Jak przygotować firmę na wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP to nie tylko wymiana oprogramowania, ale również krok w kierunku transformacji przedsiębiorstwa. Coraz więcej firm dostrzega w tym procesie szansę na zwiększenie efektywności i konkurencyjności. Jednak, jak podkreślają eksperci, sukces takiego przedsięwzięcia zależy w dużej mierze od dobrego zaplanowania poszczególnych działań. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, jak przygotować swoją firmę na wdrożenie systemu ERP.

Spis treści:

• Co to jest system ERP i dlaczego jest ważny?
• Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP?
• Częste błędy przy wdrożeniu systemu ERP
• Jakie są dostępne modele wdrożenia ERP?
• Podsumowanie – jak zaplanować skuteczne wdrożenie ERP?
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące wyceny i wdrożenia ERP

Co to jest system ERP i dlaczego jest ważny?

Systemem ERP (enterprise resources planning) to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem i planowania jego zasobów. Zazwyczaj uwzględnia on takie obszary, jak produkcja, zamówienia, magazyn, sprzedaż, dokumentacja, kadry i płace czy zarządzanie pracownikami. Wdrożenie oprogramowania ERP ma na celu przede wszystkim usprawnienie i optymalizację firmowych procesów.

Przeczytaj również: ERP – co to jest i do czego służy takie oprogramowanie? – Symfonia

Kluczowe korzyści z wdrożenia systemu ERP

Oprogramowanie ERP zapewnia użytkownikom wiele korzyści, takich jak np.

• wygodne kontrolowanie finansów;
• ewidencjonowanie czasu pracy;
• monitorowanie projektów;
• zarządzanie cyklem życia produktów i łańcuchem dostaw.

Aplikacje, które składają się na system, działają na tej samej bazie danych – informacje są więc zawsze aktualne i spójne. System ERP pozwala na zarządzanie niemal każdym obszarem organizacji z poziomu jednego, wygodnego w użyciu narzędzia – a to gwarantuje oszczędność kosztów oraz czasu. Realizowane projekty, procesy czy budżet cały czas pozostają pod kontrolą, a komunikacja ulega znacznej poprawie. Oprogramowanie ERP może zwiększyć również konkurencyjność firmy, jej wydajność oraz efektywność.

Dla jakich firm system ERP jest odpowiedni?

System ERP to rozwiązanie korzystne dla firm z niemal każdego sektora. Mowa szczególnie o większych przedsiębiorstwach zarządzających rozbudowanym łańcuchem dostaw i obsługujących każdego dnia setki klientów. Nie oznacza to jednak, że mniejsze i średnie firmy nie skorzystają na wdrożeniu oprogramowania. System znacząco ułatwia proces planowania produkcji, zarządzania personelem, kontrolowania stanów magazynowych czy kontrolowania kosztów – bez względu na wielkość czy charakter firmy.

Przeczytaj również: Jakie są korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie? – Symfonia

Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP jest przedsięwzięciem złożonym i wymagającym. Choć obiecuje wiele korzyści, takich jak zwiększenie wydajności i lepsza kontrola nad procesami, niesie ze sobą również pewne wyzwania. Jakie kroki warto zatem podjąć, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia i osiągnąć sukces?

Określ cele biznesowe

Jednym z najważniejszych kroków podczas przygotowań do implementacji systemu ERP jest ustalenie konkretnych celów biznesowych, w których realizacji ma pomóc oprogramowanie. Może to być m.in. wzrost sprzedaży, usprawnienie produkcji, efektywniejsze planowanie dostaw czy redukcja kosztów.

Przeczytaj również: Wdrożenie ERP – jak długo trwa, ile kosztuje, jak się do tego przygotować? Poznaj fakty i mity! – Symfonia

Przeanalizuj potrzeby i wybierz odpowiedni system

Na etapie przygotowań do wdrożenia ERP warto przeprowadzić również dokładną analizę potrzeb przedsiębiorstwa. Pozwoli ona wyodrębnić obszary wymagające usprawnienia i udoskonalenia – a to z kolei ułatwi wybór odpowiedniego dostawcy. Wybierając konkretny system, należy z kolei wziąć pod uwagę takie funkcjonalności jak pełna obsługa procesów produkcyjnych, opcja tworzenia harmonogramu operacji, kompatybilność z innymi modułami czy opcja monitorowania projektów lub pracy maszyn. Nie bez znaczenia jest także możliwość pracy w chmurze oraz elastyczność systemu.
 

Przygotuj zespół do zmian

Przygotowania do implementacji oprogramowania ERP powinny uwzględniać także powołanie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie i przygotowanie pracowników do nadchodzących zmian. Podczas szkolenia powinni oni poznać nie tylko funkcjonalności systemu czy sposób jego obsługi, ale również cel zmian oraz płynące z nich korzyści.
 

Zaplanuj harmonogram wdrożenia

Niezwykle ważny element przygotowań stanowi opracowanie szczegółowego harmonogramu wdrożenia. Powinien on uwzględniać m.in. etapy implementacji, konkretne terminy i osoby odpowiedzialne za poszczególne kroki. Ważne, aby znalazły się w nim również informacje na temat budżetu.

Częste błędy przy wdrożeniu systemu ERP

Decydując się na wdrożenie systemu do zarządzania przedsiębiorstwem, warto wystrzegać się kilku częstych błędów związanych m.in. z wyceną.
 

Niedoszacowanie kosztów wdrożenia

Powszechnym problemem przy wdrażaniu oprogramowania ERP jest niedoszacowanie kosztów implementacji i niezbędnych zmian. Może to prowadzić do sytuacji, w której firma zwyczajnie nie posiada wystarczającej ilości środków na planowane wdrożenie.
 

Pomijanie kosztów ukrytych

Przeprowadzając wycenę wdrożenia systemu ERP, przedsiębiorcy często skupiają się wyłącznie na kosztach zakupu licencji czy subskrypcji, zapominając o wydatkach związanych ze szkoleniami czy analizą przedwdrożeniową. W takiej sytuacji ostateczny koszt implementacji oprogramowania może znacznie różnić się od tego, który został ustalony podczas wyceny.

Przeczytaj również: Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Brak zaangażowania kluczowych interesariuszy

Kolejnym błędem popełnianym w trakcie implementacji ERP jest brak zaangażowania wszystkich pracowników oraz kluczowych interesariuszy. Ich czynny udział w całym procesie ma bardzo duży wpływ na ostateczny sukces wdrożenia. Niezwykle ważna jest odpowiednia komunikacja i świadomość dotycząca zmian.

Jakie są dostępne modele wdrożenia ERP?

Możemy wyróżnić kilka podstawowych modeli wdrożenia oprogramowania ERP – a wybrany model jest jednym z czynników wpływających na ostateczny koszt implementacji.

Wdrożenie on-premise vs. chmura

Jednym z modeli wdrożenia systemu ERP jest tzw. model on-premise. W tym przypadku wszystkie dane są przechowywane lokalnie w firmie. Ten model wiąże się zazwyczaj z wyższymi kosztami implementacji. Oprogramowanie ERP w chmurze generuje z kolei dużo niższe koszty początkowe, dzięki temu, że nie wymaga kosztownych inwestycji w infrastrukturę. Decydując się na model chmurowy, firma regularnie opłaca abonament.

Wdrożenie hybrydowe

Do wyboru przedsiębiorców jest również hybrydowy model wdrożenia ERP, łączący najlepsze cechy wariantu chmurowego i modelu on-premise. Dzięki temu pozwala on na realizację transakcji zarówno lokalnie, jak i za pośrednictwem chmury. To dobry wybór szczególnie w przypadku firm posiadających oddziały w różnych lokalizacjach. Wówczas w centrali najlepiej zastosować model on-premise, z kolei chmura sprawdzi się w poszczególnych oddziałach – m.in. ze względu na łatwiejszą komunikację.

Wybór odpowiedniego modelu dla Twojej firmy

Ostateczny wybór modelu wdrożeniowego zależy od indywidualnych potrzeb i budżetu firmy. Model on-premise umożliwia dostosowanie oprogramowania do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, jednak wiąże się z koniecznością utrzymania własnej infrastruktury. Rozwiązanie chmurowe jest bardziej elastyczne i skalowalne, a ponadto – aktualizuje się automatycznie. Uniemożliwia ono jednak firmie pełną kontrolę nad infrastrukturą i czyni organizację zależną od dostawcy czy internetowego połączenia. Stojąc przed wyborem, warto zatem rozważyć model hybrydowy, który zagwarantuje korzyści obydwu rozwiązań, sprawiając jednocześnie, że ich wady nie będą tak zauważalne przy codziennym użytkowaniu systemu.

Podsumowanie – jak zaplanować skuteczne wdrożenie ERP?

To, czy wdrożenie systemu ERP w organizacji przyniesie oczekiwane rezultaty, zależy w dużej mierze od odpowiedniego przygotowania i realizacji planu implementacji.

Rekomendacje dla firm rozważających wdrożenie ERP

Rozważając implementację oprogramowania ERP, warto zapoznać się z opiniami innych użytkowników dotyczącymi poszczególnych systemów i dostawców. Oprócz weryfikacji kosztów czy funkcjonalności pomocna może się okazać także analiza doświadczenia firmy wdrożeniowej i oferowanego przez nią wsparcia powdrożeniowego. Wybierając konkretne oprogramowanie, warto natomiast skupić się na takich aspektach jak:

• łatwość obsługi systemu;
• skalowalność i elastyczność;
• możliwość integracji przez API;
• poziom bezpieczeństwa danych;
• zgodność z przepisami i istniejącą już infrastrukturą technologiczną przedsiębiorstwa.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wyceny i wdrożenia ERP

Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące implementacji i wyceny systemu ERP.

Ile trwa proces wdrożenia systemu ERP?

To, ile czasu zajmie wdrożenie oprogramowania ERP, zależy od indywidualnych potrzeb firmy, zakresu wdrażanych procesów czy samej wielkości przedsiębiorstwa – nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na pytanie o długość trwania implementacji. Wstępna informacja na temat ostatecznego terminu wdrożenia pada zazwyczaj podczas analizy przedwdrożeniowej. Najczęściej jest to jednak okres od kilku do kilkunastu miesięcy.

Czy warto inwestować w ERP w małej firmie?

Właściciele mniejszych firm bardzo często uznają, że systemy wykorzystywane w dużych przedsiębiorstwach nie są im niezbędne, a jedynie generują dodatkowe koszty. W przypadku systemu ERP nie ma jednak znaczenia wielkość organizacji – bez względu na to, czy jest to niewielka, kilkunastoosobowa firma, czy międzynarodowa korporacja, oprogramowanie jest w stanie usprawnić zarządzanie przedsiębiorstwem i ułatwić dalszy rozwój. ERP w mniejszej firmie umożliwia maksymalne wykorzystanie jej potencjału, a po pewnym czasie także oszczędność kosztów.

Jak zmniejszyć ryzyko nieudanego wdrożenia?

Aby wdrożenie systemu ERP poszło zgodnie z planem i przyniosło oczekiwane korzyści, należy skupić się przede wszystkim na dokładnym zdefiniowaniu celów implementacji, odpowiednim przygotowaniu i zaangażowaniu w każdy etap procesu. Podczas wyceny należy z kolei wziąć pod uwagę nawet z pozoru nieistotne wydatki, które ostatecznie mogą znacząco zmienić ostateczny koszt wdrożenia. Co więcej, warto pamiętać o odpowiednim przeszkoleniu pracowników z zakresu wdrażanego rozwiązania i przemyślanie wybierać dostawcę.