Czy obieg faktur kosztowych w Twojej firmie musi być długi i trudny do ujarzmienia? Poznaj sekretne rozwiązania na Twoje księgowe bolączki

Faktury kosztowe to podstawowa metoda dokumentowania zakupu towarów lub usług. Ich obieg bywa często długi i żmudny, a opóźnienia w generowaniu faktur mogą wiązać się z niechcianymi konsekwencjami. W jaki sposób usprawnić i zautomatyzować obieg tych dokumentów w firmie?

Dlaczego obieg faktur kosztowych bywa problematyczny?

Tradycyjny obieg faktur kosztowych bywa problematyczny i mało efektywny. To czasochłonny, żmudny i narażony na błędy proces, który nierzadko ogranicza rozwój firmy i powoduje opóźnienia w płatnościach. To z kolei może wpływać negatywnie na płynność finansową przedsiębiorstwa – nieterminowe przelewy od kontrahentów często uniemożliwiają pokrycie bieżących zobowiązań, np. względem Urzędu Skarbowego czy ZUS-u. Co więcej, na procesy księgowe duży wpływ mają błędy popełniane przez człowieka – a mogą się one zdarzyć nawet najbardziej doświadczonym specjalistom. Pomyłki w dokumentacji – np. w postaci błędnych kwot, nieprawidłowych danych czy braków w załącznikach – mogą zaburzać działanie wielu działów organizacji i pogarszać wizerunek firmy. Często są one wynikiem zmęczenia pracowników i powtarzalności czynności podczas ręcznego przetwarzania faktur. Czas, który księgowi poświęcają na manualną obsługę dokumentów kosztowych, można poświęcić na inne kluczowe zadania – a pomóc w tym może automatyzacja obiegu dokumentów. Nie tylko oszczędność czasu ma tutaj jednak znaczenie – wystawianie faktur przy użyciu nowoczesnych oprogramowań zmniejsza też liczbę błędów i wpływa na bezpieczeństwo danych.

Automatyzacja obiegu faktur jako rozwiązanie

Sprawny obieg dokumentów kosztowych w organizacji znacząco wpływa na efektywność w zarządzaniu jej finansami – to właśnie dlatego tak ważna jest jego automatyzacja. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w firmie może w znacznym stopniu ograniczyć opóźnienia i  ułatwić procedurę akceptacji faktur kosztowych oraz wprowadzanie ich do systemu finansowo-księgowego. EOD umożliwia generowanie, przechowywanie i przekazywanie dokumentacji w postaci elektronicznej – np. w formie plików PDF czy w formacie XML. Ze względu na płynny, sprawny przepływ faktur kosztowych gwarantuje on również dużo lepszą i wygodniejszą komunikację między poszczególnymi działami firmy. To także sposób na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych i redukcję liczby błędów w treści dokumentów. W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów faktury przechowywane są w tzw. chmurze, dzięki czemu konkretni pracownicy i działy mają do nich łatwy dostęp. EOD pozwala na wygodne, bieżące monitorowanie obiegu faktur, usprawniając wiele firmowych procesów i ułatwiając zarządzanie całą firmą.

Kroki do wdrożenia efektywnego systemu obiegu faktur

Wybierając konkretne oprogramowanie, najlepiej stawiać na takie, które jest w stanie zmieniać się wraz z rozwojem firmy. Przykładowo, Symfonia KSeF pozwala na wygodne wystawianie, udostępnianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur w postaci ustrukturyzowanej i umożliwia obsługę faktur elektronicznych. Program posiada także API zapewniający bezproblemową integrację z dowolnym innym systemem używanym w danej firmie.

Analiza potrzeb i wybór odpowiedniego rozwiązania

Aby zautomatyzować i przyspieszyć proces obiegu faktur kosztowych w swoim przedsiębiorstwie, warto rozważyć inwestycję w nowoczesne oprogramowania. W pierwszej kolejności należy pamiętać o analizie potrzeb firmy, a dopiero później przejść do konfiguracji poszczególnych narzędzi i ich integracji z używanymi już systemami. Niezbędne są również precyzyjne testy.

Implementacja i szkolenie pracowników

Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań i systemów to nie wszystko – istotne jest również opracowanie konkretnych procedur związanych z przetwarzaniem faktur kosztowych. To bardzo ważne, aby każdy pracownik wiedział, co, kiedy i w jaki sposób powinien robić. Zrozumienie poszczególnych czynności i wiedza na temat użytkowania nowych oprogramowań to podstawa. Przydatne mogą się więc okazać szkolenia dla pracowników związane z obsługą systemu faktur czy narzędzi do ich przetwarzania.

Monitorowanie i optymalizacja procesu obiegu faktur

Decydując się na wdrożenie w swojej organizacji takiego systemu, należy pamiętać o regularnym monitorowaniu procesów, m.in. za pomocą audytów. Umożliwią one wychwycenie ewentualne obszarów wymagających zmian i podjęcie działań naprawczych. Jeśli chodzi o workflow faktur kosztowych w firmie, dobrym krokiem może być powołanie zespołu osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy obiegu dokumentów – pozwoli to zadbać o organizację i uniknąć niechcianych pomyłek.

Przeczytaj także: Nowoczesna księgowość – jak automatyzacja procesów księgowych i AI zmieniają branżę biur rachunkowych? – Symfonia

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu automatyzacji obiegu faktur

Do najczęstszych błędów popełnianych podczas wdrażania automatyzacji obiegu dokumentów należą:

• niewłaściwe dostosowanie systemu do specyfiki firmy – oprogramowanie powinno być ściśle dopasowane do potrzeb, misji oraz charakteru przedsiębiorstwa. Ważne również, aby umożliwiało ono integrację z innymi użytkowanymi w firmie systemami. Oprogramowanie nie musi być też bardzo rozbudowane – najważniejsze, aby posiadało funkcje niezbędne z punktu widzenia konkretnego przedsiębiorstwa;
• zaniedbanie szkoleń i wsparcia dla pracowników – właściwie przeszkolenie personelu z zakresu wdrażanych zmian, nowych systemów czy związanych z nimi korzyści jest kluczowe. Jeżeli pracownicy nie posiadają odpowiedniej wiedzy na temat nowych stosowanych w firmie rozwiązań, automatyzacja wcale nie przyniesie oczekiwanych efektów, a wręcz wywoła dodatkowy chaos i dezorientację;
• brak regularnych aktualizacji i konserwacji systemu – decydując się na zmiany w organizacji, wiele firm wciąż zaprzestaje na implementacji nowego oprogramowania. To jednak nie wystarczy – równie ważne jest jego utrzymanie, systematyczne aktualizowanie oraz konserwacja, szczególnie zapobiegawcza.

Przykłady firm, które odniosły sukces dzięki automatyzacji obiegu faktur

Automatyzacja obiegu dokumentów kosztowych znacząco wpływa na funkcjonowanie działu księgowego oraz całej firmy, o czym świadczy kilka poniższych przykładów.

Case study 1: Leroy Merlin

Jedną z firm, które usprawniły swoje funkcjonowanie właśnie dzięki automatyzacji obiegu faktur, jest Leroy Merlin. Wdrażając system zarządzania procesami biznesowymi – w tym elektroniczny obieg faktur – przedsiębiorstwo wpłynęło na procesy księgowe i znacznie usprawniło pracę tego działu.

Case study 2: Brother At Your Side

Jedną z firm, które znacząco usprawniły swoje funkcjonowanie właśnie dzięki automatyzacji obiegu faktur, jest marka Brother At Your Side – światowy dostawca oraz producent sprzętu elektronicznego, który na rynku jest obecny już od ponad pięćdziesięciu lat. Wdrożenie w przedsiębiorstwie elektronicznego obiegu dokumentów pozwoliło obniżyć koszty i ułatwiło funkcjonowanie wielu działów.