Co można wrzucić w koszty działalności, a co nie? 15 przykładów

Koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki, które nie mają charakteru osobistego i zostały poniesione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Umożliwiają one obniżenie podstawy opodatkowania oraz samej kwoty podatku do zapłaty. Co można, a czego nie można uwzględnić w kosztach swojej firmy?

 Spis treści:

• • Czym są koszty uzyskania przychodu?
  • Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
  • Jakie wydatki nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?
  • Koszty uzyskania przychodu a podatek VAT
  • Jakie są najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów działalności?
  • Jak korzystać z interpretacji podatkowych przy rozliczaniu kosztów?

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Czynni podatnicy VAT, którzy generują wysokie koszty uzyskania przychodu, mogą obniżyć kwotę podatku od towarów i usług do zapłaty. Im wyższe są te koszty, tym niższa jest podstawa opodatkowania.

Definicja kosztów uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów z danego źródła. Dzielą się one na:

• • • koszty bezpośrednie, czyli te, które można przypisać do osiągniętego przychodu, np. koszty potrzebne do wytworzenia danego towaru;
    • koszty pośrednie (zmienne i stałe), czyli takie, które mają związek z uzyskiwaniem przychodów, lecz nie są zaliczane do kosztów bezpośrednich (np. comiesięczna opłata za wynajem biura).

Aby dany zakup mógł zostać ujęty w kosztach prowadzenia działalności, przedsiębiorca musi udokumentować go we właściwy sposób. Dokonując zakupów, należy więc gromadzić rachunki, faktury i potwierdzenia. Dokumentacji KUP dokonuje się w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) lub w księgach rachunkowych.

Przeczytaj także: Zmiana systemu księgowego – kiedy warto ją rozważyć? – Symfonia

Art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Podczas ustalania ich wysokości pod uwagę brana jest korekta cen transferowych zmniejszająca i zwiększająca koszty uzyskania przychodów. Do kosztów działalności gospodarczej zalicza się również:

• • • opłatę recyklingową;
    • wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie właściwej realizacji pracowniczego programu emerytalnego;
    • koszty poniesione przez podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych na zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków wynikających z tej ustawy.

Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje na wyłączenia od kosztów uzyskania przychodu, a więc wydatki, które nie mogą stanowić kosztu działalności. Wyszczególniono wśród nich m.in.:

• • • koszty reprezentacji, szczególnie te związane z zakupem żywności i napojów (w tym alkoholu) i usługami gastronomicznymi;
    • składki na ubezpieczenie zdrowotne (z wyjątkiem firm opodatkowanych podatnikiem liniowym);
    • odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych;
    • odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150 tysięcy złotych w przypadku samochodów osobowych i 225 tysięcy złotych w przypadku aut elektrycznych;
    • wydatki na ubezpieczenie AC pojazdu osobowego w wartości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150 tysięcy złotych;
    • wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów (koszt może stanowić tylko część odsetkowa raty pożyczki, jeśli rzeczywiście ją opłacono);
    • grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym lub w sprawach o wykroczenia;

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Przepisy prawa nie określają konkretnych wydatków, które stanowią koszty uzyskania przychodu. Wśród przedsiębiorców funkcjonuje jednak wykaz kosztów, które mogą zostać uznane za koszty działalności. Dzielą się one na uniwersalne oraz specyficzne, czyli bezpośrednio związane z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej i charakterem danej firmy.

Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych

Jednym z podstawowych kosztów uzyskania przychodu są wydatki na zakup towarów handlowych i podstawowych materiałów. Przykładowo, dla właściciela sklepu zajmującego się sprzedażą ubrań towarem handlowym będzie odzież z hurtowni podlegająca późniejszej odsprzedaży w niezmienionym stanie. Materiał podstawowy to z kolei ta sama odzież po przeróbkach, która staje się gotowym wyrobem danego sprzedawcy.

Czynsz za lokal i media

Do kosztów swojej firmy można z powodzeniem zaliczyć również czynsz za lokal oraz opłaty za media (energia elektryczna, gaz, ogrzewanie, woda, wywóz nieczystości itp.), proporcjonalnie do powierzchni lokalu wykorzystywanej do celów działalności gospodarczej. Jeżeli więc przedsiębiorca w ramach prowadzonej firmy korzysta z połowy mieszkania, w kosztach uzyskania przychodu może uwzględnić właśnie taką część wydatków na media oraz czynsz.

Usługi księgowe i telekomunikacyjne

Usługi telekomunikacyjne to kolejny wydatek, który może zostać uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu. W przypadku, gdy Internet jest wykorzystywany zarówno w celach prywatnych, jak i w ramach prowadzonej działalności, opłaty można zaliczyć do KUP wyłącznie w części związanej z działalnością, obliczoną według stosowanej proporcji podziału. Chcąc mieć pewność, że koszty Internetu będą wliczone do kosztów uzyskania przychodu, najlepiej podpisać umowę na Internet na firmę. Można również wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej. Oprócz usług telekomunikacyjnych do kosztów prowadzenia działalności można zaliczyć również wydatki na współpracę z biurem rachunkowym.

Zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania

Wydatki poniesione w związku z nabyciem sprzętu komputerowego niezbędnego w codziennej pracy również należą do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli taki wydatek skutkuje powstaniem przychodu przedsiębiorcy (np. grafika komputerowego), można zaliczyć go do KUP w całości. To samo dotyczy sprzętu elektronicznego takiego jak monitor, klawiatura, mysz komputerowa, drukarka, skaner czy tablet. W przypadku oprogramowania, jeśli jego cena wynosi maksymalnie 3,5 tysiąca złotych, można zakwalifikować je do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli natomiast jest ono droższe, trzeba ująć program w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, a następnie – zamortyzować. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się także aplikacje i programy typu pakiet MS Office, Adobe Photoshop czy Adobe Illustrator.

Samochód służbowy i koszty jego eksploatacji

Wydatek eksploatacyjny pojazdu, który jest środkiem trwałym firmy (np. zakup paliwa do pojazdu firmowego, opon czy płynu do spryskiwaczy), może zostać wliczony do kosztów uzyskania przychodu w wartości maksymalnie 75%, jeśli przedsiębiorca używa go także do celów prywatnych. Ta sama zasada dotyczy samochodu w leasingu czy abonamencie. Jeśli więc faktura za wpłatę „na start” lub ratę leasingu zawiera dodatkowe koszty, w odniesieniu do nich musi zostać zastosowane ograniczenie 75%. Przedsiębiorcy, którzy korzystają w ramach działalności z prywatnego pojazdu osobowego i nie wprowadzili go do środków trwałych, mogą natomiast ująć w kosztach podatkowych 20% wydatku eksploatacyjnego.

Odpisy amortyzacyjne

Do kosztów ponoszonych w celu uzyskania przychodów można zaliczyć również odpisy amortyzacyjne od środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych (z kilkoma wyjątkami). Konieczne jest jednak prowadzenie ewidencji – w przeciwnym razie odpisy amortyzacyjne nie mogą być kosztami uzyskania przychodów. Amortyzowane środki trwałe muszą zostać objęte ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Składki na ubezpieczenia społeczne można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, o ile nie zostały one odliczone od dochodu. Koszty działalności stanowią też składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Co więcej, właściciele firm opodatkowanych za pomocą podatku liniowego mogą wliczać do nich także składkę zdrowotną (limit w 2024 roku wynosi 11 600 złotych).

Szkolenia i kursy związane z działalnością

Opłaty za szkolenia, kursy czy studia mogą zostać zaliczone do kosztów działalności gospodarczej, bo wzrost kwalifikacji przedsiębiorcy może wpłynąć na jakość wykonywanych przez niego usług. Mimo że nie wpływają one bezpośrednio na firmowy przychód, to umożliwiają rozwój i ułatwiają pozyskanie nowych klientów. Ważne, aby ich tematyka była ściśle związana z charakterem wykonywanej działalności.

 Zakup roweru i zwierząt stróżujących

Koszty zakupu roweru również można zaliczyć do wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – o ile tylko będzie on wykorzystywany np. do dojazdów do biura, na spotkania z klientami czy do urzędów. Co ciekawe, KUP mogą stanowić także opłaty na zakup zwierząt stróżujących, ich opiekę weterynaryjną, szczepienia, wyżywienie czy wyszkolenie. Można uwzględnić je w kosztach w takiej części, w jakiej pies jest wykorzystywany na potrzeby działalności. W tym przypadku najlepiej zatem zastosować podział godzinowy, a więc liczbę godzin w ciągu dnia, w których zwierzę pozostaje w biurze i pełni rolę ochronną.

Jakie wydatki nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?

Istnieją pewne wydatki, których przedsiębiorcy nie mogą uwzględniać w kosztach uzyskania przychodu ze względu na ich osobisty charakter.

Wydatki na reprezentację

Kategorią wydatków, które nie mogą być wliczane do kosztów prowadzenia działalności, są m.in. wydatki na reprezentację. Mowa o usługach gastronomicznych oraz zakupie żywności i napojów – w tym napojów alkoholowych. Jeśli natomiast są to drobne upominki dla klientów opatrzone firmowym logo, uznaje się je za zwykłe koszty reklamy i PR – takie wydatki można zaliczyć do kosztów przedsiębiorstwa, gdyż umożliwiają one pozyskanie nowego źródła przychodu.

Ubezpieczenie na życie

Wielu przedsiębiorców decyduje się na wykupienie prywatnej polisy na życie. Niestety, nie można uwzględniać jej w kosztach uzyskania przychodu – nawet jeśli z pozoru zabezpiecza ona pracę własną ubezpieczonego, czyli finansowe źródło przychodów. Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu ubezpieczenie na życie to wydatek o charakterze osobistym.

Okulary korekcyjne

Okulary korekcyjne są uznawane za wydatek prywatny, którego celem jest poprawa zdrowia. Ich zakupu nie można więc zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności – nawet jeśli jest ona związana z wielogodzinną pracą przy komputerze. Odpowiednie organy traktują okulary i soczewki kontaktowe jako zakup uwarunkowany stanem zdrowia przedsiębiorcy, niezależny od faktu prowadzenia firmy.

Karnet na siłownię

Karnet na siłownię, abonament na basen czy karta Multisport nie może stanowić kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej. Są one bowiem uznawane za wydatki o charakterze osobistym, związane z poprawą kondycji fizycznej i dbaniem o zdrowie. Wyjątek stanowią osoby wykonujące takie zawody jak trener personalny, instruktor fitness, tancerz, instruktor pływania czy ochroniarz. Ci przedsiębiorcy mogą bowiem w łatwy sposób wykazać, że poniesione koszty związane są bezpośrednio z prowadzoną przez nich działalnością oraz uzyskiwanym przychodem. Co więcej, karty typu Multisport można uwzględnić w kosztach podatkowych także wówczas, gdy stanowią one benefit dla osób zatrudnionych.

Wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowych

Przedsiębiorca, który odbywa podróż służbową, nie może zaliczyć wydatków na zakup wyżywienia do kosztów uzyskania przychodu – nawet jeśli zostały one udokumentowane za pomocą faktury. Przysługuje mu natomiast dieta w takiej samej wysokości jak w przypadku pracowników – a dietę można już uwzględnić w firmowych kosztach.

Koszty uzyskania przychodu a podatek VAT

W niektórych sytuacjach w kosztach prowadzenia działalności może zostać wykazany również sam podatek od towarów i usług (VAT) – muszą jednak zostać spełnione konkretne warunki. Niektórzy przedsiębiorcy mogą ponadto odliczyć podatek od poniesionych kosztów.

Kiedy można odliczyć VAT od kosztów firmowych?

Prawo do odliczenia podatku VAT od firmowych kosztów przysługuje wyłącznie tym przedsiębiorcom, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT. Właściciele firm, którzy do nich nie należą, mogą jednak powiększyć koszty uzyskania przychodu o kwotę nieodliczonego VAT-u.

Koszty uzyskania przychodu a VAT w działalności gospodarczej

Jeżeli przedsiębiorca jest zwolniony z podatku od towarów i usług, ma możliwość ujęcia podatku VAT z faktury zakupowej w kosztach prowadzenia firmy, gdyż nie może go odliczyć tak jak czynny podatnik. Ważne jednak, aby wydatek, którego dotyczy VAT, był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła. Jeśli natomiast podatnik kupuje towary/usługi służące do działalności ustawowo zwolnionej z podatku, może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu całą kwotę brutto z danej faktury zakupu. Wówczas w kosztach prowadzenia działalności wykazywany jest naliczony VAT. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć też podatek należny, który jest jednocześnie podatkiem naliczonym niepodlegającym odliczeniu. Naliczony podatek od towarów i usług stanowi KUP również wówczas, gdy:

• • • podatnik nabył towary i usługi w celu wytworzenia lub odsprzedaży towarów bądź świadczenia usług zwolnionych z podatku od towarów i usług;
    • podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty ani zwrot różnicy podatku.

VAT od zakupów może stanowić koszt uzyskania przychodu m.in. w przypadku:

• • • usług taksówkarskich;
    • importu usług;
    • wydatków na hotel;
    • zakupów w systemie VAT-marża;
    • VAT-u uregulowanego za granicą.

Jakie są najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów działalności?

Sprawdź, jakie błędy przedsiębiorcy popełniają najczęściej, rozliczając koszty działalności gospodarczej.

Niewłaściwe zaliczanie wydatków osobistych

Każdy wydatek uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu powinien zostać odpowiednio uzasadniony. Jeśli dany zakup nosi znamiona wydatku o charakterze prywatnym i nie może być kosztem podatkowym, a przedsiębiorca nie jest w stanie udowodnić jego związku z uzyskaniem przychodu, podlega on dyskwalifikacji. Niewłaściwe zaliczanie wydatków osobistych do KUP to jeden z najczęstszych błędów popełnianych zwłaszcza przez początkujących właścicieli firm.

Brak dokumentacji potwierdzającej poniesione koszty

Aby konkretny wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi zostać odpowiednio udokumentowany. To dlatego tak ważne jest gromadzenie wszelkich faktur, rachunków oraz potwierdzeń. Brak dokumentacji może uniemożliwić przedsiębiorcy uwzględnienie poniesionego wydatku w kosztach swojej działalności.

Niewłaściwe rozliczanie kosztów reprezentacji

Koszty reprezentacji to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonej przez niego firmy, niezależnie od ich wystawności czy miejsca świadczenia. Niestety, wielu przedsiębiorców wciąż rozlicza je w niewłaściwy sposób i wlicza w KUP wydatki takie jak zakup alkoholu, luksusowych materiałów biurowych (np. kolekcjonerskiego pióra) czy drogiego dzieła sztuki.

Jak korzystać z interpretacji podatkowych przy rozliczaniu kosztów?

Przy rozliczaniu kosztów uzyskania przychodu można skorzystać z tzw. indywidualnej interpretacji podatkowej. Na wniosek zainteresowanego podatnika Krajowa Informacja Skarbowa wydaje wówczas opinię w konkretnej sprawie i pomaga zrozumieć konkretne przepisy.

Czym jest interpretacja podatkowa?

Indywidualna interpretacja podatkowa to informacja udzielana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na wniosek podatnika dotyczący zdarzeń przyszłych lub stanu faktycznego. Stanowi ona interpretację prawa, która wskazuje, czy przedsiębiorca rozumie poszczególne przepisy podatkowe i stosuje je we właściwy sposób.

Kto może złożyć wniosek o interpretację podatkową?

Indywidualne interpretacje wydawane są na wniosek podatnika zainteresowanego danym zagadnieniem. W przepisach nie zdefiniowano natomiast dokładnego pojęcia zainteresowanego – podanie może więc złożyć:

• • • osoba fizyczna;
    • osoba prawna – np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
    • jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej – np. stowarzyszenie;
    • osoba fizyczna zamierzająca założyć spółkę;
    • podatkowa grupa kapitałowa;
    • inny podmiot.

Co więcej, z wnioskiem o wydanie interpretacji można wystąpić indywidualnie bądź wraz z kilkoma innymi podmiotami zainteresowanymi w danej sprawie. Ministerstwo Finansów przygotowało konkretny wzór wniosku ORD-IN. Składając go, należy ze szczegółami przedstawić zaistniały stan faktyczny/zdarzenie przyszłe i określić swoje stanowisko w sprawie jego oceny prawnej.

Podsumowanie: Co można wrzucić w koszty działalności, a czego nie?

Do kosztów działalności gospodarczej można zaliczyć wszystkie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. To m.in. koszty związane z: zakupem towarów handlowych i materiałów podstawowych, współpracą z biurem rachunkowym, nabyciem sprzętu elektronicznego lub oprogramowania czy składkami ZUS. Do kosztów uzyskania przychodu można wliczyć również wydatki na usługi komunikacyjne, czynsz i media, branżowe kursy czy użytkowanie służbowego samochodu, a nawet te na zakup psa stróżującego czy roweru służącego do dojazdów do biura. Pamiętaj jednak o tym, że do KUP nie zaliczysz m.in. odsetek z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań, wysokich odpisów amortyzacyjnych, wydatków na spłatę rat kredytu czy kar pieniężnych. Czymś, co zaskakuje wielu przedsiębiorców, jest również brak możliwości wliczenia do kosztów działalności zakupu okularów korekcyjnych, wydatków na reprezentację oraz kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych.