Jakie są najlepsze programy do zarządzania projektami, które mogą być przydatne dla firm?

Nowoczesne narzędzia i aplikacje mogą znacząco usprawnić zarządzanie projektami – a tym samym pozytywnie wpłynąć na tempo rozwoju firmy. Świetnie wspomagają pracę członków różnych zespołów i działów, a ponadto pozwalają na bieżące monitorowanie postępów. Jeśli zatem poszukujesz tego typu rozwiązań, przeczytaj ten poradnik. Znajdziesz w nim najlepsze programy do zarządzania projektami, które możesz wykorzystać w swojej firmie!

Spis treści:

• Dlaczego warto korzystać z narzędzi do zarządzania projektami?
• Przegląd najlepszych programów do zarządzania projektami
• Na co zwracać uwagę, wybierając aplikację do zarządzania projektami?

Dlaczego warto korzystać z narzędzi do zarządzania projektami?

Każdy project manager wie, że sukces w realizacji projektu zależy od trzech głównych czynników: zaspokojenia potrzeb klienta, ukończenia prac w określonym czasie i przy założonym budżecie. Uzyskanie takiego rezultatu często okazuje się jednak sporym wyzwaniem. Klient może nagle zmienić wymagania, ktoś z zespołu się rozchoruje, a pierwotnie założone koszty okażą się mocno niedoszacowane. W radzeniu sobie z tego typu problemami pomocne mogą okazać się programy do zarządzania projektami. Wyposażone w wiele zintegrowanych modułów pozwalają lepiej kontrolować harmonogram i budżet, usprawniają komunikację w zespole, a także dają możliwość śledzenia postępów prac w czasie rzeczywistym. Za ich pomocą użytkownicy są również w stanie wymieniać się różnymi plikami i dokumentami – tak, by wszystkie ważne informacje były zawsze pod ręką. Dużą popularnością cieszą się także aplikacje pozwalające tworzyć tablice kanban czy diagramy sieciowe. Dzięki tej funkcji lider zespołu czy kierownik projektu mogą zarządzać zadaniami na kolejnych etapach projektu.

Zobacz również: zarządzanie projektami – jaki program wybrać?

Przegląd najlepszych programów do zarządzania projektami

Na rynku dostępnych jest wiele systemów i aplikacji do zarządzania projektami, dlatego wybór konkretnego rozwiązania może okazać się bardzo trudny. Jeśli stoisz właśnie przed takim wyzwaniem, koniecznie zapoznaj się z dalszą częścią tego poradnika. Znajdziesz w nim krótki przegląd łatwych w obsłudze programów do zarządzania zadaniami, harmonogramem i komunikacją w zespole projektowym.

Asana

Jednym z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami i zadaniami jest Asana – platforma chmurowa, wyposażona m.in. w kalendarz oraz liczne funkcje do śledzenia pracy. Dzięki możliwości zintegrowania z innymi systemami i aplikacjami mobilnymi zapewnia znacznie łatwiejszą współpracę poszczególnych zespołów oraz pomaga koordynować postępy w realizacji zadań. Te ostatnie można dzielić na mniejsze elementy i przypisywać różnym osobom odpowiedzialnym za ich wykonanie. Raporty generowane w czasie rzeczywistym pozwalają z kolei wyciągać cenne wnioski i zarządzać czasem pracy tak, by ukończyć projekt w zakładanym terminie oraz zwiększyć efektywność i wydajność zespołu.

Trello

Trello to oprogramowanie do zarządzania projektami, które dobrze sprawdzi się w zespołach agile. Jego główną zaletą jest możliwość tworzenia tablic kanban, które pomagają zorganizować pracę w zespole. Za ich pomocą można nie tylko na bieżąco śledzić realizowane zadania i monitorować czas pracy, lecz również pilnować zaplanowanych projektów. W zarządzaniu projektami i firmowymi procesami pomagają także karty i listy, umożliwiające dodawanie kluczowych zadań, terminów, członków zespołu czy przydatnych załączników. Dzięki nim wszystkie informacje, które są niezbędne dla danego zespołu, można uporządkować w jednym miejscu. Podobnie jak pozostałe narzędzia do zarządzania projektami, także i Trello można łatwo zintegrować z wieloma aplikacjami, z których zespół korzysta na co dzień.

Microsoft Project

Microsoft Projekt to kolejny polecany program do kontrolowania projektów i zadań w firmie, oferujący rozbudowane funkcje, dostosowane do potrzeb mniejszych i dużych organizacji. Pozwala przypisywać zadania odpowiednim członkom zespołu, monitorować w czasie rzeczywistym postępy prac oraz zarządzać budżetami i harmonogramami projektów przy użyciu wykresów Gantta z wizualizacjami. Do atutów tego narzędzia należą również możliwość zarządzania zasobami oraz integracja z innymi popularnymi produktami producenta.

ClickUp

ClickUp to bardzo wszechstronna platforma, która nie dość, że skutecznie automatyzuje pracę zespołową, to jeszcze ułatwia bieżącą kontrolę nad postępami w realizacji poszczególnych zadań.  Nie dziwi zatem fakt, że z rozwiązania szczególnie chętnie korzystają project managerowie, którzy chcą efektywnie zarządzać zespołem. Za pomocą tego narzędzia są w stanie przeprowadzić analizę wydajności i zidentyfikować te obszary, które wymagają poprawy. Do innych zalet tego narzędzia należą jeszcze możliwość ustawiania kamieni milowych oraz wyboru automatycznej reakcji na zmiany w projektach. Na koniec warto dodać, że ClickUp to intuicyjna w obsłudze aplikacja, dostępna także w wersji chmurowej.

Wrike

Wśród popularnych programów do zarządzania projektami znalazł się również Wrike. Oferuje on użytkownikom wiele ciekawych funkcji – od tworzenia zadań i przypisywania ich do poszczególnych osób, po bieżące monitorowanie postępów, analizę danych i przygotowywanie raportów. Nie można zapomnieć również o opcji integracji z innymi narzędziami. Spersonalizowany interfejs Wrike pozwala na wygodne dostosowanie zadań do stylu pracy danego zespołu i jego wewnętrznej struktury.

Zoho Projects

Zoho Projects to kompleksowy program do zarządzania projektami. Co potrafi to rozwiązanie? Naprawdę sporo. Za jego pomocą w każdym projekcie można wyznaczać zadania i kamienie milowe. Członkowie zespołu mogą się komunikować za pomocą forów, czatów grupowych, a także interaktywnego pulpitu nawigacyjnego. System da się również łatwo zintegrować z takimi aplikacjami Google, jak Google Docs, Gmail, czy kalendarz. Będzie to zatem dobre rozwiązanie dla niewielkich firm, które nie chcą przeznaczać na takie narzędzie dużo środków.

Jira

Jira to system do planowania i zarządzania wykorzystywany głównie w środowisku programistów i developerów – choć może okazać się pomocny również w przypadku marketingu. Umożliwia m.in. śledzenie zadań metodą Agile czy wykrywanie wszelkiego rodzaju błędów. Narzędzie integruje się z ponad 3 tysiącami innych aplikacji i programów, dzięki czemu gwarantuje specjalistom jeszcze efektywniejszą pracę.

Zobacz również: Green project management – skuteczny sposób na efektywne zarządzanie projektami?

Na co zwracać uwagę, wybierając aplikację do zarządzania projektami?

Odpowiednio dobrany system do zarządzania projektami to klucz do podniesienia efektywności zespołu. Warto pamiętać, że choć wybór dostępnych rozwiązań jest naprawdę spory, to jednak nie każde narzędzie sprawdzi się tak samo dobrze w danej organizacji. Czym zatem warto kierować się, poszukując najlepszego rozwiązania do swojej firmy? Jeśli zespół nie ma doświadczenia w pracy z narzędziami do zarządzania projektami, warto postawić na aplikację z polskojęzycznym menu i intuicyjnym interfejsem. To z pewnością ułatwi odnajdywanie poszczególnych funkcji czy współpracę nad różnymi zadaniami.

W firmach, w których ważny jest szybki przepływ informacji, a część zespołu pracuje zdanie, przyda się oprogramowanie wyposażone w komunikator, funkcję udostępniania różnego rodzaju plików, a także takie, które zapewni elektroniczny obieg dokumentów. Jeśli z kolei w organizacji proces zarządzania projektami opiera się na wewnętrznie wypracowanej metodyce, ważną kwestią wyboru będzie możliwość personalizacji narzędzia.

Porównując poszczególne rozwiązania, warto zwrócić uwagę także na takie kwestie, jak bezpieczeństwo informacji zgromadzonych w systemie. Dobrze, aby aplikacja pozwalała nadawać różne uprawnienia poszczególnym jej użytkownikom – to z pewnością zminimalizuje ryzyko ewentualnych błędów. Ostatnia kwestia to dostępność. Choć systemy desktopowe nadal cieszą się sporą popularnością, to jednak warto sprawdzić, czy program posiada kompatybilną aplikację mobilną. Dzięki temu członkowie zespołu będą mieli dostęp do informacji także poza biurem, a praca nad projektami stanie się o wiele łatwiejsza.