Przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym czy rolnikom ryczałtowym, powinni ewidencjonować tego typu transakcje za pomocą kasy fiskalnej. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Dotyczą one szczególnie sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z posiadania takiego urządzenia, a klient nie żąda dokumentu zakupu. W tym przypadku podstawą do udokumentowania transakcji w KPiR jest tzw. ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, czym jest dzienna ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, jak ją prowadzić oraz kiedy dokładnie możesz skorzystać z takiego rozwiązania.

Spis treści:

• Co to jest sprzedaż bezrachunkowa?
• Kto może prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?
• Jak prowadzić rejestr sprzedaży bezrachunkowej?
• Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?
• Ewidencja przychodu bezrachunkowego w przypadku sprzedaży stacjonarnej
• Bezrachunkowa ewidencja sprzedaży wysyłkowej
• Jak wygenerować zestawienie sprzedaży bezrachunkowej w programie Symfonia eBiuro?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to sposób rejestrowania przychodów ze sprzedaży, które nie zostały udokumentowane fakturą, rachunkiem czy paragonem z kasy fiskalnej, a które przedsiębiorca musi uwzględnić w ewidencji podatkowej.
• Obowiązek prowadzenia takiej ewidencji dotyczy podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej, a w ramach prowadzonej przez siebie działalności dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych.
• Rejestr sprzedaży bezrachunkowej nie może obejmować transakcji, które zostały udokumentowane rachunkiem lub fakturą.
• Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej dla vatowca powinna zawierać informację na temat wysokości stawek podatku. Znajdujące się w niej zapisy trzeba również wykazać w pliku JPK_V7
• Sposób księgowania przychodów z ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w KPiR zależy od tego, w jaki sposób została zrealizowana transakcja oraz kto odpowiada za prowadzenie księgowości.

Co to jest sprzedaż bezrachunkowa?

Sprzedaż bezrachunkowa to szczególny rodzaj transakcji, w przypadku której przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia dokumentu sprzedaży, takiego jak faktura czy paragon. Z takiego rozwiązania można skorzystać tylko w ściśle określonych sytuacjach. Sprzedaż bezrachunkowa jest możliwa, gdy:

• sprzedawca korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej,
• nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy,
• transakcja nie została udokumentowana fakturą czy rachunkiem.

Wymienione wyżej warunki muszą być spełnione łącznie.

Kto może prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?

Ewidencję przychodu bezrachunkowego muszą prowadzić przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży bezrachunkowej.  Nie ma przy tym znaczenia, czy są oni zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, czy może korzystają ze zwolnienia. Celem rejestru jest bowiem udokumentowanie oraz prawidłowe rozliczenie tych transakcji, do których nie został wystawiony żaden dokument sprzedaży. Na podstawie zapisów znajdujących się w takim zestawieniu organy podatkowe mogą określić faktyczną wysokość przychodów przedsiębiorcy. Bezrachunkowa ewidencja sprzedaży stanowi również księgowy dowód wewnętrzny, na podstawie którego podatnik może dokonać zapisów w ewidencji podatkowej (np. KPiR).

Jak prowadzić rejestr sprzedaży bezrachunkowej?

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego rejestr sprzedaży bezrachunkowej powinien być prowadzony w sposób uporządkowany i przejrzysty. Poszczególne zapisy należy zatem wprowadzać w porządku chronologicznym. Ewidencję trzeba również przechowywać w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Choć przepisy nie określają jej dodatkowego wzoru, to jednak zaleca się, by miała ona formę broszury z ponumerowanymi kartami. Warto wiedzieć, że na sposób prowadzenia rejestru sprzedaży bezrachunkowej duży wpływ wywierają takie kwestie, jak status podatnika oraz rodzaj sprzedaży (stacjonarna lub wysyłkowa). W każdym z tych przypadków zakres informacji, jakie powinny znaleźć się w ewidencji, będzie się bowiem różnić.

Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?

Każdy wpis wprowadzany do rejestru sprzedaży bezrachunkowej powinien zawierać co najmniej trzy elementy:

• liczbę porządkową,
• datę uzyskania przychodu,
• kwotę przychodu.

Dobrą praktyką jest także dodawanie informacji na temat przedmiotu sprzedaży, a zatem rodzaju i liczby kupionych przez nabywcę towarów lub usług.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej dla vatowca – o czym warto pamiętać?

Czynni podatnicy VAT nie muszą prowadzić dodatkowej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Przepisy dopuszczają bowiem możliwość, by transakcje, których stroną są osoby fizyczne czy rolnicy ryczałtowi, były rejestrowane bezpośrednio w ewidencji sprzedaży VAT, a zatem razem z innymi fakturami. Trzeba jednak pamiętać, że oprócz standardowych informacji, takich jak data czy kwota sprzedaży, podatnik musi wpisać także:

• dane nabywcy,
• rodzaj sprzedanych towarów lub usług,
• zastosowaną stawkę podatku VAT.

Tak zarejestrowane przychody można następnie wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dość kłopotliwą kwestią dla wielu przedsiębiorców jest także to, jak wykazać w JPK sprzedaż bezrachunkową. Tu również obowiązują dodatkowe regulacje. Zgodnie z nimi każdą taką transakcję należy oznaczyć w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 symbolem „WEW” (dokument wewnętrzny).

Ewidencja przychodu bezrachunkowego w przypadku sprzedaży stacjonarnej

Jeśli przedsiębiorca sprzedaje towary lub usługi w placówce stacjonarnej i przyjmuje zapłatę w formie gotówkowej, musi prowadzić tzw. dzienną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Choć przepisy nie określają jej dokładnego wzoru, to jednak zazwyczaj ma ona formę zbroszurowaną. Oprócz podstawowych elementów zawiera także wiersz, w którym należy wpisać podsumowanie wartości przychodu z danego dnia. Następnie tę kwotę przepisuje się do kolumny 7 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (sprzedaż towarów i usług). Jeśli podatnik prowadzi księgowość samodzielnie, zsumowany przychód ze sprzedaży bezrachunkowej z danego dnia musi wykazać w KPiR nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Gdy z kolei korzysta z usług biura rachunkowego, przychody z danego miesiąca powinny być zaksięgowane w KPiR do 20. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przeczytaj także: Księga przychodów i rozchodów (KPIR) – czym jest? Jak i kiedy ją prowadzić?

Bezrachunkowa ewidencja sprzedaży wysyłkowej

Inne zasady obowiązują przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową i otrzymują zapłatę drogą elektroniczną, np. w formie przelewu na konto bankowe. Ci nie muszą prowadzić rejestru sprzedaży bezrachunkowej, jeśli na podstawie wygenerowanych automatycznie wyciągów bankowych można jednoznacznie stwierdzić, co było przedmiotem danej transakcji. Gdy jednak z opisu przelewu nie wynika, jakiego rodzaju towary lub usługi kupił nabywca, to wówczas przedsiębiorca musi prowadzić dzienną ewidencję sprzedaży na takich samych zasadach, jakie obowiązują w przypadku sprzedaży stacjonarnej.

Jak wygenerować zestawienie sprzedaży bezrachunkowej w programie Symfonia eBiuro?

Prowadzenie dziennej ewidencji sprzedaży może okazać się czasochłonnym i kłopotliwym obowiązkiem – szczególnie jeśli przedsiębiorca każdego dnia musi dokumentować kilka różnych transakcji. Na szczęście na rynku dostępne są rozwiązania, które pozwalają przyspieszyć proces związany z uzupełnianiem zapisów w księgach podatkowych. Jednym z nich jest program do księgowości Symfonia eBiuro.

Aby przygotować zestawienie sprzedaży bezrachunkowej w tym systemie, wystarczy wprowadzić dokumenty do ewidencji. W tym celu należy kliknąć przycisk „Wystaw fakturę”, a następnie z rozwijanej listy typów dokumentów wybrać „Pozostały przychód”. Przedsiębiorcy, którzy odprowadzają podatek VAT powinni również pamiętać o właściwym oznaczeniu dokumentu JPK_V7.

Tak utworzony dokument zostanie automatycznie wprowadzony do ewidencji sprzedaży VAT, a także podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji sprzedaży na ryczałcie. Dzięki temu cały proces zajmuje znacznie mniej czasu. Program Symfonia eBiuro oferuje także wiele innych przydatnych funkcji, które mogą znacznie uprościć wszystkie zadania związane z prowadzeniem księgowości w firmie jednoosobowej. Za jego pomocą możesz m.in. wystawiać faktury, prowadzić magazyn oraz rozliczać się z US i ZUS. Chcesz poznać jego możliwości? Skorzystaj z bezpłatnej, 45-dniowej wersji testowej.