Czy przesunięcie KSeF powinno wpłynąć na odłożenie planów związanych z cyfryzacją biur rachunkowych?

Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF) miał obowiązywać w obowiązkowej formie już od lipca 2024 roku. Wdrożenie obligatoryjnego systemu przeniesiono jednak na późniejszy termin. Czy zmiana ta powinna mieć wpływ na cyfryzację biur rachunkowych?

Zmiana terminu obowiązkowego KSeF

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie, udostępnianie oraz gromadzenie faktur ustrukturyzowanych. Do ich wystawiania służą aplikacje przygotowane przez Ministerstwo Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma – a także inne komercyjne programy dostępne do pobrania w sieci. Wdrożenie systemu w biurze rachunkowym wiąże się z wieloma korzyściami – m.in. optymalizacją wielu procesów, oszczędnością czasu oraz kosztów czy mniejszym ryzykiem błędów w dokumentacji.

Przeczytaj także: Zarządzanie przepływem dokumentów w erze KSeF: narzędzia i strategie – Symfonia

Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z systemu jest całkowicie dobrowolne, jednak na lipiec 2024 planowane było wprowadzenie obowiązkowej integracji z KSeF dla większości przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów postanowiło jednak zrezygnować z wdrażania systemu w tym roku i zlecić zewnętrzny audyt informatyczny. Po jego przeprowadzeniu ma zostać wskazany nowy termin wprowadzenia obligatoryjnego systemu – obecnie nie jest on jeszcze znany.

Zmiana terminu wdrożenia obligatoryjnego KSeF – przyczyny

Jedną z głównych przyczyn, dla których przesunięto termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF, były wykryte błędy. Z założenia bowiem system ma ułatwiać przedsiębiorcom prowadzenie swoich firm – nawet w przypadku wystąpienia problemów informatycznych. Planowany audyt ma zapewnić bezpieczeństwo oraz stabilność Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiana terminu wdrożenia obligatoryjnego systemu ma z kolei zapobiegać powstawaniu chaosu – podatnicy zwolnieni z VAT mieli bowiem zacząć korzystać z niego pół roku później niż czynni podatnicy. To mogłoby skutkować zamieszaniem związanym z przetwarzaniem dokumentów w kilku różnych formatach.

W związku z przesunięciem obowiązkowej integracji z KSeF termin jego wdrożenia będzie taki sam dla wszystkich podmiotów – a to wiąże się z płynną zmianą dla każdego przedsiębiorcy.

Czy biura rachunkowe powinny wstrzymać się z cyfryzacją z powodu zmian w zakresie KSeF?

Wielu właścicieli biur rachunkowych zastanawia się, czy w związku ze zmianą terminu obowiązkowego KSeF odłożyć w czasie plany związane z cyfryzacją. Późniejszy okres wdrożenia obligatoryjnego systemu warto jednak potraktować jako dodatkowy czas na spokojne przygotowania do zmian. Obecnie nikt nie jest w stanie określić, kiedy dokładnie integracja z systemem stanie się obowiązkiem – dobrze więc być przygotowanym pomimo zmiany terminu wdrożenia KSeF.

Bez względu na to, czy pozostało do niego kilka miesięcy, czy rok lub dwa, biuro rachunkowe może w tym czasie bez pośpiechu dostosowywać się do zmian. Dzięki temu istnieje możliwość skupienia się na jakości wdrożenia – bez presji czasowej. To idealna okazja do jeszcze lepszej analizy procesów i poszukiwania skuteczniejszych oprogramowań. Dzięki opóźnieniu wprowadzenia obowiązkowego KSeF firmy zyskały więcej czasu na pozyskanie dodatkowej wiedzy. Warto więc w dalszym ciągu planować cyfryzację – nawet jeżeli nikomu nie jest znany dokładny termin wdrożenia systemu.