Osoba współpracująca – to musisz wiedzieć

Zatrudniasz w firmie małżonka, dziecko lub rodzica? Taki członek rodziny to w świetle przepisów osoba współpracująca – i podlega odrębnym zasadom rozliczeń z ZUS oraz fiskusem. W 2026 roku składka zdrowotna za osobę współpracującą wynosi 622,93 zł miesięcznie, a jej wynagrodzenie możesz zaliczyć do kosztów podatkowych. Poniżej wyjaśniamy, kim dokładnie jest osoba współpracująca, jakie ma obowiązki i o czym musisz pamiętać jako właściciel firmy. 

Osoba współpracująca – kto to taki?

Osobą współpracującą jest członek rodziny, który pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i pomaga mu w prowadzeniu firmy. Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zaliczamy do tej grupy: małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające. Nie ma przy tym znaczenia, na podstawie jakiej umowy członek rodziny został zatrudniony ani czy otrzymuje za pomoc w firmie jakiekolwiek wynagrodzenie. 

Co ważne, rodzeństwo przedsiębiorcy oraz osoby pozostające z nim w nieformalnym związku, nie mogą być uznane za osoby współpracujące. Decydując się na ich zatrudnienie, trzeba zatem pamiętać o tym, że podlegają one takim samym zasadom ubezpieczeniowym, jak pozostali, niespokrewnieni pracownicy.

Czy osoba współpracująca jest pracownikiem?

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega takim samym zasadom co pozostali pracownicy. Musi zatem zostać zgłoszona do ubezpieczeń społecznych, a od wypłacanego jej wynagrodzenia obliczasz i odprowadzasz zaliczki na podatek dochodowy (rozliczane rocznie w PIT-4R).

Szczególną uwagę zachowaj, wystawiając PIT-11 dla osoby współpracującej. Ponieważ składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne finansuje tu w całości pracodawca, można je odliczyć jedynie od podatku przedsiębiorcy. By uniknąć problemów podczas kontroli ZUS, osoba współpracująca musi mieć również założone akta pracownicze. 

Obowiązki osoby współpracującej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą

W przepisach prawa nie znajduje się żadna informacja na temat zakresu obowiązków osoby współpracującej. Wykonywana przez nią praca musi mieć jednak charakter ekonomiczny, a same czynności powinny być realizowane w sposób systematyczny, częsty i przez dłuższy czas. Tym samym za współpracę nie można uznać m.in.:

• zastępowania przedsiębiorcy w nagłych sytuacjach,
• wykonywania standardowych obowiązków członków rodziny określonych w Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym,
• wypełniania zadań wynikających z posiadanego pełnomocnictwa.

Osoba współpracująca – składki ZUS i zasady zgłoszenia do ubezpieczeń

Członek rodziny, który pomaga przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności, musi zostać objęty ubezpieczeniem w ZUS. Osobę współpracującą zgłasza się do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11. Wysokość odprowadzanych składek zależy m.in. od podstawy współpracy i rodzaju umowy zawartej między przedsiębiorcą a członkiem jego rodziny. Warto pamiętać, że część zasad rozliczeń dla osoby współpracującej pokrywa się z zasadami obowiązującymi samego przedsiębiorcę – jeśli chcesz zrozumieć szerszy kontekst obowiązków wobec ZUS, sprawdź nasz przewodnik po składkach ZUS przy jednoosobowej działalności gospodarczej. 

Jeżeli podstawą jest umowa o pracę, składki za osobę współpracującą opłacasz w takim samym wymiarze jak za przedsiębiorcę. Gdy podstawą zatrudnienia jest umowa zlecenie, obowiązują zasady jak przy analogicznych umowach z innymi zleceniobiorcami. Przy umowie o dzieło lub pomocy nieodpłatnej ze strony osoby współpracującej składki należy odprowadzać w takim wymiarze, jak za samego przedsiębiorcę. 

Osoba współpracująca a ZUS na preferencyjnych zasadach – o tym warto pamiętać

Od zasady wyliczania wysokości składek istnieją wyjątki. Dotyczą one przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają działalność i odprowadzają składki preferencyjne (tzw. mały ZUS) lub korzystają z ulgi na start.

Osoba współpracująca nie może bowiem korzystać z tego przywileju. Decydując się na zatrudnienie członka rodziny, trzeba się zatem liczyć z koniecznością opłacania składek w  pełnej wysokości. Warto jednak pamiętać, że zatrudnienie osoby współpracującej nie wyklucza możliwości korzystania przez przedsiębiorcę z przysługujących mu przywilejów w zakresie ubezpieczenia społecznego.

Przeczytaj także: Nierezydent, czyli kto?

W jakiej wysokości opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne za osobę współpracującą?

Wiele wątpliwości budzi kwestia składki zdrowotnej. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS podstawę jej wymiaru dla osoby współpracującej stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw (wraz z wypłatami z zysku) w IV kwartale roku poprzedniego. W 2026 roku oznacza to: 

• podstawa wymiaru: 6 921,48 zł (75% przeciętnego wynagrodzenia za IV kwartał 2025 r., które wyniosło 9 228,64 zł), 

• składka zdrowotna: 622,93 zł miesięcznie (9% podstawy). 

Nieodpłatne zatrudnienie małżonka, czyli umowa dorozumiana

Jeżeli zatrudniasz współmałżonka jako osobę współpracującą nieodpłatnie, mówimy o tzw. umowie dorozumianej – zawieranej ustnie między właścicielem firmy a członkiem rodziny.

W takiej sytuacji uznaje się, że dana osoba zgodziła się pomagać w prowadzeniu działalności bez wynagrodzenia. Jeżeli osoba współpracująca nieodpłatnie jest jednocześnie zatrudniona w innej firmie i otrzymuje co najmniej wynagrodzenie minimalne, przedsiębiorca będący członkiem rodziny zgłasza ją wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, także tych rozliczanych na szczególnych zasadach, ułatwia program do naliczania płac Symfonia Kadry i Płace. 

Wynagrodzenie osoby współpracującej a koszty podatkowe

Decydując się na odpłatną pomoc osoby współpracującej, pamiętaj o odprowadzaniu podatku dochodowego od wypłacanego jej wynagrodzenia. Podstawę opodatkowania liczy się tu na tych samych zasadach co w przypadku pozostałych pracowników. 

Jak wygląda sytuacja przy pomocy nieodpłatnej? Kwestia opodatkowania świadczeń z tytułu nieodpłatnej współpracy członka rodziny bywa rozstrzygana indywidualnie i zależy od konkretnego stanu faktycznego – w razie wątpliwości warto potwierdzić ją z księgowym lub wystąpić o interpretację indywidualną. 

Warto też pamiętać, że od 1 stycznia 2019 roku wynagrodzenie małżonka i małoletnich dzieci przedsiębiorcy może stanowić koszt uzyskania przychodu. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wcześniej praca własna małżonka i małoletnich dzieci nie mogła obniżać podstawy opodatkowania. 

Przeczytaj także: Likwidacja działalności gospodarczej – jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Obliczanie wysokości składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy za osobę współpracującą może przysporzyć wielu problemów. Na szczęście na rynku dostępne są rozwiązania, które pozwalają usprawnić procesy związane z przygotowywaniem deklaracji i rozliczeń. Programy pozwalają wybrać pracowników, którzy mają być traktowani w rozliczeniach jako osoby współpracujące. Dzięki takiej funkcjonalności ułatwia wyliczanie wysokości należnych składek i podatków.

FAQ – najczęściej zadawane pytania 

Kim jest osoba współpracująca w rozumieniu przepisów ZUS? 

Osoba współpracująca to członek rodziny przedsiębiorcy, który pozostaje z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i pomaga w prowadzeniu działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199, t.j.) są to: małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodzice, macocha i ojczym oraz osoby przysposabiające. Rodzeństwo oraz partner w nieformalnym związku nie są uznawani za osoby współpracujące. 

Jaka jest składka zdrowotna za osobę współpracującą w 2026 roku? 

W 2026 roku składka zdrowotna za osobę współpracującą wynosi 622,93 zł miesięcznie. Podstawę jej wymiaru stanowi kwota 6 921,48 zł, czyli 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw (wraz z wypłatami z zysku) w IV kwartale 2025 roku, które wyniosło 9 228,64 zł. Składka to 9% tej podstawy. Zasady te wynikają z ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. 

Z jakim kodem ubezpieczenia zgłasza się osobę współpracującą do ZUS? 

Osobę współpracującą zgłasza się do ubezpieczeń w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11. Zgłoszenia dokonuje przedsiębiorca (płatnik składek) na formularzu ZUS ZUA – w przypadku pełnego zakresu ubezpieczeń – lub ZUS ZZA, gdy osoba współpracująca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zakres obowiązkowych ubezpieczeń zależy od podstawy współpracy i innych tytułów do ubezpieczeń danej osoby. 

Czy osoba współpracująca może korzystać z małego ZUS lub ulgi na start? 

Nie – osoba współpracująca nie korzysta z preferencyjnych składek, takich jak ulga na start ani „mały ZUS plus”, nawet jeśli sam przedsiębiorca ma do nich prawo. Za osobę współpracującą składki na ubezpieczenia społeczne opłaca się od podstawy nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – tak jak za przedsiębiorcę rozliczającego się na zasadach ogólnych. Co istotne, zatrudnienie osoby współpracującej nie pozbawia samego przedsiębiorcy prawa do przysługujących mu ulg. 

Czy wynagrodzenie osoby współpracującej można zaliczyć do kosztów podatkowych? 

Tak – od 1 stycznia 2019 roku wynagrodzenie małżonka i małoletnich dzieci przedsiębiorcy zatrudnionych jako osoby współpracujące może stanowić koszt uzyskania przychodu. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2026 poz. 592, t.j.), który dopuszcza zaliczenie do kosztów wynagrodzeń należnych z tytułu stosunku pracy oraz wybranych umów cywilnoprawnych. Wcześniej praca małżonka i małoletnich dzieci nie mogła obniżać podstawy opodatkowania. 

Jak Symfonia R2Płatnik i Symfonia Kadry i Płace pomagają w rozliczaniu osoby współpracującej? 

Programy Symfonia R2Płatnik oraz Symfonia Kadry i Płace pozwalają oznaczyć pracownika jako osobę współpracującą, dzięki czemu automatycznie stosują właściwe zasady naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. Rozwiązania te ograniczają ryzyko błędów przy wyliczaniu składki zdrowotnej od podstawy 75% przeciętnego wynagrodzenia oraz przy przygotowywaniu deklaracji rozliczeniowych. Automatyzacja tych procesów jest szczególnie przydatna, gdy przedsiębiorca rozlicza jednocześnie pracowników i członków rodziny.