Faktura zaliczkowa – kiedy należy ją wystawić?

Sprzedawcy, którzy świadczą usługi w zakresie dostarczania towarów bądź usług, mogą wymagać od kontrahenta wpłaty określonej kwoty przed realizacją transakcji w celu zabezpieczenia swoich interesów. Tego rodzaju wpłaty noszą nazwę zaliczek bądź przedpłat. Ich otrzymanie wiąże się z koniecznością udokumentowania operacji finansowych oraz odpowiednie ich rozliczenie. W niniejszym artykule postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące faktur zaliczkowych.

Spis treści:

• Kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?
• Elementy faktury zaliczkowej
• Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, stanowiący potwierdzenie otrzymania od nabywcy części należności za towar bądź usługę.
• Faktur zaliczkowych nie muszą wystawiać podatnicy zwolnieni z VAT. Dokumentu nie trzeba również przygotowywać, gdy otrzymanie zaliczki nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT.
• Zgodnie z obowiązującymi przepisami, fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał zapłatę zaliczki.
• Faktura zaliczkowa skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT, jednak nie wpływa na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Przychodem jest bowiem wartość wykonanej usługi lub dostarczonego towaru potwierdzana fakturą końcową.

Kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?

Każda wpłata dokonana na rzecz podmiotu gospodarczego rodzi obowiązek rozliczenia przez niego podatku VAT. Jeśli zaliczka wpłacana jest przez inną firmę, przedsiębiorca musi wystawić fakturę zaliczkową, potwierdzającą fakt otrzymania takiej wpłaty, do 15 dnia miesiąca następującego po jej wpłynięciu na konto.

Nieco inaczej wygląda to w przypadku, gdy usługa zostaje wykonana w całości w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym miało miejsce wpłacenie zaliczki. Wtedy przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania odrębnej faktury zaliczkowej i końcowej, a tylko jeden dokument rozliczający całą transakcję, w którym ujęta zostanie wcześniej dokonana wpłata. W takiej fakturze należy zamieścić informacje o kwocie zapłaty, kwocie podatku oraz kwocie brutto zaliczki wraz z datą jej otrzymania.

Jeszcze inaczej należy rozwiązać kwestię rozliczenia zaliczki, kiedy kupującym jest osoba prywatna, nie prowadząca własnej działalności gospodarczej. Wtedy fakturę zaliczkową wystawia się tylko na wyraźne żądanie wpłacającego. Jeśli przedsiębiorcę obejmuje obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, wówczas może on udokumentować otrzymanie zaliczki wystawiając paragon fiskalny.

Elementy faktury zaliczkowej

Dokładne informacje na temat tego, co powinno znaleźć się na fakturze zaliczkowej, podaje art. 106F ustawy o podatku VAT. Dowiedzieć można się z niego, że w tym dokumencie należy zamieścić nastepujące dane:

• Data wystawienia,
• Numer kolejny, na podstawie którego można jednoznacznie zindentyfikować fakturę,
• Imię i nazwisko bądź nazwę podatnika i nabywcy, wraz z adresem,
• Numer identyfikacji podatkowej,
• Data otrzymania zaliczki (jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
• Specyfikacja zamówienia (nazwa towaru bądź usługi, cena jednostkowa netto, wartość brutto usługi bądź towaru oraz ilość zamówionych towarów)
• Wartość podatku (wyliczana na podstawie wzoru: kwota podatku = wysokość otrzymanej zaliczki x stawka podatku)\ (100 zł + stawka podatku)

Przeczytaj również: Co powinna zawierać faktura? Poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko!

Jeśli zaliczka nie pokrywa w pełni wartości całego zamówienia, wówczas po zakończeniu realizacji sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej, w której należy zawrzeć informacje o wszystkich fakturach zaliczkowych wystawionych do zamówienia, wystawionych przed dostawą towaru bądź realizacją usługi. Prawo do wystawienia faktury zaliczkowej przysługuje w okresie 30 dni przed otrzymaniem przedpłaty, a samo jej wygenerowanie nie rodzi żadnych obowiązków podatkowych – powstają one dopiero wówczas, gdy zaliczka zostanie wpłacona albo gdy transakcja zostanie zrealizowana (dostarczenie towaru bądź wykonanie usługi).

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?

Co do zasady, dostawca po otrzymaniu zaliczki bądź przedpłaty na dostawę towaru bądź realizację usługi zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej, ponieważ tego rodzaju wpłata powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Jeśli końcowy dokument ma być wystawiony w tym samym okresie rozliczeniowym, to przedsiębiorca może powstrzymać się od wystawienia faktury zaliczkowej. Musi jednak w ostatecznym dokumencie rozliczeniowym zawrzeć informacje o wcześniejszych wpłatach – była o tym mowa nieco wcześniej. Taki model postępowania nie został co prawa szczegółowo opisany w przepisach podatkowych, ale na jego prawidłowość i zgodność z przepisami wskazują interpretacje podatkowe.

W ustawie o podatku VAT zostały natomiast wskazane sytuacje, kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, bo otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Mowa tu o transakcjach dotyczących:

• dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• usług telekomunikacyjnych,
• usług związanych z dostarczaniem bądź uzdatnianie wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
• usług dzierżawy, najmu i leasingu,
• usług ochrony osób oraz ochrony, przechowywania i dozoru mienia,
• usług świadczenia obsługi biurowej bądź prawnej,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.