Zatrudnianie pracowników zdalnych – aspekty prawne i księgowe

Wiele firm zatrudnia pracowników zdalnie bądź przymierza się do wprowadzenia tego rodzaju pracy w przedsiębiorstwie. Wraz z erą pracy zdalnej pojawiły się nowe aspekty prawne i księgowe, z którymi muszą zmierzyć się pracodawcy. Od 07.04.2023 roku weszła w życie zmiana kodeku pracy obejmująca pracę zdalną. Warto zagłębić się w te kwestie, aby uniknąć potencjalnych pułapek i skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi.

Czym jest praca zdalna i jakie są jej korzyści?

Praca zdalna to model zatrudnienia, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe spoza tradycyjnego biura lub miejsca pracy. Oznacza to, że pracownik nie jest fizycznie obecny w firmie, lecz może wykonywać swoje zadania z dowolnego miejsca, nie tylko z domu, ale także z kawiarni czy innego lokalu. Praca zdalna niesie za sobą wiele korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Pracownicy mogą cieszyć się większą elastycznością czasu i miejsca pracy, unikając codziennego dojazdu do biura oraz oszczędzając czas i koszty związane z podróżowaniem. Z kolei pracodawcy mogą zwiększyć zasięg rekrutacji, a także obniżyć koszty związane z prowadzeniem firmy. Dzięki najnowszym technologiom komunikacyjnym – komputerom, smartfonom czy narzędziom do wideokonferencji – pracownik może bez trudu wykonywać wiele obowiązków oraz utrzymywać kontakt z zespołem, kierownictwem i klientami, uczestniczyć w spotkaniach i koordynować projekty, bez konieczności fizycznego przebywania w miejscu pracy.

Wdrożenie pracy zdalnej

Decydując się na wdrożenie pracy zdalnej w firmie, pracodawca musi się do tego odpowiednio przygotować, co wiąże się także z aspektami prawnymi i księgowymi. Przede wszystkim musi się zastanowić, czy jest w ogóle techniczna i organizacyjna możliwość wprowadzenia pracy zdalnej w firmie.

Następnym krokiem jest przygotowanie dokumentacji, w tym regulaminu pracy zdalnej. Musi on być ułożony tak, aby był zrozumiały i aby pracownicy wiedzieli, jakie są ich prawa i obowiązki. Dodatkowo pracodawca powinien zaktualizować ryzyko zawodowe, dostosować zapisy o ochronie danych osobowych, stworzyć nowe informacje o warunkach zatrudnienia, przygotować zasady rozliczania pracy zdalnej i stworzyć wzory wniosków dla pracowników.

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Jeśli w danej firmie nie ma związków zawodowych, to regulamin pracy zdalnej należy skonsultować z przedstawicielami pracowników. W każdej firmie powinno być ich dwóch, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Z przedstawicielami pracowników należy skonsultować regulamin pracy, jednak nie muszą oni go zaakceptować. Regulamin w pełni zależy od pracodawcy, najważniejsze jest to, aby był zgodny z prawem. Z takiego spotkania warto sporządzić protokół i dołączyć go do firmowej dokumentacji – będzie to potwierdzenie dopełnienia wymaganych prawnie formalności.

Jeśli w danej firmie działają związki zawodowe, przebiega to trochę inaczej. Zamiast regulaminu dokonuje się porozumienia zbiorowego, dopiero w przypadku braku porozumienia pracodawca ma prawo stworzyć regulamin.

Przeczytaj także: Pokolenie Alfa – jaka jest Twoja gotowość organizacyjna?

Wdrożenie nowego regulaminu a praca zdalna

Po przygotowaniu kompletnej dokumentacji i skonsultowaniu ich treści z przedstawicielami, nadchodzi czas na wdrożenie nowych zasad. Należy poinformować pracowników o obowiązującym nowym regulaminie pracy zdalnej i udostępnić jego treść, np. przez e-mail.  Należy pamiętać, że niedopełnienie formalności związanych z pracą zdalną to wykroczenie przeciwko pracownikom i może skończyć się grzywną.

Rodzaje pracy zdalnej – zdalna, hybrydowa, okazjonalna

Kodeks pracy wyróżnia 3 rodzaje pracy zdalnej: stałą, hybrydową i okazjonalną (do 24 dni kalendarzowych w roku). Praca zdalna na stałe oznacza, że całość pracy realizowana jest wyłącznie zdalnie. Praca hybrydowa jest częściowo zdalna i częściowo stacjonarna. Kodeks pracy nie reguluje czasu i układu takiej pracy, jest to kwestia ustalana indywidualnie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem – przepisy nie narzucają żadnych konkretnych rozwiązań.

Wraz z wejściem nowych przepisów pracownik może wystąpić o pracę zdalną okazjonalną, jednak wniosek ten nie jest wiążący i pracodawca nie ma obowiązku go zaakceptować. Wyjątkiem są osoby należące do grupy uprzywilejowanej, tj. kobiety w ciąży, opiekunowie dzieci do lat 4, opiekunowie osób niepełnosprawnych. Praca zdalna przysługuje pracownikowi w wymiarze 24 dni w roku, niezależnie od formy zatrudnienia i wymiaru godzin pracy.

Pracodawca ma prawo skontrolować pracownika, który wykonuje pracę zdalną. Kontrola może dotyczyć 3 aspektów: tego, czy pracownik w ogóle wykonuje pracę, ochrony danych osobowych i BHP. Narzędzia i sposoby kontroli powinny zostać uwzględnione i opisane w regulaminie pracy zdalnej.