Nowoczesna księgowość – jak automatyzacja procesów księgowych i AI zmieniają branżę biur rachunkowych?

Biura rachunkowe coraz chętniej sięgają po nowoczesne technologie – i to nie tylko po to, by przyspieszyć procesy czy wyeliminować błędy, lecz również sprostać rosnącym oczekiwaniom przedsiębiorców. Cyfryzacja księgowości pozwala bowiem na automatyzację wielu rutynowych zadań, rozszerzenie oferty o tzw. e-usługi oraz zapewnia lepszy wgląd w sytuację finansową firmy. Co czeka branżę biur rachunkowych w najbliższych latach? Jakie możliwości dają automatyzacja księgowości i sztuczna inteligencja?  Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, czym jest nowoczesna księgowość oraz jak nowe technologie zmieniają pracę biur rachunkowych!  

Spis treści:

• Na czym polega nowoczesna księgowość?
• Jakie rozwiązania wykorzystuje nowoczesna księgowość?
• Przyszłość księgowości pod znakiem nowoczesnych technologii

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Branża księgowa przechodzi dziś szybką transformację, napędzaną przez rozwój technologii. Biura rachunkowe inwestują w nowoczesne narzędzia, aby sprostać rosnącym oczekiwaniom przedsiębiorców i podnieść jakość świadczonych usług.
• Cyfryzacja księgowości to nie tylko sposób na usprawnienie procesów, ale także zaoferowanie klientom innowacyjnych rozwiązań, takich jak np. e-usługi.
• Nowoczesna księgowość to dziś więcej niż tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz rozliczanie podatków. Rozwój technologii otwiera przed biurami rachunkowymi nowe perspektywy, przekształcając je w partnerów biznesowych, oferujących kompleksowe usługi doradcze.
• Sztuczna inteligencja, automatyzacja księgowości, chmura obliczeniowa i elektroniczny obieg dokumentów to tylko niektóre z trendów, które będą kształtować tę branżę. Biura rachunkowe, które nie będą dostosowywać się do tych zmian, mogą mieć problemy z utrzymaniem konkurencyjności.

Na czym polega nowoczesna księgowość?

Jeszcze dwie dekady temu większość procesów księgowych opierała się na papierowych dokumentach. Dziś pod wpływem zmian prawnych i rozwoju technologii biura rachunkowe przeżywają prawdziwą metamorfozę. Cyfryzacja księgowości, napędzana m.in. przez wprowadzenie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) czy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wymusza konieczność sięgania po nowoczesne narzędzia pracy. Nic więc dziwnego, że branża niegdyś opierająca się na tradycyjnych metodach, dziś staje się coraz bardziej innowacyjna.

Nowoczesna księgowość otwiera przed pracownikami biur rachunkowych nowe możliwości. Dzięki niej mogą oni obsługiwać większą liczbę klientów, wzbogacać swoją ofertę o dodatkowe usługi, a także wyeliminować błędy i pomyłki, wynikające z winy człowieka. Postępująca cyfryzacja księgowości to również odpowiedź na potrzeby przedsiębiorców. Klienci biur rachunkowych oczekują dziś nie tylko prawidłowego prowadzenia ksiąg podatkowych, ale także wsparcia w rożnych obszarach działalności. Taka zmiana widoczna jest zresztą w innych krajach UE, gdzie księgowi często pełnią rolę doradców biznesowych. Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku transformacja cyfrowa w biurach rachunkowych.

Jakie rozwiązania wykorzystuje nowoczesna księgowość?

Nowoczesna księgowość opiera się przede wszystkim na cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych. Tu z pomocą przychodzi oprogramowanie dla biur rachunkowych, które nie tylko wspiera elektroniczny obieg dokumentów, lecz również pozwala tworzyć schematy księgowe, czyli mechanizmy określające, w jaki sposób system ma ewidencjonować i rozliczać poszczególne zdarzenia gospodarcze. Taka funkcja zapewnia powtarzalność procesów, automatyzuje wiele czasochłonnych czynności oraz sprzyja utrzymaniu porządku w księgach rachunkowych.

Automatyzacja księgowości

Księgowanie faktur, generowanie sprawozdań finansowych, archiwizowanie dokumentów czy rozliczanie wynagrodzeń – to czynności, które księgowym zajmują najwięcej czasu. Są to również procesy, które mogą być z powodzeniem zautomatyzowane. Wszystko dzięki możliwościom, jakie daje technologia RPA (ang. Robotic Process Automation). Programy księgowe, które korzystają z tego typu rozwiązań, mogą samodzielnie wykonywać pewne powtarzalne zadania oparte na zdefiniowanych wcześniej regułach. Dobrym tego przykładem jest np. automatyczne przeksięgowanie sald i obrotów z konta na konto systemie Symfonia Finanse i Księgowość. Program samodzielnie pobiera informacje z bazy i wprowadza je do odpowiednich pól raportu, eliminując przy tym potrzebę ręcznego wpisywania danych. Taka automatyzacja księgowości pozwala nie tylko skrócić czas poszczególnych operacji, ale również zminimalizować ryzyko pomyłek i błędów, które przecież mogą się zdarzyć nawet najlepszym specjalistom.

Przeczytaj również: Od ręcznych procesów do cyfrowej automatyzacji – przeskok do przyszłości w księgowości.

Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym

Jednym z największych wyzwań, z jakim borykają się księgowi, jest efektywna wymiana dokumentów z klientami. Blisko połowa ankietowanych przez Symfonię specjalistów oceniła ten aspekt jako najbardziej problematyczny. Polska nie jest tu zresztą wyjątkiem. Podobne wnioski płyną z raportu 2024 Report: The State of Accounting Workflow Automation, w którym wzięły udział amerykańskie biura rachunkowe. Tam również to właśnie przepływ dokumentów pomiędzy księgowym a klientem stanowił istotną przeszkodę w efektywnej współpracy. Nic więc dziwnego, że jednym z filarów nowoczesnej księgowości jest elektroniczny obieg dokumentów. Jego działanie opiera się na systemie informatycznym, który umożliwia przepływ dokumentów w wersji cyfrowej według określonych w biurze procedur. Dzięki temu pozwala nie tylko uniknąć opóźnień, ale również usprawnia procesy związane z weryfikacją i dekretacją faktur, ich księgowaniem czy archiwizacją.

Przeczytaj również: Cyfrowa transformacja biura rachunkowego – jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Sztuczna inteligencja w księgowości

Automatyzacja i cyfryzacja księgowości to niejedyny kierunek zmian. Coraz większe nadzieje budzi również sztuczna inteligencja. Z raportu The state of AI in accounting report 2024 wynika, że aż 82% księgowych wierzy, że AI znacząco zmieni ich pracę w najbliższych latach. Co więcej, blisko co czwarty respondent inwestuje już teraz w szkolenia z tego zakresu. Zainteresowanie tą technologią wynika przede wszystkim z faktu, że AI w księgowości otwiera zupełnie nowe możliwości, zwłaszcza w obszarze wyszukiwania informacji, obsługi klienta, przygotowywania analiz i prognoz finansowych czy przeprowadzania audytów. Dzięki niej biura rachunkowe mogą zaoferować swoim klientom bardziej kompleksowe i wartościowe usługi, a to z kolei klucz do budowania przewagi konkurencyjnej na rynku.

Przeczytaj również: Zastosowanie sztucznej inteligencji w oprogramowaniu księgowym – przegląd możliwości i korzyści

Programy księgowe w chmurze

W wielu biurach rachunkowych standardem staje się dziś także praca hybrydowa. Ta zmiana wynika nie tylko z potrzeby lepszego łączenia obowiązków zawodowych i prywatnych, ale także problemów z pozyskaniem wykwalifikowanych pracowników. Nic więc dziwnego, że coraz więcej biur rachunkowych inwestuje w programy księgowe działające w chmurze. Z badań przeprowadzonych przez Symfonię w maju 2024 r. wynika, że aż 63% księgowych chciałoby na co dzień korzystać z tego typu narzędzi.

Przejście na rozwiązania chmurowe to dla biur rachunkowych nie tylko szansa na uzyskanie zdalnego dostępu do danych czy automatyzację procesów księgowych, lecz również zredukowanie kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem serwerów czy aktualizacją oprogramowania. Technologia rozwiązuje również problem z dostępem do wykwalifikowanych pracowników. Dzięki niej biuro może bowiem zatrudniać specjalistów także spoza swojego regionu.

Nowe technologie w obsłudze klienta

Przedsiębiorcy poszukują coraz bardziej elastycznych rozwiązań – także w obszarze współpracy z biurami rachunkowymi. Zamiast bezpośrednich spotkań czy telefonów, coraz częściej preferują kontakt za pomocą SMS czy poczty e-mail. Systemy do nowoczesnej księgowości, takie jak np. Symfonia eBiuro idą o krok dalej.  Jedną z ciekawszych funkcji, jakie można w nich znaleźć, jest moduł do komunikacji z klientem bezpośrednio w aplikacji, który daje możliwość dodawania załączników. Dzięki niemu klienci mogą m.in. przesyłać faktury, pobierać plik i zestawienia czy też przeglądać i samodzielnie drukować różnego rodzaju rejestry i ewidencje.

Przyszłość księgowości pod znakiem nowoczesnych technologii

Nowoczesne technologie zmieniają branżę biur rachunkowych. Dzięki nim księgowi nie muszą już tracić czasu na rutynowe i czasochłonne czynności. Nowoczesne systemy upraszczają i automatyzują procesy księgowe, dzięki czemu pracownicy biur rachunkowych mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. W ciągu najbliższych lat poziom cyfryzacji w księgowości będzie się gwałtownie zwiększał. Bez wątpienia duży wpływ na ten trend będzie miało wprowadzenie centralnego rejestru faktur (KSeF). Zmian, jakie się z tym wiążą, nie trzeba się jednak obawiać. Dzięki automatyzacji procesów księgowych biura rachunkowe będą w stanie poszerzać swoją ofertę o nowe usługi, mające wysoką wartość dla klientów.

Dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe wymaga od księgowych dużej elastyczności i umiejętnego korzystania z nowoczesnych technologii. Systemy księgowe, takie jak Symfonia eBiuro czy Symfonia Finanse i Księgowość mogą okazać się tu dużym wsparciem. Oferują one bowiem wiele funkcji, pozwalających na cyfryzację i automatyzację procesów księgowych. To z kolei przekłada się na oszczędność czasu i wyższą jakość usług oferowanych klientom. Chcesz lepiej poznać ich możliwości? Wypełnij formularz kontaktowy i zyskaj więcej informacji o tego typu rozwiązaniach.