EOD – czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

W biznesie czas to pieniądz, dlatego przedsiębiorstwa, które chcą poprawić wyniki finansowe, nie mogą pozwolić sobie na marnowanie wielu godzin pracy na nieproduktywne czynności, takie jak np. przetwarzanie papierowej dokumentacji.  Tu z pomocą przychodzi EOD, czyli system informatyczny, który digitalizuje i automatyzuje obieg dokumentów w firmie. Na czym dokładnie polega działanie takiego oprogramowania? Jakie korzyści daje zarządzanie dokumentacją z wykorzystaniem narzędzi IT? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te i inne pytania, przeczytaj ten poradnik i sprawdź, czym jest i jakie korzyści przynosi elektroniczny obieg dokumentów.

Spis treści:

• Jakie wyzwania wiążą się z obiegiem dokumentów w firmie?
• EOD – co to takiego?
• Jak działa elektroniczny obieg dokumentów
• EOD – czy warto?
• Elektroniczny obieg dokumentów w praktyce

Najważniejsze informacje w skrócie:

• EOD to system informatyczny, który automatyzuje i digitalizuje obieg dokumentów w firmach, redukując w ten sposób czas poświęcany na nieproduktywne czynności.
• Dzięki EOD, wszystkie dokumenty są przechowywane w jednej, bezpiecznej bazie danych, co umożliwia łatwy i szybki dostęp do informacji za pomocą różnych urządzeń.
• System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia pełną kontrolę nad dostępem do dokumentacji, automatyzuje powtarzalne zadania oraz pozwala na śledzenie czasu realizacji poszczególnych procesów.

Jakie wyzwania wiążą się z obiegiem dokumentów w firmie?

W natłoku codziennych obowiązków łatwo o pomyłki. Wyobraźmy sobie sytuację, w której faktura, zamiast trafić do księgowości, zostaje przypadkowo przekazana do działu sprzedaży. Nikt nie wie, kto miał ją zatwierdzić, więc leży na biurku, czekając na rozwiązanie problemu, a termin płatności mija. W wielu firmach takie pomyłki powtarzają się niemal codziennie – dokumenty wędrują z biurka na biurko, zanim – z dużym opóźnieniem – trafią wreszcie do właściwej osoby. W takim systemie obiegu dokumentów trudno również skontrolować, kto i kiedy miał dostęp do danych. Poufne informacje, które powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, nierzadko są dostępne dla postronnych osób. Nie trzeba chyba dodawać, że praca z dokumentacją właśnie w taki sposób zajmuje dużo czasu, wymaga osobistego kontaktu różnych pracowników oraz wiąże się z ryzykiem zgubienia dokumentów.

Problemy związane z papierowym obiegiem dokumentów na tym jednak się nie kończą. W wielu firmach wyzwaniem staje się także archiwizacja dokumentów. Często polega ona po prostu na opisywaniu i porządkowaniu dokumentacji w teczkach czy segregatorach. Choć taki system może dobrze funkcjonować w mniejszych firmach, to w większych organizacjach, gdzie dokumentów z dnia na dzień przybywa, taki sposób archiwizacji okaże się bardzo uciążliwym obowiązkiem.

Przeczytaj również: Jak wygląda obieg dokumentów w firmie? – Symfonia

EOD – co to takiego?

EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny, który umożliwia zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej. Jego główną zaletą jest automatyzacja procesów. EOD pozwala bowiem na błyskawiczny przepływ dokumentów między użytkownikami systemu, eliminując konieczność ich fizycznego przekazywania. W efekcie zadania, takie jak akceptacja faktur czy zarządzanie wnioskami, mogą być realizowane szybciej i bezbłędnie. Dodatkowo, system wspiera archiwizację dokumentów, zapewniając dostęp do nich tylko tym użytkownikom, którzy mają nadane odpowiednie uprawnienia.

Warto mieć jednak świadomość, że systemy EOD różnią się między sobą funkcjonalnością. Bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak np. Symfonia eDokumenty, uwzględniają najlepsze praktyki oraz zasady instrukcji kancelaryjnej. Tego typu systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają m.in. tworzenie list dystrybucyjnych, które pozwalają na kontrolowanie, kto i kiedy otrzymał dany dokument. Ciekawym rozwiązaniem jest również możliwość tworzenia kartotek kontrahentów, w których gromadzone są wszystkie dokumenty powiązane z danym partnerem biznesowym. Oprócz tego użytkownik może porządkować firmową dokumentację według działu, teczki czy sprawy, a to pozwala na szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji – bez konieczności przeglądania wielu segregatorów.

Przeczytaj również: Dlaczego warto wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów? – Symfonia

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

EOD centralizuje wszystkie dokumenty w jednej, bezpiecznej bazie danych. System wykorzystuje zaawansowane algorytmy do kategoryzacji dokumentów, ułatwiając ich wyszukiwanie i dekretowanie. Dzięki tej funkcji zapewnia również pracownikom posiadającym odpowiednie uprawnienia wygodny dostęp do niezbędnych informacji. Jak to wygląda w praktyce? By rozpocząć elektroniczny obieg dokumentów, pracownik loguje się do systemu, a następnie wprowadza do niego dokument lub wypełnia pusty formularz, uzupełniając wymagane pola. Jednym kliknięciem przesyła dokument do przełożonego, który weryfikuje go i przekazuje dalej. System automatycznie sprawdza zgodność z firmowymi procedurami i kieruje wniosek do odpowiedniego działu, np. księgowości czy zakupów. Gdy do firmy wpływa nowa faktura, system EOD przetwarza ją, wykorzystując funkcję OCR do uzupełnienia informacji. Pracownik weryfikuje dokument i przekazuje go do kolejnych osób w systemie. Tak zorganizowany elektroniczny obieg dokumentów kończy się bezpieczną, elektroniczną archiwizacją.

Przeczytaj również: ECM – dlaczego jest niezbędny w Twojej firmie? System elektronicznej archiwizacji dokumentów – Symfonia

EOD – czy warto?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to inwestycja, która przynosi wiele korzyści – zarówno w zakresie organizacji pracy, jak i samego zarządzania dokumentacją. Dzięki EOD procesy stają się bardziej przejrzyste, są realizowane szybciej i łatwiejsze do kontrolowania. Poniżej znajdziesz inne, ważne korzyści, jakie oferuje to rozwiązanie.

Elastyczne zarządzanie dokumentami

EOD umożliwia elastyczne zarządzanie dokumentami zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie. Użytkownik systemu może przypisać dokumenty do odpowiednich kartotek, takich jak kontrahenci, sprawy czy działy. W efekcie dokument zawsze trafia do właściwej osoby i jest łatwy do odnalezienia.

Wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu

EOD centralizuje wszystkie materiały w jednym, bezpiecznym systemie. Każdy dokument – niezależnie od tego, czy jest to faktura, umowa, notatka czy protokół, jest łatwo dostępny dla osób, które mają do niego nadane uprawnienia.

Kontrola dostępu

EOD pozwala także na pełną kontrolę nad poziomami dostępu do dokumentów. Administrator systemu może również zdecydować, które osoby w firmie będą mieć uprawnienia do realizowania określonych działań, jak np. zatwierdzanie wniosków. Dzięki temu wrażliwe dokumenty są bezpieczne, a pracownicy mają dostęp wyłącznie do tych informacji, które są im niezbędne do pracy.

Automatyzacja wprowadzania dokumentów dzięki OCR

Dzięki technologii OCR (ang. Optical Character Recognition) dokumenty są automatycznie odczytywane i wprowadzane do systemu. Danych z faktur nie trzeba zatem wprowadzać ręcznie. To z kolei nie tylko przyspiesza obieg dokumentów w firmie, ale również zmniejsza ryzyko błędów.

Kontrola czasu realizacji procesów

EOD umożliwia śledzenie czasu realizacji poszczególnych procesów w obiegu dokumentów. System rejestruje, kiedy dokument trafił do konkretnego pracownika i jak długo pozostawał w jego obiegu. Dzięki temu można łatwo monitorować wydajność poszczególnych procesu i identyfikować ewentualne opóźnienia.

Łatwe wyszukiwanie dokumentów

Niezależnie od tego, czy użytkownik szuka konkretnej faktury, umowy czy raportu, system EOD pozwala na łatwe przeszukiwanie bazy dokumentów, korzystając z różnego rodzaju filtrów, takich jak data, numer dokumentu czy dane kontrahenta.

Możliwość pracy zdalnej

Dzięki EOD pracownicy mogą zarządzać dokumentami, zatwierdzać wnioski czy sprawdzać statusy procesów bez konieczności fizycznej obecności w biurze. System umożliwia także tworzenie spersonalizowanych ścieżek akceptacyjnych, które odzwierciedlają specyfikę danej organizacji. Przykładowo, faktura powyżej określonej kwoty może wymagać akceptacji kilku osób z różnych działów, co system automatycznie uwzględni, kierując dokument do odpowiednich decydentów.

Elektroniczny obieg dokumentów w praktyce

EOD to rozwiązanie przede wszystkim dla tych firm, którym zależy na usprawnieniu zadań administracyjnych, szybszej wymianie informacji między działami, a także zarządzaniu przebiegiem zadań z zastosowaniem mechanizmów workflow. System zapewnia bowiem bezpieczny i kontrolowany dostęp do dokumentów z każdego miejsca, pozwala na automatyzację powtarzalnych zadań, tworzenie różnych ścieżek obiegu dokumentów w firmie oraz ujednolicenie procedur związanych z archiwizacją. Co ważne, EOD nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym tylko dla dużych organizacji. Nawet małe przedsiębiorstwa mogą czerpać z niego korzyści, wdrażając system do obsługi pojedynczego procesu, np. akceptacji faktur czy ewidencji korespondencji.