Zatory płatnicze i windykacja należności w biurze rachunkowym – kompleksowy poradnik

Ponad 17% biur rachunkowych ma problem z efektywną windykacją należności od swoich klientów – taki wniosek wynika z badań przeprowadzonych przez Symfonię. Skala tego zjawiska może być jednak znacznie większa, bo księgowi niechętnie rozmawiają na temat opóźnień w opłacaniu faktur. Zatory płatnicze – jeśli zdarzają się nagminnie i dotyczą dużej liczby klientów – mogą skutkować utratą płynności. Jak uniknąć tego typu sytuacji? Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury? W jaki sposób przeprowadzić windykację należności, by nie nadszarpnąć wizerunku biura rachunkowego? O tym wszystkim przeczytasz w tym poradniku.

Spis treści:

• Coraz więcej biur rachunkowych narzeka na zatory płatnicze
• Jak unikać zatorów płatniczych? Kompleksowy poradnik
• Windykacja należności w biurze rachunkowym – co to jest i jak ją przeprowadzić
• Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług, jeśli klient nie płaci?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Zatory płatnicze, czyli trudności ze ściąganiem należności od kontrahentów, to problem, z jakim boryka się coraz więcej MŚP i biur rachunkowych w Polsce.
• Windykacja należności to zbiór działań, których celem jest skłonienie dłużnika do spłaty zobowiązania.
• Właściwie przeprowadzona pozwala uniknąć postępowania komorniczego i odzyskać zapłatę od nierzetelnego klienta.
• Jeśli klient nie płaci za faktury, biuro rachunkowe może również wypowiedzieć takiemu przedsiębiorcy umowę. Musi mu jednak wydać dokumentację księgową.

Coraz więcej biur rachunkowych narzeka na zatory płatnicze

Rosnące koszty działalności utrudniają prowadzenie biznesu i sprawiają, że coraz więcej firm staje się niewypłacalnych. O tym, jak duży jest to problem, mówią wyniki badania przeprowadzonego przez BIG InfoMonitor na początku tego roku. Aż 53% polskich MŚP narzeka na zatory płatnicze ze strony swoich klientów, a w ponad 40% firm opóźnienia w płatnościach przekraczają 60 dni. Najwięcej trudności z terminowym opłacaniem faktur mają przedsiębiorstwa w branży transportowej. Niewiele lepiej sytuacja wygląda w handlu czy budownictwie.

Odsetek firm, w których występują zatory płatnicze wg branż w 2024 r.

Źródło: BIG infoMonitor 2024

Na problemy z terminowym regulowaniem należności narzekają również księgowi. Z badań przeprowadzonych w maju 2024 r. przez Symfonię wynika, że zatory płatnicze to „norma” w co szóstym biurze rachunkowym. Te statystyki mogą być jednak mocno zaniżone, bo księgowi niechętnie rozmawiają o problemach finansowych swoich klientów.

Problemy, z jakimi mierzą się na co dzień biura rachunkowe

Źródło: Raport: Ewolucja sukcesu w księgowości

Nowe przepisy nie zapobiegają zatorom płatniczym

Wprowadzone w 2020 r. przepisy miały dać przedsiębiorcom więcej narzędzi do walki z zatorami płatniczymi. Wdrożone wówczas regulacje pozwalały na podwyższenie wysokości odsetek za opóźnienia w płatnościach, a także ułatwiały odstąpienie od umowy, jeśli ustalony w niej termin zapłaty przekroczył 120 dni. Podatnicy zyskali także możliwość stosowania ulgi na złe długi, umożliwiającej pomniejszenie podstawy opodatkowania w przypadku, gdy klient przez dłuższy czas nie opłaca faktury. Z perspektywy kilku lat wiadomo jednak, że nowe rozwiązania – choć potrzebne – nie są skuteczne. Z badań zrealizowanych na zlecenie gazety Rzeczpospolita wynika, że dla co piątego przedsiębiorstwa opóźnianie płatności na rzecz kontrahentów to normalna praktyka w biznesie.

Jak unikać zatorów płatniczych w biurze rachunkowym? Kompleksowy poradnik

Zaległości w płatnościach to kłopot nie tylko finansowy, lecz również podatkowy, prawny i sprawozdawczy. Warto zatem wiedzieć, co zrobić, aby nie dopuścić do wystąpienia tego typu problemów, a jeśli już się pojawią – szybko odzyskać należności od nierzetelnych klientów.

Ustal jasne zasady współpracy

Aby uniknąć zatorów płatniczych, warto ustalić z klientem jasne zasady współpracy – i to już na etapie podpisywania umowy. Coraz częstszą praktyką w biurach rachunkowych jest umieszczanie w niej zapisów na temat terminów przesyłania faktur i dokumentów, warunków i form płatności, a także konsekwencji, jakich musi się spodziewać nierzetelny kontrahent w przypadku nieopłacenia faktury. Te ostatnie mogą wiązać się z naliczaniem dodatkowych opat lub czasowym zawieszeniem wykonania umowy.

Przypominaj klientom o terminie płatności

Opóźnienia w opłacaniu faktur nie zawsze są efektem celowego działania klienta – często wynikają ze zwykłego przeoczenia. Właśnie dlatego warto na bieżąco monitorować należności oraz wysyłać klientom przypomnienia o uregulowaniu płatności. Tu dużym wsparciem może okazać się program dla biur rachunkowych z funkcją automatycznego wysyłania powiadomień o terminie zapłaty. Taką możliwość oferuje m.in. Symfonia eBiuro – z poziomu widoku „Należności”, w którym znajduje się zestawienie nieopłaconych faktur, księgowy może szybko sprawdzić, który klient zalega z zapłatą i przesłać mu przypomnienie.

Przeczytaj również: Wysyłanie przypomnienia o płatności dokumentu – Wsparcie Chmury Symfonii

Klient nie płaci faktury? Wystaw wezwanie do zapłaty

Krokiem, który najczęściej poprzedza tzw. twardą windykację, jest wystawienie i wysłanie wezwania do zapłaty. Dokument nie ma ustawowego wzoru – biuro rachunkowe może go zatem przygotować w dowolnej formie. Warto jednak zadbać, by znalazły się w nim informacje na temat:

• daty sporządzenia,
• danych dłużnika i wierzyciela,
• podstawy należności,
• kwoty zobowiązania
• terminu i formy zapłaty.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poradniku: kiedy i dlaczego warto wysyłać wezwanie do zapłaty?

Wezwania do zapłaty – także te o charakterze zbiorczym – coraz częściej można generować za pomocą programu księgowego, z którego korzysta biuro rachunkowe. To znacznie skraca czas związany z przygotowaniem takiego dokumentu. System automatycznie pobiera bowiem wszystkie niezbędne dane, np. na temat klienta (nr NIP, adres) czy kwoty zobowiązania. Wygenerowany w ten sposób dokument można dowolnie modyfikować, korzystając z szablonów przypomnień.

Przeczytaj również: Wezwanie do zapłaty – Wsparcie Chmury Symfonii

Zgłoś nierzetelnego klienta do BIG

Brak płatności za fakturę w przypadku, gdy klient otrzymał wezwanie do zapłaty, uprawnia do zgłoszenia nierzetelnego kontrahenta do tzw. Rejestru Dłużników, który prowadzi Biuro Informacji Gospodarczej. Zawiera on zestawienie osób i firm, które zalegają z rozliczeniami. Choć uzyskanie wpisu do BIG nie nakłada na dłużnika żadnych skutków prawnych, to jednak może skutecznie zmobilizować go do zapłaty zobowiązania. Wszystko dlatego, że z rejestru korzystają m.in. instytucje finansowe podczas analizy kredytowej. Osoby znajdujące się w bazie dłużników będą miały zatem problem z uzyskaniem dodatkowego finansowania czy zakupem produktu na raty.

Warto jednak pamiętać, że aby zgłosić dłużnika do BIG:

• zobowiązanie musi wynikać z umowy związanej z wykonywaniem działalności gospodarczej – biuro rachunkowe będzie zatem musiało przedstawić podpisaną przez nierzetelnego klienta umowę o świadczenie usług księgowych,
• łączna kwota należności wynosi nie mniej niż 500 złotych,
• zobowiązanie jest wymagalne od co najmniej 30 dni,
• upłynął miesiąc od dostarczenia dłużnikowi wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do Biuro Informacji Gospodarczej.

Przeczytaj również: KRD – co to jest i jak działa Krajowy Rejestr Długów? – Symfonia

Windykacja należności w biurze rachunkowym – co to jest i jak ją przeprowadzić

Windykacja należności to nic innego, jak zbiór działań, których celem jest odzyskanie niezapłaconych należności. Można z niej skorzystać, jeśli faktura sprzedaży nie została opłacona przez klienta przez min. 30 dni. Działania windykacyjne często zleca się wyspecjalizowanym firmom – biuro rachunkowe nie zawsze jednak musi korzystać z ich pośrednictwa. Jeśli opisane wcześniej działania nie przynoszą rezultatu i klient nadal nie płaci faktury, możliwe jest przygotowanie pozwu o zapłatę i skierowanie sprawy do sądu. Postępowanie zostanie przeprowadzone w trybie przewidzianym w KPC – o ile zobowiązanie nie uległo przedawnieniu. Przepisy dopuszczają, by sąd wraz z orzeczeniem wydał nakaz zapłaty, stanowiący jednocześnie tytuł wykonawczy niezbędny do rozpoczęcia postępowania egzekucyjnego. W takim przypadku obowiązek windykacji należności spadnie na komornika, który może np. zająć rachunek bankowy dłużnika.

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług, jeśli klient nie płaci?

Aby zabezpieczyć swoje interesy, wiele biur rachunkowych wprowadza do umów o świadczenie usług księgowych klauzulę dotyczącą zawieszenia umowy, jeśli klient nie ureguluje należności w ustalonym terminie. Podstawę prawną takiego zapisu stanowi art. 552 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym zwłoka z zapłatą należności może stanowić przesłankę do zawieszenia wykonania usług, a nawet wypowiedzenia umowy. Jeśli jednak konieczne okaże się wdrożenie takiego rozwiązania, biuro rachunkowe powinno poinformować klienta na piśmie o zawieszeniu współpracy. Ma ono również obowiązek wydać mu dokumentację księgową – nawet jeśli należność nie została uregulowana.