Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego – co to jest i jakie są jego rodzaje?

Zakres współpracy biura rachunkowego z przedsiębiorcą reguluje najczęściej umowa o prowadzenie usług księgowych. Taki dokument nie wystarczy jednak, by biuro mogło reprezentować klienta przed urzędami skarbowymi, ZUS-em czy innymi organami administracji publicznej. Właśnie dlatego nawiązując współpracę w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg podatkowych, konieczne będzie udzielenie pracownikom biura rachunkowego odpowiedniego pełnomocnictwa. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, co to jest pełnomocnictwo ogólne, czym różni się ono od pełnomocnictwa szczególnego oraz kiedy i na jakich zasadach biuro może podpisywać deklaracje podatkowe w imieniu klienta.

Spis treści:

• Co to jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego?
• Rodzaje pełnomocnictw dla biura rachunkowego
• Jak sporządzić pełnomocnictwo do urzędu skarbowego dla biura rachunkowego?
• Korzyści z udzielenia pełnomocnictwa biuru rachunkowemu

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Pełnomocnictwo to pisemne upoważnienie, w którym jedna osoba (tzw. mocodawca) daje innej osobie (pełnomocnikowi), np. pracownikowi biura rachunkowego, prawo do działania w jej imieniu w określonych sprawach, np. przed urzędami.
• Najważniejsze zasady dotyczące pełnomocnictw podatkowych zostały zawarte w rozdziale 3a Ordynacji podatkowej. W kwestiach nieuregulowanych w wymienionej wyżej ustawie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego.
• Przedsiębiorca, udzielając pełnomocnictwa biuru rachunkowemu, nadal ma prawo do samodzielnego wykonywania czynności, których dotyczy upoważnienie.
• Pełnomocnictwo ogólne dotyczy wszystkich bieżących działań związanych z prowadzeniem księgowości i reprezentowaniem przedsiębiorcy przed organami administracji publicznej. Pełnomocnictwo szczególne ma węższy zakres i odnosi się do konkretnych spraw (np. podatkowych).
• Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego można sporządzić w wersji papierowej lub elektronicznej, korzystając z formularza o ustalonym ustawowo wzorze.
• Dokument pełnomocnictwa musi zawierać podpis klienta. Bez tego elementu będzie on nieważny.

Co to jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego?

Pełnomocnictwo to najogólniej mówiąc dokument, w którym jedna strona (zwana mocodawcą) przekazuje drugiej (tzw. pełnomocnikowi) prawo do reprezentowania jej w określonych sprawach. W przypadku biur rachunkowych takie upoważnienie może dotyczyć sporządzania i podpisywania deklaracji, czy też konkretnych działań przed urzędami skarbowymi, ZUS-em lub innymi instytucjami. W sprawach podatkowych pełnomocnictwa udziela się za pomocą odpowiednich formularzy, których wzór został określony na podstawie odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów.

Ważne: Pełnomocnictwa w sprawach podatkowych nie można ustanowić na podstawie umowy klienta z biurem rachunkowym – nawet jeśli znajdą się w niej zapisy dotyczące reprezentacji.

Dlaczego biuro rachunkowe potrzebuje pełnomocnictwa?

Przepisy podatkowe, zawarte m.in. w ustawie o PIT czy w ustawie o VAT nakładają na przedsiębiorcę szereg obowiązków związanych m.in. z prowadzeniem ksiąg podatkowych czy przygotowywania różnego rodzaju rozliczeń. Nie są one jednak opatrzone klauzulą osobistego działania – w praktyce oznacza to, że podatnik może upoważnić inny podmiot do ich wykonywania. Aby jednak było to możliwe, konieczne będzie podpisanie pełnomocnictwa. Dzięki niemu pracownik biura rachunkowego może działać w imieniu klienta w sprawach związanych z podatkami, księgowością czy reprezentować przedsiębiorcę w kontaktach z administracją publiczną. Przepisy ustaw nie wskazują wprost na zakres upoważnienia dla księgowej. W rezultacie może ono obejmować np. sporządzanie i podpisywanie deklaracji podatkowych czy wykonywanie różnego rodzaju czynności związanych z podatkami oraz sprawami należącymi do właściwości organów podatkowych.

Ważne: Pracownik biura rachunkowego nie może wykonywać w imieniu klienta czynności, które wymagają tzw. osobistego działania. Do tej kategorii należą m.in. podpisywanie czynnego żalu – jeśli dotyczy on uchybień popełnionych przez przedsiębiorcę lub występowanie w charakterze strony podczas przesłuchania.

Przeczytaj również: Jakie zadania ma biuro rachunkowe?

Przepisy dotyczące udzielania pełnomocnictwa w sprawach podatkowych

Zasady dotyczące udzielania pełnomocnictw podatkowych znajdują się w rozdziale 3a Ordynacji podatkowej. W przepisach wskazano m.in. kto może pełnić funkcję pełnomocnika oraz jaki jest zakres pełnomocnictwa ogólnego i szczególnego.  W kwestiach nieuregulowanych w wymienionej wyżej ustawie stosuje się natomiast przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego.

Rodzaje pełnomocnictw dla biura rachunkowego

Na gruncie obowiązujących obecnie przepisów można wyróżnić 4 podstawowe rodzaje pełnomocnictwa dla biur rachunkowych do reprezentacji w sprawach podatkowych:

• ogólne,
• szczególne,
• do doręczeń,
• do podpisywania deklaracji podatkowych.

Wielu przedsiębiorców decyduje się także przekazać księgowym upoważnienie do prowadzenia spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

1.     Pełnomocnictwo ogólne

Pełnomocnictwo ogólne ma najszerszy charakter i obejmuje swoim zakresem wszystkie sprawy dotyczące tzw. zwykłego zarządu. Na mocy takiego upoważnienia pracownik biura może reprezentować przedsiębiorcę:

• we wszystkich sprawach podatkowych, a także tych należących do właściwości organów podatkowych czy organów kontroli skarbowej,
• przed wszystkimi organami podatkowymi, a zatem np. urzędem skarbowym w sprawach związanych z podatkiem VAT czy urzędem gminy, jeśli sprawa dotyczy podatku od nieruchomości czy podatku od środków transportu.

Ważne: Pełnomocnictwo ogólne nie upoważnia pracownika biura do podpisywania deklaracji podatkowych.

Przeczytaj również: Usługi dodatkowe w biurze rachunkowym – jak rozbudować ofertę, by podnieść rentowność?

2.     Pełnomocnictwo szczególne

Pełnomocnictwo szczególne to dokument, na mocy którego pracownik biura może reprezentować klienta w konkretnej sprawie, takiej jak tocząca się kontrola podatkowa. Właśnie dlatego należy w nim bardzo dokładnie wskazać, jakiej sprawy i przed jakim organem dotyczy upoważnienie. Pełnomocnictwo szczególne może być ustanowione na trzy sposoby: pisemnie, elektronicznie, a także ustnie do protokołu i obejmować jednego lub kilku pełnomocników.

3.     Pełnomocnictwo do doręczeń w sprawach podatkowych

Pełnomocnictwo do doręczeń w sprawach podatkowych to rozwiązanie stosowane najczęściej wtedy, gdy przedsiębiorca zmienił adres miejsca zamieszkania na adres w państwie poza UE i jednocześnie nie ustanowił pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego. Na mocy takiego upoważnienia pracownik biura może odbierać w imieniu klienta zawiadomienia o wszczęciu postępowania czy pisma procesowe.

4.     Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych

Pełnomocnictwo tego typu upoważnia pracownika biura do składania w imieniu klienta podpisu na deklaracjach podatkowych, związanych z rozliczaniem np. PIT czy VAT. Może być ono ustanowione w formie elektronicznej lub pisemnej za pomocą formularzy UPL-1 (dla deklaracji elektronicznych) oraz UPL-1P (dla deklaracji papierowych).  Warto pamiętać, że takie pełnomocnictwo upoważnia jedynie do podpisania dokumentu. Nie obejmuje natomiast innych działań na rzecz podatnika takich jak np. sporządzenie deklaracji. Właśnie dlatego jest ono najczęściej ustanawiane razem z pełnomocnictwem ogólnym.

Przeczytaj również: Współpraca z biurem rachunkowym – czego od księgowych oczekują przedsiębiorcy? [Raport] – Symfonia

5.     Pełnomocnictwo w sprawach ZUS

Niektóre biura rachunkowe oferują także usługi związane z rozliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także prowadzeniem spraw kadrowych. Jeśli umowa klienta z biurem obejmuje tego typu wsparcie, warto zdecydować się na ustanowienie pełnomocnictwa w sprawach ZUS. Upoważnienie może dotyczyć wszystkich kwestii związanych z ubezpieczeniami, obsługi spraw za pośrednictwem PUE ZUS, reprezentowania płatnika składek podczas kontroli lub wykonania konkretnej czynności, związanej np. z toczącym się postępowaniem kontrolnym.

Jak sporządzić pełnomocnictwo do urzędu skarbowego dla biura rachunkowego?

Przepisy Ordynacji podatkowej bardzo dokładnie wskazują, w jaki sposób należy ustanowić pełnomocnictwo do urzędu skarbowego dla biura rachunkowego oraz jakie warunki trzeba spełnić, aby móc występować w roli pełnomocnika przed organami podatkowymi.

Kto może być pełnomocnikiem w sprawach podatkowych?

Zgodnie z art. 138b § 1 Ordynacji podatkowej pełnomocnikiem w sprawach podatkowych może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Zgodnie z treścią tego przepisu upoważnienia do reprezentowania przed organami podatkowymi udziela się zawsze konkretnej osobie (a zatem np. księgowemu), a nie biuru rachunkowemu, które prowadzi księgowość dla danego przedsiębiorcy. Podmioty profesjonalne, jak np.  adwokaci, radcowie prawni oraz doradcy podatkowi mogą samodzielnie zgłosić do organów podatkowych informację o udzieleniu im pełnomocnictwa ogólnego, a także o zmianach w jego zakresie.

Jak powołać i odwołać pełnomocnika w sprawach podatkowych?

Zarówno do ustanowienia pełnomocnictwa do urzędu skarbowego, jak i jego odwołania służą odpowiednie formularze, których wzór określony został w rozporządzeniach. Ich wykaz znajdziesz w poniższej tabeli.

Tabela. Pełnomocnictwo w sprawach podatkowych – wzory formularzy

Źródło: Formularze dotyczące pełnomocnictw w sprawach podatkowych

Choć poszczególne formularze nieco się od siebie różnią, to jednak każdy z nich zawiera pewne stałe elementy, takie jak np.:

• dane podmiotu, który ustanawia pełnomocnictwo, a zatem np. przedsiębiorcy
• dane pełnomocnika upoważnionego do wykonywania czynności przewidzianych w pełnomocnictwie, a zatem np. pracownika biura
• zakres upoważnienia,
• data ustanowienia i wygaśnięcia pełnomocnictwa.

Dokument można sporządzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (za pomocą platformy e-Urząd skarbowy lub skrzynki ePUAP). Niezależnie od wersji musi znaleźć się na nim podpis mocodawcy.

Jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne dla biura rachunkowego?

Do ustanowienia pełnomocnictwa ogólnego służy formularz PPO-1. Przygotowany dokument należy przesłać w wersji elektronicznej do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO) prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Można to zrobić za pośrednictwem Portalu Podatkowego. Procedura ustanowienia pełnomocnictwa ogólnego, a także jego zmiany czy odwołania nie podlega opłacie skarbowej.

Jak ustanowić pełnomocnictwo szczególne?

Do ustanowienia pełnomocnictwa szczególnego służy druk PPS-1. Formularz można złożyć pisemnie w urzędzie skarbowym lub przesłać w postaci elektronicznej za pomocą platformy e-Urząd skarbowy lub ePUAP na skrzynkę podawczą organu podatkowego, którego ono dotyczy.  Za ustanowienie pełnomocnictwa szczególnego pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 17 zł.

Jak zgłosić pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych?

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji należy zgłosić za pomocą formularzy:

• UPL-1 – dla deklaracji elektronicznych,
• UPL-1P – dla deklaracji papierowych.

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku pełnomocnictwa szczególnego, dokumenty należy złożyć w urzędzie skarbowym lub przesłać drogą elektroniczną na skrzynkę organu podatkowego.

Formularz UPL-1 obowiązuje we wszystkich urzędach skarbowych i upoważnia pełnomocnika do podpisywania wszystkich deklaracji, zeznań i informacji podatkowych w imieniu przedsiębiorcy. Jego złożenie nie podlega również dodatkowej opłacie. Inaczej wygląda to w przypadku formularza UPL-1P. Ustanowienie takiego pełnomocnictwa to koszt w wysokości 17 zł.

Przeczytaj również: Zalety i wady zewnętrznego biura rachunkowego dla średnich i dużych firm

Korzyści z udzielenia pełnomocnictwa biuru rachunkowemu

Ustanowienie pełnomocnictwa dla biura rachunkowego może ułatwić przedsiębiorcy prowadzenie działalności. Bez takiego upoważnienia musiałby on bowiem osobiście wypełniać dokumenty, podpisywać je i składać w urzędzie skarbowym. Podobnie wygląda to w przypadku konieczności wyjaśnienia jakiejś kwestii związanej z rozliczaniem podatków. Dzięki ustanowieniu pełnomocnictwa to pracownik biura rachunkowego kontaktuje się z urzędem skarbowym i załatwia określone formalności – często bez potrzeby angażowania klienta. Warto jednak pamiętać, że udzielenie pełnomocnictwa do urzędu skarbowego nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków, jakie nakładają na niego przepisy podatkowe. Powinien on zatem czuwać nad pracą biura, a jeśli sytuacja tego wymaga, samodzielnie wykonywać czynności, których dotyczy pełnomocnictwo.