Ewidencja środków trwałych to dokument, w którym znajduje się spis wszystkich rzeczowych składników majątku związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą. Z obowiązkiem jej prowadzenia muszą liczyć się nie tylko przedsiębiorcy korzystający z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, lecz również ci, których przychody opodatkowane są w formie ryczałtu. W przypadku tych pierwszych rejestr środków trwałych stanowi podstawę do uwzględnienia odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodu. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest ewidencja środków trwałych, co dokładnie powinna zawierać oraz jak ją prowadzić.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Środkiem trwałym nazywa się rzeczowy składnik majątku, który stanowi własność lub współwłasność podatnika i jest przeznaczony do długotrwałego użytkowania. Do tej kategorii zalicza się m.in. budynki, budowle, maszyny, urządzenia oraz środki transportu.
• Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję sprzedaży i wykorzystują w swojej działalności środki trwałe, są zobowiązani do prowadzenia ich ewidencji.
• Ewidencja środków trwałych stanowi podstawę do rozliczania w kosztach uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych.
• Księga środków trwałych nie ma określonego wzoru. Powinna ona jednak zawierać informacje na temat daty nabycia, wartości początkowej, stawki amortyzacyjnej oraz wszelkich zmian dotyczących danego składnika majątku.
• Zgodnie z obowiązującymi przepisami rejestr środków trwałych należy uzupełnić najpóźniej do końca miesiąca, w którym dany składnik majątku został przekazany do użytkowania.

Środki trwałe – co to takiego?

Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, wytworzone bądź nabyte we własnym zakresie i będące własnością lub współwłasnością podatnika. Mowa o środkach, które są wykorzystywane przez firmę w sposób bezpośredni lub dzierżawione/wynajmowane. Według art. 22a ust. 1 ustawy o PIT środkiem trwałym nazywamy taki składnik majątku, którego wartość początkowa przekracza 10 tysięcy złotych i którego okres użytkowania jest dłuższy niż rok. W przypadku środków trwałych na podstawie ceny zakupu ustalana jest ich wartość początkowa. Jeśli to sam przedsiębiorca wytworzył konkretny składnik majątku, podstawę stanowi koszt jego wytworzenia.

Ewidencjonowanie środków trwałych

Środki trwałe stanowiące składnik firmowego majątku muszą być przez przedsiębiorcę ewidencjonowane. Ewidencja służy rejestrowaniu środków trwałych w celach prowadzenia działalności. Proces ten jest także niezbędny do poprawnego rozliczania amortyzacji w firmowych kosztach. Jeżeli wartość danego składnika majątkowego przekracza 10 tysięcy złotych, powinien on zostać wpisany do ewidencji najpóźniej w miesiącu, w którym przyjęto go do użytku. Jeśli wartość ta jest niższa bądź jeżeli środek trwały ma być używany przez okres krótszy niż rok, zalicza się go do kosztów uzyskania przychodu. Od 2018 roku podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji takich środków.

Obowiązek ewidencjonowania środków trwałych – kogo dotyczy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Tego rodzaju dokument muszą przygotowywać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki jawne i cywilne osób fizycznych, a także spółki partnerskie prowadzące księgi przychodów i rozchodów. Mowa o właścicielach firm, którzy rozliczają się na podstawie ryczałtu oraz w oparciu o KPiR. Obowiązek ewidencjonowania przez nich środków trwałych uregulowano w rozporządzeniu Ministra Finansów dot. prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 23.12.2019 r.

Ewidencja środków trwałych – co zawiera?

Ewidencja środków trwałych powinna zawierać kilka kluczowych elementów. To m.in. numer ewidencyjny, nazwa sprzętu – nawet wraz ze specyfikacją – oraz daty jego nabycia i przyjęcia do użytkowania. Niezbędne jest również określenie symbolu Klasyfikacji Środków Trwałych czy dokumentu stwierdzającego nabycie. W ewidencji powinna zostać ponadto wpisana wartość początkowa oraz stawka amortyzacyjna – niekiedy jest także konieczna aktualizacja wartości początkowej. Inny ważny element ewidencji stanowi data zbycia lub likwidacji środka trwałego z zaznaczeniem powodu – najczęściej wynika ona z jego zużycia.

Przeczytaj także: Elektroniczna lista obecności w erze home office

Ewidencja środków trwałych – wzór

Przed przystąpieniem do ewidencjonowania środków trwałych przedsiębiorcy poszukują często konkretnego wzoru dokumentu do wypełnienia. Warto jednak wiedzieć, że nie istnieje jeden z góry przyjęty wzór – możemy bowiem wyróżnić wiele sposobów na prowadzenie ewidencji. Można prowadzić ją zarówno przy użyciu specjalnych programów, jak również ręcznie, nawet bez użycia komputera. Niezbędne jest wyłącznie przestrzeganie odpowiednich warunków oraz wiedza na temat przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ewidencja a amortyzacja środków trwałych

Ewidencjonowanie środków trwałych jest niezbędne jeżeli przedsiębiorca chce mieć możliwość ich amortyzowania, czyli rozłożenia w czasie wydatków poniesionych w celu nabycia danego środka. Umożliwia to obniżenie podatku dochodowego. Wyróżniamy kilka sposobów amortyzacji – liniową, przyspieszoną, degresywną, jednorazową i indywidualną. Zazwyczaj stosowana jest metoda liniowa, wymagająca klasyfikacji środka trwałego wg KŚT i ustalenia jego początkowej wartości.

Przeczytaj także: Amortyzacja środków trwałych – czym jest i na czym polega? Metody amortyzacji środków trwałych

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych w firmie – przydatne narzędzia 

Prowadzenie ewidencji środków trwałych to obowiązek każdej firmy, ale w dobie raportowania JPK_ST_KR nie wystarczy już do tego prosty arkusz w Excelu. Warto więc sięgnąć po profesjonalne rozwiązania, takie jak Symfonia Środki Trwałe, które pozwalają przeprowadzić pełną ewidencję od momentu zakupu środka aż po jego sprzedaż, likwidację czy całkowite zamortyzowanie.

Za pomocą programu możesz zarejestrować każdy środek trwały wraz z kompletem informacji – od numeru ewidencyjnego, przez datę zakupu i wartość początkową, aż po sposób użytkowania i wybraną metodę amortyzacji. Jeśli chcesz, system automatycznie nada numer ewidencyjny i podpowie właściwą stawkę amortyzacji na podstawie numeru KŚT. Możesz też w prosty sposób dodać zdjęcie środka lub powiązać go z umową leasingu czy miejscem użytkowania.

Wszystkie dane uporządkowane są w czytelnych panelach – w zakładce VAT wprowadzisz wartości netto i podatek, a gdy obowiązują ograniczenia w odliczeniach, wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję, a program sam przeliczy kwoty. W panelu Stawki określisz wartość początkową i ewentualne części składowe środka – jeśli włączysz pełną ewidencję, system poprosi o potwierdzenie i sam rozdzieli dotychczasowe kwoty.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że amortyzacja jest liczona poprawnie, w zakładce Amortyzacja wybierasz metodę – liniową, degresywną, jednorazową czy indywidualną – a program automatycznie wyliczy odpisy miesięczne i roczne. Możesz też rozdzielić amortyzację podatkową i bilansową, a w przypadku środków sezonowych wskazać, w których miesiącach mają być naliczane odpisy.

W każdej chwili sprawdzisz też plan amortyzacji w panelu  – wystarczy, że wybierzesz widok umorzeń, by zobaczyć, jak rozkładają się kwoty w poszczególnych miesiącach. Program sam kontroluje historię rozliczeń, aktualizuje wartości i pozwala Ci na bieżąco weryfikować stan każdego środka trwałego. Jeśli chcesz przekonać się, jak program działa w praktyce, przejdź na stronę i skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania Symfonii Środki Trwałe.