Cyfryzacja akt osobowych krok po kroku

Wielu pracodawców wciąż przechowuje akta osobowe pracowników w formie papierowej dokumentacji.

Trzeba jednakże pamiętać, że organizacja odpowiednio przygotowanego i spełniającego wiele wymogów bezpiecznego archiwum jest obowiązkiem pracodawcy.

Obligatoryjnie do 1 stycznia 2019 roku przepisy zobowiązywały pracodawców do przechowywania akt pracowniczych w formie dokumentacji papierowej. Oczywiście można było przechowywać dokumenty w formie elektronicznej jednak tylko jako e-teczki pomocnicze.

Dziś możemy wybrać w jakiej formie będą prowadzone akta osobowe pracowników. Można wybrać czy będą to akta papierowe, czy w formie elektronicznej. Decyzja pracodawcy wpływa jednoznacznie na wybór formy przechowywania dokumentów. Podejmując decyzję, że dokumenty będziemy przechowywać tylko w formie elektronicznej, nie mamy już obowiązku tworzyć archiwum papierowego.

Cyfryzacja akt osobowych: jak ułatwić sobie pracę

O wiele łatwiej i szybciej odnaleźć dokumenty pracownika w postaci elektronicznej e-teczki. W sytuacji, gdy od dłuższego czasu więcej pracujemy w formie pracy zdalnej lub też hybrydowej, dostęp do e-teczki może zapewnić ciągłość procesów kadrowych.

Jak to wygląda w praktyce? Logujemy się do systemu, który i tak jest dedykowanym narzędziem dla działu kadrowo-płacowego, a następnie przechodzimy do przeglądania akt osobowych w postaci e-teczki pracownika.

Czy może istnieć HR bez papierowych teczek pracowników?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie od 1 stycznia 2019, zmieniło obowiązujące zasady i wprowadziło także nowe wymogi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.  Wcześniejsza konstrukcja akt osobowych uległa reorganizacji. Przepisy te określiły szczegółowe kryteria dla prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, pozostawiając wybór pracodawcy, czy teczki pracowników będą przechowywane w formie dokumentacji papierowej czy też formie elektronicznych e-akt.

Interpretacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazała jednoznacznie, że istnieje możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w różnej formie. Zgodnie z definicją z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy na dokumentację pracowniczą składa się dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pracodawca może zdecydować o przechowywaniu akt osobowych w postaci elektronicznej a np. dokumentacji związanej z czasem pracy w formie papierowej. W stanowisku MRPiPS z 8.2.2019 r DPR.I. 4102.4.2019.KJ dotyczącym kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wskazano, że pracodawca może zdecydować, dla jakiej grupy pracowników będzie prowadzić akta osobowe w postaci elektronicznej. Przepisy nie definiują wprost w jakiej formie pracodawca powinien przechowywać dokumentację dla wszystkich pracowników.

Cyfryzacja akt osobowych: od czego zacząć?

W pierwszym kroku należy zdecydować, dla której grupy pracowników będziemy wprowadzać e-teczki. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 8 lutego 2019 r. możemy zdecydować, że cyfryzacją obejmiemy tylko grupę nowych pracowników, a teczki osobowe pracowników wcześniej zatrudnionych przechowywać w formie papierowej. Jest to zdecydowane ułatwienie dla firm posiadających dużą liczbę pracowników, gdzie często zeskanowanie dokumentów dla dużej liczby pracowników okazuje się wyzwaniem.

Kolejnym krokiem powinien być wybór systemu, który będzie nas wspierał w tym zadaniu. Często jest do tego wykorzystywane dotychczasowe oprogramowanie kadrowo-płacowe.

Gdy wybierzemy już grupę pracowników, dla których zdecydujemy się wprowadzić elektroniczne akta osobowe i wybierzemy narzędzie, pozostaje nam już tylko rozpocząć proces odwzorowania dokumentacji papierowej do wersji cyfrowej.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy dokument w formie papierowej przed dodaniem do e-akt musi zostać zeskanowany i zapisany w postaci pliku PDF (rozporządzenie jednoznacznie wskazuje tylko na ten format) oraz podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, a także opisany metadanymi przez system.

Po sporządzeniu wersji elektronicznych akt osobowych należy poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru jej papierowej wersji w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.  Pracodawca ma możliwość zniszczenia wcześniej zgromadzonej dokumentacji w chwili, gdy pracownik nie odbierze we wskazanym terminie papierowej wersji akt osobowych.

Jak długo należy przechowywać e-dokumentację?

Akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 są obecnie przechowywane przez 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do końca roku 2018 okres przechowywania wynosi 50 lat. Dopiero gdy pracodawca zdecyduje się na skrócenie tego okresu, zobowiązany jest do złożenia dokumentu ZUS RIA za każdego pracownika zatrudnionego w tym czasie. Samo prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej nie skutkuje obowiązkiem zgłoszenia ZUS RIA.

Może się wydawać, że prowadzenie e-akt jest uciążliwe i powoduje zwiększenie dotychczasowej pracy. Jednak korzyści z prowadzenia akt pracowników w formie cyfrowej zdecydowanie przewyższają początkowe niedogodności. Obniżony lub całkowicie wyeliminowany koszt przechowywania firmowego archiwum to jeden z argumentów. Ponadto łatwiej i szybciej wyszukamy potrzebny nam dokument, a także możemy błyskawicznie pobrać raport informujący o brakach w kluczowych dokumentach. To tylko niektóre z wielu korzyści, jakie daje cyfryzacja dokumentacji pracowniczej.