Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić?

Marta Osuch

Marta Osuch

.

Długość czytania:

28 października 2024

Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprzedaż towarów i usług osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej, powinna być rejestrowana przy użyciu kasy fiskalnej. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Sprzedawca musi wystawić fakturę na osobę fizyczną, jeżeli zażąda tego nabywca. Kiedy i w jaki sposób przygotować dokument dla osoby nieprowadzącej działalności? Co powinna zawierać taka faktura i czy zastępuje ona paragon? Sprawdź!

Spis treści:

Najważniejsze informacje w skrócie: 

  • Co do zasady sprzedaż na rzecz osób prywatnych należy rejestrować na kasie fiskalnej za pomocą paragonów.
  • Przepisy przewidują jednak, że klient, który nie prowadzi działalności gospodarczej, może zażądać wystawienia faktury za dokonany zakup.
  • W przypadku zgłoszenia takiego żądania, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę na osobę fizyczną bezpośrednio podczas sprzedaży, a także w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła transakcja.
  • W przeciwieństwie do typowej faktury VAT faktura dla osoby fizycznej nie musi zawierać nr NIP ani nr PESEL nabywcy.
  • Wystawienie faktury VAT na osobę prywatną nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku zarejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Sporządzany dla takiej transakcji paragon trzeba jednak podpiąć pod egzemplarz faktury.

Faktura na osobę fizyczną – co to jest?

Każda sprzedaż – zarówno towaru, jak i usługi – musi zostać odpowiednio udokumentowana. Na wyraźne żądanie nabywcy będącego osobą fizyczną sprzedawca powinien wystawić fakturę – nawet jeżeli kupujący otrzymał już paragon. Faktura ta może występować zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej – wybór należy do przedsiębiorcy, który ją wystawia. Co ważne, sporządzenie faktury na osobę fizyczną nie zwalnia sprzedającego z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

Przeczytaj również: Faktura a rachunek – co wybrać do rozliczenia transakcji? – Symfonia

Symfonia Finanse i Księgowość

Firmowa księgowość pod kontrolą!

Kiedy należy wystawić fakturę dla osoby fizycznej?

Według ustawy o podatku VAT sprzedający jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, będącej nabywcą usługi bądź towaru. Faktura na osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, może być jednak wystawiona również bez prośby danego podmiotu. Stanowi ona wówczas potwierdzenie sprzedaży. Ustawa określa ponadto konkretne terminy wystawiania faktury na osobę fizyczną. Jeżeli nie zażądała ona dokumentu do trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar, sprzedający nie ma obowiązku jego wystawiania. Jeśli jednak klient zażąda faktury do końca miesiąca, w którym zrealizowano sprzedaż bądź usługę, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić ją do 15. dnia kolejnego miesiąca. W sytuacji, gdy konsument zażądał wystawienia dokumentu po upływie miesiąca od nabycia usługi bądź towaru, termin sporządzenia faktury upływa natomiast 15. dnia od daty zgłoszenia żądania.

Przeczytaj także: Faktura do paragonu – kiedy można ją wystawić i jak to zrobić?

Faktura na osobę fizyczną – w jaki sposób ją wystawić?

Sporządzając fakturę dla osoby fizycznej, warto pamiętać, że nie widnieje na niej numer, za pomocą którego nabywca zidentyfikowany jest dla podatku od wartości dodanej. Osoba fizyczna nie ma bowiem obowiązku posiadania numeru NIP. Na fakturze nie trzeba umieszczać również numeru PESEL kupującego – nie wymaga tego ustawa o podatku od towarów i usług. Wystawiając fakturę na osobę fizyczną, należy umieścić w niej jednak wszystkie podstawowe elementy tego rodzaju dokumentów:

  • numer faktury;
  • datę wystawienia dokumentu;
  • imiona, nazwiska oraz adresy sprzedawcy i nabywcy;
  • nazwę towaru bądź usługi;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy;
  • datę otrzymania zapłaty za towar lub usługę;
  • jednostkę miary i ilość sprzedanych produktów;
  • cenę jednostkową netto;
  • wartość netto;
  • wartość należności brutto;
  • kwoty rabatów lub zniżek – o ile zostały udzielone;
  • stawkę i wartość podatku VAT;
  • sumę sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwoty podatku VAT – z podziałem na poszczególne stawki.

Przeczytaj również: Co powinna zawierać faktura? Poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko! 

Taką fakturę możesz wystawić w programie księgowym Symfonia eBiuro. Szczegółową instrukcję, jak to zrobić, znajdziesz we wpisie: jak wystawić i wysłać fakturę?

Czy faktura na osobę fizyczną zastępuje paragon?

Faktura na osobę fizyczną nie zastępuje paragonu, a co za tym idzie – nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku jego wystawienia. Jak zatem rozliczyć taką sprzedaż? Sprzedawca powinien zarejestrować transakcję na kasie, a następnie wystawić fakturę, o którą prosi nabywca. By uniknąć podwójnego opodatkowania od takiej sprzedaży, paragon trzeba następnie podpiąć pod egzemplarz faktury. W pliku JPK ten ostatni dokument należy dodatkowo oznaczyć symbolem „FP”.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *