PPK czyli pracownicze plany kapitałowe to system długoterminowego oszczędzania, który został wprowadzony w 2019 r. Od 2021 r. z takiego rozwiązania musi obowiązkowo korzystać każdy pracodawca, który spełnia ustawowe wymagania. Choć rozwiązanie nie jest nowe, to jednak wielu przedsiębiorcom przysparza ono niemałych problemów. Czy każdy pracownik podlega PPK? Jak liczyć 3-miesięczny okres zatrudnienia? Czy można zgłosić rezygnację z PPK w trakcie miesiąca? Jakie informacje o PPK dla nowego pracownika powinien przekazać pracodawca? Na te wszystkie pytania odpowiadamy w tym poradniku.

Spis treści:

• Nowy pracownik a PPK – o czym warto pamiętać?
• Czy każdy nowy pracownik podlega PPK?
• Jak liczyć 3-miesięczny okres zatrudnienia do PPK
• Jak zgłosić pracownika do PPK? Formalności, o których warto pamiętać
• Rezygnacja nowego pracownika z PPK

Nowy pracownik a PPK – o czym warto pamiętać?

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych nakłada na pracodawców szereg obowiązków. Tym najważniejszym jest niewątpliwie konieczność zgłoszenia wszystkich zatrudnionych do systemu długoterminowego oszczędzania. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. PPK nie muszą uruchamiać w swoich firmach:

• mikroprzedsiębiorcy – jeśli wszyscy pracownicy złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• przedsiębiorcy, którzy prowadzą Pracownicze Programy Emerytalne (PPE) pod warunkiem, że do takiego programu przystąpiło co najmniej 25% zatrudnionych, a składki podstawowe do PPE wynoszą nie mniej niż 3,5% wynagrodzenia.

Zgodnie z przepisami wspomnianej wyżej ustawy, zgłoszeniu do PPK podlegają osoby, od których odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalno-rentowe, a zatem:

• pracownicy,
• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą lub zatrudnione na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług
• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych
• członkowie rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji
• osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Za niedopełnienie obowiązków związanych z zawarciem umowy o PPK lub dokonywaniem wpłat grożą sankcje finansowe. Te mogą wynosić od 1 000 zł do 1 mln zł.

Czy każdy nowy pracownik podlega PPK?

Nie każdy nowy pracownik musi być zgłoszony do PPK. Spod tego obowiązku wyłączono:

• osoby, które ukończyły 55 rok życia,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy o dzieło,
• osób prowadzące własną działalność gospodarczą.

Warto jednak pamiętać, że w tym pierwszym przypadku zatrudniony może wnioskować o zapisanie go do PPK. Nie jest to jednak obligatoryjne.

Jak liczyć 3-miesięczny okres zatrudnienia do PPK?

Zgłoszenia nowego pracownika do PPK należy dokonać w terminie od 14 do 90 dni od zatrudnienia. Wielu pracodawców z taką decyzją czeka na ostatni moment. Warto pamiętać, że przepisy bardzo szczegółowo regulują procedurę zgłoszenia. Co do zasady powinno ono wpłynąć do instytucji finansowej, z którą pracodawca ma podpisaną umowę o PPK, nie później niż do 10 dnia miesiąca po tym miesiącu, w którym minęły pełne 3 miesiące pracy. Jak zatem liczyć 3-miesięczny okres zatrudnienia do PPK?  Przeanalizujmy to na przykładzie:

Pani Anna została zatrudniona w firmie X 1 lipca 2024 roku. Jeśli nie złoży rezygnacji z udziału w programie, pracodawca musi zgłosić ją do PPK w terminie do 10 października 2024 r.

Ta zasada nie dotyczy jednak osób, które były już zatrudnione w zakładzie pracy na podstawie innej umowy (np. zlecenia). Takich pracowników pracodawca musi zgłosić do PPK od pierwszego dnia zatrudnienia.

Jak zgłosić pracownika do PPK? Formalności, o których warto pamiętać

W przypadku zatrudnienia nowego pracownika obowiązkiem pracodawcy jest:

• zapisanie takiej osoby do PPK w terminie wynikającym z przepisów ustawy o PPK, to jest po upływie 3 miesiąca zatrudnienia, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK),
• podjęcie działań związanych z wypłatą transferową środków z PPK posiadanego przez tego uczestnika u poprzedniego pracodawcy, jeśli uczestnik PPK złoży oświadczenie o posiadanych przez niego rachunkach PPK u poprzednich pracodawców (art. 19 ust. 1 ustawy o PPK).

Obowiązek informacyjny po stronie nowego pracownika

Obowiązkiem nowego pracownika jest poinformowanie pracodawcy o posiadanych przez tego pracownika rachunkach w ramach PPK prowadzonych u poprzednich pracodawców tego nowego pracownika. Jednakże taką informację nowy pracownik powinien złożyć już będąc uczestnikiem PPK i w określonym z góry w przepisach ustawy o PPK terminie – to jest w terminie 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia tego pracownika u pracodawcy. Należy jednak zaznaczyć, że ustawodawca nie przewidział żadnej sankcji w przypadku braku poinformowania przez uczestnika PPK pracodawcy o posiadanych przez tego uczestnika rachunkach PPK.

Przeczytaj również: Obsługa PPK w programie Symfonia ERP Kadry i Płace – Symfonia – Centrum pomocy

Obowiązek podjęcia działań przez pracodawcę

W przypadku, gdy uczestnik poinformuje pracodawcę o posiadanych przez niego rachunkach PPK po stronie pracodawcy powstaje obowiązek podjęcia określonych w ustawie o PPK działań. W pierwszej kolejności jest to zwrotne poinformowanie uczestnika o obowiązku złożenia przez pracodawcę w imieniu uczestnika wniosku o wypłatę transferową środków z PPK u innych pracodawców, do PPK prowadzonego u nowego pracodawcy. Następnie uczestnik PPK może w terminie 7 dni złożyć pracodawcy ewentualny sprzeciw (informację o braku zgody na dokonanie wypłaty transferowej). Jeśli taki sprzeciw nie zostanie złożony to wtedy pracodawca zobowiązany jest do doprowadzenia do dokonania tzw. wypłaty transferowej.

Procedura wypłaty transferowej

W tej sytuacji procedurę wypłaty transferowej inicjuje pracodawca składając za pośrednictwem swojej instytucji finansowej wniosek do instytucji finansowej byłego pracodawcy o wypłatę transferową z PPK, w którym uczestniczył kiedyś nowy pracownik tego pracodawcy.

Przeczytaj również: [KIP] Jak wykonać zwrot wpłat PPK dla pracownika? (umowa o pracę) – Symfonia – Centrum pomocy

Rezygnacja nowego pracownika z PPK

Każdemu pracownikowi, który podlega zgłoszeniu do PPK, przysługuje prawo do rezygnacji z dokonywania wpłat, a co za tym idzie – udziału w programie. Aby było to jednak możliwe, musi złożyć pisemną deklarację swojemu pracodawcy. Rezygnacja z PPK jest ważna 4 lata – po tym czasie następuje tzw. autozapis do programu. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poradniku: Jak zrezygnować z PPK? – Symfonia