Zatrudnianie w dobie zdalnej pracy: jak dostosować się do nowych realiów?

Praca zdalna to od kilku lat norma w wielu polskich firmach. Takie rozwiązanie wiąże się z wieloma korzyściami zarówno dla pracowników, jak i dla samego pracodawcy. W jaki sposób pracodawcy powinni dostosować się do nowych realiów związanych z pracą w trybie home office?

Praca zdalna w 2023 roku

W związku z nowelizacją kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku w życie weszły nowe przepisy związane z tzw. home office. Obecnie możliwe jest wykonywanie obowiązków zawodowych w całości w formie zdalnej bądź hybrydowej. Pojęcia tych dwóch trybów pracy wprowadzono do kodeksu pracy, zastępując nimi przepisy związane z telepracą. Praca zdalna powinna opierać się na porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Jak mówi definicja, ma ona polegać na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Zazwyczaj jest to miejsce zamieszkania osoby zatrudnionej. Co więcej, możliwość wykonywania pracy w trybie zdalnym można teraz uzgadniać nie tylko podczas zawierania umowy, ale i  w dowolnym momencie zatrudnienia.

Korzystanie z komunikatorów online

Narzędziem, które w znacznym stopniu ułatwia i usprawnia pracę zdalną, są specjalne komunikatory online. Umożliwiają one bieżący, wygodny kontakt zarówno między współpracownikami oraz poszczególnymi działami, jak i ten na linii pracownicy-pracodawca. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele specjalnych aplikacji i platform pozwalających na wygodną wymianę informacji bez konieczności wychodzenia z domu czy wykonywania połączeń telefonicznych. Mowa m.in. o takich narzędziach jak WhatsApp czy Slack. Utrzymywanie relacji w organizacjach na odległość umożliwiają także zaawansowane oprogramowania takie jak Symfonia ERP e-Pracownik, usprawniające komunikację oraz ogólne zarządzanie pracownikami.

Zarządzanie firmą i marketingiem z poziomu nowoczesnych oprogramowań

W firmie, w której większość – lub wszyscy – pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie, niezbędne jest posługiwanie się także programami do organizacji pracy online – np. Asana czy Trello. Pozwalają one na wygodne zarządzanie konkretnymi projektami, rozdzielanie zadań oraz bieżące kontrolowanie postępów pracy osób zatrudnionych.

Przeczytaj także: Zatrudnianie pracowników zdalnych – aspekty prawne i księgowe

Regularne spotkania online

Chcąc skutecznie zarządzać pracownikami pracującymi w trybie zdalnym, należy pamiętać o regularnej organizacji spotkań online. Mają one zastąpić codzienne osobiste spotkania w biurze – w rozmowie może brać udział konkretny zespół, dział, a nawet cała firma, nawet jeśli każdy z pracowników łączy się z zupełnie innego miejsca. Do spotkań wideo w organizacjach najczęściej wykorzystuje się program Google Hangouts czy Microsoft Teams.

Obowiązek pokrycia kosztów i zapewnienia materiałów do pracy zdalnej

W związku z wprowadzeniem pojęcia pracy zdalnej do kodeksu pracy każdy pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikom zdalnym niezbędnych materiałów i urządzeń do pracy. Dotyczy to także obowiązku pokrycia kosztów instalacji oraz ewentualnego serwisowania tych sprzętów. Powinien on również pokryć wszelkie koszty pracy zdalnej, jakie ponosi pracownik – np. związane z opłatami na Internet wykorzystywany do realizacji obowiązków zawodowych.

Określenie zasad pracy zdalnej w odpowiednim dokumencie

Po wprowadzeniu definicji pracy zdalnej pracodawca musi także określić konkretne zasady jej wykonywania w porozumieniu z zakładową organizacją zawodową. Jeśli nie dojdzie do jego zawarcia – np. w sytuacji, gdy przy firmie nie funkcjonuje organizacja związkowa – zapisy dotyczące zasad pracy na home office powinny pojawić się w regulaminie. Jeżeli natomiast nie zostaną one określone w żadnym z tych dokumentów, muszą zostać określone w poleceniu wykonywania pracy zdalnej bądź w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem.