Do kiedy przesłać PIT-11 i PIT-4R do urzędu skarbowego?

PIT-11 i PIT-4R to jedne z tych formularzy, które musi przekazać do urzędu skarbowego każdy pracodawca. Z ich przygotowywaniem wiąże się jednak wiele wątpliwości. Do kiedy przesłać PIT-11 i PIT-4R do urzędu skarbowego? W jaki terminie przekazać je pracownikowi? Jakie inne deklaracje i informacje na początku roku podatkowego musi przygotować pracodawca? Te wszystkie informacje znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• PIT-4R – kogo dotyczy?
• PIT-11  – co to takiego?
• PIT-11 i PIT-4R – terminy przekazania do urzędu skarbowego

Najważniejsze informacje w skrócie

• Przepisy nakładają na płatników świadczeń obowiązek wystawiania i przesyłania odpowiednim instytucjom rocznych informacji i deklaracji podatkowych w ściśle określonych terminach.
• Do kiedy pracodawca musi wystawić PIT -1? Zgodnie z obowiązującymi obecnie regulacjami, taka deklaracja powinna trafić do urzędu skarbowego do 31 stycznia. Pracownik musi ją natomiast otrzymać najpóźniej do 28 lutego.
• Termin wystawienia PIT-4R mija 31 stycznia. Deklarację – w wersji elektronicznej – płatnik świadczeń wysyła wyłącznie do urzędu skarbowego.
• W oparciu deklarację PIT-11 podatnik może rozliczyć zeznanie roczne PIT-36 lub PIT-37. Termin przekazania tych ostatnich do urzędu skarbowego mija 30 kwietnia 2025 r.

PIT-4R – kogo dotyczy?

PIT-4R to jeden z formularzy składanych za miniony rok podatkowy przez płatnika, czyli podatnika opłacającego zaliczki za pracownika. Informuje on o pobranych i odprowadzonych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. W przypadku odprowadzania zaliczek wyłącznie za siebie nie ma potrzeby składania formularza w urzędzie.

PIT-4R może zostać złożony wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów. W związku z tym deklaracja musi zostać podpisana danymi autoryzującymi bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pracodawca nie ma ponadto obowiązku przekazywania kopii pracownikowi – w przeciwieństwie do druku PIT-11.

Przeczytaj także: Co to jest czynny żal? – Symfonia

Co więcej, wystarczy wypełnić jeden formularz PIT-4R, bez względu na to, za ile osób zostały odprowadzone zaliczki. W jego treści musi znaleźć się informacja na temat:

• liczby pracowników;
• ilości i wielkości zaliczek za konkretne miesiące;
• źródeł tych zaliczek.

Wartości widniejące w formularzu nie mogą różnić się od zaliczek, które rzeczywiście zostały odprowadzone w poprzednim roku do urzędu skarbowego. Co ważne, PIT-4R wymagany jest wyłącznie w przypadku, gdy podatnik posiada wypłaty, w związku z którymi powstał obowiązek poboru zaliczek – nawet jeśli były one zerowe.

PIT-11 – co to takiego?

PIT-11 to drugi popularny formularz składany przez pracodawcę. Zawiera on informacje na temat przychodów, dochodów, składek na ubezpieczenia, pobranych zaliczek na podatek dochodowy czy kosztów uzyskania przychodu. Złożenie formularza w urzędzie skarbowym odbywa się, podobnie jak w przypadku PIT-4R, drogą elektroniczną. Służy do tego strona https://www.podatki.gov.pl./.

W przypadku PIT-11 pracodawca ma obowiązek przekazać kopię formularza nie tylko do dokumentacji księgowej i urzędu skarbowego. Do 28 lutego powinni otrzymać ją również wszyscy pracownicy zatrudnieni w minionym roku podatkowym – bez względu na rodzaj zatrudnienia. Kopia może zostać wysłana listownie lub elektronicznie.

Po otrzymaniu PIT-11 pracownik musi z kolei rozliczyć się z urzędem skarbowym właściwym dla miejsca swojego zamieszkania lub pobytu. W przypadku otrzymania kilku formularzy należy zebrać je w całość i wypełnić jedną deklarację podatkową, sumując całość przychodów. Jedynie w sytuacji, w której płatnik zatrudniał pracownika w oparciu o umowę zlecenie czy umowę o dzieło, a łączna pensja brutto nie była wyższa niż 200 złotych, nie ma potrzeby składania PIT-11. W takim przypadku odprowadza się bowiem zryczałtowany podatek dochodowy, który jest rozliczany w formularzu PIT-8A.

[R2P] Przygotowanie programu do wysyłki PIT-11 – kompendium wiedzy – Symfonia – Centrum pomocy

PIT-11 i PIT-4R – terminy przekazania do urzędu skarbowego

Formularze PIT-4R oraz PIT-11 należy złożyć w urzędzie skarbowym do końca stycznia (31.01) następującego po minionym roku podatkowym. Jeżeli natomiast prowadzenie działalności zostało zakończone przed tą datą – w trakcie roku podatkowego – deklaracja powinna zostać złożona najpóźniej do dnia, w którym tę działalność zamknięto. Wynika to z samej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku niezłożenia formularza w odpowiednim terminie podmiot może złożyć tzw. czynny żal – powiadomienie o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa skarbowego – i uregulować zeznanie podatkowe. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie konsekwencji skarbowych.

Terminy przekazania deklaracji podatkowych znajdują się w poniższej tabeli.

Tabela. Terminy przesyłania deklaracji PIT 11 i PIT 4R w 2025 r.