Dlaczego HR powinien być ambasadorem transparentności w organizacji?

Transparentność biznesu to coraz częściej używany termin. W przepisach prawa nie widnieje jednak żadna dokładna definicja transparentności w kontekście organizacji. Dlaczego warto dbać o to, aby komunikacja i udostępniane w firmie informacje były jawne, wiarygodne i zrozumiałe? Dlaczego to właśnie HR powinien być ambasadorem tej przejrzystości?

Spis treści:

• Transparentność w organizacji – co to takiego?
• Jakie są korzyści z transparentności w miejscu pracy?
• Rola działu HR w promowaniu transparentności
• Jak transparentność wpływa na pracowników
• Budowanie zaufania przez transparentność
• Wyzwania w implementacji transparentności w organizacji
• Jak zacząć? Kroki do zwiększenia transparentności w organizacji

Transparentność w przedsiębiorstwie można śmiało określić synonimem wiarygodności. To właśnie ona pomaga budować zaufanie oraz szacunek pracowników oraz klientów i kreować pozytywny wizerunek marki na tle konkurencji.

Transparentność w organizacji – co to takiego?

Transparentność w odniesieniu do biznesu może być rozumiana na różne sposoby. W każdym przypadku wiąże się ona jednak z zapewnieniem dostępu do prawdziwych i wiarygodnych informacji w jak najbardziej zrozumiałej, jasnej formie. W przypadku przedsiębiorstw oznacza ona głównie jawność działań organizacji. W prawie nie ma jednak konkretnej definicji transparentności. Temat ten został jednak uwzględniony w art. 16n ust. 13 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, który podmiotem transparentnym nazywa podmiot, którego dochody/przychody oraz koszty są traktowane na podstawie przepisów państwa odpowiednio jako osiągnięte bądź poniesione przez co najmniej jeden inny podmiot lub jedną osobę fizyczną. Przepis ten znajduje odniesienie m.in. w przypadku spółek osobowych, których dochód nie podlega opodatkowaniu na poziomie spółki, lecz proporcjonalnie do udziału posiadanego przez wspólników.

Jakie są korzyści z transparentności w miejscu pracy?

Transparentność w firmie w znacznym stopniu wpływa na poczucie bezpieczeństwa, zaufanie, lojalność oraz zaangażowanie pracowników. Otrzymując wiarygodne, szczere i jasne informacje na temat działań organizacji, nie muszą oni zastanawiać się nad prawdziwymi intencjami kierownictwa czy pracodawcy i wiedzą, w jaki sposób mają funkcjonować wewnątrz firmy. Transparentność w miejscu pracy sprzyja również kształtowaniu pozytywnej opinii na temat firmy, a tym samym – pomaga przyciągnąć kolejnych specjalistów i wyróżnić się na tle konkurencji. Co więcej, transparentna komunikacja wewnątrz organizacji znacząco usprawnia przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami i pracownikami, a personel ma szansę lepiej zrozumieć oczekiwania, jakie stawia przed nim pracodawca. Jawne, jasne informacje na temat danego przedsiębiorstwa mają ponadto wpływ na odbiór firmy przez samych klientów, inwestorów czy partnerów. Transparentność ma też duże znaczenie w ewentualnych sytuacjach kryzysowych – może bowiem pomóc uniknąć niechcianych pomówień czy nieporozumień i poprawić reputację po incydencie.

Rola działu HR w promowaniu transparentności

W promowaniu transparentności organizacji dużą rolę odgrywają działy HR – nie są one bowiem odpowiedzialne wyłącznie za pozyskiwanie talentów, rekrutację czy szkolenia pracowników. HR może się okazać także nieocenionym wsparciem kierownictwa w budowaniu kultury organizacji i zwiększaniu jej transparentności.

Przeczytaj również: HR jako doradca dla biznesu i pulsometr firmy, czyli nowa rola działów HR – Symfonia

Dlaczego HR jest kluczowy dla budowania kultury transparentności?

Działy HR są często odpowiedzialne za budowanie kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Mogą mieć one zatem duży wpływ na zrozumienie misji i celów firmy – m.in. dzięki organizacji wartościowych szkoleń oraz otwartej, szczerej komunikacji z pracownikami. HR może pomagać w budowaniu transparentnego środowiska również dzięki stałemu kontaktowi z pracownikami, częstym rozmowom i regularnemu gromadzeniu informacji o zewnętrznym i wewnętrznym otoczeniu. Już na etapie rozmów rekrutacyjnych dział ten powinien opierać się na wiarygodnych, zrozumiałych informacjach i otwartej komunikacji.

Przykłady działań HR wspierających transparentność

Działy HR mogą wspierać transparentność w organizacji na różne sposoby. Może to być m.in. wprowadzenie firmowego newslettera – taki e-mail do wszystkich pracowników może informować o aktualnościach z życia firmy lub przypominać o celach, misji czy wskaźnikach wydajności. Jeśli personel preferuje kontakt na żywo, HR może zadbać również o systematyczną organizację spotkań – powinna przeważać na nich otwarta, jasna komunikacja, a pracownicy powinni móc zadawać pytania. Niezwykle ważne jest jasne komunikowanie celów biznesowych, sposobów ich osiągnięcia czy tego, w jaki sposób pracownicy mogą wspierać ich realizację. Chcąc promować transparentność w miejscu pracy, warto zadbać również o to, aby wszelkiego rodzaju dokumentacja była dostępna dla wszystkich zatrudnionych – np. za pośrednictwem chmury. Wówczas wszystkie informacje są jawne i łatwe do odnalezienia. Pomocna może się okazać także platforma do komunikacji i współpracy, dzięki której pracownicy są zawsze na bieżąco z najważniejszymi informacjami dotyczącymi ich miejsca pracy.

Jak transparentność wpływa na pracowników?

Transparentność w firmie ma duży wpływ nie tylko na opinie klientów czy partnerów, ale również na nastawienie samych pracowników. W dużej mierze wpływa ona zarówno na ich zaangażowanie, motywację i wydajność, jak również na zaufanie do pracodawcy, lojalność i samopoczucie w miejscu pracy.

Wpływ transparentności na zaangażowanie pracowników

Pracownicy, którzy otrzymują jasne, wiarygodne informacje i dobrze znają misję oraz założenia firmy, a także sposoby ich realizacji, wykazują większe zaangażowanie w wykonywane obowiązki. Wiedzą oni bowiem dokładnie, co i przy użyciu jakich narzędzi mają robić, aby pomóc firmie osiągać biznesowe cele, a przy tym – czują się częścią organizacji, w pewnym stopniu odpowiedzialną za jej sukces.

Jakie są oczekiwania pracowników wobec transparentności w firmie?

Pracownikom – bez względu na rodzaj firmy czy branżę – zależy na dostępie do prawdziwych informacji na temat nie tylko samego przedsiębiorstwa, ale również swoich praw, m.in. wynagrodzeń. Przykładowo, podane do wiadomości personelu widełki dla poszczególnych stanowisk lub metody awansowania/uzyskania premii zapobiegają konfliktom pracowniczym związanym z różnicami w wynagrodzeniach.

Przeczytaj również: Zarządzanie zmianą w HR: Kiedy jest dobry czas na nowe procesy i systemy? – Symfonia

Budowanie zaufania poprzez transparentność

Transparentność w organizacji ma bardzo duży wpływ na wiarygodność firmy oraz zaufanie zarówno pracowników, jak i otoczenia zewnętrznego. Jeżeli przedsiębiorstwo celowo pomija pewne tematy, np. w rozmowach z kontrahentami, najprawdopodobniej wymagają one poprawy.

Dlaczego zaufanie jest ważne dla sukcesu organizacji?

Zaufanie klientów do firmy odgrywa ważną rolę w sukcesie transakcji biznesowych i budowaniu pozytywnego wizerunku na tle konkurencji, z kolei w odniesieniu do samych pracowników – zwiększa zadowolenie oraz satysfakcję z codziennej pracy. Zaufane, zadowolone ze współpracy strony są jeszcze bardziej zaangażowane w projekty i osiąganie wspólnych celów. Jeżeli klient ma zaufanie do danej firmy, zwiększa się także jego lojalność – to dlatego tak ważne jest nie tylko wzbudzanie, ale również utrzymywanie zaufania swoich klientów, m.in. poprzez wiarygodną i przejrzystą komunikację.

Jak transparentność wzmacnia relacje między pracownikami a kierownictwem?

Otrzymując jasne, zrozumiałe i jawne informacje, pracownicy czują, że są częścią organizacji, a kierownictwo traktuje ich w poważny sposób. To z kolei wpływa już na samą motywację do dalszego działania. Transparentność pomaga budować lojalność osób zatrudnionych, a tym samym – tworzyć wieloletni, zgrany zespół pracowników, dla których dobro firmy również ma znaczenie.

Wyzwania w implementacji transparentności w organizacji

Wdrażanie w organizacji transparentnych praktyk może wiązać się z pewnymi przeszkodami, związanymi m.in. z kulturą organizacyjną firmy czy wykorzystywanymi technologiami.

Bariery wprowadzenia transparentnych praktyk

Główne wyzwania związane z implementacją transparentności w firmie mogą dotyczyć:

• zarządzania informacjami – wdrażając transparentne praktyki, firma musi zadbać o to, aby informacje były właściwie zarządzane, a ponadto aktualne, prawdziwe i szczegółowe. Kluczowe jest również to, aby były one zrozumiałe dla każdego odbiorcy;
• kultury organizacyjnej – wiele firm stawia nie na przejrzystość, lecz na całkowitą poufność informacji. Przy implementacji transparentności może być w takiej sytuacji konieczne wprowadzenie zmian w samej kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, a ten proces może być już wymagający i czasochłonny;
• wykorzystywanych technologii – wprowadzanie zmian w przejrzystości informacji i komunikacji może wiązać się też z potrzebą wdrożenia nowych technologii i programów, np. narzędzi do publikowania danych czy platform do komunikacji wewnętrznej. To z kolei może wymagać dodatkowych kosztów;
• konieczności organizacji szkoleń – aby implementacja transparentności się powiodła, muszą być w nią zaangażowani wszyscy pracownicy. W wielu przypadkach niezbędne jest ich dodatkowe przeszkolenie i zmiana sposobu komunikacji;
• bezpieczeństwa danych – wdrażanie transparentnych praktyk może skutkować pewnymi naruszeniami bezpieczeństwa danych. Firma musi zatem zadbać o ich odpowiednią ochronę w celu uniknięcia utraty, np. wycieków danych.

Przeczytaj również: Czy narzędzia w HR są kaprysem, czy koniecznością? – Symfonia

Jak HR może przeciwdziałać wyzwaniom związanym z transparentnością?

W procesie wdrażania polityki transparentności HR jest w stanie skutecznie zapobiegać powyższym barierom – m.in. poprzez edukowanie i zwiększanie świadomości pracowników czy kształtowanie pozytywnej kultury organizacyjnej opartej na wiarygodności i jawności informacji. Dział HR może wdrażać transparentność już na etapie rekrutacji pracowników, dbając o to, aby informacje na temat warunków zatrudnienia, wysokości wynagrodzeń czy kolejnych etapów rekrutacji były jasne i zrozumiałe od samego początku.

Jak zacząć? Kroki do zwiększenia transparentności w firmie

Implementacja transparentności w przedsiębiorstwie to czasochłonny i wymagający proces, który może jednak przynieść firmie wiele korzyści. Jak powinno przebiegać wdrożenie?

Pierwsze kroki dla działu HR w budowaniu transparentności

Budowanie transparentności w organizacji najlepiej rozpocząć od ustalenia konkretnych celów oraz korzyści, jakie mogą przynieść te zmiany. Może to być m.in. wzrost motywacji pracowników czy poprawa wizerunku przedsiębiorstwa. Następnie należy dokonać analizy aktualnej sytuacji organizacji – np. kultury organizacyjnej, zachodzących w firmie procesów czy obszarów, które mogą stanowić przeszkodę podczas implementacji polityki przejrzystości. Zanim zarząd podejmie decyzję na temat informacji, które mają stać się ogólnodostępne, niezbędne jest powołanie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie transparentności. Ważne, aby obejmował on pracowników zajmujących różne stanowiska i specjalizujących się w innych dziedzinach – dzięki temu możliwe będzie połączenie różnych umiejętności oraz punktów widzenia. Zespół powinien opracować szczegółowy plan wdrożenia, skupiający się nie tylko na harmonogramie, ale i na obowiązkach konkretnych osób czy terminach realizacji kolejnych kroków. Podczas procesu implementacji transparentności warto zadbać także o szkolenie dla pracowników, które pomoże zrozumieć najważniejsze zmiany oraz płynące z nich korzyści. Ważny etap stanowi ponadto wybór informacji, które mają zostać udostępnione w przejrzysty sposób – mogą to być m.in. informacje o sprzedawanych produktach, składy kosmetyków czy dane finansowe przedsiębiorstwa. Najlepiej podzielić je na te dostępne wewnątrz organizacji oraz te, do których dostęp zyskają także odbiorcy z zewnątrz.

Narzędzia i zasoby wspierające transparentność w organizacji

Transparentność w firmie mogą wspierać odpowiednio dobrane narzędzia służące do komunikacji, współpracy oraz wymiany informacji online. Mowa m.in. o programach i aplikacjach typu Slack, Trello czy Asana. Pomocne mogą się okazać również firmowe social media, wspomniane już wewnętrzne newslettery czy firmowy blog – zarówno ten dostępny dla klientów, jak również blog wewnętrzny będący źródłem aktualnych informacji z życia firmy.

Przeczytaj również: DEI w HR – dlaczego różnorodność, równość i inkluzja są ważne? – Symfonia

Podsumowanie i wnioski

Transparentność w przedsiębiorstwie to gwarancja wielu korzyści – wymaga ona jednak zasobów czasowych oraz pewnego wysiłku ze strony kierownictwa, HR i pozostałych pracowników.  Jej korzyści mają zazwyczaj charakter długoterminowy – warto więc poświęcić nieco czasu po to, aby firma miała szansę wyróżnić się wśród konkurencji i pozyskać zaufanych klientów oraz lojalny personel.

Kluczowe korzyści z transparentności w organizacji

Wdrożenie transparentności w organizacji niesie za sobą wiele korzyści – m.in. wzrost zaangażowania i wydajności pracowników, zwiększenie zaufania klientów, możliwość wyróżnienia się firmy na tle konkurencji czy zwiększenie jej efektywności. Otwarta komunikacja znacząco poprawia przepływ informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji, pomaga zrozumieć jej konkretne cele, a dodatkowo – sprzyja rozwiązywaniu problemów w sytuacjach kryzysowych.

Dlaczego warto, aby HR stał się ambasadorem transparentności?

Działania HR oparte na transparentności to prosty krok do sukcesu firmy w przyszłości. Działy HR mogą skutecznie budować zaufanie kandydatów, pracowników i klientów, wpływając tym samym na wizerunek marki – i to już na początkowych etapach rekrutacji. Stawiając na transparentność w codziennych działaniach przedsiębiorstwa, można zyskać widoczną przewagę na rynku i powiększyć grono lojalnych odbiorców.