Zarządzanie zmianą w HR: Kiedy jest dobry czas na nowe procesy i systemy?

Zmiany w firmach są potrzebne – umożliwiają rozwój, pomagają wyróżnić się na tle konkurencji i wpływają na funkcjonowanie całej organizacji oraz jej pracowników. Dziś skupimy się na temacie samego zarządzania zmianą – czym właściwie ono jest i kiedy warto rozważyć wdrażanie nowych systemów oraz procesów?

Zarządzanie zmianą – co to takiego?

Zarządzanie zmianą to wieloetapowy proces planowania, wdrażania, kontrolowania i oceny zmian w firmie. Zmiany mogą wiązać się m.in. ze strategią biznesową przedsiębiorstwa, strukturą oraz kulturą organizacyjną i wieloma innymi aspektami działalności. Zarządzanie zmianą obejmuje przede wszystkim identyfikację potrzeby zmiany, analizę jej wpływu na funkcjonowanie firmy i ustalenie szczegółowego planu tej zmiany. Po jej wdrożeniu istotne jest z kolei monitorowanie efektów i postępów zmiany oraz ocena jej skuteczności.

Zakres zarządzania zmianą może być bardzo duży, a zmiany mogą dotyczyć wielu obszarów przedsiębiorstwa. Istnieją różne modele zarządzania zmianą – właściwy sposób pomaga radzić sobie z nowymi wyzwaniami. Zarządzanie zmianą umożliwia eliminację nieefektywnych procesów i prowadzi do wielu innowacyjnych rozwiązań korzystnych dla całej organizacji.

Komunikacja to podstawa

W zarządzaniu zmianą największe znaczenie ma odpowiednia komunikacja. Pracownicy powinni zostać jasno poinformowani o tym, w jaki sposób i w jakim celu będą wdrażane zmiany. To pozwoli im zrozumieć nowe procesy oraz to, dlaczego właściwie dochodzi do tych zmian. Taka wiedza to podstawa, jeżeli zależy nam na zaangażowaniu osób zatrudnionych. Oprócz samego komunikatu istotne jest również odpowiednie przeszkolenie wszystkich pracowników i wzbudzenie w nich zaufania do zmian.

Przeczytaj także: Dystrybucja wiedzy w firmie: nowe przepisy, procesy, druki – jak nad tym zapanować? – Symfonia

Dział HR odgrywa w tym przypadku bardzo ważną rolę – bardzo często to właśnie HR-owcy stoją na czele przeprowadzanych w firmie „transformacji”. Mowa nie tylko o komunikacji i organizowaniu szkoleń, ale przede wszystkim o motywowaniu i zwiększaniu zaangażowania pracowników. Ich zadaniem jest takie zarządzanie osobami zatrudnionymi, aby przy wprowadzaniu zmian wciąż były one produktywne i nie traciły dobrego samopoczucia.

Kiedy warto wdrażać w firmie nowe procesy i systemy?

Zarządzanie zmianą to jeden z ważniejszych elementów, jeżeli zależy nam na wzroście firmy i dostosowaniu do dynamicznych zmian w branży. Istnieje kilka sytuacji, w których szczególnie warto rozważyć wdrożenie w organizacji pewnych zmian – np. nowych procesów lub systemów. Mowa m.in. o:

• chęci poprawy wydajności i efektywności pracowników;
• dużej rotacji osób zatrudnionych;
• restrukturyzacji przedsiębiorstwa;
• nawiązaniu ścisłej współpracy z inną organizacją;
• chęci zwiększenia korzyści biznesowych;
• zmianie strategii lub struktury organizacji;
• wprowadzeniu nowych metod zarządzania;
• zmianach na rynku.

Wszelkie zmiany muszą zostać wprowadzone tak, aby nie utrudniały codziennego rozwoju i uzyskiwania przychodów, a więc nie wpływały na stabilizację przedsiębiorstwa.