e-Doręczenia – czym są, od kiedy i jak z nich korzystać?

e-Doręczenia to nie tylko elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, ale również kluczowy element cyfryzacji administracji publicznej. Nowe rozwiązanie, z którego już w tym roku muszą korzystać podmioty publiczne oraz przedsiębiorcy, budzi jednak wiele pytań i wątpliwości. Czym dokładnie są e-Doręczenia? Kto i kiedy musi korzystać z tej usługi? Jak założyć adres i skrzynkę e-Doręczeń oraz prawidłowo z niej korzystać? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te oraz inne pytania, zapoznaj się z tym poradnikiem!

Spis treści:

• e-Doręczenia – co to takiego?
• Jak działa system doręczeń elektronicznych?
• Kto musi korzystać z e-Doręczeń?
• Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń – od kiedy będą obowiązkowe?
• Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń – instrukcja krok po kroku
• Integracja systemu doręczeń elektronicznych z platformami do automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów
• Doręczenia elektroniczne w pytaniach i odpowiedziach

Najważniejsze informacje w skrócie:

• e-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie elektronicznych odpowiedników listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
• Korespondencja dostarczana w ramach systemu e-Doręczeń zastępuje tradycyjne przesyłki wysyłane przez organy administracji publicznej w formie papierowej.
• Przesyłane za pomocą usługi doręczeń elektronicznych dokumenty są automatycznie rejestrowane i chronione przed nieuprawnionym dostępem.
• W tym roku obowiązek wdrożenia e-Doręczeń obejmuje wiele podmiotów, a w tym ZUS, urzędy skarbowe, przedsiębiorców. Do października 2029 r. z systemu będą korzystać także jednostki samorządu terytorialnego.
• Integracja usługi e-Doręczeń z systemem obiegu dokumentów w firmie może przynieść wiele korzyści. Tą najważniejszą jest automatyzacja procesu wysyłania i odbierania dokumentów.

e-Doręczenia – co to takiego?

e-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej. Taka korespondencja, co do zasady, stanowi cyfrowy odpowiednik listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru. System doręczeń elektronicznych ma usprawniać komunikację podmiotów publicznych z przedsiębiorcami i obywatelami. e-Doręczenia eliminują bowiem potrzebę składania osobistych wizyt w urzędzie, oczekiwania na list polecony oraz przechowywania papierowej korespondencji. To jednak nie wszystkie korzyści, jakie wiążą się z wdrożeniem tego rozwiązania. e-Doręczenia pozwalają również na:

• jednoznacznie zidentyfikowanie nadawcy i odbiorcy,
• pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
• zabezpieczenie korespondencji przesyłanej między nadawcą a odbiorcą, uniemożliwiające zmianę jej treści.

„Warto mieć świadomość, że e-Doręczenia to nie kolejna skrzynka pocztowa, ale cały proces przekazywania korespondencji elektronicznej, w którym docelowo będą uczestniczyć wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy oraz zawody zaufania publicznego” – komentuje Tomasz Mamys, Starszy Kierownik Technicznego Wsparcia Sprzedaży w Symfonii.

Działanie systemu e-Doręczeń w Polsce reguluje ustawa z 18 listopada 2024 r. o doręczeniach elektronicznych (UoDE), która pod koniec minionego roku doczekała się nowelizacji. Obowiązujące obecnie przepisy umożliwiają korzystanie z doręczeń elektronicznych w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, a nawet podczas wymiany korespondencji biznesowej – jeśli wymaga ona potwierdzenia odbioru i prawnego zabezpieczenia. Wszystko dlatego, że usługa doręczeń elektronicznych należy do tzw. kategorii usług zaufania.

Jak działa system doręczeń elektronicznych?

System e-Doręczeń działa jak sieć elektronicznych skrzynek pocztowych. Aby z niego korzystać, wystarczy złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń, a następnie aktywować skrzynkę. Po przeprowadzeniu tych czynności można już wysyłać i odbierać cyfrowe listy polecone oraz inne dokumenty. Każda taka operacja jest automatycznie rejestrowana i chroniona przed nieuprawnionym dostępem. Taki sposób działania systemu przynosi jego użytkownikom konkretne korzyści:

 „Odbiorca nie musi już czekać na dostarczenie listu poleconego, bo w przypadku e-doręczeń korespondencja trafia na jego skrzynkę natychmiast po wysłaniu. Elektroniczne doręczenia są również bezpieczniejsze niż te tradycyjne. Dzięki zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń udało się zminimalizować ryzyko uszkodzenia lub utraty przesyłanych dokumentów. Dodatkowo system pozwala na śledzenie przesyłek i elektroniczne potwierdzanie ich dostarczenia” – wyjaśnia Bogdan Zatorski, Kierownik ds. Analiz Biznesowych i Wymagań Prawnych w Symfonii.

Przeczytaj również: Jak wygląda obieg dokumentów w firmie? – Symfonia

Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

Zgodnie z założeniami Ministerstwa Cyfryzacji z doręczeń elektronicznych mają docelowo korzystać różne grupy podmiotów – zarówno te należące do sektora publicznego, jak i firmy wpisane do KRS i CEiDG. Obowiązek przesyłania wiadomości za pomocą tej usługi będzie jednak wprowadzany etapami. Szczegółowy harmonogram wdrożenia e-Doręczeń, znajdziesz w poniższej tabeli.

Tabela. e-Doręczenia – od kiedy będą obowiązkowe?

Źródło: Harmonogram – e-Doręczenia – Portal Gov.pl

Okres przejściowy dla podmiotów publicznych

Podpisana przez Prezydenta RP pod koniec listopada 2024 r. nowelizacja ustawy o e-Doręczeniach zakłada wprowadzenie okresu przejściowego dla podmiotów publicznych. Zgodnie z nowymi przepisami w ich przypadku obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych przesunięto do końca 2025 r. Zmiana terminu ma pomóc im w dostosowaniu się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, a co za tym idzie wdrożenia systemów elektronicznego obiegu dokumentów.

Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń – instrukcja krok po kroku

Aby korzystać z systemu doręczeń elektronicznych, wystarczy założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Cała procedura składa się z 4 prostych kroków:

1. Wypełnienia wniosku o adres i skrzynkę do e-Doręczeń, np. za pomocą e-usług dostępnych na platformie Biznes.gov.pl;
2. Dołączenia niezbędnych dokumentów (np. potwierdzających reprezentację lub pełnomocnictwo);
3. Podania danych osoby, która będzie zarządzać skrzynką do e-Doręczeń;
4. Podpisania wniosku elektronicznie, np. za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego oraz jego wysyłania za pomocą platformy e-usług.

Status wniosku można sprawdzić po zalogowaniu się na edoreczenia.gov.pl w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń. Po nadaniu adresu ADE skrzynkę trzeba jeszcze aktywować. Można to zrobić np. z poziomu konta przedsiębiorcy.

Integracja usługi e-Doręczeń z systemem elektronicznego obiegu dokumentów

Usługa e-Doręczeń została zaprojektowana w taki sposób, aby możliwa była jej integracja z systemem elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

„Takie rozwiązanie zwiększa funkcjonalność systemów EZD. Dzięki integracji obu platform można zautomatyzować proces obiegu dokumentów tak, aby wszystkie ważne informacje szybko trafiały do odpowiednich osób” – wyjaśnia Krzysztof Jaworski.

Na taki krok powinny zdecydować się przede wszystkim te firmy, które chcą zorganizować korespondencję prowadzoną z urzędami czy innymi podmiotami i zarządzać nią bezpośrednio z poziomu systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Jak dokładnie działa ten proces? Przeanalizujmy to na przykładzie systemu ECM Symfonia eDokumenty.

Automatyczne pobieranie e-Doręczeń w programie Symfonia eDokumenty

Oprogramowanie pozwala na przyznanie określonym pracownikom uprawnień do pobierania i wysyłania wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń. Do obsługi korespondencji służy specjalny moduł e-Doręczenia, za pomocą którego użytkownik może zobaczyć listę wiadomości. Te, po wprowadzeniu odpowiednich ustawień, mogą ładować się automatycznie lub w określonych cyklach (np. dniach czy godzinach.)

Nadawanie uprawnień do odbierania doręczeń elektronicznych w programie Symfonia eDokumenty

Program wyświetla również informację o statusach wysyłek wiadomości, jakie znajdują się na liście, a także zapewnia dostęp do historii operacji, które zostały wykonane. Ciekawą funkcją jest także możliwość automatycznego rejestrowania wiadomości przesyłanych za pomocą usługi e-Doręczeń w dzienniku korespondencji wychodzącej i przychodzącej.

Weryfikacja i potwierdzenie odbioru

Dodatkowo korespondencję, które wpływa do organizacji, można od razu przypisać do określonej osoby lub działu w systemie tak, aby skrócić czas obiegu dokumentów oraz mieć pewność, że konkretne informacje trafiają do odpowiednich adresatów.

Chcesz przekonać się, czy Twoja firma jest gotowa na e-Doręczenia? Pobierz bezpłatną listę kontrolną!

Doręczenia elektroniczne w pytaniach i odpowiedziach!

Co to jest adres do e-Doręczeń?

Adres do e-Doręczeń (ADE) to ciąg liter i cyfr o następującej strukturze:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ

gdzie:

• AE to skrót od „adres elektroniczny”
• PL to kod kraju
• X to cyfry
• Y to litery
• Z to cyfry kontrolne.

Nie jest to zatem standardowy adres e-mail. ADE ma charakter unikalny, co oznacza, że jest przypisany do konkretnego użytkownika tak, aby umożliwić jego bezbłędną identyfikację. Wszystkie aktywowane adresy doręczeń elektronicznych są zapisane w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

Czy korzystanie z e-Doręczeń wiąże się z dodatkowymi opłatami?

Korzystanie z e-Doręczeń w większości przypadków jest darmowe. Firmy nie będą ponosić żadnych opłat za przesyłanie korespondencji w usłudze doręczeń elektronicznych, jeżeli uczestniczy w niej podmiot publiczny.

Jak e-Doręczenia mają się do e-korespondencji na takich platformach, jak e-Urząd czy ePUAP?

e-Doręczenia to oficjalna, prawnie wiążąca forma komunikacji elektronicznej z urzędami, zastępująca tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Mają one ściśle określone ramy prawne i gwarantują m.in. pewność doręczenia i integralność przesyłanych dokumentów. E-korespondencja na platformach takich, jak ePUAP czy e-Urząd to z kolei bardziej ogólne narzędzie do bieżącej komunikacji i załatwiania indywidualnych spraw podatkowych.

Co stanie się z kontami na e-Urząd Skarbowy i ePUAP?

Konta na platformie e-Urząd Skarbowy nadal będą aktywne. W związku z tym w najbliższym czasie komunikacja z Urzędem Skarbowym będzie odbywać się dwutorowo:

• poprzez e-Urząd Skarbowy, gdzie nadal będzie można korzystać z dotychczasowych funkcjonalności, takich jak składanie deklaracji czy sprawdzanie statusu spraw;
• poprzez e-Doręczenia, za pomocą których dostarczane będą np. decyzje administracyjne.

Docelowo platformy e-Urząd Skarbowy i ePUAP zostaną zintegrowane z systemem e-Doręczeń tak, aby dać użytkownikom możliwość odbierania i wysyłania korespondencji urzędowej z potwierdzeniem odbioru bezpośrednio ze swojego konta.

Jakie komunikaty będą wysyłane za pośrednictwem e-Doręczeń, a jakie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego?

Usługa e-Doręczeń służy do przesyłania oficjalnej korespondencji urzędowej, która wymaga potwierdzenia odbioru i ma moc prawną równoważną listowi poleconemu za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Do takich komunikatów należą m.in.:

• decyzje administracyjne, a w tym np. decyzje podatkowe, o przyznaniu świadczeń czy umorzeniu postępowania;
• wezwania i zawiadomienia, np. o wszczęciu postępowania czy nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
• dokumenty sądowe, np. wezwania do sądu (np. jako świadek, strona postępowania), oraz orzeczenia sądowe (np. wyroki, nakazy zapłaty).

Platforma e-Urząd Skarbowy nadal będzie służyć do bieżącej komunikacji z urzędami skarbowymi, w tym do:

• składania deklaracji podatkowych, np. PIT, VAT, CIT, PCC.
• odbierania potwierdzeń i zaświadczeń
• wysyłania zapytań i wniosków, np. wnioski o interpretacje podatkowe.
• przeglądania swoich danych podatkowych, a w tym np. historii złożonych deklaracji, informacji o nadpłatach i zaległościach.

Co się stanie, gdy odbiorca nie potwierdzi odczytania korespondencji przesłanej za pomocą e-Doręczeń? Czy takie doręczenie jest skuteczne?

W systemie e-Doręczeń, podobnie jak w przypadku tradycyjnych listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, najważniejszy jest sam fakt doręczenia wiadomości na adres elektroniczny, a nie faktyczne jej odczytanie. Oznacza to, że samo umieszczenie wiadomości w skrzynce odbiorczej adresata jest równoznaczne z doręczeniem. Dodatkowo system e-Doręczeń generuje elektroniczne potwierdzenie wysłania i dotarcia wiadomości do adresata. Ma ono moc prawną i jest traktowane jako dowód doręczenia w postępowaniach administracyjnych i sądowych.

Jaka data uważana jest za odbiór e-Doręczenia?

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, za datę odbioru e-Doręczenia uznaje się:

• dzień faktycznego odbioru – jeśli adresat otworzy korespondencję przesłaną w systemie doręczeń elektronicznych, datą odbioru jest dzień, w którym zapoznał się z jej treścią.
• dzień od umieszczenia przesyłki w systemie – po upływie tego terminu doręczenie uważa się za skutecznie dokonane – nawet jeśli adresat nie odczytał wiadomości.

Do czego służy opcja „odrzuć korespondencję” w systemie e-Doręczeń?

W systemie e-Doręczeń opcja „odrzucić korespondencję” umożliwia odbiorcy odmowę przyjęcia przesyłki. Możesz z niej skorzystać, jeśli doszło do pomyłki adresata lub nadawcy, lub też przesłane dokumenty są niekompletne, uszkodzone lub nie spełniają wymogów formalnych.

Czy nadal będzie można wysyłać pisma do urzędów pocztą tradycyjną?

Firmy i inne podmioty niepubliczne będą musiały korzystać z systemu e-Doręczeń do wysyłania i odbierania korespondencji urzędowej. Zgodnie z harmonogramem, nie będzie można wysyłać takich pism pocztą tradycyjną – wszystko będzie musiało odbywać się przez e-doręczenia. Osoby fizyczne mogą korzystać z e-Doręczeń dobrowolnie, chyba że aktywują swoją skrzynkę e-Doręczeń. Wówczas korzystanie z tego systemu stanie się dla nich obowiązkowe.