Prowadząc działalność gospodarczą, trzeba liczyć się z koniecznością sprostania licznym wymaganiom i przepisom określającym ramy prawne tego rodzaju aktywności. Jednymi z nich jest dbanie o prawidłową ewidencję.

Spis treści: 

• Czym jest ewidencja działalności gospodarczej?
• Jakie są najczęstsze błędy w ewidencji działalności gospodarczej?
• Jak prawidłowo prowadzić ewidencję działalności gospodarczej?
• Rola księgowego w ewidencji działalności
• Korzyści z prawidłowo prowadzonej ewidencji działalności gospodarczej
• Jakie zmiany w przepisach dotyczących ewidencji warto śledzić?
• Najlepsze praktyki i narzędzia do prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej
• Polecane programy księgowe i aplikacje

Czym jest ewidencja działalności gospodarczej?

Ewidencja działalności gospodarczej to rejestr przedsiębiorców, zawierający wymagane przez prawo informacje.

Definicja ewidencji działalności gospodarczej

W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czyli głównym rejestrze tego rodzaju funkcjonującym w Polsce, znajdują się dane przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych. Zamieszczane w nim informacje obejmują:

• imię i nazwisko
• numer PESEL i NIP
• adres zamieszkania oraz adres wykonywania działalności
• nazwę firmy
• rodzaj wykonywanej działalności, oznaczony zgodnie z kodami PKD
• datę rozpoczęcia działalności oraz – jeśli do tego doszło – datę zawieszenia lub zakończenia prowadzenia działalności.

Podstawy prawne prowadzenia ewidencji

Podstawę prawną dla prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej w Polsce stanowi Ustawa z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców oraz Ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Zgodnie z tymi przepisami, każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub pełniący rolę wspólnika w spółce cywilnej zobowiązany jest dokonać wpis do CEIDG. Rejestr ten jest nadzorowany przez ministra właściwego dla spraw związanych z gospodarką, a prowadzenie go ma na celu zapewnienie transparentności i legalności prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Jakie są najczęstsze błędy w ewidencji działalności gospodarczej?

Największym wrogiem przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą jest brak skrupulatności i dokładności. To właśnie poprzez zaniedbania lub zaniechanie pojawiają się najczęstsze błędy w ewidencji działalności gospodarczej, czyli:

• nieprawidłowe lub nieaktualne dane wpisane w zgłoszeniu. Trzeba pamiętać, że każda zmiana dotycząca czy to adresu firmy czy też poszerzeniu profilu działalności, musi znaleźć swoje odzwierciedlenie we wpisie.
• brak zgłoszenia faktu zawieszenia działalności gospodarczej – to zaniedbanie może być szczególnie dotkliwe, bo skutkować ono może nałożeniem kar przez Urząd Skarbowy lub ZUS, w związku np. z niewpłacaniem składek i nie rozliczaniem się z podatku.
• niedopełnienie formalności przy zamykaniu działalności – jeśli zrobi się to nieskutecznie, to nie ustają zobowiązania podatkowe i administracyjne przedsiębiorcy.
• stosowanie niewłaściwych kodów PKD – to niedopatrzenie może być brzemienne w skutkach – w najgorszym przypadku pozbawić możliwości prowadzenia określonego rodzaju działalność.

Niepoprawne wpisy i ich korekta

Wszelkie zmiany we wpisach znajdujących się w CEIDG przedsiębiorca może wprowadzić na trzy sposoby:

• poprzez stronę ceidg.gov.pl i edycję znajdujących się tam danych (konieczne jest oczywiście potwierdzenie swojej tożsamości przez profil zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny);
• składając osobiście stosowne korekty we właściwym urzędzie gminy;
• wysyłając sprostowanie pocztą.

Nieprawidłowe rozliczenia VAT i innych podatków

Poprawne ewidencjonowanie rozliczeń VAT oraz innych podatków jest absolutnie niezbędne, by uniknąć poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Oczywiście błędy się zdarzają, ale zazwyczaj nie są one nieodwracalne. Jeśli w porę przedsiębiorca zorientuje się, że wystąpiło po jego stronie jakieś niedopatrzenie, najlepiej od razu zgłosić się do odpowiedniego urzędu. Wśród najczęściej powielanych nieprawidłowości można wymienić:

• nieprawidłowe ujmowanie transakcji w ewidencji VAT;
• nieprawidłowe odliczenia VAT;
• błędy w stosowaniu stawek VAT;
• błędy w ewidencji dokumentów sprzedaży i zakupu albo nieprowadzenie takiej ewidencji w ogóle;
• spóźnianie się ze składaniem deklaracji;
• nieprawidłowe rozliczenia transakcji międzynarodowych.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję działalności gospodarczej?

Oprócz dbałości o to, by dane na temat działalności gospodarczej widniejące w publicznych rejestrach, takich jak CEIDG, przedsiębiorca jest zobowiązany do przestrzegania także wielu innych wytycznych, takich jak np. prowadzenie odpowiednich rejestrów (konieczne jest ewidencjonowanie przychodów i rozchodów, VAT oraz środków trwałych, jak również wartości niematerialnych i prawnych).

Wybór odpowiedniego systemu ewidencji

Wiele jest jeszcze firm, które korzystają z tradycyjnych systemów ewidencji. Prowadzenie dokumentacji w formie papierowej, ręczne wypełnianie ksiąg przychodów i rozchodów oraz faktur i innych rejestrów uchodzi jednak za mało postępowe, bo zabiera sporo czasu i jest obarczone większym ryzykiem błędu. Trudniej jest także papierowe dokumenty archiwizować.

Z kolei elektroniczne rejestry, oparte na specjalistycznym oprogramowaniu księgowym, wiele zadań wykonują samodzielnie. Generowanie cyklicznych raportów, deklaracji czy archiwizowanie dokumentów – choćby w tych kwestiach profesjonalnej oprogramowanie jest w stanie przedsiębiorcę wyręczyć. Co więcej, prowadzenie ewidencji elektronicznej, takiej jak choćby JPK, jest obecnie wymagany na mocy polskiego prawa od czynnych podatników VAT.

Wskazówki dotyczące codziennej ewidencji

Wśród zadań, które – prowadząc działalność gospodarczą – należy wykonywać codziennie, należy wymienić tworzenie dziennych raportów fiskalnych i sprzedażowych, zbieranie i archiwizowanie faktur i paragonów oraz wszystkich innych dokumentów potwierdzających różnego rodzaju operacje finansowe.

Rola księgowego w ewidencji działalności

Rola księgowego jest nie do przecenienia, jeśli chodzi o zapewnienie płynnego funkcjonowania firmy. Nawet jeśli większość operacji księgowych przedsiębiorca nadzoruje i ewidencjonuje samodzielnie (np. z uwagi na to, że prowadzi małe przedsiębiorstwo i nie realizuje codziennie zbyt wielu operacji finansowych), to wsparcie księgowego, który jest zawsze na bieżąco z obowiązującymi przepisami, może uchronić przed popełnieniem brzemiennych w skutki błędów.

Korzyści z prawidłowo prowadzonej ewidencji działalności gospodarczej

Nietrudno się domyślić, że prowadząc ewidencję działalności gospodarczej w sposób skrupulatny i staranny, przedsiębiorca może mieć – mówiąc kolokwialnie – spokojną głowę.

Unikanie sankcji i kar

Do szczególnej rzetelności w tym zakresie najbardziej dopingują możliwe sankcje i kary, które dosięgają przedsiębiorców nie wywiązujących się należycie ze swoich obowiązków. Urzędy, które nie dopatrzą się żadnych nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, nie będą też miały podstaw do wszczynania niezapowiedzianej kontroli.

Lepsza kontrola finansów firmy

Porządek w fakturach i innych dokumentach księgowych oznacza też przejrzystą sytuację finansową firmy. Jeśli dokumenty nie są rozliczane na czas, giną lub nie są odpowiednio przechowywane, przedsiębiorca naraża się na przykład na namnażanie zaległości w płatnościach, a w konsekwencji utratę dobrego wizerunku i popadnięcie w długi.

Przygotowanie do kontroli skarbowej

Kontrolerzy z Urzędu Skarbowego są zawsze żywo zainteresowani tym, czy wszystkie dokumenty skarbowe, służące do rozliczania podatku, są prawidłowo ewidencjonowane i rozliczane. Utrzymanie porządku w tym rejestrze leży w interesie przedsiębiorcy.

Jakie zmiany w przepisach dotyczących ewidencji warto śledzić?

Nieznajomość prawa szkodzi – tę rzymską maksymę każdy przedsiębiorca powinien brać pod uwagę. To, że przepisy zmieniają się często, nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku, by pozostawać z nimi na bieżąco. Oczywiście nie każda osoba prowadząca działalność musi doskonale odnajdować się gąszczu przepisów. Wtedy warto poprosić o pomoc profesjonalnego księgowego.

Przeczytaj także: Automatyzacja procesów w małej firmie: Jak zwiększyć efektywność? – Symfonia

Nowelizacje ustaw i rozporządzeń

Wszelkie najbardziej istotne zmiany dotyczące zasad prowadzenia działalności gospodarczej znajdują swoje odzwierciedlenie w nowych ustawach, nowelizacjach ustaw oraz rozporządzeniach. Na stronach rządowych są one publikowane na bieżąco, więc warto tam systematycznie zaglądać.

Planowane zmiany w prawie

Często o zmianach, które mają dopiero zostać wprowadzone w prawodawstwie, politycy informują opinię publiczną poprzez media. W różnego rodzaju serwisach informacyjnych czy internetowych oraz branżowej prawie artykuły i newsy na temat planowanych zmian o dużym znaczeniu dla gospodarki pojawiają się regularnie.

Jeśli zapowiadane zmiany zostaną na pewno wprowadzone w życie, to można się do nich odpowiednio przygotować, np. poprzez modernizację systemu informatycznego albo dostosowanie swoich programów księgowych do nowych potrzeb.

Najlepsze praktyki i narzędzia do prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej

Istnieje wiele narzędzi, które mają wspierać przedsiębiorców w prawidłowym prowadzeniu ewidencji działalności gospodarczej.

Polecane programy księgowe i aplikacje

Wśród polecanych programów księgowych i aplikacji służących do pomocy w prowadzeniu księgowości i różnego rodzaju rejestrów służy m.in. oprogramowanie i narzędzia dostarczane przez Symfonię:

• Symfonia w Chmurze: w skład tego pakietu wchodzą Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Handel oraz Symfonia Środki Trwałe – jest to zatem kompleksowa propozycja. Z wykorzystaniem tego oprogramowania można prowadzić rachunkowość i obsługiwać wszystkie procesy sprzedażowe.
• Aplikacja Symfonia e-Dokumenty– stworzona z myślą o tym, by pomóc w usprawnieniu obrotu i obiegu informacji firmie. Za jej pomocą można m.in. stworzyć centralną bazę informacji i dokumentów firmowych, importować eFaktury bezpośrednio w wiadomości email oraz usprawnić współpracę między pracownikami.
• Symfonia KSeF – to program do obsługi eFaktur, dostosowany do wymogów związanych z wprowadzeniem w 2026 roku Krajowego Systemu eFaktur.

Automatyzacja procesów księgowych

Automatyzacja procesów księgowych to dla przedsiębiorców prawdziwe wybawienie. Pomaga ona na wykorzystaniu profesjonalnego oprogramowania oraz nowoczesnych technologii do wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych zadań księgowych, takich jak choćby księgowanie faktur czy generowanie raportów finansowych. Z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi można także wygenerować deklarację podatkową i przesłać ją do właściwego urzędu.

Przejęcie takich zadań przez dedykowane oprogramowanie wpływa na zmniejszenie ryzyka związanego z ludzkimi błędami. Zaoszczędzony w ten sposób czas można wykorzystać na obmyślanie strategii rozwoju firmy lub zajęcie się trudniejszymi zagadnieniami.