W jaki sposób archiwizować dokumenty w firmie?

Stosy faktur i umów, przepełnione segregatory, pliki elektroniczne zapisane w przypadkowych folderach – chaos w dokumentacji to zmora wielu przedsiębiorców. Z jednej strony dokumenty są niezbędne do prowadzenia biznesu, z drugiej jednak ich obsługa może zajmować mnóstwo czasu. Jak znaleźć złoty środek? Odpowiedź na to pytanie często leży w efektywnej archiwizacji dokumentów. Chcesz dowiedzieć się, na czym polega ten proces? Przeczytaj ten poradnik, poznaj obowiązujące zasady i sprawdź, jak archiwizować dokumentację księgową i pracowniczą, aby zapewnić jej bezpieczeństwo.

Spis treści:

• Na czy polega archiwizacja dokumentów?
• Archiwizacja dokumentów księgowych – podstawy prawne
• Jak archiwizować dokumenty w firmie?
• Archiwizowanie dokumentów a skorzystanie z usług zewnętrznej firmy
• Najważniejsze zasady przechowywania dokumentów firmowych

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Archiwizacja to proces polegający na sortowaniu, katalogowaniu oraz przechowywaniu ważnej dokumentacji.
• Jej podstawowym celem jest zabezpieczenie dokumentów przed utratą, zniszczeniem lub dostaniem się w niepowołane ręce.
• Obowiązujące przepisy bardzo szczegółowo regulują zasady archiwizacji dokumentów firmie. Ich złamanie może mieć dla przedsiębiorcy negatywne konsekwencje.
• Elektroniczna archiwizacja dokumentów często okazuje się bardziej efektywna niż ta, prowadzona w formie tradycyjnej. Wiele programów komputerowych pozwala dziś przechowywać dokumenty księgowe i kadrowe tak, by spełnić wymogi wynikające z przepisów.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z generowaniem dużej liczby dokumentów. Te są nie tylko świadectwem prowadzonej działalności, ale także dowodem w sporach prawnych czy podczas kontroli ze strony różnych instytucji czy urzędów. Często zawierają one także poufne informacje, podlegające szczególnej ochronie. Właśnie dlatego tak duże znaczenie ma dziś odpowiednia archiwizacja dokumentów. Na czym dokładnie ona polega? Najprościej mówiąc archiwizacja dokumentów to proces, którego celem jest sortowanie, katalogowanie oraz przechowywanie dokumentacji w taki sposób, aby zabezpieczyć ją przed utratą, zniszczeniem, modyfikacją czy nieuprawnionym dostępem. Zasady, jakie przy tym obowiązują, zostały szczegółowo uregulowane w normach prawnych.

Archiwizacja dokumentów księgowych i kadrowych – podstawy prawne

Najważniejsze zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych znalazły się w przepisach Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 86 § 1 wymienionej wyżej ustawy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać księgi podatkowe oraz inne dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ten mija po upływie 5 lat licząc od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Wspomniane wyżej „dokumenty związane z prowadzeniem działalności” to m.in.:

• faktury, rachunki, dowody wewnętrzne i noty korygujące,
• rejestry VAT,
• ewidencje sprzedaży, środków trwałych oraz przebiegu pojazdów,
• dokumenty inwentaryzacyjne.

Przeczytaj również: Dokumentacja księgowa – czym jest i jak ją prowadzić? – Symfonia

W wielu firmach archiwizuje się także dokumentację kadrową. Tę, zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać przez okres:

• 50 lat licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.
• 10 lat licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą? – Symfonia

Co z dokumentami ubezpieczeniowymi, jak np. deklaracje i raporty przesyłane do ZUS? Jak wskazuje art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w przypadku tego typu dokumentów okres archiwizacji wynosi:

• 5 lat – w przypadku deklaracji przekazanych do ZUS od 1 stycznia 2012 roku,
• 10 lat – w przypadku deklaracji przekazanych do ZUS do 31 grudnia 2011 roku.

Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Dokumenty firmowe mogą być obecnie archiwizowane w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Niezależnie od wybranej metody, obowiązują konkretne zasady ich przechowywania. Jak zatem archiwizować dokumentację księgową i pracowniczą, aby zapewnić jej bezpieczeństwo?

Archiwum tradycyjne

Dokumentacja księgowa – m.in. roczne sprawozdania finansowe, dokumenty podatkowe czy księgi rachunkowe – muszą być przechowywane w oryginalnej formie. Archiwum powinno znajdować się w miejscu wykonywania działalności, siedzibie lub oddziale firmy bądź innym związanym z nią budynku. Ustawa o rachunkowości jasno określa konkretne reguły archiwizowania dokumentów księgowych. Możesz archiwizować:

• segregatory bezpośrednio do pudła archiwizacyjnego;
• poszczególne dokumenty do teczki bądź segregatora.

Archiwizacja elektroniczna

Dokumentacja księgowa może być obecnie archiwizowana również w postaci elektronicznej. Do dokumentów, które można przechowywać w ten sposób, należą m.in. księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe, dowody księgowe czy wyciągi bankowe.

W przypadku elektronicznej archiwizacji ogromne znacznie ma bezpieczeństwo wszelkich danych. Dostęp do dokumentacji w dowolnym momencie mają wyłącznie osoby uprawnione. Archiwizacja elektroniczna zapobiega zagubieniu lub zniszczeniu dokumentów, co często ma miejsce w przypadku tradycyjnych archiwów.

Archiwizowanie dokumentów a skorzystanie z usług zewnętrznej firmy

Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na usługę zewnętrznego przechowywania dokumentów firmowych. Współpraca z doświadczoną firmą pozwala zaoszczędzić przestrzeń biurową, a przy tym – gwarantuje maksymalne bezpieczeństwo danych. Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na archiwum zewnętrzne, wciąż ma łatwy dostęp do dokumentów – najczęściej za pośrednictwem Internetu. Oddanie obowiązku archiwizacji w ręce organizacji zewnętrznej likwiduje też obowiązek zatrudniania osoby, która miałaby sprawować opiekę nad archiwum.

Przeczytaj także: Jak zarządzać korespondencją w firmie?

Kategoryzacja archiwizowanych dokumentów

Zanim dojdzie do archiwizacji dokumentów, należy podzielić je według konkretnych kategorii. Kategoria A obejmuje wszystkie dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście – m.in. akty notarialne czy dokumentację techniczną. Kategoria B dotyczy z kolei dokumentacji niearchiwalnej, czyli tej, która powinna być przechowywana wyłącznie przez określony przepisami czas. To m.in. właśnie dokumentacja pracownicza lub księgowa.

Zasady przechowywania dokumentów firmowych

Niezależnie od formy dokumentacji, należy przechowywać ją w prawidłowy sposób. Powinna być ona zabezpieczona przed uszkodzeniem, niedozwolonymi zmianami czy rozpowszechnianiem przez osoby nieupoważnione. Co do okresu, dokumentację księgową należy przechowywać przez co najmniej pięć lat od zakończenia roku. A co z archiwizacją dokumentów pracowniczych? Muszą być one przechowywane w taki sposób, aby została zachowana ich poufność, dostępność, kompletność oraz integralność. Dokumentacja personalna, czyli umowy o pracę, karty wynagrodzeń, karty ewidencyjne czy listy płac, przechowywana jest w zależności od okresu zatrudnienia. W przypadku osób zatrudnionych po 2019 roku jest to 10 lat. Dotyczy to również pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, o ile złożyli oni raport ZUS RIA i oświadczenie ZUS OSW. Dokumentacja pracownicza osób zatrudnionych przed 1999 rokiem musi być natomiast przechowywana przez 50 lat. Co ważne, e-dokumenty personalne traktowane są w taki sam sposób jak dokumenty pracownicze w wersji papierowej.

Zobacz także: Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur – Symfonia KSeF