Umowa o świadczenie usług księgowych – co powinna zawierać?

Umowa o świadczenie usług księgowych to dokument, który reguluje zasady współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym. Znajdują się w niej m.in. informacje na temat praw i obowiązków poszczególnych stron, zakresu świadczonych usług, wynagrodzenia, a także odpowiedzialności odszkodowawczej. Co jeszcze powinno się w niej znaleźć? Dlaczego warto ją podpisać? Kiedy i na jakich zasadach można wypowiedzieć umowę z biurem rachunkowym? Wszystkie te informacje znajdziesz w tym poradniku.

Spis treści:

• Umowa oświadczenie usług księgowych – co to takiego?
• Dlaczego warto podpisać umowę o prowadzenie księgowości?
• Umowa klienta z biurem rachunkowym – co powinna zawierać?
• Jaką formę powinna mieć umowa o świadczenie usług księgowych?
• Rozwiązanie współpracy z biurem rachunkowym – kiedy i na jakich zasadach można wypowiedzieć umowę?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Umowa o świadczenie usług księgowych to dokument, który zawiera najważniejsze postanowienia dotyczące współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym.
• Choć przepisy nie narzucają dodatkowych wymogów dotyczących jej treści czy formy, warto zadbać o to, by była ona sporządzona na piśmie i zawierała wszystkie informacje na temat praw i obowiązków stron, zakresu odpowiedzialności oraz warunków i trybu wypowiedzenia.
• W umowie o prowadzenie księgowości mogą się znaleźć zapisy ograniczające odpowiedzialność cywilnoprawną biura rachunkowego.
• Aby umożliwić klientowi negocjację zasad współpracy, warto przesłać mu wcześniej wzór umowy o świadczenie usług księgowych. Dzięki temu przedsiębiorca będzie w stanie ocenić, czy proponowane przez biuro warunki mu odpowiadają.

Umowa oświadczenie usług księgowych – co to takiego?

Umowa o świadczenie usług – także tych z zakresu księgowości, w myśl przepisów Kodeksu cywilnego jest przykładem umowy zlecenie.  Na jej podstawie jedna ze stron zobowiązuje się do odpłatnego wykonania określonej usługi, dochowując przy tym należytej staranności. To właśnie ta ostatnia, w myśl przepisów prawa, stanowi podstawę roszczenia o charakterze odszkodowawczym.

Obowiązujące obecnie regulacje nie nakładają na umowy o świadczenie usług księgowych dodatkowych wymogów. W efekcie strony, które podpisują takie porozumienie, mogą dowolnie zdefiniować jego zakres oraz formę. Najczęściej jednak formalnym potwierdzeniem współpracy z biurem rachunkowym jest umowa pisemna, sporządzana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

Dlaczego warto podpisać umowę o prowadzenie księgowości?

Współpraca z biurem rachunkowym obejmuje zazwyczaj bardzo szeroki zakres obowiązków. Księgowy odpowiada bowiem nie tylko za prowadzenie dokumentacji, ale często również przygotowywanie rozliczeń podatkowych i deklaracji, obliczanie składek ZUS czy reprezentowanie przedsiębiorcy przed organami podatkowymi. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: jakie zadania ma biuro rachunkowe. Aby dobrze poukładać taką współpracę, konieczne jest zawarcie umowy opisującej nie tylko obowiązki biura rachunkowego, ale także te, które ciążą na przedsiębiorcy.  Na podstawie takiego dokumentu strony mogą jasno określić zakres swojej odpowiedzialności, a także zasady dotyczące przesyłania dokumentów, rozliczania usług czy zakończenia współpracy. To z kolei pozwoli uniknąć nieporozumień oraz pomoże w ustaleniu, które błędy wynikają z zaniedbań biura, a które z winy samego przedsiębiorcy.

Przeczytaj również: 7 najczęstszych błędów w księgowości – jak ich uniknąć? – Symfonia

Umowa klienta z biurem rachunkowym – co powinna zawierać?

Choć przepisy nie narzucają żadnych wymogów formalnych dotyczących treści i zakresu umów o świadczenie usług księgowych, to jednak praktyka kształtuje pewne standardy. W porozumieniu, na podstawie którego przedsiębiorca nawiązuje współpracę z biurem rachunkowym, powinny znaleźć się m.in. informacje na temat:

• zakresu usług,
• odpowiedzialności odszkodowawczej,
• wynagrodzenia za usługi,
• zasad współpracy i obiegu dokumentów,
• czasu, na jaki umowa została zawarta,
• warunków jej wypowiedzenia,
• sposobu rozwiązywania sporów pomiędzy biurem i przedsiębiorcą.

Zakres usług świadczonych w ramach umowy z biurem rachunkowym

Umowa o prowadzenie księgowości powinna bardzo dokładnie wskazywać, jakiego rodzaju zadania na rzecz danego przedsiębiorcy, zobowiązuje się realizować biuro rachunkowe. Mogą one dotyczyć np.:

• prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• przechowywania dokumentacji,
• przygotowywania miesięcznych rozliczeń,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• uzupełniania różnego rodzaju ewidencji,
• obsługi kadrowej,
• wyceny i inwentaryzacji aktywów i pasywów.

Aby uniknąć ewentualnych sporów, obowiązki biura warto opisać w jak najbardziej szczegółowy sposób tak, by nie budziły żadnych wątpliwości. Zamiast ogólnych sformułowań, typu „obsługa księgowa”, zdecydowanie lepiej jest w enumeratywny sposób wskazać, czym dokładnie w ramach współpracy z danym przedsiębiorcą zajmuje się biuro, a co nie należy do jego obowiązków.

Odpowiedzialność odszkodowawcza

Bardzo istotnym elementem umowy o świadczenie usług księgowych są zapisy dotyczące odpowiedzialności cywilnoprawnej z tytułu nienależytego wykonania usługi. Aby w przypadku ewentualnego sporu szybko ustalić winnego, w porozumieniu dotyczącym współpracy, warto bardzo dokładnie opisać obowiązki, jakie ciążą na przedsiębiorcy, m.in. w zakresie terminu, sposobu oraz formy dostarczania dokumentów księgowych, a także zasad ich dekretacji. Pozwoli to wyłączyć odpowiedzialność cywilnoprawną biura, np. w sytuacji, gdy klient prześle faktury z dużym opóźnieniem, dostarczy dokumenty zawierające błędy lub opisze je w nieprawidłowy sposób. W umowie klienta z biurem rachunkowym warto określić także zasady odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku tzw. zdarzeń losowych, niezależnych od żadnej ze stron.

Przeczytaj również: Błędy biura rachunkowego

Wynagrodzenie za usługi

Umowa o usługowe prowadzenie ksiąg podatkowych powinna także wskazywać, w jaki sposób naliczane będzie wynagrodzenie dla biura rachunkowego oraz za co dokładnie klient będzie ponosił dodatkowe opłaty. Te mogą wynikać nie tylko ze świadczenia nadprogramowych usług (np. konsultacji księgowych), ale także zaniedbań ze strony klienta – np. gdy dostarczy on dokumenty po terminie wskazanym w umowie.

Przeczytaj również: Jak program do zarządzania biurem rachunkowym może pomóc księgowym w codziennej pracy? [Case study] – Symfonia

Zasady współpracy i obiegu dokumentów

W umowie o prowadzenie dokumentacji księgowej powinny znaleźć się także zapisy dotyczące tego, w jaki sposób i w jakiej formie klient będzie dostarczał dokumenty i odwrotnie – jakimi kanałami księgowy przekaże mu informację o przygotowanych rozliczeniach. Wiele biur rachunkowych, by usprawnić współpracę z klientami, stosuje rozwiązania umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów. W ramach umowy o świadczenie usług księgowych, udostępnia przedsiębiorcy specjalną aplikację, za pomocą której może on przesyłać dokumenty.  Niektóre programy, jak np.  Symfonia eBiuro, udostępniają księgowym także specjalny moduł do komunikacji z klientami. Za jego pomocą biuro rachunkowe przesyła przedsiębiorcy informacje o rozliczeniach, wraz z dokumentami w formie załączników.

Przeczytaj również: Nowoczesna księgowość – jak automatyzacja procesów księgowych i AI zmieniają branżę biur rachunkowych? – Symfonia

Czas, na jaki umowa została zawarta oraz zasady jej wypowiedzenia

Dokument powinien zawierać także informacje o tym, na jaki okres została zawarta umowa, a także kiedy i w jakim trybie może zostać wypowiedziana. W tym miejscu wiele biur rachunkowych umieszcza także postanowienia dotyczące obowiązków stron związanych z rozwiązaniem umowy (np. w zakresie przekazania dokumentacji). W porozumieniu dobrze jest także wskazać, w jaki sposób strony będą rozwiązywać ewentualne spory.

Jaką formę powinna mieć umowa o świadczenie usług księgowych?

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, jaką formę powinna mieć umowa klienta z biurem rachunkowym. Najczęściej zawiera się ją na piśmie, choć coraz bardziej popularna staje się jej elektroniczna wersja.  Warto jednak pamiętać, że z takiego rozwiązania można skorzystać jedynie wówczas, gdy klient i biuro mogą opatrzyć umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rozwiązanie współpracy z biurem rachunkowym – kiedy i na jakich zasadach można wypowiedzieć umowę?

Rozwiązanie współpracy z biurem rachunkowym może nastąpić na wiele sposobów. Duże znaczenie mają zapisy, jakie znajdują się w umowie o świadczenie usług księgowych. Strony mogą postanowić, że do zakończenia współpracy dojdzie na podstawie wypowiedzenia złożonego przez przedsiębiorcę lub biuro z zachowaniem okresu wypowiedzenia. W uzasadnionych okolicznościach, umowę można jednak zerwać w trybie natychmiastowym.  Jeśli stroną inicjującą ten krok jest biuro rachunkowe, powinno ono pamiętać o przekazaniu klientowi pełnej dokumentacji księgowej, a w tym faktur, umów, ewidencji i deklaracji rozliczeniowych.