Osoba współpracująca – to musisz wiedzieć

Każdy przedsiębiorca ma prawo skorzystać z pomocy tzw. osoby współpracującej, będącej członkiem jego rodziny. By uniknąć problemów z fiskusem i ZUS, warto jednak pamiętać o związanych z tym obowiązkach i ograniczeniach. Kim jest osoba współpracująca, co należy do jej obowiązków i o czym musi pamiętać sam właściciel firmy, decydujący się na wsparcie małżonka lub rodzica? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym poradniku!

Spis treści:

• Osoba współpracująca – kto to taki?
• Obowiązki osoby współpracującej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą
• Osoba współpracująca – składki ZUS i zasady opodatkowania
• Nieodpłatne zatrudnienie małżonka, czyli umowa dorozumiana
• Wynagrodzenie osoby współpracującej a koszty podatkowe

Osoba współpracująca – kto to taki?

Osobą współpracującą nazywamy małżonka, rodziców, dzieci własne i przysposobione, dzieci drugiego małżonka, a także macochę i ojczyma, którzy pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu firmy. Jej szczegółowa definicja widnieje w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Nie ma w tym przypadku znaczenia umowa, na podstawie której członek rodziny został zatrudniony, ani to, czy otrzymuje za pomoc w firmie jakiekolwiek wynagrodzenie.

Co ważne, rodzeństwo przedsiębiorcy oraz osoby pozostające z nim w nieformalnym związku, nie mogą być uznane za osoby współpracujące. Decydując się na ich zatrudnienie, trzeba zatem pamiętać o tym, że podlegają one takim samym zasadom ubezpieczeniowym, jak pozostali, niespokrewnieni pracownicy.

Czy osoba współpracująca jest pracownikiem?

Osoba współpracująca, zatrudniona przez przedsiębiorcę na podstawie umowy o pracę, podlega takim samym zasadom, co pozostali pracownicy. Musi zatem zostać zgłoszona do ubezpieczeń społecznych, zaś od wypłacanego jej wynagrodzenia należy obliczać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy (PIT-4R). Szczególną uwagę należy zachować, wystawiając PIT-11 dla osoby współpracującej. Ponieważ składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne finansuje tu w całości pracodawca, można je odliczyć jedynie od podatku przedsiębiorcy. By uniknąć problemów podczas kontroli ZUS, osoba współpracująca musi mieć również założone akta pracownicze.

Obowiązki osoby współpracującej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą

W przepisach prawa nie znajduje się żadna informacja na temat zakresu obowiązków osoby współpracującej. Wykonywana przez nią praca musi mieć jednak charakter ekonomiczny, a same czynności powinny być realizowane w sposób systematyczny, częsty i przez dłuższy czas. Tym samym za współpracę nie można uznać m.in.:

• zastępowania przedsiębiorcy w nagłych sytuacjach,
• wykonywania standardowych obowiązków członków rodziny określonych w kodeksie prawa rodzinnego i opiekuńczego,
• wypełniania zadań wynikających z posiadanego pełnomocnictwa.

Osoba współpracująca – składki ZUS i zasady zgłoszenia do ubezpieczeń

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jednoznacznie wskazują, że członek rodziny, który pomaga przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności gospodarczej, musi zostać objęty ubezpieczeniem ZUS. W tym przypadku konkretną osobę zgłasza się do ubezpieczeń z kodem 05 11. Odprowadzane składki zależą m.in. od wysokości wynagrodzenia czy rodzaju umowy, jaka została zawarta między przedsiębiorcą a członkiem jego rodziny.

Jeżeli jest to umowa o pracę, składki za osobę współpracującą należy opłacać w takim samym wymiarze, jak w przypadku przedsiębiorcy. Gdy podstawą zatrudnienia jest umowa zlecenie, to obowiązują tu zasady jak przy analogicznych umowach z innymi zleceniobiorcami. Jakie regulacje obowiązują natomiast w  przypadku umowy o dzieło lub pomocy nieodpłatnej ze strony osoby współpracującej? Składki w jednym i drugim przypadku należy odprowadzać w takim wymiarze, jak za samego przedsiębiorcę.

Osoba współpracująca a ZUS na preferencyjnych zasadach – o tym warto pamiętać

Od wspomnianej wyżej zasady wyliczania wysokości składek istnieją pewne wyjątki. Dotyczą one przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą i odprowadzają z tego tytułu składki preferencyjne (tzw. mały ZUS). Osoba współpracująca nie może bowiem korzystać z tego przywileju. Decydując się na zatrudnienie członka rodziny, trzeba się zatem liczyć z koniecznością opłacania składek w  pełnej wysokości. Warto jednak pamiętać, że zatrudnienie osoby współpracującej nie wyklucza możliwości korzystania przez przedsiębiorcę z przysługujących mu przywilejów w zakresie ubezpieczenia społecznego.

Przeczytaj także: Nierezydent, czyli kto?

W jakiej wysokości opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne za osobę współpracującą?

Wiele wątpliwości budzi również kwestia rozliczania składek na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS osoba współpracująca powinna odprowadzać je w takiej wysokości, jaka obowiązuje przedsiębiorcę. Podstawę do ich wyliczenia stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, liczona za czwarty kwartał roku poprzedniego (z uwzględnieniem wypłat z zysku).

Nieodpłatne zatrudnienie małżonka, czyli umowa dorozumiana

Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia współmałżonka jako osobę współpracującą nieodpłatnie, mówimy o tzw. umowie dorozumianej, sporządzanej ustnie między właścicielem firmy a członkiem rodziny. W takiej sytuacji uznaje się, że dana osoba zgodziła się pomagać w prowadzeniu działalności bez otrzymywania wynagrodzenia za tę pomoc. Jeżeli osoba współpracująca nieodpłatnie jest jednocześnie zatrudniona w innej firmie i otrzymuje wynagrodzenie minimalne lub wyższe, przedsiębiorca będący członkiem rodziny powinien zgłosić ją wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Wynagrodzenie osoby współpracującej a koszty podatkowe

Decydując się na odpłatną pomoc osoby współpracującej, przedsiębiorca musi pamiętać o odprowadzaniu podatku dochodowego od wynagrodzenia dla danego członka rodziny. Podstawa opodatkowania wynagrodzenia będzie tu liczona dokładnie na tych samych zasadach, co w przypadku pozostałych pracowników.

Jak wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca korzysta z pomocy osób współpracujących nieodpłatnie? Zgodnie z obowiązującymi obecnie zasadami podatkowymi przychody osób z tytułu nieodpłatnych świadczeń są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym.

Warto na koniec pamiętać, że wynagrodzenie osoby współpracującej, co do zasady, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Przedsiębiorca nie może go zatem uwzględnić podczas wyliczania podstawy opodatkowania w PIT.

Przeczytaj także: Likwidacja działalności gospodarczej – jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Obliczanie wysokości składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy za osobę współpracującą może przysporzyć wielu problemów. Na szczęście na rynku dostępne są rozwiązania, które pozwalają usprawnić procesy związane z przygotowywaniem deklaracji i rozliczeń. Jednym z nich jest Symfonia Kadry i Płace. Program pozwala wybrać pracowników, którzy mają być traktowani w rozliczeniach jako osoby współpracujące. Dzięki takiej funkcjonalności ułatwia wyliczanie wysokości należnych składek i podatków.