Polityka cenowa w biurze rachunkowym – jak poinformować klientów o podwyżkach?

Biura rachunkowe, podobnie jak inni przedsiębiorcy, są w pewnym momencie zmuszone podnieść ceny oferowanych usług. W takiej sytuacji ogromne znaczenie ma sam sposób przekazania informacji o podwyżce klientom. Sprawdź, co składa się na cennik potencjalnego biura rachunkowego, od czego zależą niektóre koszty i dlaczego w niektórych przypadkach ceny są wyższe, a w niektórych – niższe.

Spis treści:

• Co to jest cennik biura rachunkowego?
• Czynniki wpływające na ceny usług księgowych
• Formy księgowości a cennik usług rachunkowych
• Usługi dodatkowe w cennikach biur rachunkowych
• Nowoczesne rozwiązania w księgowości
• Specjalistyczne usługi w cennikach biur rachunkowych
• Dodatkowe opłaty i warunki współpracy
• Co warto wiedzieć o cennikach biur rachunkowych?

Co to jest cennik biura rachunkowego?

Cennik biura rachunkowego zawiera wykaz usług księgowych oferowanych przez dane biuro oraz ceny każdej z nich. Może on obejmować usługi podstawowe i usługi dodatkowe, związane z wyższymi kosztami.

Zakres usług uwzględnionych w cennikach

Na cennik biura rachunkowego składają się różne usługi dopasowane do zróżnicowanych potrzeb przedsiębiorców. Najczęściej jest to:

• prowadzenie pełnej lub uproszczonej księgowości (KPiR) przedsiębiorstwa;
• obsługa kadrowo-płacowa – przygotowywanie umów o pracę, obliczanie składek na ubezpieczenia, sporządzanie list płac, rozliczenia z pracownikami itp.;
• sporządzanie deklaracji podatkowych (formularze PIT, CIT, VAT i inne wymagane dokumenty);
• przygotowanie sprawozdań finansowych, czyli dokumentów ukazujących roczną sytuację finansową firmy i finansowe wyniki jej działalności.

Wiele biur rachunkowych oferuje również pomoc w samej rejestracji działalności gospodarczej – zarówno fimy jednoosobowej, jak i spółek – oraz wyborze odpowiedniej formy opodatkowania.

Czynniki wpływające na ceny usług księgowych

Ceny usług księgowych ustalone przez dane biuro rachunkowe zależą od wielu różnych czynników. Mowa m.in. o:

• rodzaju działalności – niektóre firmy wymagają bardziej zaawansowanej księgowości, a to generuje znacznie więcej obowiązków księgowych i wiąże się z wyższymi kosztami;
• zakresie usług – pakiety z szerszym zakresem usług są droższe niż podstawowa księgowość. Jeżeli klient decyduje się na usługi dodatkowe – np. doradztwo podatkowe – koszty obsługi księgowej automatycznie wzrastają;
• liczbie generowanych przez firmę dokumentów – im jest ich więcej, tym wyższe są koszty współpracy z biurem rachunkowym;
• formie współpracy – tradycyjna obsługa księgowa może się okazać droższa niż księgowość w formie zdalnej (koszty dojazdów do biura, konieczność rezygnacji ze służbowych obowiązków na rzecz spotkania z księgowym).

Na ostateczną cenę świadczonych usług ma wpływ również sama renoma wybranego biura rachunkowego. Współpraca ze specjalistami z większym doświadczeniem i odpowiednimi licencjami może wiązać się z wyższymi kosztami. Te idą jednak wówczas w parze z wysoką jakością świadczonych usług, profesjonalizmem i jeszcze większym poziomem bezpieczeństwa.

Formy księgowości a cennik usług rachunkowych

Koszt współpracy z biurem rachunkowym zależy w znacznym stopniu także od formy prowadzonej księgowości. W przypadku Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ceny usług księgowych biura są znacznie niższe niż przy prowadzeniu pełnej księgowości.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw najczęściej stosowaną formę księgowości stanowi Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jej prowadzenie nie wymaga tak skomplikowanych procedur jak prowadzenie pełnych ksiąg – a to wpływa bezpośrednio na wysokość opłat za obsługę księgową. Miesięczny koszt wynosi w tym przypadku najczęściej kilkadziesiąt lub nieco ponad sto złotych.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt to prosta forma opodatkowania działalności gospodarczej, a co za tym idzie – wiąże się ona ze stosunkowo niskimi kosztami usług księgowych. W tym przypadku księgowy zajmuje się właściwie tylko ewidencjonowaniem przychodów oraz obliczaniem podatku. Koszt takiej współpracy firmy z biurem rachunkowym jest nieco wyższy niż przy KPiR, lecz niższy niż przy pełnych księgach.

Księgi Handlowe

Księgi handlowe, czyli inaczej pełna księgowość, są znacznie bardziej skomplikowane niż KPiR czy ryczałt – działania księgowego wymagają zatem bardziej specjalistycznej wiedzy i umiejętności. Do prowadzenia pełnych ksiąg zobowiązane są spółki akcyjne, komandytowe, komandytowo-akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością. Pełna księgowość wymaga ewidencjonowania wszystkich danych finansowych przedsiębiorstwa i prowadzenia:

• księgi głównej;
• ksiąg pomocniczych wraz z uzupełnianym na bieżąco zestawieniem obrotów sald i kont;
• dziennika;
• inwentarza składników pasywów oraz aktywów.

Ze względu na poziom skomplikowania prowadzenie księgowości pełnej jest znacznie droższe – cennik może uwzględniać kwoty od kilkuset złotych do nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie. Ostateczna kwota zależy od skali działalności danego przedsiębiorstwa.

Usługi dodatkowe w cennikach biur rachunkowych

Oprócz podstawowej księgowości biura rachunkowe oferują swoim klientom liczne usługi dodatkowe, które również wpływają na ostateczny koszt współpracy. Mowa m.in. o sporządzaniu sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych, wystawianiu faktur w imieniu klienta czy obsłudze kadr i płac.

Obsługa kadrowo-płacowa

Księgowy z biura rachunkowego może zająć się m.in. przygotowywaniem list płac, sporządzaniem deklaracji ZUS, prowadzeniem akt osobowych, tworzeniem różnych typów umów o pracę, a także innymi obowiązkami, które są bezpośrednio związane z zatrudnianiem pracowników. Cennik usług kadrowo-płacowych może uwzględniać kwoty od kilkudziesięciu do kilkuset złotych – ostateczny koszt zależy od liczby zatrudnianych osób.

Sporządzanie deklaracji podatkowych

Kolejną usługą dodatkową, którą oferują biura rachunkowe, jest sporządzenie deklaracji podatkowej PIT, CIT, VAT i innych podatków, a także ich terminowe składanie. W przypadku rozliczenia rocznego koszt obsługi księgowej zależy od samego rodzaju formularzy oraz ich liczby.

Sporządzanie sprawozdań finansowych

Biura rachunkowe świadczą także usługi związane ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego, na które składa się bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Obowiązek jego przygotowania dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy zgodnie z ustawą o rachunkowości muszą prowadzić księgi rachunkowe, oraz tych, którzy prowadzą je dobrowolnie. Koszt takiej usługi zależy m.in. od stopnia skomplikowania dokumentów.

Rejestracja działalności gospodarczej

Biura rachunkowe oferują również pomoc w zakładaniu działalności gospodarczej – m.in. w samej rejestracji (np. w CEIDG), zgłoszeniu do ubezpieczenia czy do VAT, wyborze formy opodatkowania itp. Za taką usługę przyszły przedsiębiorca płaci dodatkowo.

Korekta deklaracji podatkowych

Cennik usług dodatkowych może uwzględniać także korektę deklaracji podatkowych – nieprawidłowo sporządzonych, niekompletnych lub w przypadku spóźnienia w dostarczeniu dokumentów. Skorzystanie z tej usługi również wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Wystawianie faktur w imieniu klienta

Art. 106d ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia – a więc m.in. księgowy z zewnętrznego biura rachunkowego. To kolejna usługa dodatkowa, którą oferuje większość biur.

Rozliczanie transakcji VAT marża

Klienci biur rachunkowych mogą liczyć również na rozliczenie transakcji w procedurze VAT marża. To bardzo korzystna forma opodatkowania na gruncie podatku VAT, z której z chęcią korzysta wielu przedsiębiorców. Zlecając rozliczenie transakcji w taki sposób, trzeba jednak liczyć się z wyższym kosztem obsługi księgowej.

Nowoczesne rozwiązania w księgowości

W dobie cyfryzacji coraz więcej biur rachunkowych oferuje klientom nowoczesne rozwiązania – np. współpracę w pełni zdalną. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą nie tylko obniżyć koszty obsługi księgowej, ale i zaoszczędzić cenny czas, który można poświęcić na realizację firmowych obowiązków.

Usługi księgowe online

Usługi księgowe w formie online cieszą się ogromnym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców. Co najciekawsze, mogą być one znacznie tańsze niż tradycyjna obsługa księgowa. W tym przypadku klient oszczędza nie tylko czas, jaki musiałby spędzić na dojazdach do biura rachunkowego, ale i pieniądze związane z tym dojazdem. Księgowość w formie zdalnej jest też bardzo wygodna – dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną, a komunikacja na linii księgowy-firma odbywa się przy użyciu e-maili, internetowych komunikatorów czy telefonu.

Przechowywanie dokumentacji księgowej

Biura rachunkowe oferują dziś także przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej – a to z kolei nie wymaga posiadania ich odpisów na papierze. Jak wskazuje interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 roku (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), „wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, które otrzyma wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej”.

Specjalistyczne usługi w cennikach biur rachunkowych

W cennikach niektórych biur rachunkowych dostępne są także pewne specjalistyczne usługi takie jak sporządzanie analiz finansowych firmy, przygotowywanie wniosków o dotacje czy obsługa spółek prawa handlowego. Wiążą się one z dodatkowymi opłatami, jednak zapewniają przedsiębiorcy spokój, oszczędność czasu i poczucie bezpieczeństwa w związku z prowadzoną działalnością.

Sporządzanie analiz finansowych

Jedną ze specjalistycznych usług, na jakie mogą liczyć klienci biur rachunkowych, jest sporządzanie analiz finansowych związanych z potrzebami inwestycyjnymi danego przedsiębiorstwa. Usługa ta pozwala na ocenę dotychczasowych działań finansowych, jakie podejmowała firma, oraz na ich optymalizację, która może wpłynąć na płynność finansową organizacji.

Sporządzanie dokumentacji cen transferowych

Kolejną specjalistyczną usługą oferowaną przez biura rachunkowe jest sporządzanie dokumentacji cen transferowych. To zbiór dokumentów oraz informacji, które firmy muszą przygotować i przechowywać w celu udokumentowania zgodności z zasadami ustalania cen transakcyjnych pomiędzy powiązanymi podmiotami.

Sporządzanie wniosków o dotacje unijne i PFRON

Biura rachunkowe bardzo często oferują również wsparcie w aplikowaniu o dotacje – m.in. pomoc w sporządzaniu kompletnych, szczegółowych i skutecznych wniosków oraz przygotowaniu dodatkowej niezbędnej dokumentacji. Dzięki temu przedsiębiorcy zwiększają swoje szanse na uzyskanie środków (np. z funduszy unijnych).

Obsługa spółek prawa handlowego

Większość biur rachunkowych zajmuje się także obsługą finansowo-księgową spółek prawa handlowego, w tym spółek osobowych (komandytowych, komandytowo-akcyjnych, jawnych, partnerskich) oraz spółek kapitałowych (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych).

Dodatkowe opłaty i warunki współpracy

Decydując się na współpracę z zewnętrznym księgowym z biura rachunkowego, trzeba mieć na uwadze dodatkowe opłaty, które mogą zmienić ostateczną cenę współpracy. Dotyczą one m.in. rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne czy sporządzania różnego typu deklaracji.

Opłaty za nieterminowe dostarczenie dokumentów

W przypadku, gdy klient przekaże dokumenty do biura rachunkowego po wyznaczonym terminie, biuro może naliczyć dodatkową opłatę. Ustalenie takich „nadprogramowych” należności za opóźnienia stanowi dla niektórych klientów mobilizację do przestrzegania terminów. Ważne jednak, aby wzmianka na temat dodatkowych opłat związanych z nieterminowanym dostarczeniem dokumentów znalazła się w treści umowy zawartej między firmą a biurem.

Przeczytaj także: Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego – co to jest i jakie są jego rodzaje? – Symfonia

Koszty rozliczania składek ZUS

Usługa rozliczania składek ZUS w przypadku większej liczby pracowników również może wiązać się z wyższymi kosztami obsługi księgowej. Są to dla biura rachunkowego dodatkowe obowiązki – zwłaszcza jeśli firma zatrudnia dużą liczbę osób – a więc wiążą się z dopłatami ze strony klienta.

Sporządzanie deklaracji JPK i VAT-UE

Deklaracje JPK (Jednolity Plik Kontrolny) czy formularze VAT-UE również mogą być składane w imieniu podatników przez upoważnione osoby, np. księgowych z biura rachunkowego. W związku z dodatkowym obowiązkiem, jakim jest sporządzenie deklaracji, mogą oni naliczać dodatkowe opłaty.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Wybór biura rachunkowego zależy od kilku różnych czynników. Oprócz omawianego cennika usług księgowych znaczenie mają m.in. konkretna oferta danego biura czy opinie innych klientów.

Kryteria wyboru biura rachunkowego

Wybierając biuro rachunkowe, z którym ma współpracować firma, warto zwrócić uwagę m.in. na takie kryteria jak:

• zakres oferowanych usług – ważne, aby wybrane biuro posiadało w swojej ofercie usługi, które są dopasowane do potrzeb konkretnej firmy. Najlepiej, jeżeli oprócz podstawowej księgowości oferuje ono też usługi dodatkowe, np. doradztwo podatkowe czy obsługę kadr i płac;
• doświadczenie biura i personelu – to, jak długo biuro działa na rynku oraz jakie kompetencje i certyfikaty posiada jego personel, może mieć duży wpływ na jakość oferowanych usług;
• opinie innych klientów – komentarze i oceny osób, które korzystają lub kiedyś korzystały z usług danego biura, dostarczają cennych informacji na jego temat z punktu widzenia klienta, a tym samym ułatwiają dokonanie ostatecznego wyboru;
• koszt współpracy – koszt miesięcznej obsługi księgowej ma bardzo duży wpływ na ostateczny wybór biura. To ważne, aby cena szła w parze z jakością usług i odpowiadała możliwościom finansowym firmy.

Porównanie ofert i cenników

Poszukując biura rachunkowego, najlepiej porównać ze sobą oferty oraz cenniki kilku różnych miejsc. Dzięki temu, że dziś wiele z nich zapewnia księgowość zdalną, nie muszą to być wcale biura z okolicy – a to znacznie zwiększa możliwości wyboru. Znajomość rozwiązań oferowanych przez różne biura pozwala określić, które z nich gwarantuje najlepszy stosunek jakości do ceny.

Co warto wiedzieć o cennikach biur rachunkowych?

Cenniki poszczególnych biur rachunkowych mogą się między sobą różnić. Wiele zależy m.in. od zakresu świadczonych usług, formy prowadzonej księgowości, charakteru firmy czy liczby prowadzonych dokumentów. Wybierając biuro, warto zatem zapoznać się z cenami różnych miejsc, aby można było dopasować wybraną ofertę do firmowego budżetu. W razie planowanego wzrostu cen biuro powinno poinformować swoich klientów o zmianach z odpowiednim wyprzedzeniem, jasno określając daty zmian oraz kwoty lub procenty podwyżki.