Symfonia KSeF automatyzuje obieg faktur ustrukturyzowanych i ułatwia ich obsługę

Symfonia KSeF powstała, by przedsiębiorcy nie musieli martwić się nowymi obowiązkami wynikającymi z upowszechnienia w Polsce nowego standardu ustrukturyzowanej faktury elektronicznej i mogli w pełni skupić się na swojej codziennej pracy.

Od czerwca mogą Państwo korzystać z naszej nowej aplikacji Symfonia KSeF.

To nowe narzędzie, które ma wspierać przedsiębiorców i pracowników w obsłudze ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Docelowo w Polsce jedynym obowiązującym formatem faktury będzie format ustrukturyzowany, który zastąpi wszystkie inne dotychczas stosowane, w tym faktury papierowe i popularne PDF-y.

Dla przedsiębiorców to rewolucyjna zmiana niosąca nowe obowiązki, do których trzeba przygotować firmy i pracowników. Dlatego aplikację uruchomiliśmy już teraz, aby mieli Państwo czas na dostosowanie swojej działalności i procesów biznesowych do zapowiedzianych nowelizacji przepisów.

Symfonia KSeF jest rozwiązaniem natywnym Symfonii, ale może wspierać użytkowników oprogramowania pochodzącego od innych dostawców

Zadaniem Symfonii KSeF jest zapewnienie pełnego wsparcia w obiegu faktur ustrukturyzowanych w standardzie przewidzianym przez ustawę o VAT. Pełni kilka ważnych funkcji:

1. integruje ekosystem rozwiązań Symfonia w zakresie komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur, tak aby przesyłanie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur pomiędzy kontrahentami i za pośrednictwem KSeF było w pełni automatycznie i nie zabierało czasu użytkownikom systemów dziedzinowych (sprzedażowych, finansowo-księgowych i innych);
2. działa jako centrum informacji udostępniające innym systemom i aplikacjom oraz ich użytkownikom dane o wszystkich fakturach, które powinny być przetwarzane w przedsiębiorstwie. Jednocześnie Symfonia KSeF daje możliwości definiowania użytkowników i podmiotów wraz z konfigurowaniem ich uprawnień w zakresie dostępu do e-faktur, ich odczytywania, wystawiania i przesyłania do KSeF;
3. automatyzuje wszystkie procesy w zakresie:
   – walidacji przygotowanych w systemach handlowych lub aplikacjach do fakturowania e-faktur sprzedażowych pod kątem poprawności ich struktury i kompletności danych,
   – komunikacji z KSeF – przesyłania przygotowanych e-faktur do KSeF, pobierania z KSeF e-faktur zakupowych oraz komunikatów generowanych przez ten system (numer identyfikacyjny KSeF i UPO, czyli poświadczenie odbioru przez system faktury).

Symfonia KSeF jako produkt natywny domyślnie jest zintegrowany z rozwiązaniami Symfonia przeznaczonymi do wsparcia obszarów sprzedaży, fakturowania, obsługi finansów i księgowości, czy zarządzania firmowym obiegiem dokumentów. Autorskie rozwiązanie Symfonii ma własne API, czyli interfejs programistyczny, który pozwala zintegrować go również z oprogramowaniem pochodzącym od innych dostawców. Mogą więc z niego korzystać podmioty użytkujące oprogramowanie biznesowe spoza rodziny Symfonii.

W jaki sposób Symfonia KSeF wspiera użytkowników w różnych obszarach działalności?

W procesach sprzedaży użytkownicy korzystają z oprogramowania, w którym przygotowuje się e-faktury (np. z Symfonii Handel). Po wypełnieniu wszystkich pól, zgodnie z wymogami standardu faktury ustrukturyzowanej, fakturę można wysłać do bufora, można zweryfikować jej poprawność lub od razu wysłać do KSeF. Symfonia KSeF pełni rolę pośrednika między oprogramowaniem, w którym generowane są faktury, a KSeF, przy czym działa ona w tle – użytkownik przygotowujący e-faktury nie musi z niej korzystać, ani do niej się logować.

Podobnie użytkownik nie musi logować się do KSeF. Cała komunikacja jest zautomatyzowana. Usługę zaprojektowano więc z myślą o tym, by użytkownicy pracujący w obszarze sprzedaży zachowali maksymalną wygodę i mogli wykonać wszystkie operacje z poziomu systemów sprzedażowych, które już dobrze znają, bez potrzeby uczenia się nowego narzędzia. Dzięki temu proces przysposobienia pracowników do pracy z nowym standardem e-faktury może być bardzo krótki. Warto przy tym dodać, że ustrukturyzowana e-faktura powstaje w momencie nadania jej unikatowego numeru identyfikacyjnego w KSeF, po tym, jak system ten zweryfikuje i zaakceptuje poprawność struktury danych zawartych w fakturze.

W sytuacji gdy użytkownik w oprogramowaniu handlowym nieprawidłowo przygotuje e-fakturę, Symfonia KSeF walidując schemę wyśle komunikat z przystępnym wyjaśnieniem, co należy poprawić lub uzupełnić.

Po przesłaniu faktury do KSeF, po jej zatwierdzeniu i nadaniu przez system Ministerstwa Finansów unikatowego numeru ewidencyjnego, Symfonia KSeF automatycznie odnotowuje te informacje i udostępnia je, tak aby widzieli je użytkownicy innych aplikacji Symfonia.

W obszarze księgowości Symfonia KSeF działa jako narzędzie automatycznego pobierania e-faktur z KSeF oraz przekazywania ich do systemu finansowo-księgowego, gdzie dokumenty są przetwarzane (również automatycznie). To jednak nie wszystko. Jedną z najważniejszych funkcji Symfonii KSeF są rozbudowane możliwości definiowania podmiotów i użytkowników, dzięki czemu można w elastyczny sposób ustalić zasady udostępniania informacji i e-faktur nie tylko w ramach jednej organizacji (np. dla pracowników poszczególnych działów w firmie), ale także w zakresie wymiany dokumentów między firmą i jej partnerami.

Aby lepiej zrozumieć możliwości Symfonii KSeF, wystarczy wyobrazić sobie biuro rachunkowe, które w aplikacji ma na bieżąco dostęp do wszystkich faktur wygenerowanych w KSeF przez klientów biura (faktury sprzedażowe klientów) oraz przez kontrahentów tych firm (faktury zakupowe klientów). Dzięki temu biuro rachunkowe nie musi zbierać od swoich klientów faktur – wszystkie te dokumenty są bowiem dostępne od razu w trybie online poprzez Symfonia KSeF od momentu ich zatwierdzenia w KSeF. To wielkie ułatwienie zarówno dla biur rachunkowych i ich klientów, jak i działów księgowości w firmach.

Oczywiście konfiguracja tego typu możliwości, zależności czy powiązań między podmiotami w obrębie Symfonii KSeF jest w pełni dobrowolna i zależy od indywidualnych ustaleń i potrzeb danego przedsiębiorstwa. Z tego typu ułatwień w organizacji pracy mogą korzystać nie tylko biura rachunkowe, ale również grupy kapitałowe, czy współpracujące w różnych modelach powiązane ze sobą podmioty. Powszechna standaryzacja faktur i zapewnienie dostępu do dokumentów z poziomu jednego miejsca to w kontekście automatyzacji obiegu informacji prawdziwy krok milowy i kolosalna zmiana na lepsze.

Po wdrożeniu ustrukturyzowanej faktury Symfonia KSeF będzie stwarzać możliwości podnoszenia wydajności pracy, wprowadzi różnego rodzaju udogodnienia, zwiększy bezpieczeństwo i transparentność całego systemu wymiany informacji w obrębie fakturowania. Symfonia KSeF została zaprojektowana nie tylko po to, by usprawnić wysyłanie do KSeF e-faktur i ich pobieranie z systemu, ale również, by zapewnić po stronie przedsiębiorców szybki, wygodny i ciągły wgląd w faktury poprzez każdą aplikację, w której są one procesowane.

W jaki sposób Symfonia KSeF wspiera wewnętrzny obieg faktur w przedsiębiorstwach? Przede wszystkim poprzez integrację repozytorium e-faktur (zatwierdzonych przez KSeF lub wysłanych do tego systemu) z innymi aplikacjami wspierającymi zarządzanie procesami biznesowymi. Symfonia KSeF może dawać wgląd w trybie online we wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe – oczywiście tym użytkownikom, którym wcześniej nadano odpowiednie uprawnienia. Wsparcie na tym polu może być realizowane niezależnie od skali, specyfiki czy wymagań organizacyjnych przedsiębiorstwa. W zasadzie każdy podmiot, poprzez nadanie swoim pracownikom właściwych uprawnień, może w elastyczny sposób skonfigurować u siebie optymalny system zarządzania obiegiem e-faktur, tak aby pracownicy poszczególnych aplikacji zintegrowanych z Symfonia KSeF mieli do nich dostęp.

Jednym z naszych celów w trakcie projektowania Symfonia KSeF było opracowanie modelu, w którym użytkownicy będą mogli bez problemu adaptować każdą ewentualną zmianę wprowadzaną przez ustawodawcę w strukturze e-faktury. Jeżeli w przyszłości do takich zmian będzie dochodziło, zaktualizujemy aplikację i współpracujące z nią programy Symfonii.

Warto też podkreślić kompleksowość Symfonii KSeF w zakresie typów obsługiwanych e-faktur. Aplikacja obsługuje e-faktury podstawowe, uproszczone, korygujące oraz tzw. faktury końcowe po zaliczce.

Przetestuj Symfonię KSeF i przygotuj swoją firmę do nowej rzeczywistości!

Obecnie w okresie przejściowym udostępniamy narzędzie do testowania wszystkim zainteresowanym podmiotom, dając możliwość jak najlepszego przygotowania firmy do nowych obowiązków zanim wejdą one w życie. Aby móc korzystać z Symfonii KSeF, należy przejść proces autoryzacji użytkownika (osoby, nie firmy) w KSeF zgodnie z przyjętą przez resort finansów procedurą. W Symfonii KSeF należy również założyć konto tego konkretnego użytkownika, ponieważ w aplikacji tej nie ma możliwości anonimowego dostępu. Jako administratorzy w Symfonia KSeF możemy dodawać kolejnych użytkowników oraz podmioty, którym będziemy chcieli udostępniać faktury lub dać im możliwość ich wystawiania. Funkcja ta służy np. do usprawnienia wymiany dokumentów między biurami rachunkowym i ich klientami. Symfonia KSeF współpracuje z dostępnymi od czerwca wersjami Symfonii 2022.22. Zarówno w Symfonii Handel, jak i Symfonii Księgowość i Finanse dodaliśmy nowe zakładki KSeF, aby z poziomu tych aplikacji mieć bezpośredni wgląd w ustrukturyzowane faktury. Dzięki temu przedsiębiorstwo uzyskuje kilka punktów dostępu do tych samych faktur – z poziomu aplikacji dziedzinowych oraz w chmurze z poziomu Symfonia KSeF.

Dlaczego warto testować obsługę ustrukturyzowanych faktur w Symfonia KSeF już teraz?

Jest niemal pewne, że wdrożenie powszechnego obowiązku stosowania wyłącznie jednego standardu ustrukturyzowanej faktury wejdzie w życie od początku 2024 r. Już pobieżna analiza planów resortu finansów i zapisów ustawy o VAT pozwalają wyciągnąć wniosek, że ta zmiana prawna będzie miała rewolucyjny charakter. Z obiegu gospodarczego zostaną wyeliminowane dotychczas stosowane formaty faktur – nie będą już one honorowane przez organy skarbowe. Poza tym KSeF stanie się jedynym narzędziem, za pomocą którego będzie można skutecznie wystawiać faktury i przesłać je do kontrahentów. Przedsiębiorcy nie będą mieli innego wyjścia, jak dostosować swoje oprogramowanie do współpracy z KSeF, a także nauczyć się działać w zgodzie z nowymi przepisami.

Planowana zmiana ma swoje dobre strony wynikające przede wszystkim ze standaryzacji i cyfryzacji. Ujednolicenie sposobu porządkowania danych w fakturach i wykorzystanie do tego centralnego, ogólnokrajowego repozytorium pozwoli zautomatyzować procesy przetwarzania faktur i zawartych w nich danych. Największą korzyść odczują biura rachunkowe i działy księgowe, które w końcu będą mogły zrzucić z siebie czynności związane z przepisywaniem danych z różnych typów faktur do systemów informatycznych. KSeF stanie się także istotnym narzędziem w walce z wyłudzeniami podatkowymi. Z perspektywy przedsiębiorców system pozwoli uprościć niektóre kwestie w praktyce biznesowej – zostaną rozwiązane problemy z archiwizacją faktur, ustalaniem statusu odbioru faktur przez kontrahentów; nie będzie już potrzeby wystawiania duplikatów faktur.

Niemniej, jak każda zmiana podobnie i ta wymaga od przedsiębiorców czujności i przygotowania, co najmniej na dwóch polach. Po pierwsze, w zakresie dostosowania rozwiązań informatycznych do dwukierunkowej współpracy z KSeF: wysyłania do KSeF prawidłowo przygotowanych plików xml oraz odbierania z KSeF e-faktur wystawionych przez kontrahentów. Po drugie, obowiązek korzystania z KSeF w wielu przypadkach oznaczać będzie konieczność reorganizacji w firmach procesów biznesowych, przeprowadzenia analiz i zmian w zakresie nadawania uprawnień pracownikom oraz weryfikacji niektórych umów z kontrahentami. Właśnie dlatego im wcześniej podatnicy przetestują narzędzie pomagające w adaptacji do nowych przepisów, tym lepiej przygotują się do nadchodzących zmian.

Symfonia KSeF: Jak testować?

Symfonię KSeF można testować: pod adresem www.symfonia.pl/oprogramowanie/ksef. W aplikacji należy zarejestrować konto firmy oraz połączyć się z systemem Symfonia Handel i Symfonia Finanse i Księgowość. Po autoryzacji użytkownika w KSeF testowanie odbywa się na prawdziwych danych, natomiast fakturować możemy do środowiska demo ministerstwa – w środowisku testowym nie musimy fakturować rzeczywistych dokumentów firmy.