Zatrudnianie pierwszego pracownika: jak zrozumieć i poradzić sobie z obowiązkami pracodawcy?

Przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej na firmę zatrudniającą pracownika lub pracowników może się wydawać nie lada wyzwaniem. Z pewnością wiąże się to z pewnymi zmianami dla przedsiębiorcy – od tego momentu staje się on nie tylko swoim, ale i czyimś szefem. Jak zatrudnić pierwszego pracownika, w jaki sposób do niego podejść i jak radzić sobie z dodatkowymi obowiązkami pracodawcy?

Zatrudnienie pracownika krok po kroku

Proces zatrudnienia pracownika obejmuje wiele etapów. Pierwszy z nich to samo sformułowanie i opublikowanie ogłoszenia o pracę oraz rozpoczęcie kampanii rekrutacyjnej. Prowadząc rekrutację, przyszły pracodawca musi pamiętać o równym traktowaniu wszystkich kandydatów – bez dyskryminacji i uprzedzeń. Na kolejny etap, czyli selekcję, składają się przegląd otrzymanych zgłoszeń, wstępne rozmowy – np. telefoniczne, zlecenie zadań rekrutacyjnych i ostateczne rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami. Niekiedy stosuje się również metodę testów psychologicznych. Po podjęciu decyzji o tym, który
z kandydatów zostanie zatrudniony w firmie, następuje uzgodnienie warunków umowy. Pracownik musi następnie wypełnić stosowne dokumenty dla osoby ubiegającej się o pracę, z kolei pracodawca ma obowiązek skierować go na obowiązkowe badania u lekarza medycyny pracy. Kolejny etap to samo podpisanie umowy, po którym następuje onboarding. W pierwszych dniach po zatrudnieniu pracownika pracodawca musi dopełnić także kilka dodatkowych obowiązków, m.in. względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Obowiązki pracodawcy – o czym należy pamiętać?

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest skierowanie pracownika na badania lekarskie oraz szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie BHP nie jest konieczne w przypadku umowy zlecenie czy umowy o dzieło. Pracodawca jest także zobowiązany zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS-u i co miesiąc odprowadzać za nią należne składki na ubezpieczenia – w tym przypadku również wszystko zależy od zawartej umowy. Kolejnym ważnym obowiązkiem przełożonego jest naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracownika – chyba że zatrudniona została osoba poniżej 26. roku życia.

Nastawienie do pierwszego pracownika

Po zatrudnieniu pracownika prowadzenie działalności ulega pewnym zmianom. Przedsiębiorca nie pracuje już wyłącznie na własną rękę i musi uwzględniać we wszystkich działaniach drugą osobę. Początkowo może się to wydawać trudne, jednak z czasem współpraca zawsze przebiega coraz lepiej. Podejmowanie decyzji we dwójkę może się okazać łatwiejsze, a w przypadku różnicy zdań warto wziąć pod uwagę opinie lub pomysły pracownika, spoglądającego na daną sprawę z innej perspektywy. Ważne, aby pracodawca od początku traktował zatrudnioną osobę w taki sposób, aby czuła się ona doceniana i ważna dla firmy – przyjazna atmosfera między przełożonym a pracownikiem oraz wzajemny szacunek to podstawa dobrej współpracy.

Przeczytaj także: Pracownik czy kontraktor? Przewodnik po zatrudnianiu ludzi dla małych przedsiębiorstw

Skuteczny onboarding

Zatrudniając pierwszego – i każdego kolejnego – pracownika, warto zadbać o odpowiedni onboarding. To nic innego, jak proces wdrażania nowozatrudnionej osoby w życie i cele firmy czy codzienne obowiązki. W każdej firmie przebiega on nieco inaczej – wiele zależy bowiem od samego charakteru działalności, misji przedsiębiorstwa czy podejścia pracodawcy. Jakość wdrożenia często ma wpływ na decyzję nowego pracownika co do pozostania w firmie. Onboarding powinien obejmować cztery najważniejsze etapy. Pierwszy z nich to wdrożenie w realia firmy oraz jej kulturę organizacyjną, czyli misję, cele, wartości czy strategię działania. Drugi etap wdrażania pracownika to budowanie relacji w zespole – w tym przypadku będzie to relacja na linii zatrudniony-pracodawca. Kolejnym krokiem onboardingu jest wdrożenie pracownika w jego rolę w przedsiębiorstwie oraz codzienne zadania i obowiązki. Ostatnia część procesu wdrażania obejmuje już kwestie formalne. Mowa m.in. o przekazaniu niezbędnych dokumentów, zawarciu umowy i przekazaniu potrzebnych do pracy urządzeń. Efektywny onboarding sprawia, że pracownik postanawia pozostać w danej firmie, zamiast poszukiwać zatrudnienia u konkurencji. Pozwala on również na oszczędność kosztów związanych m.in. z rekrutacją. W efekcie skutecznego wdrożenia pracownik powinien być w stanie działać samodzielnie bez potrzeby nadzoru i gwarantować dużą efektywność w codziennej pracy.