MŚP, podobnie jak duże przedsiębiorstwa, potrzebują dziś zaawansowanych narzędzi do zarządzania. Często mają one jednak znacznie mniejsze budżety na wdrożenie i utrzymanie systemu czy rozwój infrastruktury IT. Na szczęście, dzięki dostępności chmurowych rozwiązań, praktycznie każde przedsiębiorstwo może znaleźć oprogramowanie klasy ERP dostosowane do własnych potrzeb i możliwości finansowych. Ile kosztuje system ERP? Jakie czynniki wpływają na cenę takiego oprogramowania? Jak oszacować koszt wdrożenia ERP w swojej firmie?  W tym poradniku znajdziesz odpowiedzi na wszystkie te pytania.

Spis treści:

• Ile kosztuje system ERP?
• Koszt wdrożenia ERP – co się na niego składa?
• Model dostępu a koszt ERP
• Jak oszacować budżet na wdrożenie ERP?
• Kalkulator ERP – czy warto z niego korzystać?
• Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? Teraz już wiesz

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile kosztuje system ERP, bo cena takiego oprogramowania zależy od wielu czynników, a w tym modelu dostępu, liczby modułów i użytkowników czy konieczności wykonania niezbędnych integracji.
• Zazwyczaj przyjmuje się, że koszt wdrożenia systemu ERP wynosi od 1 do 3 proc. rocznych przychodów przedsiębiorstwa.
• Dla firm, które chcą uniknąć jednorazowych inwestycji w oprogramowanie i infrastrukturę IT, ciekawą alternatywą jest system w chmurze, rozliczany w modelu abonamentowym. Cena ERP w tym przypadku zaczyna się już od kilkuset złotych miesięcznie.
• Żeby dowiedzieć się, ile kosztuje system ERP, warto przeprowadzić analizę przedwdrożeniową. Pozwoli ona oszacować budżet potrzebny na implementację rozwiązania.

Ile kosztuje system ERP?

Gdyby odpowiedź na to pytanie była prosta, nie byłoby ono tak często zadawane w kontekście wdrożenia systemu ERP. Według analizy przeprowadzonej swego czasu przez Softwarethinktank:

• 35% wdrożeń ERP przekroczyło budżet o 0% –25%,
• 15% przekroczyło budżet o 26% –50%,
• 6% przekroczyło budżet o ponad 50%.

Te dane jasno pokazują, jak trudno oszacować koszt wdrożenia ERP w przedsiębiorstwie. A przecież dobre zabudżetowanie jest kluczowe w procesie wyboru i zakupu oprogramowania.

Dlaczego tak trudno odpowiedzieć na pytanie, ile kosztuje system ERP? Ponieważ cena oprogramowania zależy od wielu czynników. Dobrym punktem wyjścia podczas planowania budżetu na taką inwestycję jest założenie, że koszt wdrożenia systemu ERP wyniesie od 1% do 3% rocznych przychodów brutto przedsiębiorstwa.

Przeczytaj również: ERP – co to jest i do czego służy takie oprogramowanie? – Symfonia

Koszt wdrożenia ERP – co się na niego składa?

Co najczęściej składa się na koszt związany z wyborem i wdrożeniem systemu ERP?
Zacznijmy od kosztów „oczywistych”:

• opłaty licencyjne oprogramowania ERP – może to być jednorazowa opłata za tzw. licencję wieczystą lub opłata okresowa, za licencję w subskrypcji (wówczas – opłata odnowieniowa w kolejnych okresach);
• opłaty licencyjne oprogramowania bazodanowego – podobnie jak w przypadku ERP może mieć ona charakter jednorazowy lub podlegać rozliczeniu w formie subskrypcji;
• okresowa aktualizacja oprogramowania (z reguły w przypadku subskrypcji jest już wliczona w cenę systemu ERP);
• wsparcie techniczne (infolinia, elektroniczne Biuro Obsługi itp.);
• dodatkowe serwery, sprzęt sieciowy, urządzenia mobilne lub inne;
• analiza przedwdrożeniowa, której efektem powinien być dokument ukazujący koncepcję oraz koszty implementacji rozwiązania;
• konwersja (migracja) danych i transfer do nowego ERP;
• integracja z innymi systemami (np. sklepem internetowym czy systemem branżowym itp.);
• w razie potrzeby dostosowanie systemu do potrzeb użytkowników (prace programistyczne, rozwiązania indywidualne, ponadstandardowe);
• konsultacje wdrożeniowe realizowane w siedzibie klienta bądź zdalnie;
• zarządzanie projektem (zarówno po stronie dostawcy, jak i w firmie);
• testowanie rozwiązania;
• szkolenia użytkowników;
• asysta – wsparcie w uruchomieniu oraz po starcie systemu;
• umowa serwisowa.

To najbardziej namacalne koszty, które należy uwzględnić w swoim budżecie. Oczywiście nie zawsze wszystkie te elementy będą miały zastosowanie w danym projekcie.

Od czego jeszcze zależy cena ERP?

To, ile będzie kosztował system ERP, jest również zależne od szeregu innych czynników, takich jak:

• wielkość firmy określana np. liczbą pracowników, którzy znajdują się na liście płac, ale też liczbą przetwarzanych/generowanych dokumentów,
• wymagania i liczba użytkowników nazwanych (urządzeń, na których będzie zainstalowane oprogramowanie).

Poza ww. kosztami dobrą praktyką jest również uwzględnienie jak największej ilości możliwych czynników generujących koszt (bo raczej niemożliwie jest przewidzenie wszystkich), aby uniknąć poniesienia tzw. kosztów ukrytych. Oto przykłady:

• aktualizacja oprogramowania i sprzętu/sieci – tym większe, im większe wymagania nowego systemu ERP; alternatywą mogą być rozwiązania chmurowe; ale wówczas trzeba uwzględnić koszty łącza internetowego;
• wynagrodzenie za nadgodziny dla własnych pracowników – ważna rzecz do zapamiętania, by uniknąć porażki wdrożenia z wytłumaczeniem dla zespołu „Przepraszam, nie mieliśmy budżetu na wynagrodzenie za nadgodziny”;
• opłaty za ewentualne szkolenie dostawców, odbiorców, współpracowników oraz dostosowywanie i zewnętrzne konsultacje (np. z dostawcami rozwiązań indywidualnych, branżowych, ale też z Twoim dotychczasowym dostawcą, gdy np. potrzebna będzie pomoc w wyciągnięciu danych archiwalnych lub ich migracji do nowego systemu); jeśli uwzględniliście ten obszar podczas analizy przedwdrożeniowej, to masz szczęście, bo pewnie dostawca albo zwrócił na to uwagę, albo nawet uwzględnił je w końcowym kosztorysie, ale z reguły zapomina się o tym przed wyborem i wdrożeniem;
• kopie zapasowe i przechowywanie danych – jeśli wybierasz system działający lokalnie, to dla własnego bezpieczeństwa musisz uwzględnić to w ramach infrastruktury IT; jeśli wybierasz rozwiązanie chmurowe – sprawdź, czy i jaką przestrzeń masz w cenie, a jaka wymaga dodatkowej opłaty.

Ukryte koszty systemu ERP – o czym jeszcze warto pamiętać?

by jak najbardziej zbliżyć się do faktycznego kosztu wdrożenia ERP, warto przewidzieć również budżet na tzw. utratę produktywności w zespole/firmie. Bez względu na to, jak bardzo pracownicy będą się starali podczas procesu wyboru i wdrożenia nowego ERP, nie ma fizycznej możliwości, by firma działała ze stuprocentową wydajnością podczas procesu uruchomienia i pierwszych dni pracy, a sam projekt na pewno również będzie angażował zasoby w trakcie.

Czy to już wszystkie składowe budżetu zakupu i wdrożenia nowego systemu ERP? Z pewnością nie! Dlatego zawsze warto założyć kilku– kilkunastoprocentowy bufor bezpieczeństwa na różne nieprzewidziane wydatki.

Przeczytaj również: Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia? (symfonia.pl)

Model dostępu a koszt ERP

Powyższe koszty wiążą się głównie z wdrożeniem systemu ERP w modelu on-premise, a zatem w ramach infrastruktury informatycznej należącej do firmy. Nie jest to jednak jedyne rozwiązanie. Dla małych przedsiębiorstw często ciekawszą alternatywą okazuje się wybór systemu w chmurze, rozliczanego w modelu subskrypcyjnym. Zaletą takiego rozwiązania jest duża elastyczność. Firma może zdecydować się na zakup pojedynczego modułu lub kilku zgrupowanych w tzw. obszary funkcjonalne. System ERP jest utrzymywany na platformie zarządzanej przez jego producenta. Przedsiębiorstwo, które korzysta z takiego oprogramowania, nie ponosi zatem kosztów związanych z rozbudową infrastruktury. Cena ERP w modelu chmurowym zawiera również automatyczne aktualizacje, dzięki którym oprogramowanie działa zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ponieważ w przypadku modelu subskrypcyjnego kosz systemu ERP jest rozłożony w czasie, na zakup takiego rozwiązania mogą zdecydować się także małe przedsiębiorstwa.  Opłaty za pojedyncze moduły zaczynają się już od kilkuset złotych miesięcznie. Wraz z rozwojem firmy można rozbudowywać oprogramowanie, dokładając do niego potrzebne aplikacje.

Jak oszacować budżet na wdrożenie ERP?

W przygotowaniu budżetu na wdrożenie systemu ERP bardzo pomocna może okazać się analiza przedwdrożeniowa. Pozwala ona poznać faktyczne potrzeby firmy, a następnie dopasować do nich konkretne rozwiązania technologiczne. To najlepszy sposób, by przekonać się, ile faktycznie będzie kosztowało wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie, a także przygotować projekt implementacji takiego oprogramowania.  Po przeprowadzeniu analizy wdrożeniowej konieczne może okazać się bowiem dostosowanie działania niektórych modułów do specyfiki procesów zachodzących w firmie.
Przeczytaj również: Wdrożenie ERP – jak długo trwa i ile kosztuje?

Kalkulator ERP – czy warto z niego korzystać?

Firmy, które chcą przekonać się, ile kosztuje wdrożenie systemu ERP, niekiedy korzystają ze specjalnych kalkulatorów udostępnianych na stronach producentów oprogramowania. Takie aplikacje, choć pozwalają na wstępną orientację w potencjalnych wydatkach, to jednak nie powinny być jedynym kryterium podejmowania decyzji inwestycyjnej. Dlaczego? Ponieważ cenniki systemów ERP są bardzo rozbudowane i uwzględniają różne moduły i usługi składające się na cenę oprogramowania. Kalkulatory, choć przydatne, nie są w stanie uwzględnić wszystkich tych niuansów. Oferta, która początkowo wydaje się najatrakcyjniejsza cenowo, może nie uwzględniać wszystkich niezbędnych modułów. W efekcie firma będzie zmuszona do ponoszenia dodatkowych kosztów w przyszłości. Aby uniknąć takiej przykrej niespodzianki, warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i skonsultować się ze specjalistami, którzy pomogą dobrać optymalne rozwiązanie.

Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? Teraz już wiesz!

Koszt wdrożenia systemu ERP to zagadnienie złożone, na które wpływa wiele czynników. Od rozmiaru firmy, przez zakres wdrażanych modułów, aż po wybrany model licencjonowania – każdy ten element wpływa na ostateczną cenę. W przypadku firm, które dysponują ograniczonym budżetem, często najkorzystniejszym rozwiązaniem okazuje się model subskrypcyjny. Pozwala on rozpocząć pracę z systemem bez konieczności ponoszenia dużych wydatków na początku.

Jeśli szukasz systemu ERP dla swojej firmy, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania oprogramowania Symfonii. Wypełnij formularz, pobierz darmowe demo i sprawdź, jak usprawnić zarządzanie w swojej firmie.