Dystrybucja wiedzy w firmie: nowe przepisy, procesy, druki – jak nad tym zapanować?

Przemyślana dystrybucja wiedzy między członkami personelu ma bardzo duże znaczenie dla funkcjonowania całej organizacji. Jak w skuteczny sposób przekazywać informacje na temat zmian, nowych przepisów i firmowych procesów?

 

Zarządzanie i dystrybucja wiedzy w firmie – podstawowe zasady

Zarządzanie wiedzą w firmie to wszelkiego rodzaju działania mające na celu identyfikację, rozpowszechnienie i wykorzystanie wiedzy personelu. Odpowiednia dystrybucja tej wiedzy ma z kolei bardzo duży wpływ na efektywność pracy osób zatrudnionych. Ma to również znaczenie w budowaniu konkurencyjności przedsiębiorstwa. Dystrybucją wiedzy nazywamy przepływ informacji, danych, uwag oraz pomysłów pomiędzy pracownikami. Aby przekazywać im informacje na temat firmowych aktualności czy zmian w przepisach, wcale nie trzeba ograniczać się do fizycznych grupowych spotkań w biurze.

 

Korzystanie z narzędzi ułatwiających wymianę informacji

Wiedza w firmie może być przekazywana zarówno twarzą w twarz, jak i za pośrednictwem narzędzi komunikacyjnych. Obecnie oprócz telefonów i wiadomości e-mail dużą popularnością cieszą się komunikatory internetowe – np. WhatsApp. W wielu przedsiębiorstwach wykorzystywane są również platformy online, umożliwiające nie tylko rozmowy na czacie, ale i prowadzenie wideorozmów czy publikowanie aktualizacji dotyczących firmy – np. Slack czy Google Hangout. Dostęp do informacji mają wówczas wszyscy pracownicy – i to z dowolnego miejsca. To skuteczne rozwiązanie zwłaszcza w przypadku firm umożliwiających pracę zdalną.

 

Gromadzenie istotnych informacji w chmurze

Bieżący dostęp do istotnej wiedzy zapewniają także oprogramowania chmurowe. Gromadzone w nich informacje są dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników o dowolnej porze i z dowolnego miejsca – nie ma więc znaczenia, czy pracownik wykonuje swoje zadania w trybie zdalnym, czy w siedzibie firmy. Przechowywanie wszystkich najważniejszych danych w chmurze pozwala zapanować nad ich dużą liczbą i umożliwia wygodne przekazywanie informacji wszystkim pracownikom jednocześnie.

 

Firmowe szkolenia

Kolejnym sposobem na dystrybucję wiedzy w firmie jest organizacja szkoleń dla pracowników. Umożliwiają one nie tylko omówienie nowych procesów czy przepisów, ale i przygotowanie personelu do pracy na nowym oprogramowaniu czy zaznajomienie z nowymi metodami działania. Szkolenia mogą odbywać się zarówno w wersji stacjonarnej, jak i online.

Przeczytaj także: Czy przesunięcie KSeF powinno wpłynąć na odłożenie planów? (symfonia.pl)

Newsletter w firmie

Komunikację i przekazywanie wiedzy w firmie ułatwia również tzw. newsletter, stosowany głównie w dużych przedsiębiorstwach o wielu działach. To rodzaj wiadomości, którą pracownicy otrzymują regularnie o tej samej porze – np. raz w tygodniu – na swoją pocztę elektroniczną. Nie tylko przekazuje on odbiorcom wartościową wiedzę, ale i wyróżnia się na tle innych narzędzi swoim ciekawym wyglądem. To prosty i efektywny sposób na dystrybucję informacji w organizacji.