treści:
- Saldo księgowe – najważniejsze informacje
- Zestawienie obrotów i sald – co to takiego?
- Jak prawidłowo sporządzić zestawienie obrotów i sald – dobre praktyki
- Zestawienie obrotów i sald – przykłady zastosowania
- Przygotowanie zestawienia obrotów i sald w programie Symfonia Finanse i Księgowość
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Zestawienie obrotów i sald to jeden z podstawowych raportów wchodzących w skład ksiąg rachunkowych.
- Obejmuje ono wykaz wszystkich zdarzeń gospodarczych zaksięgowanych na danym koncie (obroty) oraz ich zestawienie w wybranym okresie sprawozdawczym podzielone na strony Wn i Ma.
- Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwa korzystające z ksiąg rachunkowych muszą przygotowywać zestawienie obrotów i sald na kontach nie rzadziej niż na koniec miesiąca, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.
- W takim zestawieniu powinny znaleźć się informacje na temat symboli i nazw kont oraz wysokości sald i obrotów w danym okresie sprawozdawczym.
- Zestawienie obrotów i sald na kontach syntetycznych to dokument o charakterze kontrolnym, który pozwala wykryć podwójne księgowania oraz inne błędy rachunkowe.
- Taki raport jest także bardzo dobrym źródłem informacji na temat poszczególnych składników firmowego majątku.
Saldo księgowe – najważniejsze informacje
Saldo księgowe to różnica pomiędzy sumami zapisów strony debetowej „Wn” (Winien) i kredytowej „Ma” na danym koncie księgowym. Odnosi się ono nie tylko do aktywów finansowych, ale także do składników majątku (np. stanu zapasów) czy rozrachunków z kontrahentami. Na gruncie księgowości wyróżnia się dwa podstawowe jego rodzaje:
- saldo początkowe, czyli stan konta na początku okresu rozliczeniowego,
- saldo końcowe, czyli stan konta na koniec danego okresu.
Sposób ustalania salda księgowego wynika bezpośrednio z zasady podwójnego zapisu. Zgodnie z nią każda transakcja gospodarcza musi być ujęta na co najmniej dwóch kontach: po stronie winien (Wn) oraz ma (Ma). Różnica między sumami zapisów po stronie Wn i Ma stanowi saldo końcowe, które jest jednocześnie saldem początkowym dla nowego okresu sprawozdawczego.
Przeczytaj również: Dochód, obrót a przychód – czym się od siebie różnią? – Symfonia
Zestawienie obrotów i sald – co to takiego?
Zestawienie obrotów i sald (tzw. obrotówka) to wykaz kont syntetycznych, wraz z informacjami na temat ich sald początkowych i końcowych, a także obrotów debetowych i kredytowych w danej jednostce czasu. Sporządza się je na podstawie zapisów księgi głównej, zgodnie z wymogami zawartymi w art. 18 ustawy o rachunkowości. Tak przygotowane stanowi jeden z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych.
Na gruncie księgowości zestawienie sald i obrotów pełni dwie ważne funkcje: kontrolną i sprawozdawczą. Przede wszystkim pozwala ono na wykrycie ewentualnych błędów związanych z:
- zaksięgowaniem operacji tylko na jednym koncie,
- wprowadzeniem różnych kwot po stronie Wn i Ma,
- podwójnym księgowaniem na jednym koncie,
- nieprawidłowym podsumowaniem sald i obrotów.
Taki wykaz jest także bardzo dobrym źródłem informacji na temat poszczególnych składników majątku, jakim dysponuje dane przedsiębiorstwo. Zapisy znajdujące się w zestawieniu sald i obrotów można także wykorzystać podczas oceny rentowności firmy czy analizy jej płynności finansowej.
Co powinno zawierać zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych?
Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych powinno zawierać szereg szczegółowych informacji, które pozwolą na dokładną analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Zgodnie ze wspomnianym wyżej przepisem do jego obowiązkowych elementów należą:
- wykaz wszystkich kont syntetycznych wykorzystywanych w rozliczeniach firmowych, wraz z ich symbolami i nazwami,
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, a także na koniec okresu sprawozdawczego,
- obroty za dany okres sprawozdawczy oraz narastające od początku roku obrotowego,
- sumy sald oraz obrotów.
Oprócz tego dokument musi spełniać wymogi formalne przewidziane dla ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W związku z tym, w zestawieniu obrotów i sald powinny znaleźć się także informacje na temat:
- podmiotu gospodarczego, dla którego sporządzone zostało zestawienie,
- okresu sprawozdawczego i roku obrotowego,
- daty sporządzenia zestawienia,
- tytułu księgi „Zestawienie obrotów i sald księgi głównej”.
Obowiązujące terminy – kiedy należy sporządzić zestawienie sald i obrotów?
Zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się cyklicznie, a zatem za poszczególne okresy sprawozdawcze, ale nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Inny termin obowiązuje w przypadku zestawienia obrotów i sald za cały rok obrotowy. Taki wykaz należy bowiem sporządzić nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym.
Jak prawidłowo sporządzić zestawienie obrotów i sald – przykłady oraz dobre praktyki
To, jak powinien wyglądać wzór zestawienia obrotów i sald, wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o rachunkowości. W praktyce można się jednak spotkać z dwoma sposobami prezentacji danych. Niektóre firmy w kolumnie „obroty narastająco” uwzględniają bowiem bilans otwarcia okresu. Inne w zestawieniu wykazują jedynie obroty z danego okresu, ale już bez salda BO. Choć obie metody są poprawne, ta druga może okazać się bardziej przydatna, szczególnie podczas sporządzenia dodatkowych informacji do sprawozdania finansowego na temat rezerw i odpisów aktualizujących, jeśli takie zestawienie ma uwzględniać zwiększenia i zmniejszenia w trakcie roku, a także wskazywać na ich stan początkowy i końcowy.
Pomimo różnic obowiązujących w poszczególnych przedsiębiorstwach, podczas sporządzania zestawienia obrotów i sald, warto pamiętać o kilku ważnych zasadach. Tą pierwszą jest dokładność danych ujętych w raporcie – wszystkie informacje zawarte w wykazie powinny być aktualne, a przedstawione w nim operacje zaksięgowane w sposób prawidłowy. Równie ważną kwestią jest zastosowanie ujednoliconego formatowania danych tak, aby zapewnić ich bezbłędną interpretację. Warto przy tym zadbać o to, by wszystkie dane i konta były czytelnie oznaczone. Zestawienie obrotów i sald powinno być także dopasowane do specyfiki danej firmy, a także układu kont, z którego ona korzysta. By uniknąć problemów z interpretacją danych, dobrze jest natomiast dodać do wykazu opisy i komentarze, które będą tłumaczyły poszczególne elementy zestawienia.
Ważne: W prawidłowo przygotowanym zestawieniu obrotów i sald suma obrotów debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie obrotów kredytowych, a suma sald debetowych odpowiadać sumie sald kredytowych.
Zestawienie obrotów i sald – przykłady zastosowania
Zestawienie obrotów i sald to nie tylko obowiązkowy element ksiąg rachunkowych, ale również przydatne narzędzie analityczne. Pozwala ono bowiem zgromadzić w jednym miejscu dane finansowe tak, by na ich podstawie ocenić np. płynność finansową czy rentowność przedsiębiorstwa.
Korzyści wynikające z analizy zestawienia obrotów i sald uwidaczniają się w wielu obszarach. Są to m.in.:
- identyfikacja najbardziej rentownych obszarów działalności – analiza zestawienia może bowiem pomóc w wytypowaniu najbardziej dochodowych produktów lub projektów,
- optymalizacja kosztów – na podstawie danych w wykazie można wyznaczyć obszary, w których warto wprowadzić oszczędności,
- ocena efektywności działań – porównanie wyników bieżących z tymi z poprzednich okresów, to dobry punkt wyjścia podczas oceny skuteczności podejmowanych działań,
- wsparcie procesu decyzyjnego – zestawienie obrotów i sald na kontach syntetycznych dostarcza danych finansowych, które mogą okazać się przydatne podczas podejmowania decyzji dotyczących rozwoju firmy, dalszych inwestycji czy restrukturyzacji.
Przeczytaj również: ROA, ROE – czym są wskaźniki rentowności, jak je obliczyć i kiedy warto z nich skorzystać? – Symfonia
Nietrudno zauważyć, że zestawienie obrotów i sald jest narzędziem, które może efektywnie wspierać proces zarządzania przedsiębiorstwem, a także pomoc w optymalizacji kosztów. Nowoczesne programy księgowe, takie jak Symfonia Finanse i Księgowość, pozwalają na jeszcze lepsze wykorzystanie danych finansowych zawartych w tego typu raportach. Więcej informacji na temat ich możliwości znajdziesz poniżej.
Symfonia Finanse i Księgowość
Firmowa księgowość pod kontrolą!
Przygotowanie zestawienia obrotów i sald w programie Symfonia Finanse i Księgowość
Przygotowywanie zestawień obrotów i sald na kontach ułatwiają nowoczesne programy do księgowości, takie jak np. Symfonia Finanse i Księgowość. System, na podstawie zapisów w księdze głównej, generuje raporty obrotów i sald dla kont syntetycznych i analitycznych, pozwalając przy tym na uwzględnienie bilansu otwarcia. Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: zestawienie obrotów i sald w Symfonii Finanse i Księgowość. Przydatną funkcją jest również możliwość uwzględnienia dokumentów wygenerowanych automatycznie w trakcie zamykania roku tak, aby przeksięgowywać obroty kont wynikowych na konto wyniku finansowego. Wbudowane w system mechanizmy weryfikacyjne zapobiegają z kolei różnego rodzaju błędom, wynikającym np. z przeoczenia.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tej funkcjonalności w programie, zapoznaj się z nagraniem „FK-owych pomocników”. Dowiesz się z niego, w jaki sposób analizować zapisy i obroty na kontach.
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy