Czy można przelewać pieniądze z konta firmowego na prywatne?

Założenie firmowego konta w banku nie dla każdego jest obowiązkowe, jednak wielu polskich przedsiębiorców posiada osobny rachunek bankowy dla swojej działalności. W tym przypadku właściciel firmy – i nie tylko – zyskuje łatwy dostęp do przychodów i wydatków związanych z prowadzoną firmą. Nie ma więc możliwości, aby firmowe finanse zostały pomylone z tymi prywatnymi. Czy posiadając konto firmowe, można jednak przelewać pieniądze na rachunek prywatny? Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy? Przeczytaj ten poradnik i poznaj odpowiedzi na te oraz inne pytania!

Spis treści:

• Firmowe konto w banku – rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych
• Kto musi posiadać firmowy rachunek bankowy?
• Przelew środków z konta firmowego na prywatne – kiedy jest dozwolony?
• Wpłata gotówki na konto firmowe – o czym pamiętać?
• Czy można zapłacić fakturę z prywatnego konta?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Przedsiębiorca może wykorzystywać do prowadzenia działalności gospodarczej swój prywatny rachunek bankowy.
• Z obowiązkiem założenia konta firmowego muszą się jednak liczyć osoby korzystające z mechanizmu split payment, a także te, które chcą znaleźć się na białej liście podatników VAT.
• Przedsiębiorca może zapłacić za fakturę z prywatnego konta. Aby w razie kontroli udokumentować daną transakcję, warto jednak wydrukować potwierdzenie przelewu i podpiąć je pod dokument księgowy.
• Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, z konta firmowego mogą płacić za prywatne zakupy. Inaczej ta kwestia wygląda w przypadku spółek. Ich wspólnicy mogą opłacać prywatne zakupy wyłącznie za pomocą rachunków osobistych. Poza nielicznymi wyjątkami nie powinni również dokonywać przelewów z konta firmowego na prywatne.

Firmowe konto w banku – rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych

Osobne konto w banku dla prowadzonego przedsiębiorstwa to prosty sposób na oddzielenie finansów firmy od tych prywatnych. Z tego powodu na założenie firmowego rachunku bankowego decydują się nawet niektórzy przedsiębiorcy, którzy wcale nie mają takiego obowiązku – mowa o właścicielach jednoosobowych działalności gospodarczych. Firmowe konto pozwala bowiem na wygodny wgląd we wszystkie transakcje i zapobiega sytuacjom, w których prywatne środki mieszają się z przychodami i wydatkami związanymi z działalnością. W przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Urząd Skarbowy również może z łatwością zweryfikować konto.

Posiadanie osobnego rachunku bankowego dla firmy ułatwia ponadto sporządzanie rozliczeń podatkowych czy raportów finansowych, usprawniając tym samym prowadzenie całej firmowej księgowości.

Kto musi posiadać firmowy rachunek bankowy?

Obowiązek posiadania firmowego konta w banku zależy m.in. od formy prawnej danej działalności. Wspomniane już firmy jednoosobowe nie muszą oddzielać konta prywatnego od firmowego. Zobowiązani są do tego podatnicy dokonujący transakcji o wartości 15 tysięcy złotych brutto lub wyższej. Przepisy mówią bowiem, że każda płatność za faktury na kwotę takiej wysokości musi zostać wykonana z konta firmowego znajdującego się na białej liście podatników VAT. Konieczność założenia osobnego rachunku bankowego dla firmy dotyczy ponadto firm, które dokonują transakcji w oparciu o towary lub usługi określone w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a także tych znajdujących się na białej liście VAT.

Przelew środków z konta firmowego na prywatne – kiedy jest dozwolony?

Prawo do przelewania środków z firmowego rachunku bankowego na konto prywatne mają w Polsce wyłącznie przedsiębiorcy jednoosobowi, którzy to zresztą wcale nie muszą posiadać osobnych kont. Wykonywanie przelewów z konta prywatnego na firmowe również jest w tym przypadku dozwolone.

Przeczytaj także: Co to jest kredyt kupiecki? – Symfonia

Wszystkie inne formy prowadzenia działalności gospodarczej – m.in. spółki komandytowe, cywilne czy jawne – nie mają jednak według przepisów takiej możliwości. Co ważne, dokonując przelewów z konta firmowego na prywatne, właściciele JDG muszą liczyć się z koniecznością uzasadnienia tych transakcji w razie ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego. Niezwykle istotne jest więc jasne określanie konkretnych przelewów za pomocą odpowiedniego tytułu – dzięki temu można uniknąć problemu z ustaleniem przeznaczenia przelewu.

Wpłata gotówki na konto firmowe – o czym pamiętać?

Co do zasady, zasilenie konta firmowego z prywatnego nie jest zabronione. Taka praktyka może jednak przysporzyć przedsiębiorcy problemów podczas kontroli podatkowej. Na konto firmowe powinny bowiem wpływać jedynie środki stanowiące przychód z działalności gospodarczej. Każda taka transakcja musi mieć również swoje odzwierciedlenie w dokumentacji księgowej. Częste przelewy z konta prywatnego na firmowe mogą budzić wątpliwości organów podatkowych. Przedsiębiorca powinien zatem przygotować się na to, by w razie kontroli odpowiednio je uzasadnić.

Czy można zapłacić fakturę z prywatnego konta?

Kwestia prowadzenia rozliczeń firmowych za pomocą prywatnego konta – poza nielicznymi wyjątkami – nie została szczegółowo uregulowana w przepisach. Oznacza to, że formalnie nie ma przeciwskazań, by zapłacić za fakturę z prywatnego konta przedsiębiorcy, czy nawet konta innej osoby.  Ten przywilej nie obowiązuje jednak, jeśli dana płatność ma być zrealizowana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Zapłata w systemie split payment możliwa jest bowiem wyłącznie za pomocą rachunku rozliczeniowego otwartego w związku z prowadzoną działalnością.