Zalety i wady cyfryzacji firmy

Cyfryzacja, czy też digitalizacja biznesu, to od dłuższego już czasu temat bardzo zajmujący wszystkich, którzy prowadzą firmy. Jej znaczenie okazało się szalenie ważne, kiedy pandemia koronawirusa zamknęła większość z nas w domach i kiedy trzeba było w błyskawicznym tempie zaadaptować się do pracy w domowych warunkach. Okazało się wtedy, że wdrożenie rozwiązań z zakresu cyfryzacji procesów biznesowych może przynieść firmom wiele korzyści.

 

Cyfryzacja firmy – czym właściwie jest?

Zanim przejdziemy do rozważań, jakie wady i zalety niesie ze sobą cyfryzacja przedsiębiorstw, warto zastanowić się nad istotą tego zjawiska. Kojarzy się ona przede wszystkim z udostępnieniem pracownikom rozwiązań technologicznych mających służyć zwiększeniu ich produktywności. Mowa tu m.in. o samoobsługowych portalach pracowniczych, za pośrednictwem których osoby zatrudnione w danej organizacji mogą wykonywać powierzone im zadania z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie. Prym wiodą tu rozwiązania chmurowe, gwarantujące skalowalność i odczuwalne przyspieszenie wdrożenia różnego rodzaju projektów informatycznych. Przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi tego, że tworzenie cyfrowych miejsc pracy jest nie tylko rozwiązaniem kwestii rosnącej popularności zdalnego trybu pracy, ale też pomaga w osiagnięciu wymiernych celów biznesowych, poprzez zwiększenie efektywności działań realizowanych w danej firmie.

Cyfrowa transformacja ma też inne oblicze, które wiąże się z cyfryzacją i automatyzacją procesów produkcyjnych. Korzyści, jakie płyną z wdrożenia nowoczesnych rozwiązań, to m.in zwiększenie wydajności produkcji przy jednoczesnym obniżeniu jej kosztów.

W ramach cyfryzacji przedsiębiorstw implementowane są także rozwiązania z zakresu robotyzacji, sztucznej inteligencji, rozszerzonej rzeczywistości czy też Internetu rzeczy.

Przeczytaj także: Aplikacje mobilne w biznesie – Symfonia

Co może zyskać firma dzięki cyfryzacji?

Choć z powodu pandemii koronawirusa transformacja cyfrowa w wielu firmach przebiegała w trybie przyspieszonym, a przez to nie do końca uporządkowanym i przemyślanym, to konieczność wprowadzenia takich zmian w swoim przedsiębiorstwie dla wielu właścicieli firm stała się oczywistością i mimo iż na początku trudno było zaadaptować się do zmian, to koniec końców okazało się, że nawet taka nieco chaotyczna digitalizacja przyniosła biznesom spore korzyści. Do kluczowych zalet płynących z cyfryzacji przedsiębiorstw należy zaliczyć:

– automatyzację – wiele procesów, które wcześniej realizowane było manualnie, udało się zautomatyzować, co znacząco zwiększyło efektywność praży i przyspieszyło realizację poszczególnych działań. Specjalne programy mogą np. pomóc w szybkiej identyfikacji najlepiej sprzedających się produktów bądź usług albo sprawdzić stan finansów firmy;

– pożegnanie się z biurokracją – powtarzalne czynności, wypełnianie stosów dokumentów, wniosków, protokołów i ich wstępna weryfikacja to zadania, które pochłaniają mnóstwo czasu. Dzięki wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań cyfrowych wszystkie tego rodzaju procesy można znacząco usprawnić. Dobrym przykładem będzie tu choćby sprawdzanie prawidłowości danych we wnioskach kredytowych i przygotowanie wstępnej oceny dla potencjalnego klienta. Konsultantów banków doskonale są w stanie w tych mozolnych i czasochłonnych zadaniach wyręczyć dedykowane programy bądź wirtualni asystenci;

– poprawa jakości obsługi klientów – w czasach, kiedy znakomita część populacji stara się realizować większość zadań przez internet (zakupy, opłaty, sprawy urzędowe etc) na znaczeniu zyskuje możliwie jak najszersza obsługa w formie online. Dopracowane narzędzia służące do przyjmowania, realizacji i wysyłki zamówień to jeden z czynników mających ogromny wpływ na zadowolenie klienta docelowego. Jeśli będzie on zadowolony z poziomu obsługi i czasu realizacji zamówienia, to z dużym prawdopodobieństwem skorzysta z oferty konkretnego sklepu po raz kolejny;

– poprawa jakości komunikacji wewnętrznej w firmie – w wielu przedsiębiorstwach komunikacja między poszczególnymi działami (szczególnie dotyczy to firm mających rozbudowaną strukturę i wiele siedzib) ma kluczowe znaczenie dla efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa i realizacji kolejnych projektów. Jeśli ona szwankuje, to zadania są wykonywane wolniej, błędnie lub trafiają nie do tych pracowników, do których powinny. Zaawansowane komunikatory i platformy technologiczne wyposażone w specjalne moduły do komunikacji mogą rozwiązać tego rodzaju trudności, a tym samym przyczynić się do usprawnienia pracy wszystkich zatrudnionych w organizacji osób;

– zwiększenie bezpieczeństwa – czasy papierowych dokumentów odchodzą powoli do lamusa. Przechowywanie latami stosów papierów jest już przez wielu uznawane za relikt minionych czasów. Pomijając fakt, że takie archiwa zajmują sporo miejsca i wymagają zatrudnienia dodatkowych osób do ich obsługi, to jeśli dojdzie do jakiegoś wypadku (np. pożaru) i ulegną one zniszczeniu, to zagrożone jest bezpieczeństwo danych. O wiele korzystniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentacji w chmurze. Ogromna rzesza przedsiębiorców już z takiej możliwości korzysta – nie tylko jest to bezpieczniejsze, ale pozwala też o wiele łatwiej znaleźć potrzebny w danej chwili dokument.

Wady cyfryzacji firmy

Przy ogromnie swoich zalet, cyfryzacja nie jest też pozbawiona wad, ale wynikają one nie tyle z niedoskonałości samej idei, ale z okolicznościami, jakie są niezbędne, by móc to rozwiązanie wprowadzić w życie. Dla wielu przedsiębiorców przeszkodą we wprowadzeniu swojej firmy w cyfrowy świat są niestety związane z tym koszty. Nie każdego przedsiębiorcę stać na to, by wykupić dostęp do dedykowanych platform lub zainwestować w zakup profesjonalnego oprogramowania. Problem tkwi też czasem w mentalności przedsiębiorców (mowa tu szczególnie o starszym pokoleniu), dla których świat nowoczesnych technologii jest światem obcym i nie do końca godnym zaufania. Przyzwyczajeni do starych reguł i wypracowanych przez lata procedur, mogą niechętnie patrzeć na ideę digitalizacji. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań wymaga także przeszkolenia pracowników i nabycia przez nich nowych kompetencji, a to może z kolei generować dodatkowe koszty i powodować czasowe przestoje w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Nie można też zapomnieć, że dostęp do zasobów danych i dokumentów przechowywanych w chmurze jest zależny od energii elektrycznej i dostępu do internetu – gdy te media będą szwankować, trudno oczekiwać, że firma będzie płynnie pracować.

O ile przed pandemią koronawirusa cyfryzacja firmy była modnym trendem, o tyle wraz z jej nadejściem nadeszła wręcz konieczność, by wprowadzić przedsiębiorstwa na szersze technologiczne tory. Z raz obranej drogi przedsiębiorcy już raczej nie zawrócą, tym bardziej że digitalizacja biznesu okazuje się naprawdę opłacalna.