Metoda kasowa – jak rozliczyć podatek VAT?

Metoda kasowa pozwala na rozliczanie podatku VAT dopiero w momencie, w którym przedsiębiorca otrzyma zapłatę za wystawioną przez siebie fakturę. Z takiego rozwiązania mogą skorzystać jedynie czynni podatnicy VAT, których roczny limit sprzedaży nie przekracza równowartości 2 milionów euro. Choć taka forma rozliczania podatku nie jest nowa, to jednak z jej stosowaniem wiąże się wiele pytań i wątpliwości.  Kiedy warto skorzystać z takiego rozwiązania? W jaki sposób rozliczyć podatek VAT metodą kasową? Z jaką datą wykazać fakturę w rejestrach VAT oraz pliku JPK_V7? Przeczytaj ten poradnik i poznaj odpowiedzi na te oraz inne pytania. 

Spis treści:

• Metoda kasowa rozliczenia VAT – na czym polega?
• Kiedy warto zdecydować się na wybór metody kasowej?
• Rozliczanie podatku VAT zgodnie z metodą kasową
• VAT – metoda kasowa czy memoriałowa? Teraz już wiesz!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Metoda kasowa to szczególna procedura rozliczania VAT należnego z tytułu sprzedaży. Pozwala wykazać podatek w ewidencji VAT dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT.
• Z takiego rozwiązania mogą korzystać jedynie przedsiębiorcy posiadający status małego podatnika VAT, a zatem Ci, u których sprzedaż nie przekracza limitu 2 mln euro.
• Nabywca, który otrzyma fakturę z oznaczeniem „metoda kasowa”, może rozliczyć podatek VAT dopiero w momencie zapłaty.
• Metody kasowej nie można stosować w przypadku transakcji, dla których przepisy określają inny moment powstania obowiązku podatkowego VAT.
• Przedsiębiorca, który stosuje metodę kasową, musi rozliczać podatek VAT w cyklach kwartalnych.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

Zgodnie z ogólną zasadą, w przypadku VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Nie ma przy tym znaczenia, czy klient uregulował swoje zobowiązanie. Taki sposób rozliczania podatku może okazać się niekorzystny dla przedsiębiorców wystawiających faktury z długim terminem płatności lub takich, którzy mają problemy z utrzymaniem płynności finansowej. Na gruncie prawa podatkowego istnieją jednak wyjątki od opisanej wyżej reguły. Jednym z nich jest kasowa metoda rozliczania podatku VAT.

Metoda kasowa rozliczenia VAT – na czym polega?

Metoda kasowa, zwana również uproszczoną, to szczególna procedura rozliczania podatku VAT. Od metody memoriałowej różni się ona tym, że obowiązek podatkowy powstaje dopiero po zakończeniu transakcji i uregulowaniu należności przez nabywcę. Dzięki temu przedsiębiorca może wykazać podatek VAT w ewidencji w miesiącu, w którym otrzymał zapłatę do kontrahenta. Nie ma przy tym znaczenia data, w której wystawiono dokument czy dostarczono towar.

Rozliczanie VAT metodą kasową – przykład

Pan Adam rozlicza VAT metodą kasową. 3 lipca wystawił fakturę dla czynnego podatnika VAT na kwotę 4920 zł brutto (4000 netto + 920 zł VAT) z 14-dniowym terminem płatności. Kontrahent opłacił fakturę dopiero 10 października. W związku z tym Pan Adam wykazuje VAT należy w ewidencji z datą otrzymania zapłaty, a zatem 10 października.

Metoda kasowa to rozwiązanie stworzone z myślą o małych podatnikach, a zatem przedsiębiorcach uzyskujących niskie przychody. Pozwala ona bowiem uniknąć problemów z płynnością finansową, wynikających z opóźnień w opłacaniu faktur przez kontrahentów. Dzięki takiemu rozwiązaniu podatek VAT rozlicza się w oparciu o terminy, w jakich przedsiębiorca poniósł koszty za faktury zakupu lub otrzymał płatność za faktury sprzedaży. Po przepływie środków finansowych czynny podatnik VAT wprowadza kwoty VAT do rejestrów i deklaracji. Jeżeli płatność za fakturę rozłożono na części, faktury wykazywane są w strukturze JPK V7. Co istotne, metoda uproszczona w VAT to nie to samo co metoda kasowa w podatku dochodowym.

Wybór metody kasowej

Wybór metody kasowej jest całkowicie dobrowolny. Chcąc korzystać z takiego rozwiązania, przedsiębiorca musi jednak poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-R. Termin składania oświadczenia upływa z końcem miesiąca, który poprzedza okres stosowania metody uproszczonej. Jeśli zatem przedsiębiorca chciałby rozliczać podatek VAT metodą kasową od października, to do 30. września powinien złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R.

Podatnik ma prawo przejść na metodę memoriałową po roku stosowania metody kasowej – rezygnacji można dokonać również za pomocą zawiadomienia w US. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na rozliczanie podatku metodą kasową, są zobowiązani do umieszczania na fakturach sprzedaży wyrażenia „faktura metoda kasowa”, będącego czytelną informacją dla klientów. Oprócz tego elementu faktura nie różni się niczym od tradycyjnej faktury VAT.

Przeczytaj także: Jak zmienić formę opodatkowania i kiedy należy to zrobić? Za i przeciw

Rozliczanie podatku VAT zgodnie z metodą kasową

Rozliczanie podatku VAT zgodnie z metodą kasową zależy w dużej mierze od tego, kto jest stroną transakcji. Jeśli faktura została wystawiona na innego przedsiębiorcę posiadającego status czynnego podatnika VAT, to wtedy podatek należy rozliczyć w terminie, w którym sprzedaż została opłacona. Nie obowiązują tu żadne limity. Inaczej jest w przypadku transakcji, których stroną są podmioty nie będące czynnymi podatnikami VAT, a zatem np. osoby fizyczne czy przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia. Tu czas na rozliczenie podatku VAT wynosi maksymalnie 180 dni, licząc od daty wydania towaru lub wykonania usługi.

Metoda kasowa a rozliczenie podatku VAT – przykład

Pan Adam – przedsiębiorca zgłoszony do celów VAT – rozlicza podatek metodą kasową. 2 lutego wystawił fakturę na kwotę 4920 zł brutto (4000 netto + 920 zł VAT) z 14-dniowym terminem płatności dla kontrahenta, którym był przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Klient zapłacił za usługę dopiero 5 października. Ponieważ od 2 lutego do 5 października minęło więcej niż 180 dni, Pan Adam powinien wykazać podatek VAT w pliku JPK_V7 oraz w rejestrach VAT w sierpniu, bo właśnie wtedy mija 180. dzień od daty sprzedaży.

Ważne: Jeśli kontrahent opłacił fakturę w części, to wtedy podatek VAT należy wykazać w takiej kwocie, jaka faktycznie została uregulowana, a pozostałą cześć rozliczyć po otrzymaniu drugiej części płatności. 

Odliczenie podatku VAT a metoda kasowa

Zakup towarów lub usług od czynnego podatnika VAT stosującego metodę kasową wiąże się z odroczeniem prawa do odliczenia podatku VAT aż do momentu opłacenia faktury. Taki sposób rozliczania podatku może okazać się mniej atrakcyjny dla kontrahenta. W przypadku transakcji rozliczanych zgodnie z metodą memoriałową prawo do odliczenia VAT powstaje już z chwilą otrzymania faktury.

Metoda kasowa – kiedy fakturę można wrzucić w koszty?

Metoda kasowa może być stosowana także podczas rozliczania kosztów. Pozwala ona na ujmowanie wydatków związanych z prowadzoną działalnością w momencie, gdy zostały one faktycznie poniesione – a zatem niezależnie od tego, do jakiego okresu się one odnoszą. Za datę poniesienia wydatku zwyczajowo uznaje się datę wystawienia faktury.

Przeczytaj również: Dla kogo jest metoda kasowa i jak usprawnia księgowanie dokumentów? – Symfonia

Jak zaksięgować fakturę metodą kasową?

Data księgowania faktury zależy od tego, czy metodą kasową będą rozliczane koszty, czy podatek VAT. W tym pierwszym przypadku wydatek zostanie zaksięgowany w KPiR w dacie wystawienia faktury. Z kolei w rejestrze zakupu VAT fakturę księguje się zgodnie z datą dokonania płatności.

Księgowanie faktur metodą kasową może przysparzać nieco trudności. Pomocnym rozwiązaniem okaże się tu program księgowy, taki jak np. Symfonia eBiuro, który pozwoli na automatyczne rozliczenie dokumentu na podstawie poprowadzonych przez użytkownika informacji. Jeśli faktura będzie miała status jako niezapłacona, system zaksięguje jej wartość tylko w KPiR. Faktury opracowane zostaną natomiast uwzględnione w KPiR i rejestrze VAT. W programie można księgować także faktury zapłacone częściowo. Ich przypadku wartość z dokumentu zostanie automatycznie przepisana do KPiR, a zapłacona cześć również do rejestru VAT.

VAT – metoda kasowa czy memoriałowa? Teraz już wiesz!

Metoda kasowa może być korzystnym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorców, którzy obawiają się zatorów płatniczych. Jej stosowanie wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami i wymaga spełnienia określonych warunków. Przed podjęciem decyzji o zmianie metody rozliczenia podatku VAT warto zatem dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami lub skonsultować się z doradcą podatkowym.