Zarządzanie biurem rachunkowym – dobre praktyki, które warto wdrożyć

Zarządzanie biurem rachunkowym nie sprowadza się tylko do kwestii związanych z obsługą bieżących zadań. Często wymaga także zmian w organizacji pracy, zasadach komunikacji z klientami, a nierzadko również wdrożenia bardziej szczegółowych procedur, które zagwarantują, że wszystkie procesy będą obsługiwane zgodnie z przepisami. W tym wszystkim łatwo się pogubić. Na szczęście istnieją pewne dobre praktyki, które mogą nie tylko zwiększyć wydajność pracy czy usprawnić przepływ informacji, ale także zabezpieczyć pracowników biura przed ryzykiem popełnienia błędu księgowego. Jeśli chcesz je poznać, przeczytaj ten poradnik. Znajdziesz w nim kilka pomysłów na to, jak usprawnić zarządzanie biurem rachunkowym oraz podnieść poziom obsługi klienta.

Spis treści:

• Dlaczego biuro rachunkowe potrzebuje skutecznego zarządzania?
• Najważniejsze obszary zarządzania biurem rachunkowym
• Dobre praktyki w zakresie współpracy z klientami
• Jak zarządzać biurem rachunkowym, aby zapewnić dobrą organizację pracy?
• Obieg dokumentów w biurze rachunkowym – dobre praktyki, które warto wykorzystać
• Jaki program do zarządzania biurem rachunkowym wybrać?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Zarządzanie biurem rachunkowym to proces biznesowy, wymagający dobrej koordynacji wielu obszarów, takich jak podział zadań, komunikacja z klientami czy realizacja poszczególnych procesów i operacji.
• Dużym wsparciem mogą okazać się tu dobre praktyki księgowe, czyli pewne procedury, których celem jest poprawa organizacji pracy, podniesienie jakości obsługi oraz zabezpieczenie pracowników biura rachunkowego przed ryzykiem popełnienia błędów merytorycznych.
• Właściciele biur rachunkowych coraz częściej korzystają także z programów księgowych, które automatyzują rutynowe czynności, umożliwiają monitorowanie pracy oraz zapewniają szybki przepływ informacji na linii klient-księgowy.

Dlaczego biuro rachunkowe potrzebuje zarządzania?

Biuro rachunkowe to mała firma, która – podobnie jak każde inne przedsiębiorstwo – potrzebuje odpowiedniego zarządzania. W natłoku codziennych obowiązków trudno jednak wyjść poza bieżącą obsługę procesów i spojrzeć na swój biznes z szerszej perspektywy. Tymczasem to właśnie w tych często bagatelizowanych obszarach tkwią największe wyzwania. Właściciele biur rachunkowych, by skutecznie im sprostać, muszą dbać nie tylko o aspekty merytoryczne, ale także doskonalić umiejętności menedżerskie, sprzedażowe i marketingowe. To właśnie od tego zależy, czy będą w stanie skutecznie zarządzać zespołem, tworzyć efektywne procesy, ułożyć udaną współpracę z klientami oraz budować markę biura na lokalnym rynku.

Najważniejsze obszary zarządzania biurem rachunkowym

Zarządzanie biurem rachunkowym to zagadnienie bardzo pojemne. Dotyczy ono wszystkich kwestii związanych z organizacją pracy, współpracą z klientami, przepływem informacji i realizacją poszczególnych procesów. W szerszej perspektywie obejmuje ono jeszcze działania o charakterze strategicznym, które koncentrują się np. na rozwoju oferty, opracowaniu polityki cenowej, sprzedaży usług czy marketingu. Na to wszystko nakładają się jeszcze zmiany ustawodawstwa, które wymuszają wdrażanie nowych procedur czy cyfryzację procesów.  We wszystkich tych obszarach można na szczęście wyróżnić pewne dobre praktyki księgowe możliwe do wdrożenia w każdym biurze rachunkowym. Warto z nich korzystać nie tylko po to, by zadbać o lepszą organizację pracy czy podniesienie jakości obsługi klientów, lecz również zabezpieczenie biura rachunkowego przed różnego rodzaju błędami.

Dobre praktyki w zakresie współpracy biura rachunkowego z klientami

W wielu biurach rachunkowych to właśnie współpraca z klientem okazuje się jednym z bardziej kłopotliwych obszarów. Zaczyna się często niewinnie: nowy klient ochoczo omawia warunki współpracy i podpisuje umowę o świadczenie usług, akceptując wszystkie jej warunki. Z czasem jednak pojawiają się pierwsze trudności. Dostarczaniu dokumentów po terminie, błędy na fakturach, czy telefony z „tylko jednym pytaniem”, które przeradzają się w długie, nieproduktywne rozmowy to chleb powszedni wielu księgowych. Takie sytuacje prowadzą do opóźnień w rozliczeniach, niepotrzebnego stresu oraz wielu nerwowych sytuacji. Klient ma pretensje, że chociaż płaci, nie otrzymuje na czas potrzebnych informacji, a księgowy ma trudności z terminowym wykonaniem swoich obowiązków. Jak zapobiegać tego typu sytuacjom?

Bez efektywnej współpracy z klientem nawet najbardziej doświadczony i zaangażowany księgowy nie będzie w stanie wiele zrobić. Warto zatem wdrożyć pewne dobre praktyki, które nie tylko usprawnią procesy, lecz również zminimalizują ryzyko nieporozumień.

Ustal jasne zasady współpracy

Pierwszą kwestią, której warto bacznie się przyjrzeć, jest sama treść umowy z klientem. Warto, by znalazł się w niej zapis dotyczący terminów dostarczania dokumentów. By zmobilizować nierzetelnych klientów do większej skrupulatności, w umowie mogą pojawić się także zapisy dotyczące dodatkowych opłat, jakie będzie musiał ponieść klient, jeśli prześle dokumenty po terminie.

Poświęć czas na szkolenie klientów

Podczas nawiązywania współpracy z nowym klientem, warto zarezerwować dodatkowy czas, by wspólnie z nim przejść przez proces wystawiania faktur, a także wyczulić go na najbardziej newralgiczne kwestie związane z prowadzeniem firmowej księgowości. Pozwoli to uniknąć późniejszych błędów czy niejasności, wynikających z nieznajomości przepisów.

Informuj klientów o zmianach

Dobrą praktyką, która zyskuje ostatnio na popularności, jest także przesyłanie do klientów krótkich newsletterów na temat zmian prawnych oraz obowiązków podatkowych czy ewidencyjnych związanych z zamknięciem czy rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Nie muszą to być bardzo długie i szczegółowe wiadomości.  Klientowi w zupełności wystarczy wiedza na temat tego, czego dotyczy zmiana oraz jakie nowe obowiązki na nim ciążą w związku z jej wdrożeniem.

Korzystaj z narzędzi, które usprawnią komunikację

Dużym wsparciem w procesie budowania udanej współpracy z klientami może okazać się program księgowy wyposażony w moduł komunikacyjny. Za jego pomocą klient może przesyłać faktury czy dokumenty dotyczące pracowników, jeśli biuro odpowiada np. za obsługę kadrową. Księgowy zyskuje natomiast do nich natychmiastowy dostęp. W programie Symfonia eBiuro moduł komunikacyjny umożliwia księgowym automatycznie przesyłanie do klienta informacji o wysokości podatku, składek ZUS, a także zestawień czy raportów finansowych w formie złączników. Ponieważ cała historia komunikacji znajduje się w jednym miejscu, zarówno klient, jak i pracownik biura, mogą szybko dotrzeć do potrzebnych informacji.

Jak zarządzać biurem rachunkowym, aby zapewnić dobrą organizację pracy?

Wiele biur rachunkowych boryka się także z problemem niskiej efektywności wynikającej z niewłaściwej organizacji pracy. Na to, że problem jest poważny, wskazują m.in. badania zrealizowane przez Symfonię w maju 2024 r. Wynika z nich, że księgowi poświęcają średnio 20 godzin tygodniowo na czynnościach, które można z powodzeniem zautomatyzować. Właśnie dlatego podczas zarządzania biurem rachunkowym warto zadbać o wypracowanie właściwego workflow oraz korzystać z narzędzi, które pozwolą nie tylko uniknąć opóźnień w realizacji zadań, ale także zmniejszyć ryzyko błędów. Jakie dobre praktyki w zakresie organizacji pracy warto zatem wdrożyć?

Zadbaj o komunikację w zespole

Trudno zapewnić dobrą organizację pracy bez efektywnej współpracy w zespole, a ta z kolei wymaga szybkiego i sprawnego przepływu informacji. Właśnie dlatego warto rozważyć wdrożenie programu do zarządzania biurem rachunkowym, który pozwoli zgromadzić wszystkie dokumenty oraz dane dotyczące realizowanych zadań w jednym miejscu. Dzięki temu pracownikom biura będzie łatwiej zorientować się w swoich obowiązkach, a właścicielowi utrzymać kontrolę na postępami prac.

Zautomatyzuj powtarzalne zadania

Rutynowe czynności, takie jak wprowadzanie danych czy generowanie deklaracji i sprawozdań, można z powodzeniem zautomatyzować. Warto skorzystać z tej możliwości, by przyspieszyć procesy związane np. z zamykaniem ksiąg, rozliczaniem VAT czy tworzeniem JPK. Niektóre programy do księgowości, jak np. Symfonia eBiuro, oferują dodatkowo szereg funkcji, które pozwalają ograniczyć liczbę błędów w przygotowywanych przez księgowych dokumentach czy deklaracjach.

Przeczytaj również: Nowoczesna księgowość – jak automatyzacja procesów księgowych i AI zmieniają branżę biur rachunkowych? – Symfonia

Przygotuj się na zmiany legislacyjne

Częste zmiany w przepisach podatkowych wymagają od biur rachunkowych ciągłego dostosowywania swoich procesów. Aby zwiększyć efektywność zarządzania biurem rachunkowym, dobrze jest wyznaczyć osobę, która będzie odpowiadała za monitorowanie zmian prawnych i wprowadzanie niezbędnych modyfikacji w systemie i procedurach.

Obieg dokumentów w biurze rachunkowym – dobre praktyki, które warto wykorzystać

Biuro rachunkowe przetwarza ogromne ilości dokumentów. Są to nie tylko faktury, ale też sprawozdania finansowe, różnego rodzaju deklaracje, ewidencje, raporty czy bilanse. Każdy z nich wymaga starannej weryfikacji, wprowadzenia do systemu i przechowywania w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Taki obieg dokumentów generuje wiele zadań i często stanowi wąskie gardło w funkcjonowaniu biura rachunkowego. Jakie dobre praktyki warto wykorzystać w tym obszarze?

Ustal procedury obiegu dokumentów w biurze rachunkowym

Procedury podatkowe, księgowe i kadrowe mogą okazać się bardzo pomocne w zarządzaniu obiegiem dokumentów w biurze rachunkowym. Poprawią one przepływ informacji, zapewnią prawidłowość procesów oraz pozwolą zagwarantować każdemu klientowi dokładnie taki sam standard usług. Opracowanie procedur to również dobry sposób, by zabezpieczyć się przed ryzykiem błędów merytorycznych, o które w natłoku codziennych obowiązków przecież nietrudno.

Przeczytaj również: Cyfrowa transformacja biura rachunkowego – jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów? – Symfonia

Przejdź na dokumenty elektroniczne

Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym ma tę zaletę, że daje możliwość automatyzacji niektórych procesów. Danych z faktur nie trzeba już przepisywać do systemu, a dokumentów sortować i porządkować w segregatorach. Programy do zarządzania biurem rachunkowym, wspierające proces obiegu dokumentów pozwalają także bardzo dokładnie prześledzić drogę każdej faktury, zestawienia czy raportu, włącznie z informacjami o tym, kto i kiedy wprowadził do nich zmiany. Można w nich znaleźć także różnego rodzaju filtry, ułatwiające wyszukiwanie dokumentów nie tylko wg nazwy pliku, ale także jego treści, formatu czy nawet słowa kluczowego.

Jaki program do zarządzania biurem rachunkowym wybrać?

Przepisy podatkowe stale się zmieniają, klienci mają coraz większe wymagania, a dość liberalne regulacje w zakresie zawodu księgowego sprawiają, że konkurencja w branży biur rachunkowych stale rośnie. W takich warunkach trudno zadbać o rozwój biznesu – tym bardziej, że zadań związanych z obsługą bieżących procesów jest sporo. Dobry program do zarządzania biurem rachunkowym może zatem okazać się nieocenionym wsparciem. Z jednej strony usystematyzuje i zautomatyzuje procesy związane z księgowaniem, z drugiej zapewni dobrą komunikację w zespole oraz z klientami.

Poszczególne rozwiązania bardzo się jednak od siebie różnią. Właśnie dlatego, wybierając system dla swojego biura rachunkowego, warto sprawdzić, czy został on wyposażony w moduły umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów, automatyczne księgowanie oraz generowanie raportów i zestawień. Jeśli w swoim biurze zatrudniasz wielu pracowników, z których część pracuje zdanie, dobrym rozwiązaniem okaże się program księgowy w chmurze, wyposażony w moduł workflow, który pozwoli dobrze zorganizować pracę nad bieżącymi zadaniami. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: jaki program księgowy wybrać dla swojego biura rachunkowego?

Niektóre dostępne na rynku programy do zarządzania biurem rachunkowym, takie jak np. Symfonia eBiuro, zapewniają dostęp do modułów, które usprawniają komunikację z klientami. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą zyskać wgląd do informacji o rozliczeniach księgowo-podatkowych czy rozrachunkach – bez konieczności kontaktu z księgowym. Jeśli chcesz poznać jeszcze inne korzyści wynikające z wykorzystania tego typu rozwiązań, obejrzyj nagranie naszego webinaru. Dowiesz się z niego, kiedy warto rozważyć zmianę systemu księgowego na chmurowy oraz co konkretnie, dzięki takiemu programowi, może zyskać Twoje biuro.