Zarządzanie czasem pracy w organizacjach – najczęstsze wyzwania

Prawidłowe zarządzanie czasem pracy w organizacjach ma bardzo duże znaczenie w kontekście rozwoju firmy. Istnieją jednak pewne wyzwania, które mogą ten czas skutecznie wydłużać. Jakie są najczęstsze powody, dla których pracownicy wykonują zadania po terminie?

 

Wymiar czasu pracy pracownika a Kodeks pracy

Jak wskazuje Kodeks pracy, wymiar czasu pracy każdego pracownika nie może być większy niż 8 godzin w ciągu doby i 40 godzin w ciągu 5-dniowego tygodnia pracy. W firmach, w których zmiany trwają 10-12 godzin równoważy się to natomiast dodatkowym dniem wolnym w tygodniu. Wyróżniamy także zadaniowy czas pracy, który zależy od liczby wyznaczonych obowiązków. Do monitorowania czasu pracy osób zatrudnionych służy ewidencja czasu pracy – do jej prowadzenia jest zobowiązany każdy pracodawca.

 

Niewystarczająca wiedza i brak doświadczenia

Jednym z największych wyzwań w zarządzaniu czasem pracy w firmach jest brak wiedzy i doświadczenia pracowników. Bardzo często wiąże się to z wydłużonym czasem wykonywania konkretnych zadań. Opóźnienia w realizacji ważnych projektów mogą z kolei przekreślać szanse na współprace z ważnymi kontrahentami. W takim przypadku warto rozważyć organizację szkoleń i kursów dla pracowników, które pozwolą im zyskać cenną wiedzę przydatną w codziennej pracy.

 

Brak dyscypliny

Wiele osób nie jest w stanie wykorzystać czasu w pracy w odpowiedni sposób z powodu braku samodyscypliny. Częste spóźnienia do pracy, realizacja zleconych zadań po terminie czy niedokładne wykonywanie swoich obowiązków sprawiają, że pomimo upływu czasu pracy wciąż jest tyle samo – albo i więcej. W tym przypadku skuteczne rozwiązanie stanowią specjalne programy do monitorowania czasu przeznaczonego na pracę – stają się one coraz bardziej popularne w polskich firmach. Umożliwiają one kontrolowanie, ile godzin w ciągu dnia dany pracownik przeznaczył na realizację swoich zadań, dając przełożonym jasną informację na temat zaangażowania i produktywności konkretnych osób.

Jednym z takich programów jest TimeCamp, pozwalający zarówno na monitoring komputera pracownika, jak i na ewidencję ilości przerw, nadgodzin czy spóźnień. Skuteczne narzędzie stanowi też nasza Symfonia Kadry i Płace, umożliwiająca prowadzenie ewidencji czasu pracy. Kalendarze i czas pracy pracowników są w tym przypadku prowadzone z precyzją nawet do jednej minuty.

 

Nadmiar obowiązków

Zdarza się, że to zbyt duża ilość obowiązków jest przyczyną opóźnień w realizacji zadań. W tym przypadku to przełożony powinien zwrócić uwagę na grafik i obowiązki na konkretnych stanowiskach. Niekiedy może być konieczne rozplanowanie zadań w czasie na nowo lub rozłożenie ich na kilka dodatkowych osób. Może to poskutkować znacznym wzrostem wydajności pracowników, a co za tym idzie – szybszą realizacją konkretnych projektów. Jeżeli pracownik musi wykonać w ciągu 8 godzin zadania, które zajmują więcej czasu, często nie da się uniknąć pracy w godzinach nadliczbowych.

Przeczytaj także: Kadry i płace w 2024 r. – najważniejsze zmiany prawne – Symfonia

Duża ilość rozpraszaczy

Zewnętrzne „rozpraszacze” skutecznie przeszkadzają w efektywnej i wydajnej pracy. Głośne wymiany zdań osób z zespołu, rozmowy, które można przeprowadzić po zakończonej zmianie, wyszukiwanie niepotrzebnych danych, natłok myśli niezwiązanych z pracą, nieuporządkowana przestrzeń… – wszystko to sprawia, że wykonywanie zadań przesuwa się w czasie, a pracownicy decydują się na nadgodziny lub nie są w stanie realizować wyznaczonych celów. Niekiedy dużą poprawę może przynieść już sama rozmowa z konkretnym pracownikiem – warto jednak rozważyć także zadbanie o ergonomię, która ma znaczący wpływ na skupienie podczas pracy.