Do kiedy PIT-11 i PIT-4R? Terminy obowiązujące w 2026 r.

PIT-11 i PIT-4R to jedne z tych formularzy, które musi sporządzić każdy pracodawca. Przepisy przewidują, że roczne deklaracje i informacje PIT płatnik przekazuje do urzędu skarbowego do 31 stycznia, a informacje dla podatników – do końca lutego. W rozliczeniu za 2025 rok oba te terminy wypadają jednak w sobotę, dlatego ulegają przesunięciu na najbliższy dzień roboczy. W efekcie PIT-4R i PIT-11 należy przekazać do urzędu skarbowego do 2 lutego 2026 r., natomiast PIT-11 dla pracownika – do 2 marca 2026 r.

Najważniejsze informacje w skrócie

• Przepisy nakładają na płatników świadczeń obowiązek wystawiania i przesyłania odpowiednim instytucjom rocznych informacji i deklaracji podatkowych w ściśle określonych terminach.
• Zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy o PIT, pracodawca musi przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego w terminie do 31 stycznia. Pracownik musi go natomiast otrzymać najpóźniej do 28 lutego.
• Termin wystawienia PIT-4R mija 31 stycznia. Deklarację – w wersji elektronicznej – płatnik świadczeń wysyła wyłącznie do urzędu skarbowego.
• Ponieważ w 2026 r. zarówno 31 stycznia, jak i 28 lutego to sobota, termin składania PIT-11 i PIT-4R ulega wydłużeniu – do 2 lutego 2026 r.
• W oparciu deklarację PIT-11 podatnik może rozliczyć zeznanie roczne PIT-36 lub PIT-37. Termin przekazania tych ostatnich do urzędu skarbowego mija 30 kwietnia 2025 r.

Terminarz płatnika – terminy przekazania deklaracji PIT-11 i PIT-4R za 2025 r. w 2026 roku

Ważne: O obowiązku wystawienia informacji PIT‑11 za dany rok decyduje data wypłaty wynagrodzenia, a nie okres, za który jest ono należne. Jeśli pensja za grudzień wpłynęła na konto pracownika w styczniu 2026 r., wykażesz ją dopiero w PIT‑11 składanym w 2027 roku.

PIT-4R – kogo dotyczy?

PIT-4R to jeden z formularzy składanych za miniony rok podatkowy przez płatnika, czyli podatnika opłacającego zaliczki za pracownika. Informuje on o pobranych i odprowadzonych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. W przypadku odprowadzania zaliczek wyłącznie za siebie nie ma potrzeby składania formularza w urzędzie.

PIT-4R może zostać złożony wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów. W związku z tym deklaracja musi zostać podpisana danymi autoryzującymi bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pracodawca nie ma ponadto obowiązku przekazywania kopii pracownikowi – w przeciwieństwie do druku PIT-11.

Przeczytaj także: Co to jest czynny żal? – Symfonia

Co więcej, wystarczy wypełnić jeden formularz PIT-4R, bez względu na to, za ile osób zostały odprowadzone zaliczki. W jego treści musi znaleźć się informacja na temat:

• liczby pracowników;
• ilości i wielkości zaliczek za konkretne miesiące;
• źródeł tych zaliczek.

Wartości wskazane w formularzu nie mogą różnić się od zaliczek, które rzeczywiście zostały odprowadzone w poprzednim roku do urzędu skarbowego. Co ważne, PIT-4R wymagany jest wyłącznie w przypadku, gdy podatnik posiada wypłaty, w związku z którymi powstał obowiązek poboru zaliczek – nawet jeśli były one zerowe.

PIT-11 – co to takiego?

PIT-11 to z kolei podstawowa informacja o przychodach, dochodach, kosztach uzyskania przychodów oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy i składkach społecznych/zdrowotnych. Formularz ten dotyczy osób zatrudnionych na:

• umowę o pracę,

• umowę zlecenie,

• umowę o dzieło (jeśli nie stosuje się ryczałtu),

• a także osób pobierających zasiłki z ubezpieczenia społecznego.

Złożenie formularza w urzędzie skarbowym odbywa się, podobnie jak w przypadku PIT-4R, drogą elektroniczną. Służy do tego strona https://www.podatki.gov.pl./.

Na podstawie danych z PIT‑11 pracownik wypełnia swoje roczne zeznanie podatkowe – najczęściej PIT‑37 lub PIT‑36. Płatnik ma obowiązek przekazać PIT‑11 do urzędu skarbowego wyłącznie elektronicznie (np. przez bramkę e-Deklaracje), podpisując go podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi. Po wysyłce otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Pracownik może otrzymać swoją kopię w formie papierowej (listownie/osobiście) lub elektronicznej (np. e-mailem, przez portal pracowniczy), pod warunkiem zachowania terminu do 2 marca 2026 r.

Ważne: przypadku PIT-11 pracodawca ma obowiązek przekazać kopię formularza nie tylko do dokumentacji księgowej i urzędu skarbowego. Do 28 lutego powinni otrzymać ją również wszyscy pracownicy zatrudnieni w minionym roku podatkowym – bez względu na rodzaj zatrudnienia. Kopia może zostać wysłana listownie lub elektronicznie.

Po otrzymaniu PIT-11 pracownik musi rozliczyć się z urzędem skarbowym właściwym dla miejsca swojego zamieszkania lub pobytu. W przypadku otrzymania kilku formularzy należy zebrać je w całość i wypełnić jedną deklarację podatkową, sumując całość przychodów. Jedynie w sytuacji, w której płatnik zatrudniał pracownika w oparciu o umowę zlecenie czy umowę o dzieło, a łączna pensja brutto nie była wyższa niż 200 złotych, nie ma potrzeby składania PIT-11. W takim przypadku odprowadza się bowiem zryczałtowany podatek dochodowy, który jest rozliczany w formularzu PIT-8A.

[R2P] Przygotowanie programu do wysyłki PIT-11 – kompendium wiedzy – Symfonia – Centrum pomocy

Ulgi podatkowe w PIT-11 (Młodzi, 4+, Seniorzy)

Płatnik w PIT-11 musi wykazać nie tylko przychody opodatkowane, ale także przychody zwolnione z podatku (tzw. ulgi „Zero PIT”). Do limitu 85 528 zł rocznie zwolnione są przychody osób:

• do 26. roku życia (Ulga dla Młodych),
• wychowujących co najmniej 4 dzieci (Ulga 4+),
• pracujących emerytów, którzy nie pobierają świadczenia (Ulga dla Seniora),
• powracających z emigracji (Ulga na Powrót).

Prawidłowe wykazanie tych kwot w PIT-11 jest niezbędne, aby pracownik nie musiał samodzielnie korygować zeznania w usłudze Twój e-PIT.

Do kiedy PIT-11 i PIT-4R? Terminy przekazania do urzędu skarbowego

Formularze PIT-4R oraz PIT-11 należy złożyć w urzędzie skarbowym do końca stycznia (31.01) następującego po minionym roku podatkowym. Jeżeli natomiast prowadzenie działalności zostało zakończone przed tą datą – w trakcie roku podatkowego – deklaracja powinna zostać złożona najpóźniej do dnia, w którym tę działalność zamknięto. Wynika to z samej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku niezłożenia formularza w odpowiednim terminie podmiot może złożyć tzw. czynny żal – powiadomienie o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa skarbowego – i uregulować zeznanie podatkowe. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie konsekwencji skarbowych. Zgodnie z ogólną zasadą podatkową, jeśli termin przekazania deklaracji wypada w sobotę lub inny dzień wolny od pracy, to ulega on wydłużeniu do następnego dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Termin przesłania deklaracji PIT-11 – planowanie zmiany

Zgodnie z planowaną nowelizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych od 1 stycznia 2027 r. planowane jest zniesienie obowiązku automatycznego wysyłania PIT-11 do podatników. Pracodawca nadal będzie wysyłał dane elektronicznie do Urzędu Skarbowego, ale pracownik zobaczy je bezpośrednio w usłudze Twój e-PIT. Wersja papierowa lub PDF od pracodawcy będzie wydawana wyłącznie na wniosek pracownika.

Co, jeśli termin na złożenie PIT-11 minął?

Jeżeli termin minął, najgorsze co można zrobić to „czekać, aż ktoś zapomni”. Lepiej:

1. wyślij zaległy PIT-11 (do US elektronicznie oraz do pracownika wybraną formą),
2. rozważ złożenie czynnego żalu – ale pamiętaj, że aby był skuteczny, musi spełniać warunki z art. 16 KKS i powinno mu towarzyszyć wykonanie zaległego obowiązku (czyli faktyczne dosłanie informacji).

Pamiętaj: nieterminowe złożenie wymaganej informacji podatkowej może wiązać się z odpowiedzialnością na gruncie Kodeksu karnego skarbowego (grzywna).

Nie dostałem PIT-11 – co zrobić?

Brak PIT-11 nie zwalnia z rozliczenia rocznego. Jeśli nie dostałeś dokumentu:

• najpierw poproś pracodawcę/płatnika o ponowne przekazanie (często to kwestia błędnego adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego),
• sprawdź w e-Urzędzie Skarbowym usługę Twój e-PIT – MF wskazuje, że w systemie prezentowane są PIT-11 otrzymane od płatników (w „dokumentach źródłowych”).