Jak biuro rachunkowe powinno się zachować, gdy klient nie płaci za usługę? Czy można zawiesić wykonywanie usług?

Opóźnienia klientów w opłatach za obsługę księgową to zjawisko, z którym boryka się niejedno biuro rachunkowe. Czy w takiej sytuacji istnieje możliwość zawieszenia wykonywania usług?

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług?

Spóźniona zapłata za usługi biura księgowego to coś, co może przytrafić się każdemu przedsiębiorcy. Obecnie przedsiębiorstwa coraz częściej borykają się z problemami finansowymi – warto jednak pamiętać, że niekiedy opóźnienia w płatnościach mogą zostać uznane za oszustwo. Zgodnie z art. 353 Kodeksu cywilnego strony umowy mogą ułożyć stosunek prawny według własnego uznania. Ważne, aby treść lub cel tej umowy nie były sprzeczne z ustawą, właściwościami stosunku czy regułami współżycia społecznego. Oznacza to zatem, że w umowie o prowadzenie usług księgowych może znaleźć się zapis na temat konsekwencji związanych z brakiem płatności lub opóźnieniami w płatnościach ze strony klienta. Jedną z nich może być właśnie zawieszenie wykonywania usług księgowych do czasu uregulowania zaległości.

W razie rzeczywistego zawieszenia wykonywania usług należy jednak poinformować klienta o tym fakcie, np. listownie lub za pośrednictwem poczty e-mail, odwołując się do konkretnego punktu umowy. Dobrym rozwiązaniem może się okazać akceptowanie jednej nieuregulowanej faktury do ostatniego dnia miesiąca. W przypadku, gdy klient nie wpłaci należności za usługę przed jego upływem, zawieszenie współpracy będzie wówczas miało miejsce od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. W ostateczności możliwe jest również całkowite rozwiązanie umowy zawartej z danym przedsiębiorcą. Warto jednak pamiętać, że w takiej sytuacji biuro rachunkowe ma obowiązek wydać klientowi dokumenty księgowe nawet w przypadku braku uregulowania zaległości.

Zawieszenie wykonywania usług a brak zapisu w umowie

Biuro rachunkowe ma możliwość zawiesić wykonywanie swoich usług również w sytuacji, gdy w umowie wcale nie znajduje się taki zapis – wynika to bezpośrednio z treści art. 552 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym zapisem, „jeśli kupujący dopuścił się zwłoki z zapłatą ceny za dostarczoną część rzeczy sprzedanych albo jeżeli ze względu na jego stan majątkowy jest wątpliwe, czy zapłata ceny za część rzeczy, które mają być dostarczone później, nastąpi w terminie, sprzedawca może powstrzymać się z dostarczeniem dalszych części rzeczy sprzedanych, wyznaczając kupującemu odpowiedni termin do zabezpieczenia zapłaty, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu może od umowy odstąpić”.

Przeczytaj także: Jakie zadania ma biuro rachunkowe? (symfonia.pl)

Biuro rachunkowe ma więc pełne prawo do zawieszenia wykonywania swoich usług ze skutkiem natychmiastowym, dopóki nie otrzyma od klienta zaległości – nawet jeżeli w umowie współpracy nie znajduje się punkt informujący o takich konsekwencjach. Takie postępowanie następuje w zgodzie z orzecznictwem.

Jak zapobiegać opóźnieniom w opłatach za usługi?

Nie od dziś wiadomo, że profilaktyczne działania przynoszą często bardzo dobre efekty. Warto zatem od początku dbać o to, aby opóźnienia w płatnościach nie miały miejsca. Ważne, aby już w umowie między biurem a klientem pojawił się zapis dotyczący konsekwencji, jakie mogą mieć miejsce w przypadku braku wpłaty za usługi. Pomocne mogą się okazać również przypomnienia o płatnościach wysyłane do klientów. Większość nowych programów księgowych automatycznie generuje w sposób automatyczny – nawet w przypadku jednego dnia opóźnienia. Duże znaczenie może mieć też sama weryfikacja klientów biura, m.in. przy użyciu rejestru dłużników. Ostatecznym krokiem staje się procedura odzyskiwania długów nazywana windykacją należności.