Case Study – jak Symfonia R2Płatnik usprawniła obsługę kadr i płac w Publicznym Przedszkolu Integracyjnym „Świat Dziecka”

Publiczne Przedszkole Integracyjne „Świat Dziecka” to dynamicznie rozwijająca się placówka, która w ostatnich latach poszerzyła swoją działalność o nowe oddziały. Znacznie zwiększyło to liczbę zatrudnionych pracowników – obecnie w największej placówce pracuje około 60 osób, a łącznie, dzięki przejęciu kolejnych jednostek, liczba pracowników przekroczyła 100 osób. Taka wielkość organizacji wymagała uporządkowania procesów kadrowo-płacowych i efektywnego zarządzania dokumentacją. Odpowiedzią na te wyzwania okazały się systemy Symfonii. 

Dotychczasowe metody pracy, oparte na ręcznej obsłudze i rozproszonych systemach, zaczęły być niewystarczające. Zarządzanie dokumentacją, naliczanie wynagrodzeń oraz obsługa różnego rodzaju umów cywilnoprawnych były czasochłonne i narażone na błędy. Jak wspomina kierownik działu kadr przedszkola:

„Przy tej liczbie pracowników każda pomyłka czy opóźnienie mogłyby nas kosztować nie tylko czas, ale i zaufanie zespołu oraz urzędów.” – mówi Lucyna Maślanka, Kierownik Działu Kadr i Płac

Pracownicy administracyjni przedszkola często odczuwali przeciążenie obowiązkami wynikającymi z ręcznego zarządzania procesami kadrowo-płacowymi. Brak intuicyjnego systemu sprawiał, że  towarzyszyła im często niepewność co do poprawności wykonywanych wyliczeń.

To powodowało presję związaną z obawą przed potencjalnymi błędami, które mogłyby skutkować sankcjami ze strony urzędów. Dzięki wdrożeniu Symfonii R2Płatnik, poczucie kontroli i pewności wróciły do zespołu, a praca zyskała nową jakość.

Wyzwania

Zwiększona liczba pracowników wymagała zautomatyzowanego narzędzia, które pozwoliłoby:

• utrzymać porządek w dokumentacji kadrowej.
• zautomatyzować proces naliczania wynagrodzeń zgodnie z przepisami.
• szybko generować raporty i zestawienia wymagane przez instytucje, takie jak ZUS czy US.
• zredukować ryzyko błędów i zaoszczędzić czas pracowników administracyjnych.

Wdrożenie oprogramowania Symfonia R2Płatnik

W styczniu 2024 roku przedszkole zdecydowało się na zakup subskrypcji Symfonii R2Płatnik. Dzięki licencji wielofirmowej oraz intuicyjności programu proces implementacji przebiegł sprawnie, a już po krótkim czasie narzędzie stało się kluczowym elementem w codziennej pracy placówki.

„Program jest niesamowicie intuicyjny. Dzięki niemu możemy skupić się na merytorycznej pracy, zamiast tracić czas na ręczne porządkowanie dokumentów” – mówi Pani Lucyna Maślanka

Program Symfonia R2Płatnik pozwolił na:

• Automatyczne naliczanie wynagrodzeń i tworzenie indywidualnych systemów płacowych.
• Przypomnienia o ważnych terminach, takich jak badania lekarskie.
• Generowanie zestawień do ZUS, PFRON oraz US z minimalnym wysiłkiem.
• Obsługę umów cywilnoprawnych oraz wydruk poleceń przelewów na wynagrodzenia, podatki i składki ZUS.
• Stworzenie systemu naliczania wynagrodzeń według naszych indywidualnych wymagań. oraz elastyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń (wszelkiego rodzaju premie, nagrody itp.)
• Generowanie i ewidencjonowanie list płac, w tym także tworzenie wielu list w miesiącu.

„Wystawienie świadectwa pracy czy tworzenie list płac stało się dla nas formalnością – wszystko jest zaprojektowane w taki sposób, by było szybkie i bezbłędne. System posiada także rozbudowane wyjaśnienia wyliczeń np. urlopów zwolnień lekarskich, wydruki list płac oraz pasków dla pracowników, co jest bardzo pomocne” – dodaje Pani Marta Balul, pracownik administracyjny przedszkola.

Dlaczego Symfonia?

Kluczowym elementem sukcesu była nie tylko funkcjonalność programu, ale również wsparcie zespołu Symfonii. „Nasz konsultant, jest dla nas nieoceniony. Dzięki niemu każda wątpliwość czy problem jest rozwiązany niemal od ręki. To nie jest zwykły konsultant – to nasz partner w pracy” – podkreśla Pani Lucyna Maślanka.

Również relacje z naszym przedstawicielem handlowym pozwalają na długofalowe planowanie i dalszy rozwój współpracy. „Czujemy, że Symfonia naprawdę dba o nas i nasze potrzeby.” – dodaje.

Efekty współpracy z Symfonią

• Oszczędność czasu: Skrócenie czasu potrzebnego na obsługę kadrowo-płacową.
• Eliminacja błędów: Automatyzacja procesów zmniejszyła ryzyko pomyłek.
• Lepsza organizacja: Wszystkie dane dostępne w jednym miejscu.
• Wsparcie techniczne: Profesjonalna pomoc konsultantów na każdym etapie.
• Komfort pracy: Intuicyjne narzędzie ułatwia codzienne obowiązki.

Podsumowanie

Publiczne Przedszkole Integracyjne „Świat Dziecka” jest doskonałym przykładem na to, jak odpowiednie narzędzie może zrewolucjonizować codzienną pracę. Dzięki Symfonii R2Płatnik placówka zyskała nie tylko efektywność, ale także poczucie bezpieczeństwa i porządku w dokumentacji.

 „Nie wyobrażamy sobie pracy bez tego programu – to było jedno z najlepszych rozwiązań, jakie wdrożyliśmy w ostatnich latach” – podsumowuje kierowniczka działu kadr i płac.