Jak nadać uprawnienia do KSeF?

Chcesz uzyskać dostęp do KSeF, ale nie wiesz, od czego zacząć? Zastanawiasz się, kto może korzystać z systemu, jak wygląda pierwsze logowanie i co trzeba zrobić, żeby e-faktury w Twoim imieniu mogły wystawiać inne podmioty, np. biuro rachunkowe? W tym poradniku wyjaśniamy, czym są uprawnienia do KSeF, jak je nadać, komu można je przekazać i jak nimi efektywnie zarządzać.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Uprawnienia do KSeF to zestaw ról przypisanych konkretnym osobom (głównie) lub podmiotom (rzadziej), które umożliwiają im korzystanie z funkcji systemu, takich jak wystawianie, przeglądanie i odbieranie e-faktur czy zarządzanie całą platformą
• Uprawnienia w KSeF można nadawać elektronicznie przez system KSeF lub przez połączone z nim aplikacje, a w przypadku pierwszego użytkownika działającego w imieniu podmiotu prawnego za pomocą formularza ZAW-FA.
• Krajowy System e-Faktur rozróżnia kilka rodzajów uprawnień – m.in. do wystawiania faktur, przeglądania dokumentów czy zarządzania dostępami innych użytkowników.
• W KSeF funkcjonują również różne modele dostępu – m.in. standardowy, samofakturowania, dla jednostek samorządu terytorialnego oraz grup VAT

Czym są uprawnienia do KSeF?

KSeF to centralna platforma teleinformatyczna, przygotowana przez Ministerstwo Finansów i służąca do wysyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jej działanie opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że dostęp do poszczególnych funkcji i danych jest ściśle kontrolowany. W efekcie, aby móc korzystać z funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur, każdy użytkownik musi przejść proces uwierzytelnienia się i autoryzacji w systemie. Dopiero po potwierdzeniu swojej tożsamości, będzie mógł wykonywać konkretne czynności, np. w zakresie przeglądania, wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.

Poza Tobą, jako głównym podatnikiem, w systemie KSeF może działać również podmiot uprawniony, czyli np. biuro rachunkowe lub inna, wskazana przez Ciebie osoba fizyczna. Dzięki modelowi uprawnień, system jest w stanie zweryfikować tożsamość każdej osoby lub każdego podmiotu uzyskującego dostęp do Twoich dokumentów tak, aby nie dostały się one w niepowołane ręce.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Krajowym Systemie e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSeF!

Rodzaje uprawnień w KSeF

W KSeF funkcjonuje kilka rodzajów uprawnień, które pozwalają na wykonywanie ściśle określonych czynności. Możemy je podzielić na następujące kategorie:

• uprawnienia do nadawania, zmieniania i odbierania uprawnień innych użytkowników,
• uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF,
• uprawnienia do dostępu (przeglądania) faktur ustrukturyzowanych,
• specyficzne uprawnienia do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.

Przeczytaj również: Wdrożenie KSeF w firmie – jak przejść na e-fakturowanie?

Sposoby nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do KSeF

Nadawanie uprawnień w KSeF jest możliwe na dwa sposoby.

• elektronicznie, po zalogowaniu się na konto w systemie KSeF (ksef.mf.gov.pl);

• w formie papierowej lub elektronicznej, poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, co ma miejsce najczęściej w przypadku pierwszego użytkownika platformy

Ten drugi sposób jest przewidziany w szczególności dla podatników (organizacji lub spółek), którzy nie są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, bo przedsiębiorcy automatycznie zalogują się na NIP swojej firmy. Jeżeli organizacja posiada kwalifikowaną pieczę elektroniczną z NIP firmy, to może z niej skorzystać do pierwszego logowania, w przeciwnym przypadku potrzebuje ZAW-FA aby zgłosić konkretną osobę jako “właściciela” uprawnień w KSeF.

Podmioty i osoby uprawnione do działania w KSeF

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur możemy wyróżnić różne kategorie podmiotów, które mogą posiadać uprawnienia do wykonywania konkretnych czynności. Są to m.in.:

• podatnik, komornik sądowy oraz organ egzekucyjny – wszystkie te podmioty posiadają tzw. uprawnienia właścicielskie, nadawane automatycznie. Oznacza to, że mogą korzystać z KSeF autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

Ważne: jeśli nie jesteś osobą fizyczną, ale posiadasz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, możesz korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich i nie musisz zgłaszać uprawnień w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach musisz wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z systemu.

• osoby fizyczne uprawnione bezpośrednio przez podatnika, które mogą podejmować czynności wyłącznie w określonym zakresie;
• podmioty niebędące osobami fizycznymi uprawnione bezpośrednio przez podatnika;
• osoby fizyczne uprawnione pośrednio, a zatem przez podmiot uprzednio wskazany przez podatnika.

Dodatkowe, bardziej specyficzne modele uprawnień, przewidziano również dla jednostek samorządu terytorialnego (JST), grup VAT (GRV) oraz podmiotów, które wystawiają faktury w ramach procedury samofakturowania. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części naszego poradnika.

Uprawnienia do KSeF mogą posiadać także:

• przedstawiciel podatkowy,
• osoby wskazane w ramach JST/GRV,
• osoby wskazane przez komornika czy organ egzekucyjny.

Obejrzyj wideo: Nowy projekt ustawy o KSeF – obejrzyj wideo 

Modele uprawnień do KSeF – przegląd dostępnych rozwiązań

W KSeF funkcjonuje kilka modeli uprawnień, które odpowiadają różnym scenariuszom i potrzebom użytkowników. Przyjrzyjmy się bliżej najważniejszym z nich.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Model standardowy

Model standardowy dotyczy podatnika, który posiada tzw. uprawnienia właścicielskie. W ich ramach może np. nadawać uprawnienia innym osobom, wystawiać faktury oraz mieć dostęp do dokumentów znajdujących się w systemie. Ma także możliwość nadawania uprawnień innym osobom. Właściciel w tym kontekście wszystko widzi i wszystko może.

Uprawnienia bezpośrednie do KSeF dotyczą osób lub podmiotów, które zostały wskazane przez danego podatnika i mogą w jego imieniu:

• nadawać uprawnienia innym osobom,
• wystawiać faktury,
• przeglądać przesyłane za pomocą KSeF dokumenty
• odbierać faktury

Ważne: uprawnienia bezpośrednie są przypisane do konkretnej osoby fizycznej, która jest identyfikowana za pomocą NIP, PESEL lub zarejestrowanego odcisku palca.

W modelu standardowym możesz jednak przekazać uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur przez KSeF nie tylko konkretnym osobom, ale też innemu podmiotowi – np. biuru rachunkowemu. W takim przypadku będzie ono mogło:

• wystawiać faktury w Twoim imieniu,
• odbierać faktury,
• przekazać uprawnienia swoim pracownikom (czyli księgowym, którzy pracują w biurze).

Delegowanie uprawnień działa jednak tylko o jeden poziom w dół, co oznacza, że dany podmiot może nadać dostęp do KSeF swoim pracownikom, ale już nie dalej. Dzięki temu nie musisz zgłaszać każdej osoby z osobna– wystarczy raz upoważnić np. biuro rachunkowe, które przekaże uprawnienia swoim pracownikom. Takie osoby będą korzystać z tzw. uprawnień pośrednich.

Ważne: zakres uprawnień konkretnego księgowego musi być zgodny z zakresem, jaki podatnik przyznał całemu biuru rachunkowemu. 

Model samofakturowania

Model samofakturowania to szczególny rodzaj uprawnień do KSeF, wykorzystywany w sytuacji, gdy fakturę wystawia nie sprzedawca, lecz nabywca towaru lub usługi (stąd „samofakturowanie”). Aby z niego skorzystać, podatnik posiadający uprawnienia właścicielskie musi wskazać inne podmioty (np. firmy), które będą wystawiać faktury w KSeF w jego imieniu. Zachowuje on przy tym pełną kontrolę nad tym, kto może dodawać dokumenty – podmioty, które dokonują samofakturowania, są bowiem traktowane przez system jako nabywcy. Podobnie jak w modelu standardowym, także i tu uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF są przypisane do konkretnej osoby fizycznej, identyfikowanej np. przez NIP, PESEL lub podpis kwalifikowany.

Przeczytaj również: KSeF a faktury zagraniczne

Modele dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT

W KSeF przewidziano również dodatkowy model uprawnień przeznaczony dla jednostek samorządu terytorialnego (JST), czyli gmin, powiatów, województw i ich jednostek podrzędnych (czyli np. szkół, ośrodków kultury, itp.). Aby skutecznie nadać uprawnienie dla tego typu podmiotów, NIP jednostki podrzędnej musi zostać zgłoszony w NIP-2 złożonym przez daną JST.  W ramach tego modelu jednostka samorządu terytorialnego może nadawać uprawnienia do KSeF bezpośrednio konkretnym osobom fizycznym lub jednostkom podrzędnym. Te ostatnie mają natomiast prawo przekazać swoje uprawnienia dalej, ale już tylko w zakresie wystawiania i odbierania faktur z KSeF. Aby jednostka podrzędna miała dostęp do faktury lub mogła ją wystawić, musi być wpisana jako Podmiot3 w strukturze faktury XML w KSeF, a pole Rola musi mieć wartość 7 – czyli „jednostka JST – wystawca”. Model ten daje zatem możliwość delegowania uprawnień (np. księgowej w szkole albo zewnętrznemu biuru rachunkowemu). Upraszcza również procedury administracyjne, bo wystarczy w nim tylko raz wskazać podmiot, który następnie ma możliwość przekazania swoich uprawnień dalej (tzw. „delegacja o jeden szczebel”).

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

W bardzo podobny sposób ten proces wygląda w przypadku grup VAT. Najważniejsze różnice pomiędzy tymi modelami znajdziesz w tabeli.

Tabela. Model uprawnień dla grup VAT (GRV) i JST w KSeF – jak to działa?

Źródło: Uprawnienia dla JST i Grup VAT

Dostęp do KSeF i uprawnienia pierwotne – kto i jak je otrzymuje?

Proces uzyskania dostępu do KSeF różni się w zależności od tego, czy działasz jako osoba fizyczna, podmiot niebędący osobą fizyczną, czy komornik sądowy.

Jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub komornikiem, możesz korzystać z uprawnień właścicielskich, które zostały przypisane automatycznie. Aby rozpocząć e-fakturowanie w ramach KSeF, zaloguj się do systemu i potwierdź swoją tożsamość za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli ten ostatni nie zawiera Twojego NIP i PESEL, musisz najpierw zgłosić odcisk palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Pamiętaj, że każda zmiana lub odnowienie takiego podpisu będzie wymagało złożenia kolejnego zawiadomienia.

Jeśli reprezentujesz podmiot niebędący osobą fizyczną i posiadasz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, możesz korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności dodatkowego zgłaszania uprawnień w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach, jeśli nie jesteś osobą fizyczną i nie posiadasz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em, musisz wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w imieniu Twojej firmy za pomocą formularza ZAW-FA. Osoba fizyczna wskazana w ten sposób uzyska możliwość nadawania dalszych uprawnień do KSeF drogą elektroniczną – zgodnie z opisanymi wcześniej modelami.

Tabela – jak uzyskać dostęp do KSeF krok po kroku?

Źródło: Uprawnienia KSeF

Zasady zarządzania uprawnieniami w KSeF

Po uzyskaniu dostępu do KSeF i aktywowaniu uprawnień pierwotnych, możesz zarządzać uprawnieniami innych użytkowników z Twojej organizacji. Pamiętaj, aby nadawać je zgodnie z potrzebami i rolami poszczególnych osób, dbając o bezpieczeństwo i prawidłowe funkcjonowanie systemu:

• nadawaj tylko te uprawnienia, które są niezbędne do wykonywania określonych zadań, np. wystawiania lub przeglądania e-faktur w KSeF;
• sprawdzaj od czasu do czasu, czy nadane uprawnienia są nadal aktualne i niezbędne. Jeśli pracownik, który obsługiwał KSeF zmienił stanowisko lub zakończył współpracę z Twoją firmą, niezwłocznie zmień lub odbierz jego uprawnienia;
• wprowadź wewnętrzne procedury określające, kto i na jakich zasadach może wnioskować o nadanie uprawnień oraz kto jest odpowiedzialny za ich przyznawanie i odbieranie w systemie;
• prowadź rejestr nadanych, zmienionych i odebranych uprawnień – dzięki temu będziesz mieć kontrolę nad historią dostępu do systemu i łatwiej zidentyfikujesz ewentualne nieprawidłowości;
• KSeF oferuje różne modele uprawnień (standardowy, samofakturowania, dla JST i GRV) – wybierz ten, który najlepiej odpowiada specyfice Twojej działalności i relacjom z innymi podmiotami;
• upewnij się, że osoby upoważnione do działania w KSeF rozumieją zakres swoich uprawnień oraz zasady bezpiecznego korzystania z systemu.