Kontrola skarbowa – co to jest i jak się do niej przygotować?

Organy celno-skarbowe zostały wyposażone w kompetencje, pozwalające im na weryfikowanie czy podatnicy należycie wywiązują się ze swoich obowiązków z zakresu prawa podatkowego i celnego. Prowadzona przez tego typu instytucje kontrola skarbowa dla wielu przedsiębiorców jest bardzo stresującym doświadczeniem. Warto zatem wiedzieć, w jaki sposób się do niej przygotować. Zaciekawił Cię ten temat? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest kontrola skarbowa oraz jaki dokładnie jest jej zakres.

Spis treści:

• Co to jest kontrola skarbowa?
• Formy i zakres kontroli skarbowej
• Kontrola podatkowa a kontrola celno-skarbowa – podobieństwa i różnice
• Co sprawdza urząd skarbowy podczas kontroli?
• Jak przygotować swoją firmę na kontrolę skarbową?

Co to jest kontrola skarbowa?

Kontrola celno-skarbowa, często nazywana po prostu kontrolą skarbową, to jedno z podstawowych zadań realizowanych przez urzędy celno-skarbowe. Jej celem jest sprawdzenie, czy podatnik prawidłowo wywiązuje się z obowiązków, jakie zostały na niego nałożone na mocy przepisów prawa podatkowego, celnego czy dewizowego. Zakres kontroli skarbowej w szczegółowy sposób został uregulowany w ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej. Choć z przytoczonych w niej przepisów wynika, że ma ona służyć wykrywaniu i zwalczaniu najpoważniejszych naruszeń prawa podatkowego, takich jak: wystawianie fikcyjnych faktur VAT czy unikanie opodatkowania, to jednak coraz częściej dotyczy ona firm działających na mniejszą skalę. Ustawa o KAS nie przewiduje bowiem żadnych wyłączeń w tym zakresie.

Zobacz również: Krajowa Administracja Skarbowa (KAS)

Formy i zakres kontroli skarbowej

Zgodnie z przepisami, kontrolę skarbową mogą przeprowadzać jedynie funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej oraz pracownicy KAS. Zazwyczaj obejmuje ona przegląd dokumentacji księgowej, choć dopuszczalne jest również przesłuchiwanie świadków, dokonywanie oględzin czy nawet zlecanie badań biegłym rewidentom. Czynności mogą być prowadzone w siedzibie przedsiębiorstwa, a także w miejscu, gdzie przedsiębiorca przechowuje firmową dokumentację – np. w biurze rachunkowym.

Zakres kontroli skarbowej jest bardzo szeroki. Obejmuje on bowiem przestrzeganie przepisów dotyczących:

• prawa podatkowego, a w tym podatków dochodowych, VAT, akcyzy oraz podatku od gier hazardowych,
• prawa celnego, a w tym procedur celnych obowiązujących przy imporcie i eksporcie towarów, a także opodatkowania obrotu towarami z zagranicą,
• prawa dewizowego, w szczególności w zakresie obowiązków rezydentów i nierezydentów,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• regulacji unijnych w zakresie podatku VAT, akcyzy i obrotu towarami z krajami trzecimi,
• przestrzegania sankcji nałożonych na Rosję i Białoruś przewidzianych w ustawie o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę.

Zobacz również: Podatki dla jednoosobowych działalności gospodarczych: 7 cennych wskazówek

Kontrola podatkowa a kontrola skarbowa – podobieństwa i różnice

Kontrolę skarbową należy odróżnić od kontroli podatkowej. Ta druga dotyczy bowiem wyłącznie przestrzegania przepisów prawa podatkowego. Organami uprawnionymi do jej przeprowadzania są naczelnicy urzędów skarbowych, zaś w przypadku podatków i opłat lokalnych, także wójtowie, burmistrzowie lub prezydenci miast. Czynności kontrolne realizowane są z kolei w takim zakresie, w jakim przewidują to przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Różnice między kontrolą podatkową i skarbową widoczne są także na poziomie prowadzonego postępowania. Tę pierwszą poprzedza z reguły zawiadomienie o kontroli, które podatnik powinien otrzymać z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. W tym czasie może on również dokonać niezbędnych korekt deklaracji podatkowych. Kontrola skarbowa często przeprowadzana jest natomiast bez wcześniejszego zawiadomienia.

Warto również pamiętać, że do kontroli podatkowej stosuje się przepisy rozdziału V ustawy Prawo przedsiębiorców. Wprowadzają one wiele korzystnych dla podatników rozwiązań, a w tym m.in.:

• obowiązek zawiadamiania przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej,
• ograniczenie czasu trwania kontroli,
• możliwość zgłaszania przez podatnika sprzeciwu wobec czynności kontrolnych,
• ograniczenie liczby jednoczesnych kontroli.

Te zasady nie obowiązują jednak w przypadku kontroli celno-skarbowej.

Co sprawdza urząd skarbowy podczas kontroli?

Podczas wykonywania czynności kontrolnych służba skarbowa ma obowiązek przejrzeć dokumenty księgowe oraz zbadać księgi podatkowe. W uzasadnionych okolicznościach przeprowadza ona również przesłuchania świadków. W razie wątpliwości przedsiębiorca może natomiast zostać poproszony o złożenie wyjaśnień. Pracownicy służby skarbowej (dla celów dowodowych) mają również prawo zabezpieczyć dokumenty zgromadzone w toku postępowania.

Przebieg kontroli skarbowej dokumentuje się w specjalnym protokole. Zawiera on wykaz stwierdzonych nieprawidłowości. Od momentu doręczenia wyniku kontroli podatnik ma 14 dni na dokonanie korekty deklaracji. Jeśli tego nie zrobi, zostanie wobec niego wszczęte postępowanie podatkowe.

Kontrola skarbowa – ile lat wstecz?

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej kontrola skarbowa może obejmować tylko te zobowiązania podatkowe i celne, które nie uległy przedawnieniu. Sam okres przedawnienia wynosi w tym przypadku 5 lat i liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że w 2024 r. służba skarbowa może skontrolować rozliczenia za lata 2018 – 2023. Warto jednak pamiętać, że bieg przedawnienia ulega zawieszeniu z chwilą wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, a także w momencie wniesienie skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą niewykonanego przez podatnika zobowiązania.

Jak przygotować swoją firmę na kontrolę skarbową?

Kontrola skarbowa może okazać się dla przedsiębiorcy bardzo stresującym doświadczeniem. Warto zatem odpowiednio się do niej przygotować. Dobrą praktyką jest wcześniejsze udzielenie pełnomocnictw osobom, które będą reprezentować firmę przed organami podatkowymi i celno-skarbowymi. Warto również dbać o to, by księgi podatkowe były prowadzone w sposób staranny, a wszystkie zdarzenia gospodarcze terminowo w nich dokumentowane. Jeśli firma wystąpiła z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, należy zadbać o odpowiednią archiwizację tego typu pism, aby w razie potrzeby szybko je odnaleźć i przekazać organom dokonującym kontroli.

Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych dobrze jest też przeanalizować dokumentację dotyczącą badanego okresu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, można będzie bowiem skorygować błędne rozliczenia. Cennym wsparciem może okazać się również pomoc ze strony doradcy podatkowego, który podpowie, w jaki sposób współpracować z organami kontrolnymi, aby cały proces przebiegł szybko i nie wpłynął negatywnie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.