Obsługa wniosków pracowniczych może zajmować specjalistom z działu kadr nawet kilkadziesiąt godzin rocznie. Problem ten dotyczy w szczególności organizacji korzystających z tradycyjnych, papierowych dokumentów. Na szczęście na rynku dostępne są rozwiązania pozwalające na automatyzację tego typu działań. Jakie korzyści można dzięki nim uzyskać? Czy cyfryzacja procesów HR może podnieść efektywność także w innych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj odpowiedzi na te i inne pytania!

Spis treści:

• Cyfryzacja procesów HR związanych z obsługą wniosków pracowniczych – dlaczego warto się na nią zdecydować?
• Najpopularniejsze rodzaje wniosków pracowniczych
• Jakie korzyści przynosi cyfryzacja procesów HR związanych z obsługą wniosków składanych przez pracowników?
• Obsługa wniosków pracowniczych w systemie Symfonia HR

 

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Obsługa wniosków pracowniczych w wielu firmach nadal opiera się na papierowych dokumentach. Niesie to ze sobą wiele problemów, takich jak np. błędy czy opóźnienia w przepływie informacji.
• Cyfryzacja procesów HR związanych z obsługą wniosków może nie tylko usprawnić obieg dokumentów, lecz również poprawić organizację pracy w dziale kadr.
• Na rynku dostępne są dziś rozwiązania pozwalające wdrożyć automatyzację w procesach HR. Przeczytaj ten poradnik i poznaj ich najważniejsze zalety!

 

Cyfryzacja procesów HR związanych z obsługą wniosków pracowniczych – dlaczego warto się na nią zdecydować?

O ile przepisy kodeksu pracy dość dokładnie opisują zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej, o tyle sama obsługa wniosków pracowniczych nie doczekała się tak szczegółowych regulacji. W efekcie każda organizacja może wdrażać w tym obszarze własne rozwiązania. Mimo rosnącej popularności technologii cyfrowych w wielu firmach proces ten nadal opiera się na papierowych dokumentach. Taka praktyka niesie ze sobą wiele problemów. Pracownicy działu kadr muszą bowiem ręcznie wprowadzać dane do systemu – nietrudno tu zatem o pomyłki, błędy czy opóźnienia.

Odpowiedzią na te wyzwania może okazać się automatyzacja w HR. Na rynku dostępne są bowiem rozwiązania, pozwalające pracownikom złożyć wniosek urlopowy online, a zatem bez potrzeby wypełniania papierowych dokumentów. Cyfryzacja procesów HR wykracza jednak znacznie dalej i obejmuje swoim zakresem także sam obieg dokumentów w firmie. By skutecznie ją wdrożyć, często trzeba pokonać braki proceduralne i zachęcić personel do korzystania z nowych rozwiązań. Na jakie korzyści mogą liczyć organizacje, które zdecydują się na ten krok? O tym piszemy w dalszej części naszego poradnika.

 

Najpopularniejsze rodzaje wniosków pracowniczych

Trudno wskazać jeden zamknięty katalog wniosków pracowniczych, bo te mogą dotyczyć praktycznie każdej sfery zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy ich najważniejsze rodzaje.

 

Wniosek o pracę zdalną, zmianę stanowiska lub zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Wniosek o pracę zdalną może złożyć pracownik, który chce wykonywać swoje obowiązki w systemie home office. Choć przepisy nie określają, z jakich elementów powinien składać się taki dokument, to jednak przyjmuje się, że zatrudniony powinien wskazać w nim m.in.:

• datę rozpoczęcia pracy zdalnej,
• miejsce jej świadczenia,
• oświadczenie o spełnianiu wymogów BHP.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek zaakceptować wniosek o pracę zdalną, jeśli zostanie on złożony przez kobietę w ciąży, osobę wychowującą dziecko w wieku do 4 lat lub pracownika, który sprawuje opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny.

Zatrudniony może wnioskować także o zmianę stanowiska pracy oraz zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (np. w okresie wypowiedzenia). W tym przypadku pracodawca nie musi jednak przychylać się do prośby pracownika.

 

Wniosek o szkolenie lub podwyżkę

Na uwagę zasługuje również grupa wniosków związanych z płacami i rozwojem. Pracownik może zwrócić się z prośbą o podwyższenie wynagrodzenia zasadniczego lub też umożliwienie udziału w szkoleniach, które pozwolą mu poszerzyć umiejętności i kompetencje, ważne z perspektywy pracy na danym stanowisku. Wniosek o dofinansowanie szkolenia czy o podwyżkę, również nie doczekał się ustawowego wzoru. Ponieważ jednak jego zatwierdzenie zależy od jednostronnej decyzji pracodawcy, warto przeznaczyć w nim nieco miejsca na umotywowanie prośby, z jaką występuje pracownik.

 

Wniosek o urlop

W wielu firmach digitalizacja procesów HR rozpoczyna się od wprowadzenia elektronicznych wniosków urlopowych. Mogą one dotyczyć nie tylko urlopu wypoczynkowego, ale także takiego, w przypadku którego ważny jest szybki obieg informacji między przełożonym, pracownikiem oraz specjalistą zatrudnionym w dziale kadr. Do tej kategorii należą m.in. wniosek o urlop na żądanie, czy wniosek o urlop okolicznościowy, np. z tytułu urodzenia dziecka czy śmierci bliskiego członka rodziny. Na tym jednak liczba wniosków, jakie mogą złożyć zatrudnieni, się nie kończy. Przepisy kodeksu pracy przyznają bowiem szczególne uprawnienia rodzicom i opiekunom małych dzieci. Takie osoby mogą skierować do działu kadr:

• wniosek o urlop macierzyński,
• wniosek o urlop rodzicielski,
• wniosek o urlop ojcowski,
• wniosek o urlop wychowawczy.

Pozostałe rodzaje wniosków

Obszarem, który nadaje się do automatyzacji w HR jest także zarządzanie wnioskami dotyczącymi czasu pracy. Do tej kategorii zalicza się m.in.:

• wniosek o udzielenie dnia wolnego w związku z art. 151 (11) kodeksu pracy,
• wniosek o udzielenie dnia wolnego lub dodatkowego wynagrodzenia za przepracowane przez pracownika godziny nadliczbowe,
• wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy.

W wielu organizacjach pracownikom oferuje się także różnego rodzaju benefity. Aby móc z nich skorzystać, konieczne jest jednak wypełnienie odpowiedniego zgłoszenia. Często przybiera ono formę wniosku o objęcie dodatkowym ubezpieczeniem na życie czy pakietem zdrowotnym.

 

Jakie korzyści przynosi cyfryzacja procesów HR związanych z obsługą wniosków składanych przez pracowników?

Digitalizacja procesów HR, szczególnie tych związanych ze składaniem i obsługą wniosków, to dobry krok w kierunku wdrożenia pełnej samoobsługi pracowniczej. Pozwala także odciążyć specjalistów z działu kadr oraz zapewnić sprawny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Wszystko dlatego, że wnioski składane elektronicznie, mogą być szybciej przetwarzane oraz archiwizowane w taki sposób, aby w razie potrzeby mieć do nich natychmiastowy dostęp.

 

Mniej błędów

Cyfryzacja w HR to również skuteczny sposób na zmniejszenie liczby błędów występujących w procesach związanych z obsługą wniosków. Automatyczne formularze często korzystają z funkcji pozwalających na sprawdzanie poprawności danych lub wartości wprowadzonych w poszczególnych komórkach. To z kolei zapobiega przesyłaniu do działu kadr dokumentów, które zostały wypełnione nieprawidłowo lub zawierają braki formalne.

 

Oszczędność czasu i kosztów

Zastosowanie narzędzi cyfrowych pozwala także ograniczyć czas i koszty związane z obsługą procesów kadrowych. Pracownicy działu HR nie muszą już przepisywać danych z wniosku do systemu, ani też archiwizować dokumentów. Zatrudniony ma z kolei możliwość samodzielnego sprawdzenia statusu swojego wniosku – bez konieczności częstego kontaktowania się z kadrami czy przełożonym. Optymalizacja kosztów wynika natomiast z braku konieczności drukowania i fizycznego przechowywania wielu dokumentów.

 

Automatyzacja procesów kadrowych

Korzyścią, o której warto pamiętać, jest wreszcie automatyzacja rutynowych czynności. Jeśli przykładowo elektroniczny wniosek o urlop zostanie zaakceptowany, system automatycznie zmniejszy liczbę przysługujących danemu pracownikowi dni wolnych oraz wpisze jego nieobecność w firmowym kalendarzu urlopów.

Przeczytaj także: digitalizacja wniosków w obszarze HR: korzyści a braki proceduralne

 

Obsługa wniosków pracowniczych w systemie Symfonia HR

Symfonia HR to rozwiązanie stworzone z myślą o automatyzacji procesów personalnych – także w obszarze, jakim jest obsługa wniosków pracowniczych. By wysłać nowe zgłoszenie, zatrudniony musi przejść do zakładki z wnioskami, wybrać odpowiedni formularz, a następnie go uzupełnić. Tak przygotowany dokument, po przesłaniu do systemu, trafi nie tylko do działu kadr, lecz również przełożonego. Ten ostatni otrzymany od pracownika wniosek może zaakceptować lub odrzucić.

Dzięki Symfonia HR cały proces zachodzi bardzo płynnie, bez konieczności drukowania i przekazywania sobie papierowych dokumentów. Wypełnione przez pracownika zgłoszenie jest od razu widoczne w systemie – nie trzeba zatem ręcznie przepisywać znajdujących się w nim informacji. Oprogramowanie zapewnia także dostęp do kreatora, który umożliwia tworzenie różnego rodzaju wniosków, jakie mogą składać pracownicy. Przygotowanie wystandaryzowanych formularzy to z kolei dobry sposób, by ograniczyć ryzyko błędów oraz przyspieszyć proces weryfikacji i zatwierdzania przesyłanych za pomocą systemu dokumentów.

Przeczytaj także: jak sprawnie zarządzać wnioskami urlopowymi?

Program do obsługi procesów kadrowych, wyposażony w moduł wnioski, to jedno z podstawowych narzędzi sprawnie działającej firmy. Dzięki niemu łatwo zapanować nad obiegiem dokumentów, jakie do działu HR przesyłają pracownicy, a także zautomatyzować rutynowe czynności. Jeśli interesuje Cię takie rozwiązanie, zapoznaj się z możliwościami, jakie daje Symfonia HR. Przejdź na stronę produktu, aby zapytać o wycenę lub pobrać demo. Możesz się również skontaktować z naszymi specjalistami, którzy pomogą Ci wybrać moduły dopasowane do potrzeb Twojej firmy.