Elektroniczny obieg dokumentów w małych i średnich firmach: wyzwania i rozwiązania

Elektroniczny obieg dokumentów to skuteczny sposób na poprawę przepływu informacji, oszczędność czasu oraz zwiększenie wydajności i efektywności pracy. Jakie wyzwania niesie za sobą przejście z dokumentów tradycyjnych na elektroniczne w mniejszych i średnich firmach?

 

Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia tworzenie, przekazywanie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej. To wynik digitalizacji – tradycyjne dokumenty w formie papierowej zostają zastąpione przez pliki PDF czy arkusze Excela. EOD zapewnia wielu firmowym działom wygodny, bieżący wgląd w dokumentację. Jest ona bowiem przechowywana w jednym miejscu, a dokładniej – w chmurze. Takie rozwiązanie nie tylko przyspiesza wiele procesów w całym przedsiębiorstwie, ale i wpływa na samo bezpieczeństwo dokumentacji firmy oraz jej klientów.

 

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów w mniejszych i średnich firmach

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów w mniejszych i średnich przedsiębiorstwach wiąże się z wieloma korzyściami. Już w pierwszych dniach po wdrożeniu nowego rozwiązania można zauważyć poprawę wydajności i efektywności pracy, a także znaczące przyspieszenie wielu procesów. Personel nie jest już zmuszony przekazywać kolejnym działom fizycznych dokumentów, co pozwala na znaczną oszczędność czasu i możliwość skupienia się na innych zadaniach. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów minimalizuje ryzyko zagubienia bądź uszkodzenia dokumentów. Nie ma bowiem możliwości, aby konkretny dokument zaginął w drodze do klienta, tak jak ma to miejsce w przypadku dokumentacji papierowej, wysyłanej często listownie.

Dzięki obiegowi elektronicznemu również samo wyszukiwanie konkretnych dokumentów jest znacznie szybsze i wygodniejsze – wystarczy bowiem skorzystać z elektronicznej wyszukiwarki. Przejście z dokumentów tradycyjnych na dokumentację elektroniczną umożliwia także bieżące kontrolowanie, na jakim etapie znajduje się obsługa konkretnych dokumentów i pozwala na wygodne informowanie klientów o kolejnych ważnych pismach.

Przeczytaj także: Przechowywanie dokumentów księgowych w chmurze: porady i wskazówki – Symfonia

Wyzwania związane z elektronicznym obiegiem dokumentów

 

Wysokie koszty digitalizacji

Niektórzy przedsiębiorcy, którzy decydują się na przejście na elektroniczny obieg dokumentów, obawiają się wysokich kosztów związanych z wdrożeniem nowego systemu. Przed zmianą warto więc przeprowadzić dokładny research i wybrać taką firmę, która dostosuje zarówno sam system, jak i jego cenę do potrzeb oraz możliwości finansowych przedsiębiorstwa. Ostateczny koszt wdrożenia systemu do EOD zależy m.in. od takich czynników jak rodzaj dostępu użytkowników czy system i rodzaj licencjonowania.

 

Określenie celów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie uda się bez wcześniejszego określenia konkretnych celów zmian. Warto zastanowić się, które procesy wymagają usprawnienia, rozważyć największe zalety nowego systemu i ocenić środki, które trzeba będzie podjąć w związku ze zmianami.

 

Obawa o brak wsparcia powdrożeniowego

Małe i średnie firmy często obawiają się braku wsparcia po wdrożeniu systemu. Warto jednak wiedzieć, że większość firm odpowiedzialnych za jego instalację zapewnia zarówno wsparcie przedwdrożeniowe, jak i to w kolejnych miesiącach po wdrożeniu. Doświadczeni specjaliści pomagają m.in. w dopasowaniu aplikacji do potrzeb danego przedsiębiorstwa, szkoleniu czy ewentualnym serwisowaniu.

 

Instalacja systemu w strukturach firmy

Dla wielu mniejszych i średnich przedsiębiorstw wyzwaniem może się okazać sama instalacja i implementacja systemu w firmowych strukturach. Ważne więc, aby pamiętać, że procesy te powinny być poprzedzone precyzyjnymi testami, które mają na celu wykrycie i poprawę ewentualnych błędów.

 

Szkolenie personelu i nadanie dostępów

Jednym z wyzwań – a zarazem obaw – związanych z wdrożeniem EOD jest brak zrozumienia zmian przez pracowników. Jeżeli obsługa systemu okaże się zbyt trudna, digitalizacja może wcale nie przynieść efektów w postaci szybszej i wydajniejszej pracy. To  właśnie dlatego tak ważne jest odpowiednie przeszkolenie całego personelu. Niezbędny krok stanowi również nadanie dostępów odpowiednim pracownikom. Już po kilku dniach od wdrożenia nowego systemu zatrudnieni powinni być w stanie używać jego niektórych funkcji. Najlepiej, jeżeli za konkretne decyzje i zadania będzie odpowiedzialny cały zespół pracowników.