Faktura ustrukturyzowana – zagrożenia dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Od 1 stycznia 2022 właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Już od lipca 2024 roku będzie to obowiązek wszystkich przedsiębiorców. Jakie ryzyka związane z KSeF warto mieć na uwadze, przygotowując się do integracji z systemem?

Faktura ustrukturyzowana – cechy charakterystyczne

Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem możliwym do wystawienia tylko za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Występuje ona w postaci pliku elektronicznego w formacie XML. Aktualnie wystawianie faktur przez KSeF nie jest obowiązkowe, jednak od 1 lipca 2024 roku wszystkie podmioty, które wystawiają faktury, będą zobowiązane do korzystania z systemu. Mowa zarówno o większych firmach, jak i o jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Do wystawiania faktur ustrukturyzowanych uprawniony jest przedsiębiorca bądź osoba, którą wskaże.

Przeczytaj także: Dlaczego Unia Europejska daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do KSeF? [PODCAST]

Obowiązek korzystania z KSeF a działalność jednoosobowa

Od 2024 roku wszystkie przedsiębiorstwa, które podlegają polskim przepisom podatkowym, będą zobligowane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Nie będzie miała w tym przypadku znaczenia forma prawna, charakter czy obroty danej firmy. Aktualnie korzystanie z systemu jest dobrowolne – dzięki temu przedsiębiorstwa mają możliwość odpowiednio przygotować się do zmian. To dobry czas na analizę firmowej sytuacji, sprawdzenie aktualnego oprogramowania czy testowanie całego systemu.

Przeczytaj także: Faktury ustrukturyzowane – przewodnik po elektronicznym fakturowaniu [e-book]

Faktura ustrukturyzowana – zagrożenia dla jednoosobowych firm

Przejście z klasycznych faktur elektronicznych i faktur w formie papierowej na te ustrukturyzowane wiąże się zarówno z pewnymi korzyściami, jak i zagrożeniami. Rząd zachęca małe firmy do integracji z KSeF m.in. łatwym dostępem do faktur, brakiem konieczności ich archiwizacji, automatyzacją procesów księgowych czy ochroną dokumentów przed zniszczeniem i zgubieniem. A co z ryzykiem związanym z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur? Firmy – zwłaszcza jednoosobowe działalności gospodarcze – muszą liczyć się m.in. z:

• koniecznością nauki e-fakturowania;
• większymi opłatami za usługi biura księgowego;
• potrzebą szczegółowej weryfikacji aktualnego systemu;
• ewentualnymi awariami Krajowego Systemu e-Faktur;
• większymi skutkami pomyłek niż w przypadku JPK;
• brakiem możliwości anulowania i korekty niektórych faktur.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich przedsiębiorców z pewnością usprawni pracę wielu z nich. Aby jednak odpowiednio przygotować się do zmian i nie dać się zaskoczyć nowemu systemowi, warto zacząć działać już dziś.