Jak spółka Mareckie Inwestycje Miejskie przyspieszyła obsługę kadr i obieg dokumentów? [CASE STUDY]

Jeszcze do niedawna pracownicy Mareckich Inwestycji Miejskich musieli ręcznie wypełniać wnioski, a działy księgowości i kadr tonęły w morzu faktur, umów i aneksów. Dziś wygląda to zupełnie inaczej – procesy, które wcześniej zajmowały godziny, teraz zachodzą automatycznie, dokumenty w mgnieniu oka trafiają do odpowiednich osób i są łatwe do odnalezienia, a pracownicy mają szybki dostęp do danych niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Działy kadr i finansów wreszcie mogą pracować strategicznie, zamiast uzupełniać kolejnego Excela. Jak do tego doszło? Przeczytaj case study i sprawdź, jakie korzyści przyniosło firmie wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów i współpracujących z nim rozwiązań od Symfonii.

Profil klienta

Mareckie Inwestycje Miejskie (MIM) to spółka komunalna, która zarządza jednym z najnowocześniejszych kompleksów sportowo-rekreacyjnych w Polsce. W jej portfolio znajdują się różnorodne obiekty, z których na co dzień korzystają mieszkańcy Marek – od dzieci, przez młodzież i lokalnych sportowców, aż po seniorów. Mowa tu m.in. o nowoczesnym stadionie piłkarsko-lekkoatletycznym, miasteczku ruchu drogowego, hali sportowej, basenie, bibliotece, a także ekologicznym zielonym dachu.

Taka różnorodna infrastruktura to z jednej strony ogromna szansa na rozwój, ale z drugiej – spore wyzwanie organizacyjne. Tym bardziej że obiekty są rozproszone po różnych częściach miasta, a wiele procesów – takich jak np. zarządzanie dokumentacją pracowniczą, obiegiem wniosków czy grafikami pracy – musi odbywać się centralnie. W takim środowisku pracy – bez nowoczesnych narzędzi łatwo utknąć w papierach, powtarzalnych czynnościach i niekończących się telefonach czy mailach z załącznikami.

Wyzwanie: przyspieszyć obieg dokumentów i zautomatyzować procesy

Za szybkim rozwojem spółki i wzrostem liczby pracowników nie nadążały procesy administracyjne, które – ze względu na brak automatyzacji – stawały się coraz bardziej nieefektywne.

Dodatkowym wyzwaniem było rozproszenie obiektów – niektóre dzieliło od siebie nawet kilka kilometrów. A ponieważ dokumenty funkcjonowały głównie w wersji papierowej, o jakiekolwiek automatyzacji ich obiegu trudno było w ogóle mówić. Każdy wniosek trzeba było najpierw wydrukować, potem dostarczyć do odpowiedniego działu, a na końcu ręcznie przepisać do systemu i zarchiwizować. Cały ten proces zajmował mnóstwo czasu, spowalniał komunikację i zwiększał ryzyko pomyłek.

Spółka MIM potrzebowała zmiany – rozwiązania, które pozwoli uporządkować dokumenty, zautomatyzować obieg informacji i zapewnić zdalny dostęp do danych. Odpowiedzią na te (oraz inne) wyzwania okazał się ekosystem rozwiązań Symfonii.

Cyfrowa transformacja krok po kroku – jak wyglądało wdrożenie rozwiązań Symfonii w Mareckich Inwestycjach Miejskich?

Problemy, z którymi mierzyła się spółka, dotykały wielu obszarów, dlatego potrzebne były rozwiązania, które będą w stanie ze sobą dobrze współpracować.

W takim projekcie każdy etap wdrożenia ma ogromne znaczenie – musi być dobrze przemyślany i odpowiednio zaplanowany.  Właśnie dlatego na początku skupiono się na fundamentach, czyli wdrożeniu systemu finansowo-księgowego od Symfonii. Takie rozwiązanie było niezbędne, by uporządkować dane liczbowe, usprawnić rozliczenia i raportowanie oraz lepiej kontrolować budżety.

Następnie przyszła kolej na obszar kadrowo-płacowy, który – z racji dużej liczby pracowników i zróżnicowanych harmonogramów – wymagał szczególnej uwagi. Po dokładnej analizie potrzeb stało się jasne, że potrzebne jest narzędzie, które odciąży zespół od powtarzalnych zadań i pomoże zapanować nad dokumentami. Z tych względów wybór padł na program kadrowo-płacowy Symfonii, który umożliwia m.in.:

• automatyczne naliczanie wynagrodzeń na podstawie danych z umowy i ewidencji czasu pracy,
• elastyczne planowanie harmonogramów i rozliczanie nadgodzin,
• generowanie i wysyłania deklaracji i raportów do urzędów bezpośrednio z poziomu systemu.

To m.in. te funkcje skutecznie odciążyły dział kadr i dały mu przestrzeń, której do tej pory brakowało.

Kolejnym krokiem było wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. To właśnie on zrewolucjonizował sposób, w jaki dokumenty krążą w organizacji – zamiast wędrować fizycznie z biurka do biura, teraz są przesyłane cyfrowo, bez zbędnych przestojów i ryzyka zagubienia.

Na koniec uruchomiono portal pracowniczy – nowoczesne narzędzie, które daje każdemu pracownikowi dostęp do własnych danych, grafików czy wniosków kadrowych, niezależnie od miejsca pracy. Wszystko odbywa się online – szybko, bezpiecznie i wygodnie.

Automatyzacja, mobilność, bezproblemowy obieg dokumentów – co zyskała spółka MIM dzięki cyfryzacji?

Efekty wdrożenia rozwiązań Symfonii były widoczne niemal od razu – i odczuwalne na każdym szczeblu organizacji.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów Symfonia eDokumenty wszystkie wnioski, faktury i korespondencja trafiają dokładnie tam, gdzie powinny – system sam dba, by przepływały zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką ich akceptacji: od działu do działu, od osoby do osoby. Każdy dokument można także łatwo przypisać do kontrahenta, sprawy, teczki czy działu oraz oznaczyć tagiem. W efekcie bez żadnego problemu da się go odnaleźć. A jeśli dokument przyjdzie w formie papierowej? Wystarczy go zeskanować – dzięki technologii OCR, system rozpozna jego treść, a następnie wprowadzi go do elektronicznego obiegu dokumentów.

Równie przełomowy okazał się portal pracowniczy, dzięki któremu każda zatrudniona w spółce osoba ma dostęp do swoich danych, może wypełnić wniosek urlopowy, sprawdzić grafik pracy – wszystko z poziomu tabletu lub komputera – a dział kadr nie musi już ręcznie wprowadzać tych informacji do systemu. Dział kadr zyskał z kolei realne wsparcie w codziennej pracy. Zamiast ręcznie wpisywać dane do Excela, może zająć się analizą, planowaniem, strategią. Podobnie dział finansowy, który teraz pracuje na aktualnych danych i raportach – bez konieczności ręcznego scalania informacji z różnych systemów.

Od wyzwania do rozwiązania – czas na Twój krok!

Spółka Mareckie Inwestycje Miejskie to świetny przykład na to, że nawet firma o rozproszonej strukturze może zapanować nad obiegiem dokumentów, zautomatyzować procesy i usprawnić komunikację z pracownikami. Jeśli Twoja firma mierzy się z podobnymi wyzwaniami – bałaganem w dokumentach, ręcznym obiegiem wniosków, brakiem dostępu do danych – skontaktuj się z naszym doradcą. Wspólnie przeanalizujemy problemy i dobierzemy odpowiednie rozwiązania.

A jeśli chcesz przekonać się, jak działają rozwiązania, z których korzysta MIM – przetestuj je samodzielnie. Skorzystaj z interaktywnego demo Symfonii Finanse i Księgowość lub 30-dniowej, darmowej wersji próbnej systemu Symfonia eDokumenty!

Wypełnij formularz i pobierz e-booka!